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1、赠品管理规定V1.0版本号：V1.0附件数：1密级： 机密撰写人：刘伟审核人：牟贵先、李霞审批人：黄光裕1. 目的：为明确公司赠品按照自有赠品、联合赠品和厂商赠品的分类管理，加强公司赠品的采购、管理、发放及核销工作。杜绝出现盲目采购、赊购、白条借机、价格虚高、库存超标等问题，同时明确公司赠品在各环节的流程和责任，有效防止公司资产的流失特制订本规定。2. 范围：2.1适用范围：本规定适用于电器总部及下属各大区、各分部及门店。2.2发布范围：电器总部、各大区、分部及门店。3. 名词解释：3.1自有赠品：指公司自行承担费用采购的赠品以及厂家按协议赞助或免费提供的赠品。3.2联合赠品：指共同营销活动中
2、公司和厂家共同承担或厂家全部承担费用采购的赠品。3.3厂商赠品：指厂家自行采购，所有权归厂家的随机附送或直接配发给促销员的赠品。3.4公关赠品：指公司或门店用于协调外部关系单位、处理投诉等事宜的赠品，并因发放条件不同而需要相关授权领导审批发放的赠品。3.5特殊赠品：指由非供应商关系的合作单位免费提供的各类有价赠品（如：餐饮券、健身券等）。4. 职责：4.1总部采销中心销售策划部负责收集分部内采赠品中各类性价比高、品牌知名度高的商品，由采销与战略合作中心统一与厂家洽谈供货价格，并形成内采赠品目录（须含品牌/型号/价格/功能/供应商），经采销与战略合作中心总经理联合审批同意后下发，作为分部内采赠品
3、采购依据。4.2总部品牌管理中心营销策划部负责开发定制类赠品，主要为新、奇、特类市场热销的非自营类商品，经提报决策委员会审议通过后，并上报总裁审批同意后方可执行，同时纳入内采赠品目录。4.3总部门店管理中心卖场管理部负责完善赠品管理制度，并对各分部赠品管理、使用情况进行监督、检查。4.4总部财务中心财务中心综合管理部和收入管理部负责审核监督分部各种赠品采购款项（借款、挂帐、应收、未收）的定期清理和追缴工作。4.5分部广宣部负责依据内采赠品目录拟订、上报促销计划审批表；将总部审批后的促销计划审批表复印件转分部采销中心相关业务科及财务部，作为赠品采购依据并备案；并负责商品转赠品的借款、采购与核销工
4、作。4.6分部财务部审核各业务科所提供的厂家确认函（或备忘录），依据总部批复的促销计划审批表办理赠品采购款的借款、挂帐、核销和定期催收工作。4.7分部采销中心相关业务科负责依据总部批复的促销计划审批表复印件及内采赠品目录进行赠品的洽谈采购，并按照采购协议定期进行清残、对帐和结算。4.8分部门店管理中心负责赠品的入库、管理、发放、盘点和调拨的审批，对赠品编码进行统一定义，负责制订赠品分配表，并监督和检查剩余、残次赠品的定期清理工作；并对每周二门店上报赠品发放明细表和库存剩余赠品明细表(含入库时间和有效期截止时间)进行核查，将审核后的库存剩余赠品明细表提交分部广宣部作为制订下期促销计划审批表赠品采
5、购依据。4.9分部物流中心负责按照赠品分配表和赠品编码对赠品进行接收、审核入库和按时配发；对门店每周退回残次和剩余赠品进行集中管理，每月联系分部采销中心进行解决。4.10门店按照赠品分配表对赠品进行接收和入库，并严格按照促销活动指导书发放赠品：各品类单独促销活动赠品、随机赠品和厂家配发给门店促销员价值在50元以上赠品必须将赠品信息打印在顾客发票联上，相应品类库房直接在系统中发放；逐级送赠品、公关赠品及抽奖赠品等由服务台发放并建立台帐，门店库房每日凭促销活动指导书及该活动相对应的赠品发放登记表（登记表须登记提货单号，并有当班店长签字），进行赠品的出库销帐（出库单必须注明出库原因），门店财务进行审
6、核；促销活动结束后门店对剩余赠品进行盘点，并于每周二将残次赠品和剩余赠品退回物流中心，同时将赠品发放明细表复印件和库存剩余赠品明细表上报至分部门店管理中心，门店同时要备案留存，赠品发放台帐不允许私自扔弃、销毁、涂改或丢失。具体负责人：服务台主任、楼层主管和负责赠品工作的库管5.管理制度：5.1管理原则：赠品管理视同于商品管理，严禁任何部门以白条形式借出正常商品作为赠品的行为。门店促销活动结束后，如下周促销继续发放该赠品，则门店库存该赠品剩余数量不能超过本周实际发放数量；如下周不再使用该赠品，则需退回物流中心，由物流中心联系采购部门进行统一退货。5.2采购原则：以内采赠品目录为准，取消外采赠品，
7、重大节日各分部需外采和定制赠品时必须上报决策委员会审议通过后，并上报总裁审批同意后，方可执行；严禁采购内采赠品目录之外的商品作为赠品。5.3赠品分类:自有赠品、联合赠品、厂商赠品5.4赠品采购要求：总部采销中心在与内采赠品目录中各商品的厂商进行采购谈判时，必须以规模优势取得较低的价格、确保付款帐期，同时要保证不受市场因素变化而带来的成本损失；供应商资格必须为直接生产厂商，且在全国设有销售网点或办事处，便于与分部直接对接；临采协议必须严格按照总部采销中心要求进行签订，并确保在规定时间内（最长期限不得超过20天）销售和发放完毕。5.5时效性赠品的管理：采购带有时效性（如充值卡）赠品时，必须在采购协
8、议中给予明确；非供应商关系的合作单位免费提供带有时效性的特殊赠品时，必须在有效期内发放完毕。分部采购、保管和使用部门要不定期检查，一旦出现促销期间赠品过期问题，总部将对相关责任人严肃处理。5.6赠品出、入库管理：物流中心和门店均需设立赠品库(即1006库区)，配送残次库中设1006库区；公司所有赠品均按自有赠品、联合赠品和厂商赠品进行分类，由物流中心或门店严格依据赠品的采购单据（内采赠品为批发提货单、外采赠品必须有总部批复的促销计划审批表复印件）或厂商赠品出库单（送货单）办理入库和审核手续，赠品出库时，必须有当班店长签字确认的赠品发放台帐（公关赠品出库须有授权领导的审批单）或分部下达的退厂单（
9、厂商赠品退厂、出库时，厂家必须出具退厂单并经分部采销中心审核同意后方能办理），否则不予办理；物流中心需对门店产生的残次和剩余赠品进行集中管理、每月清退；严禁非赠品类商品入赠品库区。5.7赠品编码管理：赠品编码必须由分部赠品管理人员统一定义，定义赠品信息时必须标明详细品牌、型号和价格，并登入赠品管理帐，同时每周与物流中心进行核对。6.工作流程6.1促销计划审批表制订、审批流程：由分部广宣部依据内采赠品目录拟订促销计划审批表，并将需采购赠品内容进行明确，经分部门店管理中心（需根据实际赠品库存和使用现状出具明确的采购意见）、采销中心、财务部、分部总经理审核确认后，必须每周二17点前上报总部采销中心销
10、售策划部，经销售策划部审核确认后，上报采销中心总经理审批，并于1个工作日内将审批结果回传分部，由分部根据总部最终意见进行促销赠品的采购。6.2赠品采购管理流程：6.2.1内采赠品（含联合赠品）：A.商品采购：分部采销中心相关业务科依据内采赠品目录及广宣部提供的总部审批同意后的促销计划审批表与相关厂商洽谈采购，采购价格不得高于目录价格，商品最迟于周四17点前送至物流中心，由物流中心按照商品入库手续办理正常入库。B.商品转赠品：必须在ERP系统批发模块中进行商品转赠品的销售（该金额不得计入分部销售业绩，计入厂家年度销售规模，不计入该品牌的特价机占比），商品转赠品时不得使用红蓝卡，不得产生帐面毛利。
11、由广宣部按照促销计划审批表中内采商品及金额开据借款单，经分部费用会计、财务经理和分部总经理签批后（共同营销活动中，公司与厂家共同承担或厂家全部承担费用采购的赠品，采销中心必须事先取得厂家的确认函，经分部财务部审核确认后，方能办理借款手续，否则不予办理借款），协调相关业务科制作批发通知单，购货单位为XX分部广宣部（需先由财务部进行定义客户信息），销售方式为正常销售（需先由财务部定义，在定义销售方式中增加“批发销售”名称并选择正常销售方式）,由分部财务部结算科进行审核并办理批发收款手续，同时给广宣部出具报销用发票，最后由物流中心财务根据ERP系统批发模块显示数据打印批发提货单，由相应品类库房依据批
12、发提货单将所采购商品进行出库，由赠品库管依据分部传真的赠品分配表及赠品编码将该商品入至赠品库。广宣部依据财务部结算科出具的正式发票到费用会计处进行借款核销。C.分配：分部门店管理中心负责定义赠品编码并制订赠品分配表，于周四17点前传真至物流中心和门店，并确认已收到。D.配发：分部物流中心依据分部赠品分配表以转仓单形式配发至各门店，同时派车向门店配送赠品，库房依据转仓单白联发货并留存，物流司机持第二、三联将赠品送至门店；门店库管以转仓单上的赠品数量进行收货，若有残次应让物流司机拉回，并在转仓单黄联上签字确认，事后补齐或标明原因后做赠品的回转手续，红联门店库房留存。E.赠品发放：门店严格按照促销指
13、导书要求发放赠品，做好登记、并按时销帐，同时做好残次、剩余赠品的退货等相关工作。F.结算：分部采销中心按内采赠品目录中相关商品采购协议定期与厂商进行对帐清算结款额，厂商必须提供增值税税票，并对该商品（含赠品）的残次进行退货后方可结算。 6.2.2定制赠品：A.商品采购：由总部品牌管理中心统一采购并配发至各分部，由各分部物流中心按照正常流程将到货商品先入至分部采销中心指定的商品库区。B.商品转赠品、分配、配发、赠品发放、结算：（同6.2.1 B、C、D、E、F项）但结算责任部门为分部采销中心指定品类科。6.2.3厂家根据协议赞助或免费提供赠品：A.凡厂家无偿赞助给公司的赠品，由采销相关品类业务监
14、督厂家将所赞助的赠品直接送至采销中心指定库区，并向门店管理中心申请赠品编码及确认送货数量，将该赠品直接入赠品库，采销业务应通知门店管理中心赠品负责人进行登记。B.厂家将已入库的商品转为赠品时，必须向分部采销中心出具确认函，并经分部财务部审核确认后，方可办理商品转赠品手续（同6.2.1 B项）。C.使用：门店需要使用此类赠品时，必须由分部广宣部向门店下达促销活动指导书，并由门店管理中心下达赠品分配表，合理发放。6.2.4厂商随机赠品：A.入库：物流中心根据进货批单清点随机赠品，并与厂家确认配发方式后，开具随机赠品收货单，经厂家签字确认之后，由库管向分部门店管理中心申请赠品编码，根据所属商品名称将
15、随机赠品入到赠品库（必须在赠品名称中标明相关品牌型号商品随机赠品），为确保随机赠品的及时配发，可将该赠品与其对应商品存放在同一库房内，但所入库区必须为1006库区，并由库管制作赠品入库单，物流财务依据库管签字后的赠品入库单及进货批单办理入库审核手续。B.门店调拨：物流中心依据门店调货单，将所调商品与随机附送赠品一并办理转仓、送货手续，门店库房根据转仓单进行赠品接收。C.发放：分部采销中心相关品类业务将随机赠品信息传达至各门店，由门店在销售过程中将该赠品信息在发票中体现。顾客自提商品的随机赠品，由门店库房根据发票上的赠品信息直接在系统中做赠品的发放处理；集中配送商品的随机体积较大赠品，由门店在录
16、入该销售商品送货单时必须将随机赠品信息一并录入，物流中心凭门店录入的送货单进行随机附送赠品（与其对应商品）的提取及配送发放；赠品送货费用由厂家承担。D.日常管理：该赠品在发放时，相关品类品牌促销员必须自行建立赠品发放台帐，提货单号、赠品名称、型号必须在顾客发票中体现；各楼层主管负责对此类赠品加强管理和监控，每周检查一次发放台帐，对帐实不符的情况，要及时查清原因并按公司规定处理。6.2.5厂商直接配发给促销员的赠品：厂商直接配发给促销员的赠品具有价值小、数量多、使用频繁、丢失率高等特点，对于此类赠品要求促销员自建赠品收发放台帐（限价值50元以下赠品，50元以上赠品必须纳入ERP系统严格管理）。6
17、.3公关赠品的申请发放流程：A.价值1000元以内的赠品，由需求部门或门店店长上报，必须由分部总经理审批发放；价值1000元（含）以上赠品，由需求部门或门店店长申请上报，分部总经理审核后上报总部采销中心，经采销中心总经理审批同意后，方可发放。B.公关赠品出库时，物流中心或门店库管必须凭审批手续办理出库（在备注栏标明赠品出库原因），财务进行审核；服务台发放必须登记入帐，并做特别标示说明，发放顾客信息填写必须真实，需注明详细单位、职务、姓名、联系电话和发放原因，以备检查。6.4私自折现倒卖赠品的管理流程:A.门店服务台在赠品发放工作中，顾客领取赠品信息必须登记清楚、详实。对于符合公司促销活动赠品发
18、放条件，但不愿意领取赠品的顾客，原则上不允许调换，特殊情况下，可根据顾客要求，经门店店长签字确认后可在同一门店内调换同等价值的（非厂家使用赠品）不同赠品；如顾客对调换赠品仍不满意也不愿领取的，将视同顾客自动放弃，但必须在顾客的购物发票上注明此次促销活动的等级与应发放赠品的名称/型号/数量，及自动放弃等文字说明，避免顾客在退货时，出现实发赠品与应发赠品不符导致客诉问题。B.公司严禁任何形式的赠品折现及倒卖活动，公司全体员工（含促销、收旧、送货司机等相关人员）严禁在店内参与任何赠品交易活动，一旦发现，对责任人解雇、对合作单位或个人停止合作，并追究相应的经济责任。6.5赠品检查、盘点流程：A.分部检
19、查：分部门店管理中心赠品负责人应随时核对赠品库存量，并做到账实相符；如门店需相互调拨赠品，必须凭分部赠品负责人的批单为准，分部赠品负责人依据实际情况决定是否给予调拨；分部赠品负责人每月不少于2次对所属门店赠品的管理、发放及剩余情况进行检查，每月不定期对分部所属门店赠品库存情况进行盘点。B.门店盘点：门店店长于每月月底前对门店剩余赠品进行盘点，帐面与实物必须相符，对于帐实不符的赠品要及时销账并注明原因，并填制赠品使用统计表，并于次月1日报分部门店管理中心，分部门店管理中心每月2日检查物流中心的赠品帐实是否相符，并统计残次情况，于3日前出具赠品管理月报给分部总经理，同时上报总部卖场管理部。6.6赠品销借款、挂帐、清欠流程:（具体要求按照财务中心、采销中心相关规定执行）7.注意事项7.1此制度一经下发，原有赠品管理制度一律作废，以本制度为准，各大区、各分部必须严格执行。8.附件： 8.1促销计划审批表审批流程