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1、Excel数据处理与分析实例教程（第3版）教案第9章 管理数据教学内容1. 简单排序2. 多重排序3. 自定义排序4. 自动筛选5. 高级筛选6. 分类汇总教学要求【知识目标】1. 了解数据清单的概念2. 了解排序的类型和基本内容3. 了解筛选的方式和类型4. 了解分类汇总的汇总方式【技能目标】1. 掌握简单排序、多重排序和自定义排序的方法2. 掌握筛选操作3. 掌握高级筛选操作4. 掌握分类汇总方法5. 掌握复制分类汇总数据的方法教学重点1. 自定义排序2. 自定义筛选3. 根据一个分类条件进行求平均值4. 分页显示汇总结果教学难点1. 自定义排序2. 自定义筛选教学方法讲授法、案例法、演示
2、法课时数4课时（讲授2课时，实验2课时）课程导入【思路】导入实例，提出问题，组织学生讨论。通过讨论，使学生了解管理数据是更好使用数据的前提，引出第9章要介绍的内容。【实例】管理人事档案（9.4实例） 分类汇总销售情况（9.5实例）【问题】1. 什么是排序？为什么要对数据进行排序？2. 什么是筛选？筛选的作用是什么？3. 什么是分类汇总？9.1 排序通过排序可以更方便地浏览和检索数据。例如，要在图9 1所示的“人事档案”工作表中按姓名查找某个员工的信息，只能逐行查找。如果要查找参加工作最早的员工就更困难了。通过对该工作表按照指定字段排序，上述需求就能方便实现。Excel的排序操作大致可以分为简单
3、排序、多重排序和自定义排序。9.1.1 简单排序所谓简单排序即将工作表的数据按照指定字段重新排列。例如，“人事档案”工作表原始信息是按照序号排列的，可以通过简单排序操作使其按姓名或是参加工作日期重新排列。简单排序操作一般可以通过“数据”选项卡中“排序和筛选”命令组的“升序” 和“降序” 命令实现，二者分别可以实现按递增方式和递减方式对数据进行排序。此外，“开始”选项卡的“编辑”命令组中也有“排序和筛选”命令。9.1.2 多重排序使用“升序”或“降序”命令排序方便、快捷，但是每次只能按一个字段排序。如果需要按多个字段进行排序，如对于“人事档案”工作表，需要对员工按“部门”排序，同一部门的按“职称
4、”排序，相同职称的按“工资”排序，可以通过Excel的排序命令实现。9.1.3 自定义排序对于某些字段，可能无论是按字母排序还是按笔划排序都不符合要求，如学历、职务、职称等字段，对此Excel还可以按用户自定义序列排序。9.2 筛选管理数据时经常需要从众多的数据中挑选出一部分满足某种条件的数据进行处理。例如，人事档案管理，需要筛选出到期将要退休的人员；又如学生管理，评选奖学金、推选保送生等，需要筛选出符合条件的学生。Excel提供了自动筛选和高级筛选2种筛选方法。自动筛选可以满足日常需要的绝大多数筛选需求，高级筛选可以根据用户指定的较为特殊或复杂的筛选条件筛选出自动筛选无法筛选的数据。9.2.
5、1 自动筛选执行自动筛选操作时，单击“数据”选项卡“排序和筛选”命令组的“筛选”命令。这时工作表的每个字段名上都会出现一个筛选箭头。单击任意一个筛选箭头，将会根据该字段数据的不同类型出现不同形式的设置筛选条件选项，图9 5所示为在筛选状态下，单击“职称”字段的筛选箭头，并选择“文本筛选”时出现的有关界面。9.2.2 高级筛选有些更复杂的筛选，使用“自定义自动筛选方式”对话框也无法实现，这时就需要使用高级筛选。例如，要从“人事档案”工作表中筛选出到指定日期应该退休的人员，其条件是性别为“男”且年龄满60岁，或者是性别为“女”且年龄满55岁。该条件显然无法使用自动筛选完成。使用高级筛选命令时，要求
6、先在某个单元格区域（称作条件区域）设置筛选条件。其格式是第一行为字段名，以下各行为相应的条件值。同一行条件的关系为“与”，不同行条件的关系为“或”。定义完筛选条件后，即可进行高级筛选操作。9.2.3 删除重复记录删除重复数据是数据管理工作中经常要做，但同时也是比较费时费力的一项工作。对于有重复记录的数据，利用高级筛选功能可以方便地剔除重复的记录。这只需要在“高级筛选”对话框中勾选“选择不重复的记录”复选框即可。这时的筛选结果除了只显示满足筛选条件的记录外，将满足条件但是重复的记录也剔除了。9.3 分类汇总将有关数据按照某个字段或某几个字段进行分类汇总也是日常管理数据经常需要完成的工作。这些计算
7、虽然可以使用Excel的有关函数或公式解决，但是直接使用Excel提供的分类汇总命令更为方便、快捷和规范。9.3.1 创建分类汇总创建分类汇总前，首先应该按照分类汇总依据的字段排序，一般可以通过简单排序实现。9.3.2 分级显示数据分类汇总完成后，可以根据需要选择分类汇总表的显示层级。从图9 13可以看出，在显示分类汇总结果的同时，分类汇总表的左侧出现了分级显示符号 和分级标识线，可以根据需要分级显示数据。单击某个显示符号，可以将其他的数据隐藏起来，只显示某层级的汇总结果。9.3.3 复制分类汇总如果需要将分类汇总的结果复制到其他位置或其他工作表，则不能采用直接复制、粘贴的方法。因为只复制分类
8、汇总数据，需要将有关的明细数据隐藏起来，直接复制、粘贴会将包含汇总数据和隐藏的明细数据的整个数据区域一并复制，所以需要借助其他方法实现。9.3.4 清除分类汇总当需要将分类汇总结果删除，将工作表还原成原始状态时，可以清除分类汇总。9.4 应用实例管理人事档案管理人事档案是典型的数据管理工作，数据相对稳定，计算简单，但是不同需求的排序、查询以及分类汇总等处理十分频繁。本节将通过人事档案管理的应用，进一步介绍Excel有关数据管理操作的方法和技巧。9.4.1 排序人事档案为了满足不同应用的需求，经常需要将人事档案按照不同的字段排序。如果只是简单地按照某个字段排序，可以直接单击“数据”选项卡“排序和
9、筛选”命令组的“升序”和“降序”命令实现。其他更复杂的排序要求则需要通过“排序”命令来实现。1按姓氏笔划排序2按部门、性别和婚姻状况排序假设需要将“人事档案”工作表按“部门”排序，相同部门的员工按“性别”排序（女员工在前），相同部门相同性别的员工按“婚姻状况”（未婚在前）排序。因为是按多个字段多重排序，所以应使用排序命令实现。3按学历排序当需要按“学历”从高到低排序时，系统本身是不知道学历高低的，所以需要先定义有关的自定义序列，然后指定按照该序列排序。9.4.2 查询人事档案人事档案的数据量通常都比较大，经常需要从中找出满足某些条件的人员或人员集合。一般的日常查询大多可通过自动筛选来实现，只有
10、特殊复杂的查询才需要使用高级筛选。1查询籍贯为四川的业务员要查询籍贯为四川的业务员，实际查询条件为：“籍贯”字段值为“四川”，而且“职务”字段值为“业务员”。2查询高级职称的员工假设“人事档案”工作表中包含“高级工程师”、“高级会计师”和“高级经济师”3种高级职称的员工，当要筛选出所有高级职称的员工时，可以在记录值列表框中逐个勾选上述3项，也可以通过“自定义自动筛选方式”对话框来设置相应的筛选条件。3查询基本工资最低的5位员工要查询基本工资最低的5位员职工，可以通过“数字筛选”的“自动筛选前10个”对话框来设置筛选条件。4查询高级职称2000年及以后和初级职称1990年及以前参加工作的员工要筛
11、选出所有高级职称2000年及以后和初级职称1990年及以前参加工作的员工， 实际查询条件是“职称”字段值前2位为“高级”而且“参加工作日期”字段值为大于等于“2000-1-1”和“职称”字段值前2位为“助理”而且“参加工作日期”字段值为小于“1990-1-1”。很显然这个查询条件比较复杂，既使使用“自定义筛选”也无法完成。9.5 应用实例分类汇总销售情况销售管理经常需要根据不同指标进行分类汇总，其中比较常用的主要有生产计划部门较为关心的不同产品销售情况，以及销售部门比较关心的业务员的销售业绩。本节通过销售管理中分类汇总销售情况等方面的应用，进一步说明Excel有关分类汇总操作的方法和技巧。9.
12、5.1 按产品分类汇总1按产品品牌分类汇总由于“销售情况”工作表已经包含“产品品牌”字段，所以按产品品牌分类汇总十分方便。按产品规格分类汇总由于产品规格不是独立的字段，而是嵌入在产品代号中，因此首先用分列命令将其独立出来，然后再进行分类汇总。9.5.2 按业务员分类汇总对于销售部门来说，主要希望通过汇总不同业务员的情况来考核业务员的销售业绩，最常用的就是按业务员汇总。其具体操作步骤在此不再赘述，按业务员汇总结果如图9 36所示。如果需要创建按业务员分类汇总的销售情况表，可以将汇总结果复制/粘贴到另一个工作表中。注意，复制时应采用9.3.3节所介绍的方法，先按条件定位至可见单元格，再执行复制操作
13、。从图9 36中可以看出，业务员“盛代国”的销售业绩比较突出。如果要查看该业务员的销售明细，可以单击该业务员所在行对应的“”号 显示结果，如图9 37所示。本章主要介绍了Excel应用于管理数据方面的操作。重点是通过人事档案数据的管理，全面了解和掌握Excel关于排序、筛选和分类汇总数据的方法。管理数据是Excel应用的重要方面，它可以实现数据库软件的一些基本功能，同时又比一般的数据库软件操作更方便，结果更直观。一、选择题（见教材）二、填空题（见教材）三、问答题1数据清单的基本约定包括哪几部分？ 2简单排序有几种排序方式？3高级筛选的条件区域不同行列条件的关系为何？ 4图9-38所示为公司绩效
14、奖金表的部分数据。若在K2单元格中输入了公式=I2AVERAGE(I2：I25)，则该公式的含义是什么？是否可以使用该单元格作为条件区域中的单元格来进行高级筛选操作。图9-38 公司绩效奖金表（部分）5分类汇总操作对工作表有什么要求？现有“人事档案”工作表如图91所示，按以下要求完成操作。1按照职称从高到低排序。2按照部门、性别、学历顺序排序。3筛选出所有学历为硕士和博士的员工。4筛选出所有学历为大专或大本且为20世纪80年代出生的员工。5计算出不同学历的平均基本工资。6计算出不同职称的平均基本工资，并将计算结果复制/粘贴到另一个新工作表中。讲授+演示【问题】筛选中通配符“?”和“*”的含义是什么？如何使用？【问题】筛选在数据分析中起什么作用？讲授+演示【问题】分类汇总在数据分析中起什么作用？讲授+演示演示：1.打开“档案管理”工作簿，并选定“人事档案”工作表。2.按要求排序相关数据。讲授+演示演示：1.打开“销售管理”工作簿，并选定“销售情况”工作表。2.按要求汇总该表数据。