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1、吉林大学党群_行政类档案立卷工作规范吉林高校党群_行政类档案立卷工作规范 本文关键词：吉林高校，党群，规范，行政，档案吉林高校党群_行政类档案立卷工作规范 本文简介：吉林高校党群、行政类档案立卷工作规范为了提高我校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，依据高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我校实际，特制定本规范。1党、政档案工作基本原则1.1凡是学校在党群、行政管理活动中干脆形成的具有保吉林高校党群_行政类档案立卷工作规范 本文内容：吉林高校党群、行政类档案立卷工作规范为了提高我校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业
2、务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，依据高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我校实际，特制定本规范。1党、政档案工作基本原则1.1凡是学校在党群、行政管理活动中干脆形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。1.2党、政档案必需集中统一管理，确保完整、系统、精确和平安，便于开发利用。1.3党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。1.4党、政文件材料归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、室、系所、中心的安排和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政
3、档案工作。1.5学校各部、处、室、系、所、中心要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，仔细做好本部门党、政档案的收集整理归档工作。1.6要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。2.归档范围的确定2.1确定的原则2.1.1归档的党、政文件材料必需对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和探讨价值。2.1.2归档的党、政文件材料必需反映学校党、政部门职能活动的全过程，保证完整、精确、系统。2.1.3归档的党、政文件材料必需遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照看不同部门的不同特点。2.2归档的主要内容和重点2
4、.2.1归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理性文件除外）、工会、团委四个系统的内容，详细归档范围见附件一、附件二。2.2.2归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特殊是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。2.3不归档的文件材料2.3.1上级机关普发供参阅，不办的文件材料；2.3.2上级机关发来供工作参考的抄件；2.3.3上级机关征求看法未定稿的文件；2.3.4重份文件；2.3.5无查考利用价值的事务性、临时性文件；2.3.6未经会议探讨，未经学校领导批阅、
5、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次核对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最终定稿除外）；2.3.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；2.3.8无特别保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设性看法的人民来信；2.3.9学校内部相互抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；2.3.10本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；2.3.11为参考目的从各方面收集的文件材料；2.3.12非隶属机关抄送的不须要办理的文件材料。以上某些方面假如须要，也可自行作资料暂存。3.党、政文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1部门立
6、卷3.1.1依据档案法及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平常要作好档案的整理，预立卷工作。3.1.2学校档案馆依法对党、政管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。3.1.3网上著录是党、政管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。详细见吉林高校网上著录工作规范。3.2预立卷3.2.1档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平常归档工作，提高立卷质量，便利归档前的查找利用具有重要的作用。3.2.2党、政管理部门可依据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既
7、要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。4.党、政文件材料的归档流程4.1形成与积累4.1.1学校各院、部、处、室、馆、系、所、社、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。4.1.2各立卷单位依据历年文件材料形成规律，预料新的一年可能产生的新内容，参照附件一、附件二编制案卷类目。4.1.3每一个立卷归档单位的专、（兼）职档案员，在平常应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，依据案卷类目分别归卷。4.2立卷4.2.1立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系
8、，适当照看保存价值，分类组卷，以能精确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。4.2.2立卷分工4.2.2.1中共中心、国务院、省、地、市党委、人民政府、教化部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，有党办、校办立卷归档，专业性或详细业务性的，由各承办单位立卷归档。4.2.2.2以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。4.2.2.3党委和学校召开的代表大会，全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性特地会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。4.
9、2.2.4校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件由党办或校办立卷归档。4.2.2.5两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。4.2.2.6各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。4.2.2.7重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。4.2.3立卷程序根据归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：4.2.3.1检查案卷的文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。4.2.3.2检查案卷文件的联系。依照案卷类目订正案卷
10、之间文件归卷不统一，相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。4.2.3.3检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一样。4.2.3.4检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。4.2.4立卷分类4.2.4.1分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、安排，一般可归入文件内容针对的第一年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最终一年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规
11、性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入特地年度。4.2.4.2分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。4.2.4.3分期限。将文件根据规定的不同保管期限分开。4.2.5立卷组合4.2.5.1立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。4.2.5.2立卷组合形式：一般按会议文件、会议的届次组合，依据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，根据格式名称组合，依据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理
12、和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作安排、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合。4.2.6卷内文件材料按重要程度或时间依次排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；其他文件材料按时间依次排列。4.2.7卷内文件材料一律拆掉金属物，对已破损的文件要进行修补。4.2.8按卷内文件依次编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。4.2.9拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级书目的著录。案卷标题要求结构完整
13、，一般应精确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题限制在50个字符之内。外文标题限制在101个字符之内。4.2.10利用档案管理软件著录并打印卷内文件书目时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一样。序号一栏，应填写卷内文件排列先后依次的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.
14、”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。4.2.11填写卷内备考表。本卷状况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等状况，立卷人要照实填写并签名标注时间（必需用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。4.2.12装订。装订成卷的文件材料，应选择胶订或线订，不能用金属材料装订。线订案卷采纳三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。4.3归档验收4.3.1移交档案时交接双方必需当面检
15、查验收，检查文件材料是否收集齐全、完整，排列、书写、装订是否符合要求，标题是否准确。凡不符合规定者，接收人可暂不接收并要求改正补交。4.3.2移交时需备有：纸质档案，档案案卷书目一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点签字盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必需加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必需用碳素笔或蓝黑钢笔书写；时间一栏，必需填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。4.3.3党、政类档案于次年五月底以前归档。5.党、政档案的管理5.1分类编号5.1.1参照高等学校档案实体分类法分类标引，给出检索分类号。5.1.2一级类目的设置
16、与标识一级类目的标识，采纳类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“DQ”，即“DangQun”（党群）的缩写；“XZ”，即“XingZheng”（行政）的缩写。5.1.3二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是依据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采纳“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13101，但10、20等带“0”的数字不用。5.1.4党群类档案类目的设置与标识DQ11党务综合党委办公室、信访办公室、机关党委、后勤党委、离退休党委、产业党委材料入此。DQ12纪检DQ13组织DQ14宣扬DQ15统战
17、DQ16工会、妇委会DQ17团委学生社团材料入此。其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号072000DQ111n案卷号党群综合代号（二级类目）党群类代号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。5.1.5行政类档案类目的设置与标识XZ11综合校长办公室、校友办公室、学科建设办公室、政策法规办公室、普教办公室、网络中心、院庆材料入此。XZ12人事、师资、离退休XZ13审计XZ14武装、保卫XZ15医院、后勤集团、国际沟通中心XZ16档案、图书、文博XZ17白求恩医学部其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号0
18、72000XZ111n案卷号行政综合代号（二级类目）行政类代号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。附件一吉林高校党群类档案归档范围和保管期限表DQ11党务综合序号归档范围保管期限上级有关党的建设文件材料长期（针对本校的保管期限为永久）本校党代会材料（1）安排、通知、工作报告、议程、名单、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；探讨通过的文件、简报；校党委会候选人登记表和状况介绍；校党代会大会选举结果和上级批复等。永久（2）提案及办理状况、状况反映、重要贺电、贺信长期（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。短期校党委会、党委扩大会、党委常
19、委会、常委扩大会书记校长碰头会、会议记录、纪要、决议及会议探讨通过的文件永久校党委颁布的确定、条例、方法、指示、批转、重要通知、通报永久5以校党委名义召开的会议文件材料永久校党委和上级党委有关调查探讨形成的文件及典型材料永久校党委领导同志在全校大会、党员大会上的重要讲话稿及参与上级召开会议的发言稿8校党委工作大事记永久9党群系统启用印章的文件和印模永久10党群系统停止运用的印章、印模长期11本校参与上级党代会的代表名单、登记表及发言材料长期12校党委工作安排、报告（包括调查报告）、总结长期13校党委有关保密工作的文件长期14党务工作简报短期15吉大信息16信访办公室工作安排、总结、群众来信、来
20、访、上级文件材料长期17党委各部及基层党委报校党委的工作总结、报告、请示及批复短期18其它须要归档的材料DQ12纪检、监察序号归档范围保管期限1上级关于纪检、监察工作的文件长期2纪委会议记录永久3对触犯刑律或双开除党员的处分确定及有关材料永久4打击经济犯罪工作文件、材料永久5对违纪党员的处分确定（包括免于处分）及复原党籍、取消处分等材料长期6纪委、监察工作安排、报告、总结、调查材料7统计报表长期8其它须要归档的材料DQ13组织序号归档范围保管期限1上级关于组织工作的指示、确定、通知、简报长期2校级党员干部任免申报材料（包括报告、考核材料、任免呈报表）及上级批复文件永久3副处级以上干部任免、调动
21、和离休报告、确定、批复、通知等（上级批准的要附任免呈报表）永久4党群科级干部任免申报材料及批复长期5党委组织机构、党员状况统计报表永久6各级党委关于批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的文件材料及名单永久7组织部工作安排、总结、确定、报告及重要的调查材料长期8校党委、基层党委、直属支部改选结果与分工的批复长期9表彰和嘉奖的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者（市级以上）长期10组织机构设置变动的报告、确定、批复、通知永久11落实政策的有关材料长期12其它须要归档的材料DQ14宣传序号归档范围保管期限1上级关于宣扬工作的文件长期2吉林高校校刊（合订本）永久3本校宣扬工作安排、确定、报告、通知
22、和总结长期4反映本校重大活动的剪报、图表长期5理论学习及其它活动形成的材料短期6其它须要归档的材料DQ15统战序号归档范围保管期限1上级关于统战工作的文件长期2本校统战工作安排、确定、报告、通告和总结长期3港、澳、台和侨务、少数民族工作材料长期4各民主党派、党外人士的状况登记表、名册长期5统战工作状况调查、典型材料、统计报表长期6统战工作的重要会议记录长期7本校各级人大代表、政协委员名单、登记表及有关材料长期8其它须要归档的材料DQ16工会、妇委会序号归档范围保管期限1上级有关工会工作的文件长期2工会工作安排、报告、确定、重要通知、总结、统计长期3工代会、教代会、妇代会材料永久4工会常委会记录
23、长期5参与上级工代会、教代会、妇代会的代表名单、登记表及发言稿长期6上级有关妇委会工作文件长期7妇委会工作安排、总结长期8工会、妇委会组织各项活动形成的材料短期9表彰先进集体（个人）的获奖材料（市级以上）长期10其它须要归档的材料DQ17团委序号归档范围保管期限1上级关于团的工作文件长期2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久4团委工作安排、报告、总结及规章制度长期5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6表彰和嘉奖先进团支部、优秀团干部、优
24、秀团员的材料长期7对犯错误团员的处分确定（包括免于处分）及取消处分、复原团籍材料长期8团委、团常委会议记录长期9学生会文件、材料长期10本校学生组织参加各种学会、社团的有关材料短期11探讨生会的有关材料长期12社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期13其它须要归档的材料附件二吉林高校行政类档案归档范围和保管期限表XZ11行政综合序号归档范围保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2校务委员会会议、校务会议、校长办公会议记录、确定、纪要及会议审议、探讨通过的文件永久3学校工作安排、事业发展规划、总结报告、请示及上级的批复永久4历史沿革、概况介绍、剪报等永久5启用印章的文件和印模永久6停止
25、运用的印章、印模长期7以学校名义颁发的确定、规定、通知、规章制度、通报和学校年鉴、公报、规章制度汇编（或选编）永久8学校大事记永久9本校综合统计及学年报表永久10校领导在上级召开的会议上的重要发言材料永久11校庆活动中形成的重要报告、总结永久12校庆贺电、贺信、会议记录长期13本校向上级的请示及其批复永久14本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期15有关全校性工作的调查材料和阅历总结长期16校长办公室工作安排、总结长期17校内信息长期18上级有关普教工作的文件长期19附属中、小学教学安排、大纲、规章制度、毕业生名册、三好学生名单；省、市竞赛获奖名单长期20普教办公室工作安排、总结长期21
26、上级有关学科建设工作的文件永久22211工程项目有关材料永久231015工程项目有关材料永久24学科建设办公室工作安排、总结等有关材料长期25上级有关政策法规工作的文件长期26政策法规办公室工作安排、总结等有关材料长期27校史工作材料永久28校友工作材料永久29网络中心工作材料长期30院庆材料长期31其它须要归档的材料XZ12人事、师资、离退休序号归档范围保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2关于人员编制、机构建立、撤消、合并及变更机构名称的请示报告及上级批复永久3关于校内机构设置、改变的文件材料永久4科级干部任免材料长期5本校人事工作的规章制度长期6表彰和嘉奖先进集体、先进教职工材料（市
27、级以上）长期对犯错误的教职工赐予行政纪律处分、取销处分等材料（双开除存永久）长期8专业技术干部评定职称文件材料长期9教职工录用、转正、定级、调资、校内调动、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料长期10本校老师获奖的材料（市级以上）长期11人事状况统计报表、教职工名册长期12教职工出国进修、讲学、访问、考察、参观等政审材料长期13人事工作安排、报告总结、调查材料、会议记录长期14回国专家定居支配的有关材料长期15教职工劳保、福利、困难补助等规定、报表长期16教职工援外和支援边远地区材料长期17教职工调入、调出名册及有关材料长期18运用临时工有关材料短期19师资培育、出国、管理工作安排、规定、总
28、结等材料长期20老师进修安排、支配、总结长期21老师工作量的规定及执行状况长期22老师业务考核材料长期23上级关于离退休工作文件长期24离退休规章制度、统计报表、工作安排、报告、总结长期25其它须要归档的材料XZ13审计序号归档范围保管期限1上级有关审计工作的文件长期2本校审计工作方面的规章制度长期3本校审计、工作方案、安排、总结长期4对教职工触犯刑律或双开除人员（经审计部门审理的）处理材料永久5对犯错误的教职工（经审计部门审理）赐予行政处分（包括免于处分）、取消处分等材料长期6审计工作统计年报及重要报表长期7审计报告所列问题的证明材料8被审计单位对审计报告的书面看法长期9有关审计处理的请示，
29、审计事项的报告及上级机关的批复、批示长期10审计（含复审）结论和确定或审计看法通知书长期11被审计单位关于执行审计结论和确定状况的报告长期12罚款、没收款、扣缴款、停止拨款、贷款、冻结银行存款、封存帐册等文书及回执长期13被审计单位对审计结论和确定的复审申请，对审计（含复审）结论和确定的申诉材料，有关人员对审计（复审）结论和确定的申诉材料长期14依法作出审计结论和确定的法规书目或摘要，上级机关有关本项目问题处理的政策界限长期15有关审计项目的状况报告、通报长期16审计调查报告及有关文件材料长期17各种调查取证材料长期18移交处理看法书长期19群众来信或来访记录长期20项目审计安排或审计方案，有
30、关本项目安排支配的看法、请示、报告、批复和其它有关材料长期21其它须要归档的材料XZ14武装、保卫序号归档范围保管期限1上级有关公安保卫工作的文件长期2本校公安保卫工作方面的规章制度长期3本校公安保卫工作安排、总结、报告、调查材料、统计、报表、简报长期4有关平安、防火方面的材料长期5上级有关武装、人防、军训工作的文件长期6本校武装部规章制度、工作安排、总结、调查报告长期7武装部工作统计年报及重要报表长期8其它须要归档的材料XZ15医院、后勤集团、国际沟通中心序号归档范围保管期限1上级有关医院管理工作的文件长期2公费医疗、保健工作的规定、通知等材料长期3医管处工作安排、总结、规章制度长期4安排生
31、育工作材料短期5房屋管理、调配运用、转移等规定长期6防震、防汛、三废治理文件材料长期7上级有关后勤工作的文件长期8后勤集团工作中形成的文件材料长期9后勤集团工作安排、总结长期10国际沟通中心在工作中形成的文件材料长期11其它须要归档的材料XZ16档案、图书、文博序号归档范围保管期限1上级有关图书、情报、档案、文博工作文件长期2档案馆、图书馆、博物馆规章制度长期3档案馆指南、全宗介绍永久4档案馆、图书馆、博物馆工作安排、报告、总结、请示与批复长期5档案馆、图书馆、博物馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久6图书馆、档案馆、博物馆会议记录、大事记长期7其它须要归档的材料第49页 共49页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页第 49 页 共 49 页