《办公室管理规范.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室管理规范.pdf（3页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、1 / 3*有限公司办公室管理规范1、目的 /适用范围规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。本规范适用于所有苏州办公室员工以及前来拜访的客户、供应商和应聘者等。2、前台接待电话接听及转接前台接听电话时，应首先礼貌报出公司名称；了解对方信息及目的后，酌情考虑是否需要转接至各分线。因前台电话是公司总线，前台电话不应用于私人电话或长时间不挂断，通话应做到礼貌、清晰、简短、敏捷。访客接待及引导有访客来访时，前台应负责确认访客信息及实情、引导访客等待或前往被访处、礼貌应答及准备茶水等，并在离开时做好登记。详见访客管理条款。空调控制及管理本着正确使用、安全管理、节约能耗、舒适办公
2、的原则，根据季节气温的变化，公司对办公室空调的开启使用、管理有所规定。空调的启用。a、空调开启的外界温度标准：夏季室外最高气温达到30，冬季室外最低气温不高于5时建议开启空调调节室温，以前一日气象部门发布预报温度为准；b 、空调开启的设置温度标准：为节约能耗和延长空调的使用寿命，夏季室内空调温度建议设置为24 -26，冬季室内空调温度建议设置为20 -22； c 、空调的启动应按照操作规范开启，严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热模式，否则将对压缩机造成严重损坏，影响其正常使用。空调的使用与责任管理。a、行政助理为空调使用管理责任人，负责在上班开窗通风后开启空调、下班前关闭空调、适当调整空调温度
3、，并注意空调开启期间窗户关闭；b、注意用电2 / 3安全，发现电路或空调故障要及时停止使用并报修，不得强行使用；c 、项目现场如有空调设备，需参照此规定，项目经理为使用管理责任人。3、访客管理访客类型公司访客一般包括客户、应聘者、供应商及临时访客等。客户一般是由总经理或销售安排的重要访客，客户来访前受访者应提前通知前台做好接待工作；应聘者主要是由人力资源部安排的面试人员；供应商包括公司采购联系的物品供应商及项目工程部联系的人力分包商等，除公司要求供应商前来公司洽谈业务外，原则上供应商不应该自行前来公司，公司员工也应当尽量避免安排供应商来访；临时访客是指未经预约或非业务原因前来拜访的，包括员工的
4、私人访客、快递员、推销员等，临时访客不应进入办公区域，且不得在前台区域逗留。访客流程a 、前台负责礼貌迎接，并完成访客信息确认、受访者是否预约和接待确认等；b 、引导访客填写访客登记表，指引至受访者指定的接待区域，并准备茶水，如需等待则引导访客在接待区稍候，访客不得在办公室随意走动；c、访客离开时，引导访客填写离开时间并签字，客户拜访时可由前台人员记录离开时间；d 、如访客未经预约或受访人不在公司，前台应礼貌告知，并要求访客与受访人确认且在办公及前台区域外等候；受访人有义务安顿好访客的来访时间、告知访客流程与规定，避免影响办公室员工工作；e 、对不听解释或受访人劝说无效，仍强行进入公司的，前台
5、应及时告知上级部门；根据事态程度可选择拨打报警电话，请当地辖区公安机关出面帮助处理。4、办公区5S 员工各自的办公桌及公共区域务必按照5S 要求：a 、桌面只摆放与工作有关的办公用品，且需整齐有序；私人物品请放入抽屉或隐蔽处；b 、桌面文件资料需放入文件夹或文件框，标签整齐有序，不应有散落文件随处摆放；c、电脑线、电话线、网线等需盘放整齐；d 、桌面下方或周边不应摆放资料或私人物品，建议长期不用请做废物处理或放入储藏室；e、文件夹应张贴标签后整齐放入文件柜；3 / 3f、打印机旁放置“临时文件框”，用于存放打印出来但没有马上取回的文件（建议打印后及时取回），打印纸每次打开一包即可，其他整箱打印纸置于较隐蔽处摆放整齐；g 、空置座位不应摆放他人物品，建议仅摆放简单文具、文件即可，以便现场同事返回后使用；h、会议室等公共环境桌椅及物品，使用后请各自负责归位、丢弃不需要的物品；5、员工行为规范员工应自觉遵守上下班时间，不迟到不早退，用餐后及时返回，遵守请假及加班制度；上班时间员工穿着不应太随意，务必避免拖鞋、短裤、背心等；办公期间员工沟通应避免不文明的口头语，应礼貌、文明沟通，维护自身及公司文明形象，营造舒适工作环境。员工务必遵守员工手册之员工纪律准则，如有违背则按相应条款予以处理。6、 附件：附件 1：访客登记表附件 2：员工手册