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1、中铁二十五局集团长沙市轨道交通3号线一期工程14标工程经理部 公文处理实施方法（讨论稿）第一章第一条为提高工程部公文处理的质量和效率，实现公文处理工 作的规范化、制度化、科学化，根据集团公司及公司相关规定，结合 工程部实际，制定本实施方法。第二条 工程部的公文是工程部实施领导和处理公务的具有法定 效力和规范体式的文书，是依法依规进行工程管理和公务活动的重要 工具。.第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归 档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原那么，做到 及时、准确、平安。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关
2、规定，确保国家秘密的平安。第六条 各部门领导应当高度重视公文处理工作，遵守本实施办 法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第七条 工程部综合管理部是公文处理的职能管理部门，主管本 工程部的公文处理工作。第二章公文种类第八条 工程部系统的公文种类主要有：5 .标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。6 .第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高 度的7/8o.版记只写抄送机关，位于公文最后一面版心内最下方。7 .首页不显示页码。（二）纪要格式1 .纪要标志由“XXXXX纪要”组成，一般采用红色小标宋体字居 中排布，上边缘到版心上边缘为35mHI。纪要无主送单位，在版记中列明分
3、送单位和部门。正文结束后不 落款，不加盖公章。2 .标注出席人员名单，在正文或附件说明下空一行左空二字用3 号黑体字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字 标注出席人姓名，回行时与冒号后的首字对齐。必要时可标注出席人 单位和职务。3 .标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字 改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。4 .纪要格式可以根据实际制。第四章行文规那么第十四条 行文应当确有必要，注重效用。第十五条 用名义行文的种类及内容划分如下：一、中铁二十五局集团长沙市轨道交通3号线一期工程14标工程经理部文件1 .向公司及上级机关请示、报告工作；.转发集团公
4、司及上级机关的重要文件；2 .部署工程部的工作和任务，下达、调整计划；.发布重要规章制度；3 .重要的机构变动、人员调整、奖惩事项；.其他需要以工程部名义行文的重要事项。二、中铁二十五局集团长沙市轨道交通3号线一期工程 14标工程经理部函.与不相隶属单位联系工作、商洽问题。1 .答复分包商的请示事项。2 .其他需要以工程部名义行文的事项。三、中铁二十五局集团长沙市轨道交通3号线一期工程 14标工程经理部办公会议纪要记载、传达工程部办公会议情况和议定事项。第十六条 工程部的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第十七条 “请示”应当一文一事。一般只写一个主送单位，需 要同时送其他单位的，应当用抄送
5、形式，但不得抄送其下级单位。“报 告”不得夹带请示事项。第五章发文办理第十八条 发文办理指以本工程部名义制发公文的过程，包括： 草拟、核稿、会签、签发、编号打印、校对、登记、分发、归档等环 节。各部门对外行文必须通过综合管理部以工程部的名义行文，不得 以部门和个人的名义行文。第十九条 草拟公文应当做到:一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明 确，表达准确，结构严谨，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。二、公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送单 位的行文关系确定。三、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应领先引标题，后 引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。第二
6、十条 公文稿由承办部门草拟后，要由部门负责人认真核阅 并签字。第二十一条 凡涉及到其他有关部门的发文时，要事先与有关部 门会签。各部门负责人在发文呈批表（见附表1） “部门会签”栏中签 字，并根据实际情况可以在初稿中进行适当修改。第二十二条 公文送工程部领导签发前，由综合管理部核稿；党 群公文由书记核稿。未经审核的公文，不得送领导签发。第二十三条 文件草稿经工程部领导签发后，即成为最后定稿， 文件据此生效。第二十四条公文正式印制前，由综合部编号、登记，防止发文 混乱。第二十五条发文用印前，应认真进行检查。检查的重点是：审 批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范，版面是 否整洁等。
7、对不符合上述要求以及超过规定份数的公文不予盖章。第二十六条 在印制过程中，必须以经工程部领导签发后的定稿 为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。第二十七条发放文件时，必须建立发文登记表（见附表2）。第二十八条 归档文件时，按正文在上，草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。第六章收文办理第二十九条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登 记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十条 局、公司下发的公文一律由综合管理部统一拆封签收, 建立收文登记表（见附表3）,并在当日内提出处理意见（见附表4）, 呈有关领导批示；公文呈送领导批示时，时限不超过一
8、天（特殊情况 除外）。领导批示公文后，承办人员要按领导的批示，及时催办有关责 任部门抓紧完成，对急件公文的批示，要及时汇报情况。为了便于公 文原文的统一管理，阅办或阅知的部门一般只发复印件，属程序文件 或作业文件均将原文转发给相关部门。第三十一条重要文件或急件，综合管理部必须迅速提出拟办意 见，并按领导的批示敦促承办部门在规定的时间内完成后，向主要领 导或分管领导反应执行情况。第三十二条内部所有公文原那么上由综合管理部统一发送，并送 各部门负责人传阅； 、邮寄由综合部负责。第三十三条凡业主或监理来的公文，由综合管理部签收，并提 出拟办意见。第七章公文归档第三十四条公文办理完毕后，应当根据档案管
9、理的有关规定, 及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和 保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映 本工程部的主要工作情况，便于保管和利用。第三十六条 联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归 档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。第三十七条 每月1号将上月应当归档的文件收集齐全，按文书 立卷要求，来文单位，分类进行整理编目、立卷，建立卷内目录（见 附表5）o第三十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材 料必须符合存档要求。第八章附那么第三十九条 本方法自发布之日起施行。第四十条
10、本方法由中铁二十五局集团长沙市轨道交通 3号线一期工程14标工程经理部综合管理部负责解释。附表：式样一附表1：发文呈批表附表2：发文登记簿附表3：收文登记簿附表4：公文处理单附表5：卷内目录式样一:（机密5年）（特急）中铁二十五局集团长沙市轨道交通3号线一期工程14标工程经理部长沙14标工程部C20XX） X号关于XXXXXXXXX的通知（请示、批复）XXXX、X X X X X ：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
11、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo附件：1. xxxxxxxxxx2. xxxxxxxxxxxxxxXXX X年X月X日（附件只发主送单位）主题词：XX XX XX抄送：X X X X. X X X X A存档。20XX年义月X日印发中铁二十五局集团长沙市轨道 交通3号线一期工程14标工程经理部附表L发文呈批表CX01-01文件名称中铁二十五局集团长沙市轨道交通3号线一期工程14标工程经理 部标 题主题
12、词文 号长沙14标工程部(20XX)义号秘密等级打印份数份领导批示主送单位抄送单位会签部门签名承办部门拟稿人部门 负责人综合管理部核稿人文期 发日承办 单位来文 字号文件标题份 数发送单位/部门备注月 日单位/部门签名月日日期：20XX年编号:CX01-03附表2：发文登记簿日期：20XX年文期 收日收文 序号来文 单位文件标题份数备注月日编号：CX01-02附表3：附表3：收文登记簿一、决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员, 变更或撤销下级单位不适当的决定事项。二、指不适用于对工程部布置工作，提出开展工作的原那么和要求。三、通知适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，
13、传达需要有关单位 周知或者执行的事项，任免人员。四、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。五、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。六、请示适用于向上级机关请求指示、批准。七、批复适用于答复下级机关的请示事项。八、函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准 和答复审批事项。九、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机附表4:中铁二十五局集团第五工程公文处理单收文编号：收文日期： 年 月 日发文机关文件密级文件标题发文字号发文日期经办人联系 承办部门意见领导批示传阅签名备
14、注附表5：卷内目录序号收文序号文件材料题名日期备注1234567891011121314151617181920工程名称：长沙市轨道交通3号线一期工程土建施工第14标第页共页关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发 文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和 印发日期、页码等要素组成，公文格式是对公文各要素的拟制及编排 规那么、通用纸张排版、印制装订等的规范性要求。第十条公文用纸及版面要求（一）公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸（210mm*297mni）,纸张定量为60g/ m2-80 g/itf的胶版印刷纸或复印纸。（二）公文版面天头（上白边
15、）为37mm,订口（左白边）为28mm 1mm,版心尺 寸为156mm*225mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋 _GB2321 （以下简称仿宋）体字，文字颜色均为黑色。一般每面排22 行，每行排28个字，并撑满版心。文件中的“行”指一个3号汉字的 高度加3号汉字高度7/8的距离（约10. 39mm）0第十一条公文印制及装订要求（一）印制要求双面印刷：页码套正，两面误差不超过2mm；印品着墨均匀，版 面干净无底灰，字迹清楚；尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（二）装订要求左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm；骑马订或平 订的公文，订位为两钉外订眼跟版面上下边缘各70
16、mm处，允许误差土 4mm；包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。第十二条公文格式要求公文版心局部各要素划分为版头、主体、版记三局部。首页红色 分隔线以上的局部为版头；首页红色分隔线（不含）以下、末页首条 分隔线（不含）以上的局部称为主体；末页首条分隔线以下，末条分 隔线以上的局部称为版记；页码位于版心外。（一）版头.份号。公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。1 .密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当 根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉及 企业商业秘密的
17、公文，划分为“核心商密”，“商业秘密”。密级和保密期限，一般用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上 角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。2 .紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急 公文应当分别标注“特急”、“加急”。紧急程度用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角；如需同时 标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、 紧急程度的顺序自上而下分行排列。3 .发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二 字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也 可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,颜色为
18、红 色，使用小标宋体字。发文机关标志过长时，可编排成两行。下级单 位的发文机关标志字号原那么上不能大于上级单位的发文标志字号。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署 发文机关名称为准上下居中排布。4 .发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序组成。联合行文 时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发 文顺序号阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号括入； 发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）,在阿拉伯数 字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后
19、一个签发人姓名处在 同一行。5 .签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全 角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关下空二行位 置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、 自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一 个签发人发姓名对齐。6 .版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽 的红色分隔线（推荐高度为0.5mm）。（二）主体1 .标题。由发文机关名称、事由和文种组成。发文机关名称较长 时，可使用规范化简称。工程内部行文时，发文机关名称或酌情省略。一般用2号小
20、标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一 行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、 间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2 .主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范 化简称或者同类型机关统称。所属各单位上报文件应使用主送机关全 称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。同类型机 关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最 后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送 机关名称移至版记。3 .正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示 正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机
21、关名称下一行，每个自然段 左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.， “（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层用和第 四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，如只有两层，第一层 用“一、”，第二层可用用一）”或者用.附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附 件名称。如多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后 不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首 字对齐。4 .发文机关署名。发文机全称或者规范化简称。除特定格式的会 议纪要外，公文均应有发文机关署名。发文机关署名一般
22、在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。5 .成文日期。会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，为最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全， 年份应标全称，月、日不编虚位。6 .印章。有发文机关署名的公文，均应加盖相应的印章，且应与 著名机关相符。印章用红色，位置应端正，其下弧与成文日期下边缘相切，顶端 应当上距正文（或附件说明）一行之内。不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成 文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编 排发文机关署名，印章居中下压发文机关署名和成
23、文日期；联合行文 时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置， 并将印章一一对应，最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期, 印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心， 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。7 .附注。说明公文印发传达范围或联系人、联系方式等需要注明 的事项。使用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。8 .附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。“附件” 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件 标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当
24、与附件说明 的表述一致，并与正文中所涉及到的附件表述一致。附件格式要求同 正文。如附件与正文不能一起装订时，附件可另册装订。应当在附件左 上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及 附件顺序号。批转、转发、印发类公文，批转、转发、印发的内容应在正文成 文日期之后另页编排。仅一项批转、转发、印发内容时，不作为附件 列明；有多项批转、转发、印发的内容时，应作为附件列明。（二）版记版记应当在偶数页上。1 .版记中的分隔线。与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗 线（推荐高度为0.35mm）,中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。 首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔
25、线与公文最后一面 的版心下边缘重合。2 .抄送机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他 机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一 字编排。“抄送”二字后加全角冒号和秒送机关名称，中行时与冒号后 的首字对齐，抄送机关之间属同类型同级机关的用顿号分隔，不同类 型机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。主送机关移至版记的，主送机关置于抄送机关之上一行，之间不 加分隔线。3 .印发机关和印发日期。印发机关指公文的印制主管部门，一般 应是工程综合部或行文部门。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之
26、 上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。（二）页码页码是公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排 在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距离版 心下边缘7mm。单页码居中空一字，双页码左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页 码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。第十三条公文的特定格式公文的特定格式，是相对于通用格式而言，是通用格式的补充， 包括信函和会议纪要格
27、式等。采用特定格式印制的公文，与标准格式 印制的公文作用与效力相同。（一）信函格式1 .发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，红色小标宋 体字居中排布，上边缘到上页边为30mm。联合行文时，使用主办机关志。2 .发文机关标志下41nm处为一条红色双线（上粗下细），距下页 边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170nlm,居中排布。3 .如需标注年份、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心 左边缘编排在第一条红色双线下，依次自上而下分行排列，第一个要 素与该线的距离为3号汉字高度的7/8 （约4. 85mm）。4 .发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8o