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1、(专科）第3章 总账管理教学ppt课件第3章 总账管理 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述系统概述 总账管理系统是用友ERP-U8管理软件的核心子系统，适合于各行各业进行账务核算及管理工作 总账管理系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述系统概述 3.1.1 3.1.1 功能概述功能概述 总账系统的任务就是在建立的会计科目体系的基础上，通过填制凭证反映企业发生的各项经济业务，对凭证进行审核、记账，输出各种账簿 按照处理流程划分，主要分为初始设置、凭证管理、账簿管理、辅助核算管理和期末处理等 3.1 系统概述系统概述 3.1 3
2、.1 系统概述系统概述 3.1.1 功能概述 1. 初始设置 由用户根据本企业的具体需要建立账务应用环境，将用友ERP-U8总账管理系统变成适合本单位实际需要的专用系统 主要工作包括设置各项业务参数、明细账权限的设定和期初余额的录入等 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述系统概述 3.1.1 功能概述 2. 凭证管理 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制 包括完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1
3、系统概述系统概述 3.1.1 功能概述 3. 出纳管理 为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述系统概述 3.1.1 功能概述 4. 账簿管理 强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据 可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表的查询 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述系统概述 3.1.1 功能概述 5. 辅助核算管理 总账管理系统除了提供总账、明细账、日记账等主要账簿数据的查询
4、外，还提供以下辅助核算管理：个人往来核算、部门核算、往来管理、现金管理和项目管理 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述系统概述 3.1.1 功能概述 6. 月末处理 灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告 3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述系统概述 3.1.2 3.1.2 总账管理系统与其他系统的主要总账管理系统与其他系统的主要关系关系核算工资管理固定资产总账管理财务报表财务分析3.1 系统概述系统概述 3.1 3.1 系统概述
5、系统概述 3.1.3 3.1.3 总账管理系统的业务流程总账管理系统的业务流程 启动总账系统启动总账系统 初始设置初始设置 日常处理日常处理 期末处理期末处理3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 从原有系统（手工系统或计算机系统）从原有系统（手工系统或计算机系统）过渡到新系统并不是完全照抄照搬，而过渡到新系统并不是完全照抄照搬，而是需要有一个重新设计的过程。总账初是需要有一个重新设计的过程。总账初始化就是结合企业的具体管理需求和用始化就是结合企业的具体管理需求和用友友ERP-U8ERP-U8管理软件的特点确定针对企业管理软件的特点确定针对企业的业务流程及解决方案，具体体现为
6、设的业务流程及解决方案，具体体现为设置总账管理系统运行的各项参数及录入置总账管理系统运行的各项参数及录入初始数据初始数据 3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.1 3.2.1 设置控制参数设置控制参数 首次使用总账管理系统时，需要确定反首次使用总账管理系统时，需要确定反映企业具体核算要求的各种参数。通过映企业具体核算要求的各种参数。通过选项设置定义总账管理系统的输入控制、选项设置定义总账管理系统的输入控制、处理方式、数据流程、输出格式等处理方式、数据流程、输出格式等 总账管理系统中按控制内容将总账选项总账管理系统中按控制内容将总账选项归并为凭证、账簿、会计日历和其他
7、四归并为凭证、账簿、会计日历和其他四类内容类内容 3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.2 3.2.2 设置基础数据设置基础数据 1定义外币及汇率定义外币及汇率 2建立会计科目建立会计科目 3设置辅助核算档案设置辅助核算档案 4设置凭证类别设置凭证类别 5设置结算方式设置结算方式 6定义常用凭证及常用摘要定义常用凭证及常用摘要 7设置明细权限设置明细权限 3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.3 3.2.3 期初余额期初余额 为了保证业务处理的连续性，初次使用为了保证业务处理的连续性，初次使用总账管理系统时，应将经过整理的总账总账管理系统
8、时，应将经过整理的总账启用日期前一个月的手工账余额数据录启用日期前一个月的手工账余额数据录入计算机，以此为起点继续未来的业务入计算机，以此为起点继续未来的业务处理。在总账管理系统中主要输入各科处理。在总账管理系统中主要输入各科目余额，包括明细科目余额和辅助账余目余额，包括明细科目余额和辅助账余额，总账科目余额自动计算额，总账科目余额自动计算 3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.3 3.2.3 期初余额期初余额 在输入期初数据的过程中，需要注意以在输入期初数据的过程中，需要注意以下问题：下问题： 1 1不同性质科目的余额输入不同性质科目的余额输入 2 2关于科目的余
9、额方向关于科目的余额方向 3 3期初试算平衡期初试算平衡 3.3 3.3 总账日常业务处理总账日常业务处理 在总账系统中，当初始设置完成后，就在总账系统中，当初始设置完成后，就可以开始进行日常业务处理了。日常业可以开始进行日常业务处理了。日常业务处理主要包括填制凭证、审核凭证、务处理主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账、总账和各种辅助账账、明细账、总账和各种辅助账 3.3 3.3 总账日常业务处理总账日常业务处理 3.3.13.3.1凭证管理凭证管理 1 1填制凭证填制凭证 2 2出纳签字出纳签字 3 3审核凭证审核凭证 4
10、 4查询凭证查询凭证 5 5科目汇总科目汇总 6 6记账记账 7 7常用摘要和常用凭证常用摘要和常用凭证 3.3 3.3 总账日常业务处理总账日常业务处理 3.3.2 3.3.2 出纳管理出纳管理 出纳管理是总账管理系统为出纳人员提出纳管理是总账管理系统为出纳人员提供的一套管理工具，包括出纳签字、现供的一套管理工具，包括出纳签字、现金和银行存款日记账的输出、支票登记金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对银簿的管理以及银行对账功能，并可对银行长期未达账提供审计报告。行长期未达账提供审计报告。 3.3 3.3 总账日常业务处理总账日常业务处理 3.3.3.3.3 3 账
11、簿管理账簿管理 企业发生的经济业务，经过制单、审核、企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在用友在用友ERP-U8ERP-U8管理系统中，账簿管理系统中，账簿： 1. 1. 基本会计核算账簿基本会计核算账簿 2. 2. 辅助核算账簿辅助核算账簿 3现金流量表的查询现金流量表的查询 3.3 3.3 总账日常业务处理总账日常业务处理 3.3.3 3.3.3 现金管理现金管理 现金管理是总账系统为出纳人员提供的现金管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，主要包括现
12、金日记账和一套管理工具，主要包括现金日记账和银行存款日记账的管理、支票登记簿的银行存款日记账的管理、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对银行长管理以及银行对账功能，并可对银行长期未达账提供审计报告期未达账提供审计报告 3.4 3.4 总账期末处理总账期末处理 期末处理主要包括自动转账、对账、月期末处理主要包括自动转账、对账、月末处理及年末处理。与日常业务相比，末处理及年末处理。与日常业务相比，数量不多，但业务种类繁杂且时间紧迫。数量不多，但业务种类繁杂且时间紧迫。在计算机环境下，由于各会计期间的许在计算机环境下，由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性，且方法多期末业务具有较强的规律性
13、，且方法很少改变，如费用计提，分摊的方法等，很少改变，如费用计提，分摊的方法等，由计算机来处理这些有规律的业务，不由计算机来处理这些有规律的业务，不但节省会计人员的工作量，也可以加强但节省会计人员的工作量，也可以加强财务核算的规范性财务核算的规范性 3.4 3.4 总账期末处理总账期末处理 3.4.13.4.1银行对账银行对账 1输入银行对账期初数据输入银行对账期初数据 2输入银行对账单输入银行对账单 3银行对账银行对账 4. 余额调节表的查询输出余额调节表的查询输出 5对账结果查询对账结果查询 3.4 3.4 总账期末处理总账期末处理 3.4.3.4.2 2自动转账自动转账 转账分为外部转账
14、和内部转账转账分为外部转账和内部转账 外部转账是指将其他专项核算子系统生外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中，外部转账一成的凭证转入总账系统中，外部转账一般由系统自动完成般由系统自动完成 内部转账是指在总账系统内部把某个或内部转账是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中结转到一个或多个会计科目中 自动转账包括自动转账包括：转账定义和转账生成转账定义和转账生成 3.4 3.4 总账期末处理总账期末处理 3.4.3.4.3 3 对账对账 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否对账是对账簿数据进行核
15、对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对核对 试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式余额按会计平衡公式“借方余额借方余额= =贷方余额贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息信息 当对账出现错误或记账有误时，系统允许当对账出现错误或记账有误时，系统允许“恢恢复记账前状态复记账前状态”，进行检查、修改，直到对账，进行检查、修改，直到对账正确正确
16、 3.4 3.4 总账期末处理总账期末处理 3.4.3.4.4 4结账结账 每月月底都要进行结账处理，结账实际每月月底都要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工和期末余额，并终止本期的账务处理工作作 在电算化方式下，结账工作与手工相比在电算化方式下，结账工作与手工相比简单多了，结账是一种成批数据处理，简单多了，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处每月只结账一次，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，由计算理限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成机自动完成 实训二 总账系统初始设置 操作步骤详见教材实验三 总账管理日常业务 处理 操作步骤详见教材实验四 总账管理期末处理操作步骤详见教材