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1、Word邮件合并入门教程一、主要功能在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word 邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。具体地说就是在邮件文档（主文档） 的固定内容中， 合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率， “邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、 信封等与邮件相关的文档外，在
2、我们实际工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。二、软件要求已安装 Word 、Excel2002以上的版本三、步骤1、准备好数据源（如何取得数据源？）数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或 Outlook 中的联系人记录表。在实际工作中， 数据源通常是现成存在的，在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Wo
3、rd、 Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。2、建立主文档（一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程）“主文档” 就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。3、把数据源合并到主文档中（文档与数据源的连接问题）前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - -
4、- - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。这是邮件合并的最基本步骤，理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程，而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题，其中如何组织数据需要你进行思考思考：我们要取得什么样子的结果？目的我们目前拥有什么样子的数据？材料如何使用邮件合并功能？工具一句话：我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档？四、实例1、 背景资料：XXX
5、花苑物业管理公司需要通过对每家业主分别发放书面通知单，来收取 7 月份物业管理费，及代缴的水电费。2、 准备资料一：基础数据源我们首先需要对给需向每家业务收取的各项费用明细在Excel 中做一个汇总表，如下图：3、 准备资料二：在Word 中编制通知单模板，如下图：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 4、在 Word 主文档中，编辑数据引入对应关系步骤一：在Word 主文档中点击“邮件选项卡”再选择开始邮件合并，最后
6、点击邮件合并分部向导，如下图所示：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - 步骤二：在右侧邮件合并选项框中的中部选择邮件类型，这里我们选择“信函”如下图：然后在右侧邮件合并选项框中的底部点击“开始文档”如下图步骤三：在底部点击“ 选择收件人 ”步骤四：在这级选项卡中选择“浏览”：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - -
7、 - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 在弹出对话框中找到数据源的Excel文件，如下图：接着再点击底部的“撰写信函”按钮步骤五：首先将光标移至需要添加信息的地方，然后点击右侧的“其他项目按钮”在弹出对话框中，选择需要添加的信息类型，此处我们需要添加的是业务姓名：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 全部添加完成后，就会得到如下：接着再点击“预览信函”此时，我们就能预览到第一条记录中业务的
8、缴费通知单了此时我们发现金额部分均出现了小数位过多现象。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 我们可以通过方法一，将数据源中的数字部分全部转化为文本格式。或者方法二，点击右键点击需要修改的选项，选择“ 切换域代码 ”然后在该项目的域代码中，添加需要的格式代码，这里我们需要的是保留两位小数：P .S如果是要得到不仅保留小数点后两位，同时需要添加千分位，就要添加代码：# #,#0.00 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 步骤六，点击右下角“完成合并”然后在点击，打印：通过上述步骤，我们就能得到最终文档，特别是在处理大批量数据的时候，能更有效、更准确的完成工作。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -