信息资源管理方案.pptx

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1、l一. 概述 在知识和信息已经成为第一资源的今天，准确、及时、通畅、有效的信息及其管理是任何企业了解市场、提高工作效率、获得成功的最基本必要条件，更重要的是，本集团是智力型企业，信息资源是本公司最重要的资源，因此，加强信息管理、明确信息管理的发展与定位是必须尽快解决的课题。根据集团公司的现状、将来可能形成的发展方向、已形成的重要信息资源和信息产品开拓等情况，现提出集团信息管理方案，供大家讨论。 1. 树立新的信息观念，提高信息资源的意识，收集、开发 和利用能力。2. 尽快整合公司内外信息资源，加强力量，最终形成为公司主要核心竞争力之一，加快市场和各类产品开发步伐。3. 加强内外部的信息交流和沟

2、通，实现信息共享，提高信息利用效率和工作效率。4. 明确信息管理职责、确定信息渠道和分类、规范信息行为，建立公司信息管理体系。5. 制订信息管理目标责任制和信息奖惩制度，提高员工参与的目标性和积极性。6. 共享信息明确化、方便化、机密信息制度化、安全化。 为了加强信息资源的管理，本方案明确集团负责信息管理部门是战略规划部信息研究中心，其它部门和分公司在信息中心的指导下进行信息管理，所有信息、资料的对外定制、内部管理、协调等组织工作统一由信息中心负责。 为了适应本变化，应加强信息中心的力量，在人员、设备、资料等方面进行调整和加强。 1.报刊、2.资料（书面和电脑文献）、3.客户信息、4.竞争对手

3、信息、5.行业信息、6.政府、协会信息等、7.合理化建议、8.员工信息管理、9.社会信息资源管理、10.集团网上信息等。 文献档案和图书由行政部进行统一管理。l1. 关于内部信息和资源管理关于内部信息和资源管理l 1）关于制订信息管理制度l 制定集团信息管理制度（含计算机管理制度和信息奖惩办法等）是信息管理的基础，一定要体现资源共用、信息共享、提高信息资源和信息处理设备的使用效率，明确部门、分公司和个人的信息职责、义务，加强信息沟通，提高信息管理效率和应用效果。l 建立集团信息工作目标计划管理制度和规划，与集团产品（现在、将来）进行有机的结合，并与效益和奖惩结合起来，具体制度和规划将根据集团总

4、体规划另定。l 建议各部门和分公司指定专人作为信息管理人员，该人员实行双重管理制度，即既接受所在部门、分公司管理，也接受信息中心管理，明确信息职责和沟通渠道，提高工作效率。并建立信息管理人员的工作机制和制度，该机制和制度应包括：个人管理职责、管理的信息内容和渠道（例如：网络信息收集方面，确定主要工作网络和栏目名称、工作时间、频度、收集、保存和交流的方式等）。l 或在集团公司设立专门市场、网络信息收集、管理人员，这样既可提高网上搜寻效率，又可避免中高级管理人员陷入具体的、简单重复性工作之中，使他们发挥自身的优势，在管理和经营方面起到应有的作用。l l 为了加强内部信息沟通，建议采取下列措施： 出

5、门计划黑板通报、提前半天公告； 周计划和报表制度，将计划表和报表 规范化和方便化，并在规定的范围内， 进行传阅和签字办法，以减少周例会的 时间 和次数； 为提高工作效率，建立尽量采取网上信息交流、 通报的方式。l 电脑是信息处理的主要设备，鉴于公司电脑的实际情况，为了提高公司电脑的使用率和提高工作效率，建议取消电脑开机密码，电脑的使用权和管理权分开、任何人都可使用任何电脑，对于需要保密的文件采取其他手段进行保密。 或将集团的电脑分为两大类：办公型和信息资源型，办公型不设置开机密码，需要时，只设置文档密码，资源型设置开机密码，只对有关人员开放。l 实现电脑信息和资料管理目录规范化、统一化，在同一

6、界面下文件和文件夹分开，不能混在同一个目录下，并达到外观一致、分类统一、格式统一、方法统一、编号统一，软件统一；个人资料等非公司资料一律放在其他文件夹的个人文件夹中；每一层文件夹不得多余10个，分公司文件夹层数不得多余四个，具体的分类和命名另行规定，由各公司负责，信息中心协调。l 所有有关对外信息人员（信息收集人员、销售人员等）必须按照分公司和集团的有关规定，及时、准确、完整地将收集到的信息按照规定的方式和内容进行整理、编录、分析和归档，不得私藏客户信息。在信息管理制度中，对本规定和相关奖惩办法进行详细说明。 为提高报刊的使用效果，对报纸和刊物进行统一专人管理，实行先上架后阅读的定点阅读制度，

7、严格禁止私自剪裁、拿走，阅读完毕后放回架子上。资料的剪裁应经过同意后，方可进行。 在报刊的数量和种类方面，建议适当增加，主要增加云南地方主要报刊和必要的行业报刊。l 尽快建立内部信息资源数据库，该数 据 库 在 目 前 阶 段 建 议 统 一 采 用ACCESS数据库软件或其它数据库（基本不需要投资），该数据库的迅速建立和使用是开拓市场、迅速开展信息、咨询服务、开发信息产品等工作、加快集团发展速度的关键所在，必须引起高度重视。l 为加强内部信息沟通，提高员工信息素质，建议设立两种不定期的内部信息刊物：l内部信息通报针对全体员工，以 板报的形式。l重要信息通报针对主要人员，以 文件和网上形式。l

8、 该信息动态主要面向昆明和云南企业高层人士和会员，通过网络（主要形式）和传真的方式发给客户。作为一种客户服务增值手段，加强信任和接触，为将来的“竞争情报产品竞争情报产品”等等打下基础，所以，应尽量获取企业主要人员的电子邮箱和企业网址，也可有条件地根据客户的需求，分类制作和发布。 l 建立“内部员工个人脉关系网络数据库”，并以此为基础，探索和研究社会性信息资源的开发和利用，进行网络的快速扩展和开发，形成独特的信息资源优势，争取把集团信息资源的层次更加全面化和丰富化，为咨询和信息产品的开发奠定坚实的基础。l 作为智业型企业，员工的信息意识、信息收集、应用能力非常重要，因此，必须加强信息意识和能力的

9、培训和培养。l 拟采取三种方式：内部刊物、定期短时学习、专题自学（配合检查、考试等）。l 在信息处理软件信息方面，尽快确定使用何种信息数据库软件，并展开培训，提高信息处理效率。l 为了鼓励内部员工和会员（其中，会员参与非常重要，这是信息开发利用的突破口，必须有制度和条件进行保证）参与信息收集、开发和利用，提高公司的综合竞争力，公司一方面应制订有吸引力信息提供、应用奖励政策，另一方面，加强企业知识管理和共同发展企业文化的培养。l 为了提高公司网络信息搜寻和管理的水平，建议引入和使用网络专门自动搜索、下载、存储、分类软件。该软件可极大提高公司的竞争力和工作效率。l 在确定了集团近几年内产品和发展方

10、向等的条件下，尽快编制出具有一定超前性的集团产品介绍，便于市场开拓、产品的开发和形象的迅速建立，可加快发展速度。l 主要客户需求的深度了解、挖掘体系的建立，对提高企业的竞争力具有重大意义。例如：了解客户的主要顾客情况、原材料供应情况、技术情况、人员结构与需求情况等，并建立客户信息联络员制度等。该体系的建立包括： 制度建立、人员培训、调查表设计、数据库建立、制度建立、人员培训、调查表设计、数据库建立、信息联络员管理和奖励等。信息联络员管理和奖励等。l1）疏通对外信息渠道，提高 资源效益l 加入国内外与我集团资源、市场相关的信息网络、企业和协会或建立战略联盟，建立资源对接，提高资源整合效益和数据量

11、。 外部信息渠道的疏通、建立和培育，形成有效的沟通机制，信息、资料交换制度。例如：在渠道方面，明确下列外部信息渠道：科技情报所、图书馆、行业协会、大学、科研机构、新闻机构和政府部门等。在具体信息资料方面，确定主要搜索网络、查阅资料的名称、查阅时间、方法、人员职责、奖励政策等）。l 为了便于尽快整合、分类和利用信息资源，避免资源和精力分散，应对集团的信息、咨询服务行业进行及时和准确定位。例如，主要服务于云南的主要行业和支柱产业： 烟草、水电、环保、旅游、医药、生物和矿产资源、信息，中国东盟自由贸易区、大昆明建设等）l 本世纪中国和云南面临的最大发展机遇是中国东盟自由贸易区建设，因此，应尽快进行有

12、关信息渠道的疏通和信息交流机制的建立，争取抢占先机。建议尽快作专题研究，并成立专门工作小组迅速展开工作，研究和发现机会和制订必要措施。l 例如，与北京中国东盟商务中心及其网站等有关企业建立联盟关系；与云南相关权威机构建立联系，为建立有关信息数据库、开辟相应网站栏目、开发信息产品，建立市场形象、开拓市场打下必要的基础。 l 建立“开拓云南市场俱乐部开拓云南市场俱乐部”，该俱乐部主要服务对象是省外到云南开拓市场的企业。努力把该俱乐部建设成为这些企业开拓云南市场的大本营，成为他们必须依托的组织，为他们提供多种服务，并建立紧密了联系 。l 同时，这些企业也将成为云南企业“走出去走出去”的主要渠道和依托

13、。最终，通过集团的努力，形成一种省内外企业良性互动的局面，最大限度地加快集团的发展，为推动云南的经济建设发展作出积极的贡献。l1）集团网站的定位）集团网站的定位l 根据云南省多数网站的实际情况（专业性不强、定位不清晰、实用性差等），云南面临的国内外形势和机遇，以及公司的资源和将来的发展定位、目标等情况（例如：不仅仅面对昆明或云南，省外企业应作为今后的发展重点），建议对公司网站的客户目标群进行新的和明确定位，并做相应的栏目增加和改进，扩大影响面。l l 建议增加下列栏目：“西部大开发与云南西部大开发与云南”、“中国东盟自由贸易区建设与云南中国东盟自由贸易区建设与云南”、“云南支柱产云南支柱产业发

14、展业发展”、“信息、竞争与发展信息、竞争与发展”、“商务信息和调商务信息和调查查”、“法律服务和企业信用法律服务和企业信用”，“外地企业云南服外地企业云南服务中心务中心”等，这些专栏内容分类分级，实行会员制（分为：普通非中外名家会员、俱乐部等会员；中外名家会员、俱乐部等会员；交费会员；信息定制会员等）。l 设立“客户、会员信息客户、会员信息”专栏，该专栏具有一些对企业有用的、价值高的各种信息，并可对部分重要客户、会员开放集团部分信息资源，强化于客户间的关系。l 为了扩大集团在国内外的影响，建议与国内主要有关网站建立联系，并进行相互链接。 l 集团网站实行双重管理制度，技术和维护由电子商务公司负责，信息内容的选择、管理由信息中心负责，电子商务公司协助（即电子商务公司指定一名员工负责输入，该人员接受双重领导）。l未完成，暂略去。l 由于时间的仓促、本人水平的不足和集团情况了解的不够，本方案存在诸多问题，请批评指正，共同促进集团的快速、健康发展！谢谢 谢！谢！