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1、办公室岗位工作手册第一章 部门简介依据学校质量管理手册（WHYX/BGS2009 A/0）和质量管理程序文件（WHYX/BGS2009 A/0），学校办公室作为行政职能部门，在主管校长的领导下，负责对等管理。1.工作范围1.1贯彻执行党的路线、方针、政策。1.2负责人事、行政管理，建立健全规章制度。 1.3负责办公室日常事务，做好各部门的考核，监督及协调工作。1.4督促检查决策执行情况，做好信息反馈工作，提出解决问题的办法和建议。2.职责与管理权限2.1负责起草全校性的工作计划要点，并督促实施和检查执行情况。2.2负责起草学校综合行政报告、总结和决议等文件，组织拟订全校性的规章制度，以学校的名
2、义发布有关行政事项的布告、通告和通知。2.3负责上级机关的公文收发、登记、拟办、传阅工作。2.4负责学校有关行政文件的起草、核发、打印、转发工作。2.5安排好校长办公会议和党委工作的重要会议，并作好会议记录，起草和印发会议纪要，负责会议决议执行情况，负责全校性大型会议的组织安排工作。2.6协助校长开展调查研究，做好各项服务性工作。2.7负责学校艺校简讯的信息工作。2.8负责学校人事、劳资工作。2.9掌管校印和校长印章的使用，审定行政各部门的印章的刻制，出具校级行政介绍信。2.10负责协调和组织几个部门共同办理的综合性工作。2.11负责接待上级领导机关的检查工作。2.12负责接待有关群众来信、来
3、访事宜。2.13负责老干工作。2.14负责外事办理及接待工作。2.15负责人事统计工作。2.16完成校领导交办的其他工作。第二章 管理机构组织机构图主任总结计划副主任安全管理人事劳资行政事务综合管理宣传工作党务工作纪律管理信息沟通、校园简报安全检查、校务值班消防演练、安防保卫第三章 岗位职责、任职条件与工作目标1.岗位职责1.1办公室主任岗位职责1.1.1目的为了加强对学校行政工作的管理，明确工作职责，发挥各级人员的主观能动性，增强工作责任心，提高工作效率，特制定本职责。1.1.2适用范围适用于学校办公室主任工作职责的描述。1.1.3主要职责主任是本室的第一责任人，在分管副书记的领导下，依法行
4、使行政管理权，对室内各项行政工作全面负责，是办公室质量管理体系的管理者。履行以下职责：a. 负责办公室日常工作，进行内务综合管理。b. 拟定并督促执行各项规章制度。c. 组织会议、进行会议记录、文字综合（起草全校性计划、总结、决议、通知、情况汇报）。d. 管理办公室物资、档案、印章。e. 管理人事、劳资等工作。f. 完成学校交办的其它工作。1.1.4 相关文件a.武汉市艺术学校管理制度汇编b.武汉市艺术学校年度目标管理责任书c.办公室主任岗位职责1.2办公室副主任岗位职责1.2.1目的为了加强对学校办公室工作的管理，明确工作职责，发挥各级人员的主观能动性，增强工作责任心，提高工作效率，特制定本
5、职责。1.2.2适用范围适用于学校办公室副主任工作职责的描述。1.2.3主要职责在主任的领导下，履行以下职责：a. 协助办公室主任充分发挥好办公室的参谋、助手作用，负责抓好办公室的日常管理工作。b. 负责做好相关党务工作。c. 负责指导、安排办公室有关人员，落实并抓好分管的各项具体工作。d. 负责对外联络、宣传和校内外接待工作。e. 具体负责劳动纪律管理和考核。f. 负责安全督导工作，定期组织安全检查。g. 按时完成学校交给的其它任务。 1.2.4 相关文件a.武汉市艺术学校管理制度汇编b.武汉市艺术学校年度目标管理责任书1.3办公室内勤管理人员岗位职责1.3.1目的为了加强对学校办公室工作的
6、管理，明确工作职责，发挥各级人员的主观能动性，增强工作责任心，提高工作效率，特制定本职责。1.2.2适用范围适用于学校办公室管理干事工作职责的描述。1.2.3主要职责在主任的领导下，履行以下职责：a. 协助主任进行有关资料的收集、整理归档和保管工作。b. 负责人事、劳资的统计工作。c. 负责职称、退休、调动、社保、房帖、继续教育等相关手续工作。d. 积极与总务科联系，负责办公用品的领取、发放、中心财产维修等工作。e. 具体负责办公室的劳动纪律管理，监督和检查人员岗位职责的执行情况。f. 按时完成学校交给的其它任务。1.2.4 相关文件a.武汉市艺术学校管理制度汇编b.武汉市艺术学校年度目标管理
7、责任书1.4办公室外勤管理员岗位职责1.4.1目的为了加强对学校办公室工作的管理，明确工作职责，发挥各级人员的主观能动性，增强工作责任心，提高工作效率，特制定本职责。1.4.2适用范围适用于学校办公室科网络管理员工作职责的描述。1.4.3主要职责在主任的领导下，具体履行以下职责：a. 负责各类文件的收发、整理工作。b. 负责老干、外事、普法等相关行政工作及党员统计等部分党务工作。c. 负责各部门负责人考勤工作。d. 通知有关人员参加相应的活动，如会议、验收、学习等。e. 负责落实校外人员来校参观的安排和接待工作。f. 服从办公室主任的工作安排，按时完成学校交给的其它任务。1.4.4 相关文件a
8、.武汉市艺术学校管理制度汇编b.武汉市艺术学校年度目标管理责任书2.任职条件 2.1主任a. 热爱教育事业，政治思想觉悟高，具有高尚的道德修养和优良的领导作风；b. 具备管理、中文等相关专业本科以上学历（或中级职称）；有较深厚的文字能力、行政管理理论等方面的知识。c. 具有较强的组织领导能力，有一定的组织管理能力；d. 吃苦耐劳，以身作则，能挖掘员工潜力；e. 身体健康，能胜任工作；2.2副主任a. 热爱教育事业，政治思想觉悟高，具有高尚的道德修养和优良的领导作风；b. 具备一定的文字能力，具有较强的公关和沟通能力，有一定的组织管理能力；c. 具备管理、中文等相关专业本科以上学历（或中级职称）
9、；有较深厚的管理理论等方面的知识；d. 吃苦耐劳，以身作则；e. 身体健康，能胜任工作；2.3内勤管理人员a. 热爱教育事业，思想品德高尚，有责任心、团队精神和创新精神；b. 教育学历为本科以上；c. 思维敏捷，做事情认真负责，有较强的沟通能力，应变能力强；d. 具有较强的文字和语言表达能力，具备计算机操作基本技能；e. 能吃苦耐劳，有较强的责任心；f. 身体健康，能胜任工作；2.4外勤管理人员a. 热爱教育事业，思想品德高尚，能吃苦耐劳责任心和创新精神；b. 思维敏捷，做事情认真负责，有较强的沟通能力，应变能力强；c. 办事沉稳、细致、思维活跃，具备优秀的外联能力，良好的人际交往能力；具有较
10、强的沟通、协调和推进能力，有良好的团队合作意识；工作原则性强；d. 身体健康，能胜任工作；3.工作目标3.1主任3.1.1负责办公室日常管理工作。3.1.2拟定并督促执行各项规章制度。3.1.3组织会议、进行会议记录、文字综合工作。3.1.4管理办公室物资、档案、印章。3.1.5管理人事、劳资等工作。3.1.6作好室内人员培训、考核、职称、人事和思想工作、岗位的调整，确保各职工工作满意。3.2副主任3.2.1负责做好相关党务工作。3.2.2负责指导、安排办公室有关人员，落实并抓好分管的各项具体工作。3.2.3负责对外联络、宣传和校内外接待工作。3.2.4具体负责劳动纪律管理和考核。3.2.5负
11、责安全督导工作，定期组织安全检查。3.3内勤管理干事3.3.1协助主任进行有关资料的收集、整理归档和保管工作。3.3.2负责人事、劳资的统计工作。3.3.3负责职称、退休、调动、社保、房帖、继续教育等相关手续工作。3.3.4积极与总务科联系，负责办公用品的领取、发放、中心财产维修等工作。3.3.5协助主任组织筹办有关会议3.4外勤管理人员3.4.1负责有关报告、计划、通告、总结、文件等的收发，下达通知及时准确率达到100%。3.4.2负责老干、外事、普法等相关行政工作及党员统计等部分党务工作。3.4.3负责各部门负责人考勤工作的每月统计。3.4.4负责落实校外人员来校参观的安排和接待工作第四章
12、 各项工作程序1.办公室主要工作组织会议、活动接待、人事、劳资、社保、文件收发、老干、宣传等管理工作。2各项工作流程及说明：21会议工作工作流程通知与会人员、召开时间及地点检查会议室准备情况准备好相关文件资料进行会议考勤做好会议记录整理会议纪要关会议室电源将会议纪要发送给各位校级领导审阅22文件收发流程登记文件借阅人签字借阅员查找文件借阅完毕23红头文制作流程相关部门拟好文件领取拟文稿各部门负责人审核各部门相关领导审核 填写完毕拟文稿电子文稿、文本文稿、拟文稿交办公室制作员制作红头文格式办公室呈交校长审阅审阅完毕核准后盖章上交或下发24盖章工作流程填写盖章单盖章人员签字校长签字盖章完毕25奖惩
13、工作流程各部门提交奖惩名单呈校长办公会及党委会审阅通过制作相关文件或证书领导审核公布26职称申报工作流程人事干部根据年度职称会议通知符合职称申报条件的人员准备相关文件材料人事干部检查材料校领导签字批准申报人填写申报文件登记表人事干部办理相关手续呈交上级部门27外事工作流程部门提交外事活动人员名单校长办公会审核通过办公室通知人员提交相关材料呈报上级外事办批准28职称证、退休证、在职人员社保卡补办工作流程申请补办人向办公室报补办申请上交相关证明材料、费用办公室呈报上级部门申请补办通知领取2.9公开招聘人员工作流程制定公开招聘方案，公开招聘人数及专业报校长办公会批准报上级部门审核批准网上发布招聘信息
14、（上级部门负责）社会报名、上级部门审核笔试入围者资格审核（上级部门审核）面试办公室准备面试考场、工作人员、相关资料、审查入围者资格等公布面试成绩上级部门通知最后入选人员名单办公室通知新近人员交纳相关材料办理就业、调动等相关手续报文化局、人事局、编办盖章批准交校财务室办理工资手续2.10聘用人员手续各部门向办公室报人员需求根据定编定岗的安排，由校长办公会讨论决定批准后通知各部门进行专业考核办公室审核学历等相关证明并登记签定劳动合同将聘用人员名单通知教务科、财务室及聘用部门办理相关手续2.11计件人员办理手续各部门报计件人员名单至办公室校长办公会审核办公室审核相关证明并登记名单通知教务科、财务科及
15、相关部门2.12考勤工作流程进出校门打卡本人注意确认打卡情况办公室核准中层打卡情况（部门核准人员打卡情况）月末填写考勤表2.13请假流程（一天以上假期）填写请假单部门负责人签字报办公室备案中层填写请假单分管领导签字报办公室备案2.14日常安全巡查工作流程每季度末下发安全巡查通知单组织相关部门安全责任人巡查校园重点部位填报巡查结果登记表分管校长审核处理安全隐患2.15突发重大安全事件预案发生重大安全突发事件报分管校长、相关部门负责人、物业部门负责人组织安保人员赶往现场进行处理调查事故原因、经过报分管校长2.16人员外调流程职工外调申请接收单位外调函报校长办公会审核报上级主管部门审核办理外调人事关
16、系手续2.17新党员发展流程团委推荐优、党支部推荐党支部谈论表决报党委会审核2.18信息宣传工作流程各部门信息员每月25日前撰写当月信息报部门负责人审核报办公室审核、修改报分管领导审核刊发信息简报第五章 部门岗位工作记录清单式样根据学校程序文件和武汉市艺术学校管理制度汇编，办公室目前共建立了20个记录，分别如下：B/bgs-01武汉市艺术学校文件收发登记本B/bgs-02武汉市艺术学校文件发放表B/bgs-03武汉市艺术学校中层干部考勤表B/bgs-04校内请假单B/bgs-05领导请假单B/bgs-06盖章登记表B/bgs-07红头文拟文稿B/bgs-08领证登记表B/bgs-09劳动合同B
17、/bgs-10公派学习协议B/bgs-11职称申报文件登记表B/bgs-12 B/bgs-13武汉市艺术学校办公室财产清单B/bgs-14设备领用登记表B/bgs-15武汉市艺术学校办公室大会考勤表B/bgs-16武汉市艺术学校签到表B/bgs-17办公室文件发放登记表编号：B/bgs-02序号文 件 名 称发放单位发放时间接受部门经手人签字 制表人：武汉市艺术学校中层干部月份考勤报表编号：B/bgs-3日期姓名12345678910111213141516171819202122232425262728293031统计上午下午上午下午上午下午上午下午上午下午上午下午上午下午说明出勤不划符号；
18、事假：；病假：；迟到、早退：；旷工：；产假：；加班：；婚丧假：#；探亲假：。审核：考勤员： 填报时间：年月日武汉市艺术学校请假单编号：B/bgs-4姓名时间部门请假事由领导签字盖章登记表编号：B/bgs-6姓名部门文件名称或内容盖章人签字领导签字备注领证登记表编号：B/bgs-8姓名部门证件（卡）名称证件（卡）号时间领取人经办人武汉市艺术学校职称申报文件登记表编号：B/bgs-11姓名： 序号文 件 名交纳签字： 交纳时间：领取签字： 领取日期：武汉市艺术学校办公室财产清单编号：B/bgs-13部门： 年 月 日 页数：序号品 名规格及型号数量金额现存放地点财产目前状况购买时间保管人或使用人备注1234567891011121314部门负责人：复核人：制表人：签到表编号：B/bgs-16时 间： 年 月 日 地 点：内容：主持人：签 名备注学习活动记载文 章 发 表 登 记 表编号：B/bgs-17序号姓名论文题目发表期刊名称或评奖单位期刊号发表日期刊物级别发表或评选等级