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1、CXGEQEP 质量环境程序文件QEP405 文件和资料控制程序版本号：A 修订状态：第 0 次生效日期： 2002 年 8 月 28 日页码：第1 页 共 2 页拟 制审 核批 准1目的为质量环境体系文件的管理提供一套系统的控制方法，确保各有关场所使用的文件为有效版本。2 适用范围适用于本公司质量环境体系文件的控制，如质量手册、环境手册、程序文件、技术文件、三级文件等。3 定义3.1 技术文件：包括工程图样、工程标准、产品规格书、材料规范、FMEA 、控制计划、操作规程、作业指导书等以及分供方提供的资料、国家行、企业标准。3.2 三级文件 : 指各部门编制的具有指导性的文件（A类文件），如：
2、计划、操作规程、管理守则等。3.3 受控文件：包括质量手册、 环境手册 、 程序文件 、技术文件及三级文件。4 职责4.1体系办负责质量手册、 环境手册 、 程序文件的发放、更改控制和管理、环境法规及其他要求的发放和管理。4.2 工程部负责技术文件的发放、更改控制和管理；4.3 各部门负责对本部门的专用文件和资料的发放、更改控制和管理。5 内容5.1 文件的编制与审批5.1.1 质量手册 、 环境手册 、 程序文件由体系办及总经理授权人员编写，管理者代表审核，总经理批准后发行。5.1.2各类作业指导书、操作规程、校验方法及保养规则由工程部负责人员编写，工程部经理批准后发放。5.1.3 检验作业
3、指导书及试验规程由质量部主管根据工程部所发的技术资料编写，质量部经理批准后发放。5.1.4 各部门 A类文件由各部门指定人员编写，经部门经理批准后执行。5.1.4.1 A类文件应注明版本、受控号、拟制/日期、批准 / 日期。5.1.4.2 A类文件的受控号编定规则见质量记录控制程序中5.2.2 。5.2 文件的接收与发放5.2.1 质量手册 、 环境手册 、 程序文件 、环保法规及其他要求由体系办人员负责发放至各部门。5.2.2 外来技术文件由工程部文控员负责接收并填写文件接收一览表及外来文件审批处理单，经工程部经理审批后传阅相关人员处理及发放相关部门。5.2.3 对新购买的（或其它渠道获取的
4、）国家行、企业标准应由购买（使用）部门进行接收登记。5.2.4文件发放时原稿加盖“正本”章，复印件加盖“副本”章，并填写文件发放记录或在原稿背鉴。5.2.5各类作业指导书、试验规程（副本）由使用部门负责人签字领取，发放部门保存正本。5.2.6技术文件若需下发至分供方，应经副总经理批准后，填写技术资料提供申请单发放。5.2.7各部门对接收的文件应做登记，填写卷内文件目录置于所归档的文件夹中。5.3 文件的更改5.3.1 质量手册、 环境手册若需更改，由体系办人员先填写质量体系文件更改通知单，由总经理批准后实施。5.3.2 程序文件若需更改，由提出更改部门填写质量体系文件更改通知单，经更改CXGE
5、QEP 质量环境程序文件QEP405 文件和资料控制程序版本号：A 修订状态：第 0 次生效日期： 2002 年 8 月 28 日页码：第2 页 共 2 页拟 制审 核批 准相关部门经理同意后，实施更改。较大更改须经内部管理层评审核会议形成一致意见后实施。5.3.3设计文件若需更改, 须经设计方同意后进行更改, 同时更改相关文件，并注明更改日期。5.3.4分供方提供的资料若需更改，须经本公司工程部批准后方可实施。5.3.5各部门 A类文件的更改,经部门经理批准后方可发布。5.3.6作业指导书更改时, 应将正本 /副本同时更改, 并在作业指导书上做出更改标记和生效日期 , 经部门经理批准后方可执
6、行。5.3.7文件更改后应及时在最新版本一览表中登记。5.3.8 更改后的文件发放时应按文件发放记录将原发放的文件收回销毁。5.3.9文件更改应严格按照申请、批准、更改的步骤, 任何人不得随意更改。5.4 文件的管理5.4.1若客户要求提供质量手册、 环境手册、 程序文件 ，须经总经理批准，由体系办盖非受控章，并在文件发放记录上登记后发放。5.4.2 受控文件不得随意复印，若部门或个人有需要，须经文件发放部门经理批准后，由文件管理人员复印发放。5.4.3 若文件破损不能使用或丢失，须由原发放部门经理批准后方可更换或申领。5.4.4文件处理后应及时归档，避免丢失。5.4.5文件制定部门应确保各使
7、用场所的文件为最新有效版本。5.4.6公司的技术文件特别是新项目的资料，相关人员应确保资料的机密性严禁外泄。5.5 文件换版、作废与回收5.5.1文件修订次数按1、2、3, 顺序，并附修订说明。5.5.2当文件大幅修改或文件结构更改时应换版。文件版本按A、B、C, 顺序。5.5.3作废文件由原发放部门按文件发放记录收回并记录，副本销毁，正本加盖“作废”章保留。5.5.4作废文件应有标识且不得与有效文件同放一个文件夹中。5.5.5作废文件可视其有无保存价值, 由部门经理决定其保存期限。5.6 文件的保存与期限5.6.1 文件应保持整洁，不得残缺，并保存于环境干燥、通风、安全的文件柜中。5.6.2设计文件的保存期限为产品的作用期再加一个日历年。5.6.3文件的保存期限由各部门自行规定，经部门经理批准后执行。5.7 环境文件的定期审查5.7.1每年年底体系办组织文件原编写人员对公司的环境体系文件、作业指导书等进行审查，以确保文件的适用性、有效性，结果记录于环境文件定期审查表。5.7.2当原文件编写人员不在时，必须由可获取原文件编写背景资料的人员审批文件。6 参考文件6.1 质量记录控制程序7 记录7.1 文件发放记录7.2 质量体系文件更改通知单7.3 最新版本一览表7.4 环境文件定期审查表