《办公室文件记录控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室文件记录控制程序.docx（4页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、记录控制程序1 .目的对记录的标识、收集、编目、使用、归档、贮存、保管和处理进行控制，为管 理体系过程运行、物业服务符合规定要求及持续改进提供证据，必要时作为可 追溯的依据。2 .范围适用于公司所有记录的控制和管理。3 .职责(1)综合部负责监督物业管理部各部门记录文件的控制；(2)公司各部门和物业管理处各岗位配合做好记录控制的工作。4 .工作程序(1)记录格式的管理 记录的格式分为国家、行业规定的标准记录格式或公司编制的记录格 式两大类。记录的格式内容应满足管理体系过程运行要求，并结合其工作特点。记录格式的编制和收集1)管理体系文件已明确引出的记录格式，由文件编制部门负责记录格式的编 制。管
2、理体系运行过程需要新增的记录格式，由各主管部门负责组织相关 人员编制，经部门负责人确认后递交综合部门复核、备案。必要时须说明 份数和传递的方式、路径。2)各部门负责本部门使用的国家、行业规定的标准记录格式的收集，经部门 负责人确认后移交综合部门复核、备案。记录格式的发放1)管理体系文件引出的记录格式，由文件发放部门随(按)文件发放方式发 放。2)除管理体系文件引出的记录格式外的记录格式，由综合部门根据实际需要 发放至各使用部门。记录格式的更改1）各使用部门应及时收集国家、行业规定的标准记录格式的更改信息，瑞4日 关更改的记录格式，提交综合部门复核、备案。2）各使用部门因需要提出公司记录格式的更
3、改，及时将更改的记录格式，提 交综合部门复核、备案。记录格式目录1）各使用部门应及时建立并更新本部门使用的记录格式目录（外来）或 记录格式目录，每半年提交综合部门复核、备案。综合部负责每半年 整合各使用部门提交的记录格式目录（外来）和记录格式目录。2）记录格式目录的内容包括记录编号、记录名称、保存期限及保存地点 等内容。（2）记录的编号，按文件编号工作规程的相关规定执行。（3）记录格式的复制、印刷根据日常工作需要，可按规定对记录格式进行复制、印刷：少量复制时，由各使用部门直接复制；需批量印刷时，由各使用部门将数量提交综合部门统一印刷。（4）记录的填写 记录内容应按其格式要求认真填写，使用黑色中
4、性笔填写，不宜使用 铅笔或圆珠笔书写，书写时保持字迹清晰易辨，并注明日期、部门（包括签章） 或姓名（包括审核和批准），确保记录内容及时、真实、准确、完整，签全名。 记录内容遇不需要填写时，应在空格上划斜线表示，或遇记录 内容填写有空余时，应划折线“勺”或加盖（填写）“以下空白”章（字）。 （5）记录内容的更改记录内容填写完成后一般不得任意更改，遇特殊情况需要更改时： 书面文本记录内容的更改，可在原记录内容上划双横线（保持原记录 可辨认），并在其旁填写更改后的内容，需要时重新填写记录的内容，保留原 始记录内容； 电子文本记录内容的更改，应按正确的要求更改或重新填写记录的内 容，需要时保留原始记录
5、的内容； 记录内容的更改，由更改人或负责人（批准人）签字（盖章），并注明日期。（6）记录的发放 记录要求按规定的要求，正确填写完整后才能发放。记录的发放形式包括：签收和张贴。1）记录发放、签收时，发放部门负责填写文件（记录）发放/回收/接收登记 表，接收部门（人）在文件（记录）发放/回收/接收登记表上签名。以挂号信、传真等形式发放时，保存相应证据视作接收人签收；2）记录张贴发放时，发放部门负责填写文件（记录）发放/回收/接收登记表, 并在规定范围内张贴。记录接收部门（除公司外单位），负责将接收的记录及时填写在本部 门文件（记录）发放/回收/接收登记表内。（7）记录的收集、归档和保管记录的使用部
6、门或保管部门应指定保管人员收集、归档和保管记录。 电子文本记录应按保存期限保管，在使用和保存期内，及时拷贝备份。 记录的使用部门保管人负责记录收集，根据编号、名称、时间顺序按 月、季或年度整理成册（书面文本记录）或整理集合（电子文本记录），附有 封面和目录，并注明编号、名称、日期等。 记录的保管部门保管人负责记录适时归档工作。使用部门的记录需移 交时，应填写文件（记录）移交单，向保管部门保管人办理移交手续。 记录的归档，应采用适宜的贮存器具，如夹、盒、箱、柜等，确保便 于存取和查阅。 记录的保管，应在适宜的环境下贮存，按保存期的要求做好防护措施， 防止损坏、 变质和遗失，确保记录完整、清晰。（
7、8）记录的处理 记录保存到期后，由使用部门配合保管部门保管人对记录进行筛选， 需销毁处理的记录，填写文件处理审批表，经保管部门负责人批准，由保 管人员在指定专人监督下定期统一销毁处理；需继续保留有历史参考价值的记 录时，保管部门需加盖“作废保留”印章，并注明作废加盖的年、月、日，同 时填写文件（记录）作废保存登记表进行妥善保管，防止误用。 记录保存期内，使用部门或保管部门需处理记录时，由保管人员填写 文件处理审批表，经使用部门或保管部门负责人批准，需要时报总经理（或 其授权人）批准，由保管人员在指定专人监督下统一销毁处理。（9）记录的查阅、借阅和复制记录的查阅、借阅公司内部人员查阅、借阅记录，
8、经使用部门或保管部门负责人同意后，在 公司内查阅、借阅，应填写文件（记录）查阅/借阅登记表；外部人员 查阅、借阅记录，应填写文件处理审批表，由联系部门负责人同意， 经使用部门或保管部门负责人批准后，在公司内查阅、借阅，同时填写文 件（记录）查阅/借阅登记表。记录的复制公司内部人员复制记录，应填写文件处理审批表，由提出复制部门负 责人同意，经使用部门或保管部门负责人批准，在公司内复制；夕卜部人员 复制记录，应填写文件处理审批表，由联系部门负责人同意，经使用 部门或保管部门负责人批准，必要时报总经理或其授权人批准，在公司内 复制。原则上记录不外借阅或不外借复制，以防止丢失和损坏。公司内部人 员确因工作需要，则需办理借阅或复制的手续，并限期归还。5 .相关/支持性文件（1）文件编号工作规程6 .相关记录（1）记录格式目录