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1、文件规范化管理制度 文件规范化管理制度 第一章总则 第一条目的和宗旨 为使江苏润龙文化投资有限公司（以下简称“公司”）的文件建立与管控规范化和有序化，实现公司文件建设的系统化、标准化、一体化，特制定本制度。 第二条适用范围 公司各类文件的起草、审查、审批、发布、备案、执行、修改、废止和备案。 第三条定义 本制度中所指文件指由公司各职能部门依据国家法律法规及有关规定，结合公司实际制定的，具有约束力的规范性文件。包括制度、程序、规定、流程及各类工作准则、工作原则、工作方法、工作手续等，暂行版、试行版以及正式下发的文件。 第四条职责 1.公司各部门负责本部门职责范围内文件的制订; 2.综合管理部为公
2、司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总； 第二章文件分级分类 第五条为便于文件有效管理，对公司文件按如下要求进行分级分类： 1.一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、CIS手册、ISO9001等体系管理手册、经营管理规范等。 2.二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件及控制程序。如质量体系的各类程序文件及也之相配套的管理制度等。 3.三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准
3、。 4.四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。 第三章文件格式 第六条非流程性文件的格式要求 1.标题：公司名称XX管理制度、规定、标准，字体为方正小标宋简体二号、分一行或多行居中排布，标题排列应当使用梯形或菱形；章节标题字体为黑体三号、加粗、居中；条款标题为楷体三号、加粗、缩2个字符。 2.主送部门/单位：编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个部门/单位名称后标全角冒号。 3.正文：一般用三号仿宋-GB2312（表格中的文字可用12号字），文字的颜色均为黑色，首行缩2个字符。 4.非流程性文件第一章为总则（目的、适用范围、职责为必要内容，其他视文件内容而定），最后一章为
4、附则（文件生效及发布方式为必要内容），其他按工作程序和要求分章节描述。具体参照“非流程性文件模版”（附件1）。 5.纸型：正式文件一律用A4纸。 6.装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅。 7.页边距：左边距为2.8cm；上、下、右边距皆为2.5cm。 8.公司名、成文日期：上距正文一行，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，日期用阿拉伯数字如：2022年12月1日，三号仿宋-GB2312。 9.文件编号和页码：四号半角宋体阿拉伯数字，单页码居右空一字，双页码居左空一字。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 10.打印要求：双面印刷。 11.附件：如有附件，需在正文中用括号将“附
5、件”二字加阿拉伯数字标注附件顺序号，并在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称及编号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 第七条流程性文件的格式要求 1.标题栏内字体为黑体、小四号、居中。 2.内容分设流程图和流程管理要求两部分。 2.1流程图用visor软件编制，图表框架参照“流程性文件模版”（附件2），常用图样说明如下： 开始/结束主流程操作步骤 判断/审批次流程操作步骤 文档数据 续下页 2.2流程管理要求中包括目的、适用范围、定义（如无定义则写无
6、）、职责、工作程序和要求、相关表单六部分。 2.3如有附件需在正文中用括号将“附件”二字加阿拉伯数字标注附件顺序号。 2.4一律用小四号仿宋-GB2312（表格中的文字可用视表格大小确定）。 3.纸型：正式文件一律用A4纸。 4.装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅。 5.页边距：左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm。 7.页码：四号半角宋体阿拉伯数字。 8.打印要求：单面印刷。 第八条公文格式要求 参照党政机关公文格式国家标准执行。 第四章文件编号要求 第九条文件名称命名方式 1.一级文件命名：XX手册 2.二级文件命名：XX制度/程序 3.三级文件命名：XX规定/流程/规程 第十条
7、文件编号和命名方式 1.文件编号格式如下： JSRR - SOP ZG 001 - A0 版本号 制度顺序号 部门代号 文件级别代号 公司名称代号2.公司代号: 需报备集团行政人力事业部，确保不重号。 3.文件级别代号 4.部门代号 5.制度顺序号 由3位阿拉伯数字组成，从001开始至999。 6.版本号 以版本号标识版本状态。新版本为A0,修一次为A1,二次为A2.依此类推至A9后,重新版本为B版,并依此类推至C 版.Z版。 第十一条表单编号和命名方式 1.表单编号格式如下： JSRR SOP ZG 001 -001 - A0 版本号 表单顺序号 制度顺序号 部门代号 文件级别代号 公司名称
8、代号 2.表单顺序号： 由3位阿拉伯数字组成，从001开始至999。 第五章文件的编制与审批 第十二条文件的编制 1.符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。 2.坚持从公司实际出发，注重实效，并与发展相适应。 3.观点明确，表达准确，条理清楚，文字简练，篇幅力求简短，不允许出现错字、漏字、多字现象。 4.使用国家法定计量单位。 5.文件内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称。 6.所有文件必须有明确的标题。 7.结构层次序数可采用如下两种表示方法： 7.1非流程性文件的编制层次：第一层为“第X章”，第二层为“第X条”，第三层为“1”，第四层为“1.1”，第五层为“1.1.1”。 7
9、.2流程性文件的编制层次：第一层为“一”，第二层为“1”，第三层为“1.1”，第四层为“1.1.1”，第五层为“(1)”。 第十三条文件的审批 1.一级文件：由各部门依据职责编制，经综合管理部门负责人审核（体系质量手册需管代审核），总经理批准，并提交综合管理部存档。 2.二级文件：由各部门依据职责编制，经综合管理部门负责人审核（体系程序文件需管代审核），总经理批准，并提交综合管理部存档。 3.三级文件：由各部门编制，其部门负责人审核，总经理批准（体系作业文件需管理者代表批准），并提交综合管理部存档。 4.一级文件和二级文件在正式签核前需填写意见征集反馈表（附件3）发至内容涉及相关部门征求意见，采纳合理意见、建议，待收集会审修正建议后，再按公文处理流程签发。 5.制度文件审核要素： 5.1是否符合宪法、法律、法规、规章和有关规定； 5.2是否符合公司发展战略； 5.3是否与现行规章制度相冲突、相重复； 5.4格式是否符合要求； 5.5 是否存在法律风险；