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1、關於職位分析第一讲 职位分析与职位评估（上） 3 为什么要进行职位分析 3 职位分析的内容 4 第二讲 职位分析与职位评估（下） 7 职位分析的方法 7 职位评估的内容 9 第三讲 职位描述及具体操作（上） 11 什么是职位描述 11 职位说明书的内容（一） 12 第四讲 职位描述及具体操作（下） 14 职位说明书的内容（二） 14 职位说明书的注意点 15 职位说明书中职责的衡量标准 15 制作职位说明书的步骤 16 第一讲 职位分析与职位评估（上）为什么要进行职位分析什么是职位分析职位分析（job analysis）也称为工作分析它是人力资源工作的一个最基本的方法和工具。 职位分析是一种系
2、统地收集与职位有关信息的过程包括任职条件、工作职责、工作环境、工作强度以及工作的其他特征。 职位分析的一个结果是职位说明书或工作规范职位分析就像体检而职位说明书就像体检报告是体检结果的一种反映职位分析重在过程。 为什么说职位分析是人力资源管理的基础性工作职位分析对人力资源其它模块有非常重要的依据作用。具体表现： 图31 职位分析是人力资源管理的基础性_职位分析是进行招聘录用的前提和基础 在招人之前招聘条件的确定、任职资格的分析都是依据工作分析做出的。 _职位分析评估的基础 职位评估直接得出职位等级这个指标和薪酬、分配相关联。 _职位分析是人员定编的基础 一个组织需要多少人为什么要设这些岗位都要
3、建立在工作分析的基础之上。 _职位分析是进行目标管理和绩效考核的依据 衡量一项工作的具体指标需要在工作分析当中进行体现。 (职位分析是进行人员培训与人员开发的依据 在制订培训方案的时候要看方案是不是围绕着职位“应知应会”的内容来设计依据也是工作分析。 (职位分析是进行职业生涯规划的一个内容 在职业生涯规划当中常常需要考虑：一个职位可以转换到哪个职位这个职位可以晋升到哪一个职位这些在工作分析当中都会涉及。 (职位分析也是晋升考核的依据职位分析的内容1.基本信息 包含这个职位的名称、任职者的名字,是不是从属于一个小的部门任职人的主管的名称以及任职人和主管人的签字。 2.设立岗位的目的 这个岗位为什
4、么存在如果不设立这个岗位会有什么后果。 3.工作职责和内容 这是最重要的部分。我们可以按照职责的轻重程度列出这个职位的主要职责每项职责的衡量标准是什么；列出工作的具体活动发生的频率以及它所占总工作量的比重。 在收集与分析信息的时候可以询问现在的任职者他从事了哪些和本职无关的工作或者他认为他从事的这些工作应该由哪个部门去做就可以区分出他的、别人的和他还没有做的工作。 4.职位的组织结构图 组织结构图包括：职位的上级主管是谁职位名称是什么跟他平行的是谁他的下属是哪些职位以及有多少人以他为中心把各相关职位画出来。 5.职位的权力与责任 （1）财务权：资金审批额度和范围。 （2）计划权：做哪些计划及做
5、计划的周期。 （3）决策权：任职者独立做出决策的权利有哪些。 （4）建议权：是对公司政策的建议权还是对某项战略以及流程计划的建议权。 （5）管理权：要管理多少人管理什么样的下属下属中有没有管理者有没有技术人员这些管理者是中级管理者还是高级管理者。 （6）自我管理权：工作安排是以自我为主还是以别人为主。 （7）经济责任：要承担哪些经济责任包括直接责任和间接责任等。 （8）在企业声誉方面和内部组织方面的权力和责任：比如他的工作失误给公司带来什么样的影响等。 6.与工作关联的信息 就是这个职位在企业的内部和企业外部包括与政府机构、供应商、客户之间发生怎么样的沟通关系沟通的频率沟通的方式是什么样的是谈
6、判沟通还是日常信息的交流。 7.职位的任职资格 （1）从业者的学历和专业要求。 （2）工作经验。 （3）专业资格要求。 （4）专业知识方面要求。 （5）职位所需要的技能：沟通能力、领导能力、决策能力、写作能力、外语水平、计算机水平、空间想象能力、创意能力等等。 （6）个性要求：这一项是选择性的。还有其他方面如这个职位要求的最佳年龄段、身体状况、身高等等也可以在其它要求里做注明。 （7）与岗位培训有关的内容也有的在培训需求中体现。 8.职位的工作条件 如职位的体力消耗程度压力、耐力、精神紧张程度等。是不是需要经常出差出差的频率；这个工作是不是有毒、有害有没有污染等等。还有用电、爆炸、火警等安全性
7、方面也要写明。有的还要对经济和政治上的危险进行列举。 9.职位需使用的设备和工具 比如从事工作需要机床、计算机、扫描仪等等。 10.劳动强度和工作饱满的程度 比如说工作姿势是坐着还是站着有没有弯腰等等。对耐力、气力、坚持力、控制力、调整力的要求。是否要执行倒班制度实行弹性的工作时间还是固定的工作时间还是综合的计时制等等。 工作饱满程度是指是否要经常超负荷工作要不要经常加班还是刚刚达到饱满程度或是半负荷甚至说超低负荷。可以听一听任职者的建议从而确定人员编制。 11.工作特点 一是工作的独立性程度。有的工作独立性很强需要自己做决策不需要参考上一级的指示或意见。而有的工作需要遵从上级的指示不能擅自做
8、主。 二是复杂性。要分析问题、提出解决办法还是只需要找出办法。需要创造性还是不能有创造性。 12.职业发展的道路 这个职位可以晋升到哪些职位可以转换到哪些职位以及哪些职位可以转换到这个职位这些有助于未来做职业发展规划时使用。 13.被调查人员的建议 向被调查人员提出一些开放式的问题比如“你认为这个岗位安排的工作内容是否合理在业务上是否做一些调整？”请任职者提出一些建议这也是一个很好的收集建议的途径。 表31 职位分析的具体内容列表 序号 内容概略 （1） 基本信息 （2） 设立岗位的目的 （3） 工作职责和内容 （4） 职位的组织结构图 （5） 职位的权力与责任 财务 计划 决策 建议 管理
9、自我管理 经济责任 在企业声誉方面和内部组织方 面的权力和义务百面的权利和责任 （6） 与工作关联的信息 （7） 职位的任职资格 从业者的学历和专业要求 任职要求的工作经验 从业者的专业资格要求 专业知识方面要求 职位所需要的技能 个性要求 与岗位培训有关的要求 （8） 职位的工作条件 （9） 职位需要的设备和工具 （10） 劳动强度和工作饱满程度 （11） 职业特点 （12） 职业发展的路径 （13） 被调查人员的建议【本讲总结】 职位分析是人力资源工作中其他模块的依据人员的招聘、工作考核、人员定编、培训等都是从这里获取信息。职业分析包含13个内容这些内容有的是非常必要的有的信息要根据企业的
10、特点、企业所属行业、规模、人员的构成来做一些调整。选择哪些信息来做职业分析主要取决于想通过职业分析达到一个什么样的目的也就是说职业分析的目的决定了选择什么样的职业分析内容和方式。 【心得体会】 _ 第二讲 职位分析与职位评估（下）职位分析的方法就是指搜集职位分析信息的方法主要有问卷法、访谈法、观察法和工作日写实法也叫现场工作日志法。 问卷法 工作分析的项目都可以采用问卷的形式请任职者和任职者的上司进行回答。这些问题可以设计成开放式或封闭式采用选择题或是非题的形式。 1.优点 （1）获得工作分析信息比较快效率比较高比较节省时间。 （2）如果问卷设计得好可以收集比较多的信息。 （3）支持其他的收集
11、工作信息的方法像访谈法、观察法、工作日写实法这些方法都是相互支持的。 2.缺点 （1）设计问卷需要比较高的水平需要花时间。 （2）单纯采用问卷法员工可能不重视。 （3）语言表达不是很熟练的员工有可能提供错误信息。 访谈法 访谈法一共有三种主要的表现形式： 第一种是对每个员工进行个别访谈； 第二种是对所从事这个职位的员工进行集体访谈； 第三种是对这个职位的上级主管进行访谈由他来介绍或者是回答这个职位的相关信息。 这三种方法可以结合使用比如先请个别员工访谈然后再集体访谈或与其上级主管进行访谈。访谈法也是应用非常广泛的工作分析方法这种方法的好处是能够发现在其他方法中发现不了的问题因为它可以面对面地进
12、行交流。 1.优点 （1）可以让员工理解问题并进行清楚的回答如果回答不清楚工作分析的专员可以当面问他。 （2）借机和员工进行沟通改善人力资源部和员工之间的关系。 （3）让任职者了解工作分析究竟有什么作用。 2.缺点 （1）有些员工会有意无意地夸大职位的重要性有可能会把某些不属于他的信息或工作职责写上去。 （2）访谈法需要占用的时间比较长工作量比较大在实际执行过程当中可以和问卷法结合使用。 建议 在使用访谈法的时候必须要牢记以下几项： u要注意与被访谈的直接主管密切合作； u和这个岗位任职者建立一种融洽的关系：访谈时要把访谈的目的介绍清楚所用的语言要通俗易懂要保持融洽的气氛。 u要有一个设计比较
13、完善的访谈提纲来支持你的问题； u需要被访谈者按照工作的重要程度对工作做一些列举不要有遗漏； u访谈完之后还要进行访谈资料的核对和检查。这种方法主要是和上级主管进行核对也可以将相同职位的任职者的信息进行对比。 观察法 观察法有助于工作分析人员了解生产的过程减少误解但是它占用时间适用于流水线的工人以及周期短、规律性强的职位对脑力劳动者、消防员和中高层管理人员不太适合。 工作日写实法 就是写工作日志它的好处是可以提供一个完整的工作画面但是它的缺点也和观察法相似占用时间比较长适用于中低级的人员以及工人。一般来说观察法和工作日写实法不单独使用而是配合问卷法和访谈法一起使用。 表41 职位分析方法比较表
14、 序号 名称 优点 缺点 (1) 问卷法 效率比较高比较节省时间可以收集比较多的信息支持其他的收集工作信息的方法 设计问卷需要花时间 单纯采用问卷法员工可能不很重视 语言表达不是很熟练的员工有可能提供错误信息 (2) 访谈法 让员工更清楚地理解问题 人力资源部可以与员工沟通 借机让员工了解职位分析的作用 有些职位作用可能被夸大占用时间比较长 (3) 观察法 有利于工作分析的人员了解工作流程减少误解 占用时间长只适用于流水线及周期短、规律性强的工作 (4) 工作日写实法 可以提供完整的工作画面 占用时间长适用于中低级员工及工人【自检】 访谈法是较常用的方法请你总结一下在使用访谈法时经常会提问哪些
15、问题。 _ _ _【参考答案】 访谈法的典型提问方式： 你所从事的是一种什么样的工作？ 你所在职位的主要工作职责是什么？你又是如何做的？ 你的工作环境与别人的有什么不同？ 做这项工作所要具备的教育程度、工作经历、技能是怎样的？ 它要求你必须具备什么学历或工作许可证？ 你都参与哪些活动？ 这种工作的职责和任务是什么？ 你所从事的工作的基本职责是什么？说明你工作绩效的标准有哪些？ 你真正参与的活动都包括哪些？ 你的责任是什么？你的工作环境和工作条件是怎样的？ 工作对身体的要求是怎样的？工作对情绪和脑力的要求又是怎样的？ 工作对安全和健康的影响如何？ 在工作中你有可能会受到身体伤害吗？你在工作时会暴
16、露于非正常的工作条件之下吗？职位评估的内容一个企业的财务经理、销售经理、人事经理这三者相比究竟谁对企业的贡献最大有时候企业总经理也很难回答需要用职位评估的方法来解释。 什么是职位评估 职位评估又叫岗位测评、岗位评价它是在职位描述的基础上对职位价值的一种评价过程。职位描述是建立在职位分析基础上的职位评价又建立在职位描述的基础上。职位评价坚持的原则是对岗不对人它反映的是一个职位相对的价值而不是绝对的价值。 职位评估的作用 职位评估最核心的作用是得出一个职位的等级这个职位等级又和薪酬相关联有的又和福利制度、出差待遇甚至与股权分配相关联所以职位评估是薪酬分配的重要前提条件。 另外职位评估是建立薪酬体系
17、的基础同样职位评估或职位评价也是确立职业发展路径的依据之一。 职位评估的方法1.排序法 把公司里所有的职位按得分的多少进行排序。这种方法被很多企业所采用它的好处就是比较简单易行但是科学性太差所以这种方法只是用于一些不很规范的、小型的、老板个人权威比较强的公司。 2.因素分析法 就是打分的方法现在用得比较多。 因素分析法需要把影响职位的因素罗列出来比如劳动技能、劳动责任、劳动强度、劳动条件等这些因素设置不同的权重然后给出不同的得分。每一个职位都按照这个评价体系进行打分这是因素评分法。 因素评分法能够摆脱那种领导者过于主观、不准确的评价方法比较具有说服力。但是这个方法非常昂贵这套系统版权费一般都在
18、十几万人民币左右。也有一些国内的人力资源专家根据国际上流行的职位评估方法开发出适合中国特色的职位评估方法在企业里采用得到了比较好的效果。 表42 职位评估方法比较名称 优点 缺点 (1) 排序法 简单 科学性差 (2) 因素评分法 有说服力 成本高做职位评估的时机 一般来讲当企业发生组织结构变时需要做职位评估还有需要调整薪酬的策略,想建立一个完善的薪酬体系时一定要做职位评估因为职位工资是薪酬当中的一个很重要的部分。 【自检】 你知道职位评估的作用吗？你的职位在公司里算不算是最重要的？ _ _ _【参考答案】 职位评估主要为薪酬制度建立起基础作用是薪酬分配的前提。职位的重要性没有绝对的只是相对的
19、价值。 【本讲总结】 职位分析是建立职位说明书的基础所以获得全面的信息非常重要。本讲介绍了几种方法相信对你今后做职位分析会有帮助。职位评估是介于职位分析和薪酬设计之间的环节以职位分析的结果来作为评价的事实依据这里我们只对职位的评估进行了简单的介绍。 【心得体会】 _ _ _第三讲 职位描述及具体操作（上）什么是职位描述职位描述又叫职位界定其成果叫工作说明书(job description)或工作规范。工作规范是job specification的音译还不完全一样。日文中工作描述就是给工作画像是把工作所具有的一些特征用白描的手法写下来。 工作说明书的主要内容 主要包括工作名称、工作职责、任职条件
20、、工作所要求的技能工作对个性的要求也可以写在工作说明书中。 工作说明书描述的对象是工作本身而与从事这项工作的人无关。 为什么要写工作说明书1.人员管理 u便于员工理解职位所要求的能力、工作职责、衡量的标准让员工有一个可遵循的原则。 u便于上级对员工进行考核。工作说明书就是衡量标准。 2.绩效考核 工作说明书使绩效考核有章可循。 3.招聘 比如要招一个部门主管首先就要了解这个职位需具备哪些条件要写一个招聘申请表给人力资源部来安排这些职位的要求都可以参照工作说明书来做。 4.培训 在做培训需求调查或培训课程设计中易于理解这个职位做哪些工作以及职位之间的差异。 5.人力资源规划 人力资源经理和一线经
21、理在进行交流的时候或在做人力资源规划的时候也要用到职位说明书。所以说职位说明书是人力资源管理的基石。 谁来制订职位说明书 职位说明书应该由一线经理制订或者由各个部门的主管来制订。 因为一线主管最了解他的下属比人事经理更清楚他们部门的职责人力资源部门在这个过程当中只是起一个辅助作用。 谁负责保存职位说明书 职位说明书应该有三份一份放在用人部门的主管那里这样能够在平时的工作中给下属做一些指导；一份交给员工自己在平时的工作中有一个参照依据；一份在人力资源部门备份。 职位说明书的内容（一）职位描述的组合要素1.职位名称 是指公司内的工作岗位的头衔主要反映岗位的功能。比如销售工程师、销售经理、人事主管或
22、人事经理等等。 2.部门名称 该职位是属于哪个大的部门。比如说公司里有人力资源部、财务部、行政部、市场部、销售部、生产部还有研发部等等。有一级部门、二级部门、分支部门、分部门。 3.直接主管 担任这个职位的上级的头衔是什么。 在职位说明书上要给直接主管留下一个签字的地方还要有任职人的签字职位说明书要经过任职人和上级主管双方确认签字就是庄严的承诺。 4.任职时间 就是职位说明书开始生效的时间这个时间可以和劳动合同的时间一致也可以从职位说明书实际编制的时间算起。 5.任职条件 承担这个职位所具备的一些基本的条件比如说学历、专业技能、工作经验等。 6.专业资格 一些特殊的工种要求专业资格认证像会计师
23、、锅炉工等。 7.下属人数 一个好的职位说明书应该把下属写上或附有一个组织结构图把这个职位的上下职位关系交代清楚。有直接下属和间接下属之分间接下属常涉及交叉汇报关系在人数计算上常常折半计算。 8.沟通关系及频率 这个职位要与哪些部门、哪一类人员打交道。包括对内、对外两部分与对方打交道的频率也应该写清楚。 9.职位设置的目的 就是这个职位存在的理由或者说为什么要设置这样一个职位通常的格式是：是什么做什么。 10.行政权限 一种是财务权限一种是签字权。 工作内容和职责通常是一个职位说明书的核心部分。一般来说在制定职位说明书时职责不能多于10项不能少于3项。还要概括地说明这个职位主要的工作内容衡量的
24、标准是什么职责是负全责、部分负责还是协助完成。 表5-1 人力资源经理的工作说明书 工作内容 含义 职责范围 考核依据 制定政策和流程 建立公司人力资源管理体系制定并完善人力资源的政策和流程 全责 可行性 时效性 人员配置 审核用人部门的需求指导或实施人员的招聘 晋升、内部调换的审批工作 全责 及时性 成本控制 员工及用人部门满意度 薪酬和福利 建立健全或完善薪酬福利的体系审核日常的工资和福利项目 全责 预算和成本的差异薪酬对外具有竞争力对内具有公平性 员工的培训和发展 制定培训制度和流程制订培训计划并组织实施 为员工的职业发展进行指导 全责 年度计划制订的准确性年度计划的完成情况培训效果的满
25、意度 激励和绩效管理 制定目标设定与绩效考核的办法并推广实施 建立激励机制和奖惩机制 全责 政策制订的可行性 用人部门一线经理的满意程度 员工关系和企业文化建立 建立员工沟通渠道和程序 劳动争议的处理 奖惩 部分 员工满意度 计划执行的及时性 处理总经理交办的工作部分 领导的满意度【本讲总结】 本讲介绍了职位描述也就是职位说明书的基本内容使我们比较详细地了解到职位说明书的组合要素为学习和制作职位说明书打下了基础。 【心得体会】 _ _ _第四讲 职位描述及具体操作（下） 职位说明书的内容（二）职位能力的分级现在比较提倡以能力为核心的人力资源管理所以对职位能力要求的分级也需要做些规定。 表61
26、人力资源经理能力要求领导能力内容 等级要求 (1) 战略能力 好较好一般 (2) 风险管理和预见能力 好较好一般 (3) 分析决策能力 好较好一般 (4) 沟通能力 好较好一般 (5) 演讲演示能力 好较好一般 (6) 学习能力 好较好一般 (7) 计划组织能力 好较好一般 (8) 委派控制能力 好较好一般所谓分级就是对每一项能力都有一个定义。比如什么叫沟通能力要善于倾听有效的反馈还要乐于把自己的计划、看法、思想、意图传达给别人争取他人的支持与理解；要能够有效地谢绝他人同时和别人保持一种良好的关系；能够运用技巧化解同事或者与客户之间的矛盾和抱怨；能够运用一些技巧达到说服和影响他人的目的这是对沟
27、通能力所做的一些定义和列举。 每一个职位要求的沟通能力是不一样的。销售人员就要求一种高层次的沟通能力而电话接线员的沟通能力只需满足日常信息传递即可。可见虽然都要求沟通能力但沟通能力的定义和分级是不一样的这些在职位说明书当中应该体现。有的公司的职位说明书做得比较好就是有了明确的分级；如果公司规模不大只要把这些能力列出来就可以了。 表62 人力资源经理能力与个性要求名称 要求程度 计划组织能力 较好 团队管理能力 较好 沟通能力 较好 分析判断能力 较好 计划委派能力 较好 个性 忌内向还有对产品知识、行业知识的要求也可以写在职位说明书中。这些内容的取舍由公司根据自己的情况来决定。所以职位说明书可
28、以写得比较详细也可以写得比较简略。那最简略的是什么呢？只有职责部分这也算是一个职位说明书。 详细型和简略型的职位说明书各有好处假如公司规模不大人与人之间彼此都很了解劳动环境差异也不大,就可以用一种比较简略的工作说明书。如果公司规模很大几千人甚至几万人职位说明书就要求精确、复杂、全面一些除了对能力、职责、任职条件、工作目的有要求外还要列上工作环境要求甚至具体的工作方法、工作程序当然职位说明书没有定规要适合企业的实际状况。 职位说明书的注意点忌流水账语言要有概括性 要把具有相同特征的工作合并为一项工作 避免使用独特的名词尽量使用通用的语言 多用动宾结构的词组 如：销售的职责是在计划的费用内领导控制
29、销售活动以取得预期的销售额。 在薪酬方面人事经理的工作内容是制订薪酬和福利政策审核每月的工资和税务报表。人事助理是计算工资额发放工资单然后编制税务报表并向政府部门提供统计资料。 【自检】 假设你服务的公司成立时间不长现在需要你来制作一份职位说明书你该依据什么来做？ _ _ _【参考答案】 制作职位说明书应该是基于现有状况考虑工作的合理性并有所提升的一个过程要求状况要有合理性。 职位说明书中职责的衡量标准职位描述的过程中每一项职责的衡量标准比较难以把握。因为这一点也是和目标管理和绩效考核相联系的工作说明书可以为这些工作提供依据。 所以完整的职位说明书应该包含着衡量标准一般情况下衡量可以从两方面来
30、考虑： 一个是数量：如利润率、产量、收入、市场占有率等； 一个是质量：如准确率、误差率、次品率等。 还有一些反馈性的指标比如说投诉、别人的称赞、客户的称赞、客户的满意程度还有员工的流失率、员工的满意度等等。 还有一些是成本、财务方面的指标比如说单位成本、预算与实际的比率、人工成本与销售额的比率都能为描述这个职位的工作职责与相关衡量标准方面提供参考。 【自检】 有人问：“我们公司人员变动非常快组织结构图也经常有变动职位说明书还有没有制作的必要呢？”你怎样看待这一问题？ _ _ _【参考答案】 尽管工作的内容和职位设置有变化如果没有职位说明书只会加重员工的忧虑感或者盲从感。这种情况下职位说明书不必
31、写得很详细只要把工作的核心部分用相对简练、精确的语言写出来就可以达到同样的效果。如果一个企业连工作规范也没有人们容易认为它没有前途。 制作职位说明书的步骤1.宣传 公司应该做好宣传工作这些工作主要是由人力资源部来做。主要向员工宣传制作职位说明书的目的、作用特别给一线经理讲清职位说明书的意义。 2.格式 接下来要设计一个比较适合本企业的格式。可以写几个例子让一线经理参考。 3.转化 因为职位说明只是工作分析的一个结果工作分析是一个前提所以要制作好职位说明书就要设计好工作分析的问卷让任职者和任职者的上级进行填写然后转换成职位说明书。 4.审核 各部门写完之后人事部门还要帮助其他部门来审核工作说明书
32、写得是不是完善有没有遗漏。要遵循“事事有人干人人有事干”的准则。事事有人干就是避免出现有活儿没人做的情况；人人有事干主要是考虑工作的饱满程度。 5.颁布 有些公司把职位说明书装订成册当成公司的规范文件来执行这非常好。这项工作本身就很重要。 【自检】 有人认为职位分析和职位描述只是企业管理工作中微不足道的部分还是应该把精力放在创造效益上。请你分析一下从职位分析和职位描述中我们得到什么？ _ _ _【参考答案】 很多人有过亲身体验：通过做职位分析和职位描述又把企业的组织结构理了一下对人员配置做了深入的思考理顺的过程比写的过程还要好。职位分析和职位描述我们看到的结果不过是一页一页的纸但是最重要的是在这个过程当中我们理清了思想：这个部门究竟该配多少人每一个人的职责是什么？如何来考核他？思路一下子清晰起来所以这个过程比结果还重要。 【本讲总结】 本讲介绍了什么是职位描述有什么样的作用构成的要素都有什么还有在职位描述过程当中应该注意的事项并特别指出在如今这个变化迅速的时代职位说明书依然很重要。 【心得体会】 _ _ _第 27 页 共 27 页