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1、文秘管理与写作文秘管理与写作主讲：张主讲：张 勇勇TEL：842720091课程说明课程说明教学目的教学目的：系统掌握办公室管理的基本工作程序、要求和操作规范；掌握常用应用文种的理论知识和写作方法，增强应用文写作能力。基本要求基本要求：本课程的教学既要传授教材所讲文秘管理与文秘写作两方面的基本概念和基本知识，又要让学生了解主要的管理实务和常见应用文种写法，引导学生把学到的知识运用于实践。2第一章 文秘管理引论教学目的与要求：教学目的与要求：了了解解文文秘秘管管理理的的涵涵义义、特特点点和和作作用用；理理解解文文秘秘管管理理的的内内容容和和原原则则；掌掌握握文文秘秘管管理理机机构构设设置置的的现
2、现状状、设设置原则以及文秘管理人员的素养。置原则以及文秘管理人员的素养。3第一节文秘管理的涵义和作用一、文秘管理的涵义一、文秘管理的涵义 文文秘秘管管理理，即即事事务务管管理理。它它是是指指各各类类组组织织内内部部的的综综合合办办事事机机构构，对对本本组组织织综综合合性性的的日日常常事事务务、办办公公环环境境、工工作作秩秩序序、规规章章制制度度、物物资资财财产产等等所所进行的管理。进行的管理。4第一节文秘管理的涵义和作用二、文秘管理的特点二、文秘管理的特点 服务性服务性 复杂性复杂性 政策性政策性 时间性时间性三、文秘管理的作用三、文秘管理的作用 保障作用保障作用 助手作用助手作用 纽带作用纽
3、带作用 垂范作用垂范作用5第二节 文秘管理的内容和原则一、文秘管理的主要内容一、文秘管理的主要内容行行政政事事务务管管理理包包括括规规章章管管理理、办办公公环环境境管管理理、会会议议管管理理、信信息息管管理理、内内部部监监察察以及企业股份管理等内容。以及企业股份管理等内容。办办公公事事务务管管理理包包括括日日常常办办公公事事务务管管理理、公公关关事事务务管管理理、办办公公物物品品管管理理、文文书书资资料料管管理理、财财产产管管理理、生生活活福福利利管管理理以以及及安安全全卫生管理等内容。卫生管理等内容。6第二节 文秘管理的内容和原则二、文秘管理的基本原则二、文秘管理的基本原则从实际出发，按客观
4、规律办事的原则从实际出发，按客观规律办事的原则分工协作，统一指挥的原则分工协作，统一指挥的原则依法管理的原则依法管理的原则注重效率的原则注重效率的原则公私分离原则公私分离原则技能转移原则技能转移原则弹性例外原则弹性例外原则前前提提：符符合合党党和和国国家家的的路路线线、方方针针、政政策策，符符合有关的法律、法规。合有关的法律、法规。7第三节 文秘管理机构的设置一、文秘管理机构设置现状一、文秘管理机构设置现状党政机关、民主党派和人民团体党政机关、民主党派和人民团体企事业单位和其他经济组织企事业单位和其他经济组织二、文秘管理机构的设置原则二、文秘管理机构的设置原则（一）精简高效的原则（一）精简高效
5、的原则（二）科学合理的原则（二）科学合理的原则组织结构要科学合理组织结构要科学合理职责确定要科学合理职责确定要科学合理人员配备要科学合理人员配备要科学合理8第四节 文秘管理人员的素养一、职业道德修养一、职业道德修养忠于职守，忠诚可靠忠于职守，忠诚可靠埋头苦干，默默奉献埋头苦干，默默奉献服从领导，贯彻意图服从领导，贯彻意图实事求是，廉洁奉公实事求是，廉洁奉公 谦虚谨慎，平等待人谦虚谨慎，平等待人 严格保密，守口如瓶严格保密，守口如瓶严谨细致，迅速敏捷严谨细致，迅速敏捷9第四节 文秘管理人员的素养二、文化知识修养二、文化知识修养基础知识和基本理论基础知识和基本理论社会科学社会科学 自然科学自然科学
6、专业知识和业务知识专业知识和业务知识有关文秘管理的知识有关文秘管理的知识有关行业的知识有关行业的知识外语。外语。相关学科知识和新兴学科知识相关学科知识和新兴学科知识10第四节 文秘管理人员的素养三、能力才干修养三、能力才干修养观察分析和创新能力观察分析和创新能力表达能力和办事能力表达能力和办事能力沟通和协调能力沟通和协调能力 适应能力和自控能力适应能力和自控能力办公自动化设备的操作能力办公自动化设备的操作能力11第二章 办公环境和人员管理 学习目的与要求学习目的与要求 了解办公环境管理的含义和作用了解办公环境管理的含义和作用 了解文秘人员招聘与培训的基本要了解文秘人员招聘与培训的基本要求求 理
7、解文秘人员管理的基本要求理解文秘人员管理的基本要求 掌握办公环境布置和管理的基本内掌握办公环境布置和管理的基本内容和方法。容和方法。12第一节 办公环境管理的含义和作用一、办公环境管理的含义一、办公环境管理的含义广广义义：组组织织机机构构所所有有成成员员所所处处的的大大环环境境的的管理管理狭义：文秘部门所处环境的管理狭义：文秘部门所处环境的管理人文环境人文环境自然环境自然环境13第一节 办公环境管理的含义和作用二、办公环境管理的作用二、办公环境管理的作用有有助助于于树树立立组组织织的的良良好好形形象象，有有助于组织工作的开拓和发展助于组织工作的开拓和发展良良好好的的环环境境有有利利于于领领导导
8、提提高高工工作作质量和效率质量和效率良良好好的的环环境境有有助助于于文文秘秘人人员员开开展展各项活动。各项活动。14第二节 办公室环境的布置和管理一、办公室环境布置和管理的总体要求一、办公室环境布置和管理的总体要求整洁整洁 ：桌椅整齐：桌椅整齐 桌面简洁桌面简洁 保持清洁保持清洁安静安静：选择地点：选择地点 良好习惯良好习惯 光度适度，空气清新，温度适宜光度适度，空气清新，温度适宜自自然然光光 灯灯光光 空空气气流流通通 温温度度调调节节（20-25）色调柔和，环境美化色调柔和，环境美化天花板：白色天花板：白色 四面墙：浅四面墙：浅 地面：深地面：深适当美化：与单位性质和企业文化适应适当美化：
9、与单位性质和企业文化适应15第二节 办公室环境的布置和管理二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与要求（一）（一）办公室的布局设计办公室的布局设计封闭式办公室封闭式办公室16第二节 办公室环境的布置和管理二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与要求（一）（一）办公室的布局设计办公室的布局设计开放式办公室开放式办公室17第二节 办公室环境的布置和管理二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与要求（一）（一）办公室的布局设计办公室的布局设计公寓式办公室公寓式办公室18第二节 办公室环境的布置和管理二、办公室环境布置的内容与要求二、办公室环境布置的内容与
10、要求（二）办公室环境布置（二）办公室环境布置 照明照明 尽可能采用自然光照明尽可能采用自然光照明 色彩色彩 一般天花板用白色，墙壁用淡色，一般天花板用白色，墙壁用淡色，地板可以深一些。地板可以深一些。隔音隔音 必要的隔音必要的隔音 空气调节空气调节 美化美化 可用盆景、挂画等进行美化。可用盆景、挂画等进行美化。19第二节 办公室环境的布置和管理三、办公室的整理三、办公室的整理（一）上司办公室和接待室的整理（一）上司办公室和接待室的整理20第二节 办公室环境的布置和管理三、办公室的整理三、办公室的整理（二）文秘人员办公室的整理（二）文秘人员办公室的整理 简单简单 实用实用 庄重庄重 21第二节
11、办公室环境的布置和管理三、办公室的整三、办公室的整理理（三三）办办公公室室的的日常维护日常维护22第三节 文秘人员的管理一、男性文秘人员一、男性文秘人员的着装要求的着装要求（一一）职职业业服服饰饰装装备备（二二）领领带带与与服服装装的搭配的搭配（三）鞋袜的选择（三）鞋袜的选择 23第三节 文秘人员的管理二二、女女性性文文秘秘人人员员的着装要求的着装要求（一一）职职业业服服饰饰装装备备（二）鞋袜的配备（二）鞋袜的配备24第三节 文秘人员的管理三三、文文秘秘人人员员的的自自我管理我管理工作管理工作管理行为管理行为管理时间管理时间管理办公环境管理办公环境管理25案例 年年轻轻的的张张秘秘书书刚刚从从
12、大大学学毕毕业业，干干工工作作充充满满活活力力，加加上上他他好好学学上上进进，多多次次受受到到领领导导的的表表扬扬。有有一一天天上上午午，公公司司的的王王经经理理急急着着外外出出开开会会，但但需需要要的的材材料料却却一一直直未未拿拿到到手手，急急得得团团团团转转。有有人人说说，材材料料是是张张秘秘书书整整理理的的，而而张张秘秘书书刚刚好好去去了了业业务务部部。性性急急的的王王经经理理大大声声地地吼吼叫叫起起来来，命命人人找找回回了了张张秘秘书书。张张秘秘书书后后脚脚跟跟还还未未进进门门，就就听听到到王王经经理理劈劈头头盖盖脸脸的的吼吼声声：“你你干干什什么么去去了了？要要的的材材料料为为什什么
13、么不不按按时时拿拿出出来来？叫叫我我拿拿什什么么去去开开会会？你这个秘书是怎么当的？你这个秘书是怎么当的？”面面对对无无辜辜的的责责骂骂，张张秘秘书书立立即即涨涨红红了了脸脸，三三步步并并做做两两步步，在在王王经经理理办办公公桌桌下下的的文文件件堆堆里里翻翻出出一一份份材材料料，甩甩在在了了他他的的面面前前：“材材料料是是徐徐秘秘书书整整理理的的，昨昨天天下下午午就就给给了了你你，你你这这当当领领导导的的记记性性哪哪里里去去了了？”这这时时，办办公公室室主主任任赶赶紧紧催催王王经经理理上上车车。可可是是，王王经经理理出出门门时时回回过过头头来来说说：“等等我我开开完完会会回回来来，再再和和你算帐！你算帐！”本案例中，张秘书的行为有无不妥，请从文秘人员自我本案例中，张秘书的行为有无不妥，请从文秘人员自我管理的角度加以分析。管理的角度加以分析。26第四节 文秘人员的招聘与培训一一、文文秘秘人人员员的的招聘招聘发发布布招招聘聘信信息息求求职职申申请请面面试试测测试试选选拔拔录用决定录用决定二二、文文秘秘人人员员的的培训培训入门培训方式入门培训方式 管理培训和进修管理培训和进修 27