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1、2022年会议管理办法 第一章? 总则第1条 为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，制定本方法。第2条 本方法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第3条 主要职责。1.集团领导：负责重要会议安排方案及会议纪要的审批。2.集团行政管理中心：负责会议安排方案的策划、落实以及会议的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。3.集团各中心：负责相关会议组织、召开、参加、打算及会议确定的落实等。其次章? 会议类型第4条 固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专题会议等。会议名称 召集部门 会议周期 参会人员 议题和活动股东大会 董事会 年度每年4月 股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层以上管理
2、人员和各分公司经理 审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告公司年会 企业管理中心 年度春节前半个月左右 分公司主要管理人员，获奖人员，部分项目经理，总部全员 年度工作报告、年度表彰、年终聚餐经营工作会议 经营管理中心 半年度过年后和6月底 各分公司经理、经营负责人、部分项目经理；集团总部各部门负责人 经营工作总结及座谈财务工作会议 财务管理中心 半年度过年后和6月底 集团财务部门全员各分公司财务负责人 财务工作总结及座谈质安工作会议 工程管理中心 半年度过年后和6月底 集团工程部门全员各分公司负责人 工程质量、平安、创优的总结与座谈公司例会 企业管理中心 每周周一召开 公司高管各部门负
3、责人 上周重大问题及部门安排执行状况等第5条 非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管部门与合作单位的会议，部门研讨会、培训会议等。第6条 会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议等。年度、半年度的固定大型会议，须要现场参加；其他会议可依据状况敏捷选择相应的会议形式，但应保证肯定的现场会议次数。第三章? 会议安排第7条 制定会议安排方案。按固定、非固定两类会议，行政管理中心做不同的安排方案。1.固定会议安排：行政管理中心可在每年年末制定其次年的会议安排（不含每周例会），填写会议安排表，并上报集团领导审批，在其次年年初公布安
4、排。2.非固定会议安排：各会议组织部门需在每月25号前向行政管理中心呈报会议需求，填写会议需求表，行政管理中心收到会议需求后，进行统一规划，制定月度会议安排，填写会议安排表，并将方案上报集团领导，经协调确认审批后，行政管理中心负责在每月30号公布下月会议安排支配。3.每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开，特别状况需变动的，应于上周周四发出下周例会变动安排的通知。第8条 组织实施。行政管理中心负责帮助其他部门组织会议，其他部门负责详细的会议安排实施，组织协调人员，主持召开会议。第9条 安排限制。行政管理中心负责督促其他各部门执行会议安排，当出现临时突发状况，行政管理中心负责刚好调整安
5、排，合理支配，保证会议的顺当召开。第四章? 会议打算第10条 公布会议通知。会议通知由责任部门提前3天拟定（大型会议需提前7天），责任部门按会议通知模板（附件3）填写好内容，通知的内容包括会议时间、参会人员、探讨主题、会议议程等，经部门负责人确认后发给行政管理中心，行政管理中心审核后进行公布。第11条 会场支配。行政管理中心帮助会议责任部门根据会议要求，负责会场打算，根据会议打算确认表打算好各类物品，责任部门负责人和行政管理中心负责人进行确认。对于电话会议和视频会议，应事先请公司系统管理员调试，确保设备正常运转。第12条 会议室运用。会议室的运用由行政管理中心统一支配，行政管理中心负责支配清洁
6、人员打扫会议室，保持会议室的干净、整齐。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理中心，行政信念中心进行登记，并打算相关物品，支配会后打扫。第13条 参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在会议通知发出以后在开会之前，必需支配专人负责会议场地、参会人员的确认工作。第14条 参会人员预备工作。1.参会人员需按会议通知要求打算会议材料。材料内容包括上次会议决议的实施状况、上一阶段主要工作、下一步工作安排、拟提交探讨的议案等。2.参会人员如有重要材料容汇报，应提前至少一天发送给其他参会人员。3.不允许提出对于本次会议未打算探讨的议题或本部门内部协调即可解决的问题。第五章? 会议召开第15条 会
7、场纪律。1.准时出席，不迟到、早退、缺席；2.会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置，确需接听时，应到会议室外，切勿影响会议的正常进行。3.会议期间不准大声喧哗、窃窃私语或打瞌睡；4.与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。5.不泄露会议机密，妥当保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第16条 签到。与会人员在会议签到表上签到，会议记录人员或会议组织部门指定专人对签到进行确认。第17条 会议议程原则。会议组织者要明确会议议程原则，并向会议主持人和记录人等转达议程原则，以确保会议的有效进行。1.会议主持。会议由主持人负责引导会议进程，完成会议的各项议程。2.会议记录。组织
8、者指定专人做会议记录，会议记录可采纳录音、笔录、摄影等方式，以确保记录精确。重要会议应支配拍照，供公司新闻稿用。3.时间限制。主持人根据会议议程限制会议时间，会议记录人员对主持人做出提示，经主持人提议可以适当延长会议时间。4.主题明确。会议围绕会议主题进行发言、探讨，主持人要确保主题明确，对跑题、偏题的发言要刚好指出，会议记录人员对主持人做出提示。5.形成决议。会议最终要形成决议或结果，由主持人确认。6.会议结题。主持人在会议最终做出总结，宣布会议决议或结果。第六章? 会后落实第18条 会议材料的整理与存档。1.会议材料搜集、汇总。在会后1天内，会议发言人应将本人会议上所用书面材料的电子稿提交
9、会议记录员和行政管理中心。2.会议纪要整理、发布。在会后2天内，会议记录员整理好会议纪要，提交给部门领导或集团领导批阅后，再交给行政管理中心，由行政管理中心负责发送给相关部门。3.存档、备案。行政管理中心档案管理人员，对会议材料和会议纪要进行归类存档，作为公司的学问资源。第19条 决议落实。会议上形成的决议由相关主管部门负责督办、落实，决议的完成状况由监督审计中心负责监督、检查，并计入部门考核。第20条 会议统计。行政管理中心每月3号之前汇总上月会议状况形成每月会议完成报表，内容包括会议安排与执行、会议考勤、纪律、会议决议等；刚好收集会议决议的执行进度，并适时公布。第七章? 会议总结第21条
10、会议管理总结。行政管理中心每个月对会议管理的实际状况做出总结，包括执行状况、问题、建议等，并依据会议管理阅历，不断完善会议管理方法和流程。第22条 会议运行总结。各部门应对会议的有效性进行总结，提出看法和建议，组织专题会议研讨会议召开的频次与方式、会后实施与监督方法，不断改进会议效率、质量。第23条 会议中，各部门应对上一个周期会议上提出各项问题的解决状况进行反馈，有结果的反馈结果，没有结果的则反馈详细解决到哪一步，预料还有多少时间能完成，明确时间和主要推动步骤。第八章? 附则第24条 本方法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及说明。第25条 本方法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第26条 附件：（1）会议安排表；（2）会议需求表；（3）会议通知；（4）会场打算确认表；（5）会议签到表；（6）每月会议完成报表。? 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页