购销存管理ppt课件.ppt

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1、第5章 购销存管理 购销存管理，是财务管理中基础的管理之一。购销存管理与工资管理一样，需要汇集多个表格中的数据。用户可以利用Excel快捷、方便地引用多个数据表中的数据，有效、方便地管理商品的购销存。通过购销存管理，可以快速获得商品的各项分析数据，从而对商品的购货、销售、存货进行有序管理。在本章中，将利用Excel强大的数据处理功能，详细介绍如何对商品进行购销存管理。5.1 购销存管理概述购销存管理，是对企业日常经营中最基本的采购、商品销售、入库出库（库存管理）等业务流程的管理。对于企业而言购销存过程相当于企业经营运作的过程，即采购的是成品，销售后所获得的差价即是利润。其中，采购、销售与存货几

2、个环节相互关联，合理管理产品购销存中的各个环节是非常重要的财务管理。在购销存管理中，首先需要编制业务基础表单，然后对各项表单中的数据进行单个分析，最后利用Excel自带的分析工具，进行收入与成本分析。编制业务表单，包括编制采购业务表单、销售业绩表单、编制库存管理表单。上述三种表单，是购销存管理中最基础的表单，也是最有效的表单。其中，采购业务表单主要包括采购日期、货物编号、规格、单位、数量、价格、供货商等内容。销售业绩统计表主要包括销售日期、货物编号、规格、单位、数量、客户等内容。库存报表主要包括上期库存数量与金额、本期收入数量与金额、本期发出数量与金额、本期结存数量与金额等内容。5.2 编制业

3、务表单 在购销存管理中，要依据各个业务表单中的数据来完成整个购销存管理中的分析、预算及决策。其业务表单包括采购业务表单、销售业务表单、库存业务表单等，上述表单记录了购销存原始的数据，并为购销存管理提供了数据依据。在本小节中，将详细介绍如何利用Excel编制业务表单。5.2.1 基础知识编制业务表单，是购销存管理中基础内容，也是购销存管理中所获得数据的依据。业务表单，主要包括采购业务表单、销售业务表单、库存业务表单3种表单，每种表单的具体内容，如下所述。采购业务表单，是记录采购业务的原始数据的汇总表格通过采购业务表单，用户可快速查看不同供货商的进货情况，同时用户也可以掌握月采购的详细数据，如图5

4、.2所示。销售业绩统计表，是记录销售业务的原始数据的汇总表格。通过销售业务表单，可以将销售数据统一记录，方便用户分析、汇总销售数据，如图5.3所示。5.2.2 制作流程编制业务表单包括设置采购业务表单结构、设置采购业务表单格式、设置销售业绩统计表结构、设置销售业绩统计表格式、设置库存报表结构、设置库存报表格式、设置库存报表数据7个步骤，如图5.5所示。5.2.3 设置采购业务表单结构 在制作采购业务表单时，首先是制作采购业务表单框架及内容，包括制作标题、制作表格内容、输入数据、制作表尾部等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.4 设置采购业务表单格式 设置采购业务表单结构后，就可以设置采购业

5、务表单单元格格式。主要包括设置对齐格式、设置边框格式、设置数字格式等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.5 设置销售业绩统计表结构 制作销售业绩统计表的第一步，便是设计表格具体内容，制作销售业务表单框架。主要包括制作标题、制作列标题、输入数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.2.6 设置销售业绩统计表格式 设置销售业绩统计表结构后，需要美化工作表，使工作表达到整洁、美观的效果。设置销售业绩统计表格式，主要包括设置对齐格式、设置边框格式、设置数字格式等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.7 设置库存报表结构 制作库存报表，首先需要设置库存报表结构，只有合理设置库存报表结构，才能帮助用

6、户根据库存商品信息设计表格框架及内容。设置库存报表结构，主要包括制作标题、制作列标题、输入数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.2.8 设置库存报表格式 设置库存报表结构后，为了实现库存报表的强大功能，使库存报表达到整齐、美观的效果，方便用户快速查看库存数据。需要设置库存报表格式，主要包括设置对齐格式、设置边框格式、设置数字格式等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.9 设置库存报表数据设置库存报表结构与格式，只是完成制作库存报表的期初工作。由于计算库存总金额需要库存报表中的基础数据，所以设置库存报表数据则是制作库存报表的灵魂。设置库存报表数据，即是利用SUMIF函数引用采购与销售数据，

7、自动生成库存管理数据。主要包括输入引用本期收入数量、引用本期收入金额、引用本期销售金额等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.2.10 注意事项 在编制业务表单时，用户需要注意以下事项： 所引用的单元格是相对引用还是绝对引用。因为，当复制公式时，相对引用单元格会根据复制公式而改变引用单元格，而绝对引用则不会。 可根据公司销售业务需求添加求和项目。 可以利用单击列标题栏的方法根据单元格内容改变列宽。而对于商品名称过长的单元格，可以通过“设置单元格格式”中的“对齐”选项卡设置“自动换行” 格式。5.3 分析采购数据 分析采购数据，即是按类别，按金额，按供货商等类别分析、汇总采购数据。通过分析采购数据

8、，可帮助用户汇总采购数据，及分析采购商品在一定时期内的变化趋势。在本小节中，主要利用筛选、分类汇总、数据透视表等分析工具，对采购数据进行分析。5.3.1 基础知识日常采购管理中，有专用的采购管理单，财务人员在月底会根据采购管理单汇总本月内的采购数据。汇总采购数据，只是购销存管理系统中的基础工作，是为分析数据而做的基础铺垫。汇总采购数据后，需要对一个月内的采购数据进行分析，单纯依靠手工分析采购数据比较麻烦，也比较困难。Excel为用户提供了多种分析工具，用户可利用Excel自带的分析工具，快速、准确地分析采购数据。多重条件分析采购数据，是利用筛选工具分析采购数据，可以实现按货物名称、数量、金额、

9、供货商等类别进行分析数据，也可以按照排名先后顺序分析采购数据。如图5.51所示。按供货商分析采购数据，是利用分类汇总分析采购数据，可以实现按不同字段、不同的汇总方式分析数据。分类汇总工具中为用户提供了11种汇总方式，用户可根据需要选择不同的汇总方式进行分析数据，如图5.52所示。5.3.2 制作流程分析采购数据，是利用Excel自带的分析工具对采购数据进行分析，主要包括多重条件分析采购数据、按供货商分析采购数据、多样化分析采购数据3个步骤，如图5.54所示。通过上述流程图，读者已经了解了分析采购数据的具体流程。在下面的小节中，将详细介绍如何分析采购数据。5.3.3 多重条件分析采购数据 多重条

10、件分析采购数据，即是利用Excel自带的高级筛选工具分析采购数据。主要包括按供货商名称筛选数据、多重条件筛选数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.3.4 按供货商分析采购数据 按供货商分析采购数据，即是利用Excel自带的分类汇总工具，对采购数据按供货商名称进行汇总分析。通过按供货商分析采购数据，可帮助用户分析各供货商所送货物的详细信息。5.3.5 多样化分析采购数据 多样化分析采购数据，即是利用Excel自带的数据透视表工具，对采购数据按类别、按金额等多方位的分析。通过多样化分析采购数据，可帮助用户实现按商品类别分析数据、按不同的计算方式汇总数据等分析效果。具体的操作步骤，如下所述。5.

11、3.6 注意事项 在分析采购数据时，用户需要注意以下事项： 设计分析条件要根据采购数据类型，设计出符合分析需求而互不干扰的条件。 供货商数量及类别，如果供货商数量比较少或供货商一个时期只送一次货物，则无需使用此分析方法。 根据不同的分析需求，选择不同的分析方式。5.4 分析销售数据 分析销售数据与分析采购数据一样，也是利用Excel自带的分析工具对数据进行分析、汇总。在本小节中，主要利用筛选、数据透视表、数据透视图等分析工具对销售数据按排名、多样化、图形等方式进行分析。5.4.1 基础知识财务工作人员在月底会根据销售管理单汇总本月内的销售数据，汇总销售数据后，需要对一个月内的销售数据进行分析，

12、以方便管理人员根据分析结果，及时调整下期销售目标。用户可利用Excel自带的分析工具，多样式、高敏度的分析销售数据。按排名分析销售数据，是利用筛选工具分析采购数据包括按类别、按数字排列等方式分析数据。如果，利用筛选高级选项，还可以同时满足多个条件的筛选，如图5.77所示。多样化分析销售数据，是利用数据透视表工具分析销售数据，可同时实现筛选与分类汇总两种分析功能，如图5.78所示。5.4.2 制作流程分析销售数据，是利用Excel分析工具分析销售数据，主要包按排名分析销售数据、多样化分析销售数据、图形分析销售数据3个步骤，如图5.80所示。通过上述流程图，读者已经了解了分析销售数据的具体流程。在

13、下面的小节中，将详细介绍如何分析销售数据。5.4.3 按排名分析销售数据 按排名分析销售数据，即是利用Excel自带的筛选功能，对数据按条件进行分析。可帮助用户分析排名前几名的销售商品及排名后几名的销售商品，从而为制订销售计划提供依据。按排名分析销售数据，主要包括按列表筛选数据、筛选金额为前3名数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.4.5 多样化分析销售数据 多样化分析销售数据，即是利用数据透视表多角度的分析销售数据，按排名，按最大值，按客户名称等方式进行分析。多样化分析销售数据，主要包括创建数据透视表、改变数据透视表样式、筛选数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.4.6 图形分析销售

14、数据 图形分析销售数据，即是利用数据透视图分析以图表的形式分析销售数据，可方便观察与比较数据销售数据发展趋势。图形分析销售数据，主要包括创建数据透视图、添加数据字段、更改图表类型等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.4.7 注意事项 在分析销售数据时，用户需要注意以下事项： 按排名分析销售数据时，应该注意所选择的筛选方式必须符合需要分析的数据类型，也就是不同的数据类型应该选择不同的筛选方式。 多样化分析销售数据时，应该注意不同的项目应该选择不同的汇总方式，以达到最佳分析效果。 图形分析销售数据时，应该注意在图表中添加趋势线、折线、误差线会有利于数据的分析。5.5 收入与成本分析 收入与成本分析

15、，是购销存管理中必不可少的工作，通过收入与成本分析，可使用户时刻掌握成本与销售之间的比率，并通过分析结果扩展销售力度，缩减商品成本，使企业尽可能地获得更大利润。在本小节中，将利用Excel数据处理功能，详细介绍收入与成本分析的操作与技巧。5.5.1 基础知识在前面的章节中，已经介绍了采购业务表单、销售业务表单与库存业务表单，并利用Excel自带的分析工具对采购数据、销售数据进行了详细的分析。但是，单纯的依据单个数据进行分析，达不到综合分析数据的效果。而购销存管理的真正用途是集采购、销售与库存三方数据为一体，并根据三方数据计算成本率、毛利率等比率数据。同时，通过分析成本率及毛利率，可使用户更详细

16、地比较各商品之间的收入与成本情况，为制订下期销售决策提供数据依据。收入与成本分析，其实就是创建分析报表，并通过Excel自动引用及SUMIF函数功能，引用采购业务表单、销售业务表单及库存管理表单中的数据，然后利用简单的四则运算公式，计算每个商品的成本率及毛利率。计算出来的成本率与毛利率都是以数据的形式进行显示，观察与分析起来比较费劲。为了更直观地表达各个商品所占总体商品的毛利率及成本率情况，用户可利用图表进行显示各商品毛利率及成本率，如图5.98所示 5.5.2 制作流程收入与成本分析，是利用购销存各表格中的数据计算产品销售收入与成本，主要包括设置分析表结构、设置分析表数据、设置分析表格式3个

17、步骤，如图5.99所示。通过上述流程图，读者已经了解了收入与成本分析的具体流程。在下面的小节中，将详细介绍如何进行收入与成本分析。5.5.3 设置分析表格结构 设置分析表格结构，即是制作分析表格框架及内容。通过设置分析内容及分析项目，使分析表格达到最大分析效果。设置分析表格结构，主要包括制作标题、制作列标题、输入部分数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.5.4 设置分析表格数据 设置分析表格数据，即是利用直接引用与SUMIF函数功能，引用其他工作表中的数据。可帮助用户快速、准确地输入各项数据。主要包括输入库存量、计算加权平均采购价格、输入销售成本、输入销售收入等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.5.5 设置分析表格式 设置分析表格式，即是设置分析表单元格格式。主要包括设置对齐格式、设置边框格式、设置数字格式等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.5.6 注意事项 用户在分析收入与成本时，需要注意以下事项： 分析表格结构的设计，需要根据董事会需求进行合理设计。 公式输入的正确性，避免因公式错误而造成分析错误。