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1、吉林大学学财会类类档案立立卷工作作规范为了提高高我校财财会类档档案（以以下简称称财会档档案）工工作的业业务建设设和科学学管理水水平，更更好地为为学校和和具有中中国特色色的社会会主义建建设事业业服务，并并为考核核财会档档案工作作提供依依据，根根据教育育部高高等学校校档案实实体分类类法、高高等学校校档案工工作规范范及财财政部会会计档案案管理办办法，结结合我校校实际，特特制定本本规范。1. 财会档案案工作的的基本原原则1.1 高等学学校在财财务管理理和会计计活动中中直接形形成的具具有保存存利用价价值的文文字材料料、凭证证、帐簿簿、报表表等材料料，均属属财会档档案。1.2 高校财财会档案案是记录录和反
2、映映学校经经济业务务活动的的重要史史料和证证据,是是高校全全部档案案的重要要组成部部分。1.3 财会档档案必须须实行集集中统一一管理,以确保保其完整整、准确确、系统统和安全全、便于于开发和和利用。1.4 财会档档案工作作应纳入入财会部部门管理理制度，纳纳入财会会工作计计划、规规划，纳纳入财会会部门人人员的岗岗位责任任制。在在布置、检检查、总总结、验验收财会会工作的的同时，要要同时布布置、检检查、总总结、验验收财会会档案工工作。1.5 努力实实现财会会档案的的科学化化管理，大大力开发发档案信信息资料料，为高高等学校校进行会会计监督督、分析析、决策策和制定定教育发发展计划划服务。1.6 要把财财会
3、档案案工作列列入学校校发展规规划 ，在在经费、库库房、设设备和人人员分配配等工作作条件上上给予保保证。2. 财会档案案归档范范围的确确定2.1 确定的的原则2.1.1 归归档的财财务工作作管理和和会计活活动中形形成的文文件材料料,必须须对学校校和社会会当前与与长远具具有参考考价值和和凭证作作用。2.1.2归档档的财会会文件材材料,必必须反映映财务管管理、会会计活动动的全过过程，保保证完整整、准系系统。2.1.3归档档的财会会文件材材料,必必须遵循循其自然然形成规规律,保保持其有有机联系系,充分分考虑财财会档案案的类型型特点。2.2 归档的的主要内内容和重重点2.2.1 归归档的主主要内容容包括
4、综综合管理理、会计计报表、会会计凭证证、会计计帐簿、工工资清册册等。具具体范围围见附件件一。2.2.2 归归档的重重点是会会计活动动中各个个阶段形形成的不不同类型型的具有有长期保保存价值值的文件件材料。2.3 不归归档的文文件材料料2.3.1 上级有有关财务务的普发发的（非非专指高高校）、不不办的文文件；2.3.2 未定稿稿的文件件；2.3.3 重份文文件；2.3.4 无查考考利用价价值的一一般性、临临时性文文件；2.3.5 未生效效的合同同、协议议、单据据；2.3.6 与与校外单单位交换换来的材材料（可可作资料料保存）1 财会文件件材料的的部门立立卷与预预立卷制制度3.1 部门立立卷3.1.
5、1 依依据档档案法及及相关的的档案法法规，我我校档案案工作实实行部门门立卷制制度。学学校各部部门的兼兼职档案案员在平平时要作作好档案案的整理理，预立立卷工作作。3.1.2学校校档案馆馆依法对对财会管管理部门门的立卷卷工作进进行业务务指导、监监督和检检查。3.1.3 网网上著录录是财会会管理部部门立卷卷工作的的组成部部分，可可随时进进行网上上归档。具具体见吉吉林大学学网上著著录工作作规范。3.2 预立卷卷3.2.1 档档案预立立卷工作作，是我我校部门门立卷的的基础，是是部门立立卷制度度的重要要环节。规规范学校校档案预预立卷工工作，对对学校立立卷部门门做好平平时归档档工作，提提高立卷卷质量，方方便
6、归档档前的查查找利用用具有重重要的作作用。3.2.2财会会管理部部门可根根据本部部门的工工作职责责和当年年工作任任务编写写预立卷卷类目。预预立卷类类目既要要反映出出部门基基本工作作和常规规工作又又要突出出本部门门的年度度重点。预预立卷类类目的条条款名称称可简明明概括地地反映文文件的内内容、作作者、名名称。2 财会文件件材料的的归档流流程4.1 形成与与积累4.1.1 学学校财会会部门领领导，在在制定财财会计划划时，要要向会计计经办人人员布置置形成积积累财会会材料的的任务，确确定本部部门的专专(兼)职档案案员。4.1.2 财财会部门门的专(兼)职职档案员员，要督督促会计计承办人人员，做做好平时时
7、文件材材料的收收集、积积累，注注意材料料的完整整、系统统和准确确。4.1.3 学学校档案案部门应应了解会会计业务务，监督督、指导导、检查查财会部部门的档档案业务务工作。4.2 整理理组卷4.2.1 学学校财会会部门及及校内在在专业银银行开户户的以及及办有经经济实体体的单位位，均为为一个立立卷部门门，分工工归口立立卷。4.2.2 坚坚持财会会文件材材料形成成部门立立卷归档档的原则则，各财财会部门门专(兼兼)职档档案员负负责将积积累的文文件组卷卷成册，向向学校档档案馆移移交。4.2.3 遵遵循会计计核算材材料的形形成规律律和特点点，保持持其有机机联系，便便于保管管和利用用的组卷卷原则，将将归档的的
8、会计核核算材料料收集齐齐全、完完整，根根据各类类材料的的时间顺顺序、内内容价值值、数量量，保管管期限分分别整理理组卷。4.2.4 按按照会计计年度时时间进行行组卷，不不同年度度的会计计核算材材料不能能放在一一起立卷卷。4.2.5 财财会部门门将各种种记帐凭凭证按时时间顺序序整理，组组成一卷卷或多卷卷，每卷卷不超过过2000页，厚厚度2ccm为宜宜。4.2.6 按按卷内文文件顺序序编排页页号，无无论单面面或双面面只要有有书写文文字均应应一面编编写一个个页号，页页号位置置在非装装订线一一侧的正正面的右右上角，背背面的左左上角，用用铅笔书书写。4.2.7 拟拟写案卷卷题名并并录入档档案管理理软件中中
9、，完成成案卷级级目录的的著录。案案卷标题题要求结结构完整整，一般般应准确确概括卷卷内文件件主要责责任者、内内容、名名称（文文种）。除除会议文文件外，不不得用“xxxx文文件材料料”。中中文标题题控制在在50个个字符之之内。外外文标题题控制在在1000个字符符之内。4.2.8 利用档档案管理理软件著著录并打打印卷内内文件目目录时，实实体分类类号与其其所在案案卷的实实体分类类号应一一致。序序号一栏栏，应填填写卷内内文件排排列先后后顺序的的序号。文文号一栏栏，应填填写文件件制发机机关的发发文字号号。责任任者一栏栏，应填填写形成成该文件件的单位位或对该该文件负负有责任任的署名名者。题题名一栏栏，应填填
10、写文件件标题，要要照实抄抄录不得得简略。没没有标题题或标题题不能说说明文件件内容的的，可自自拟标题题，外加加“ ”号。日日期一栏栏，应填填写文件件的形成成时间。填填写时可可省略“年”、“月”、“日”，在表表示年、月月数字右右下角加加“.”号。页页号（页页次）一一栏，应应填写卷卷内文件件起始之之页的编编号。4.2.9填写写卷内备备考表。本本卷情况况说明一一栏，应应填写卷卷内文件件的总件件数与总总页数，如如有缺损损、修改改、补充充、移出出、销毁毁等情况况。由有有关的档档案管理理人员填填写并签签名标注注时间。立立卷人一一栏，由由组成本本卷的责责任者签签名。检检查人一一栏，由由对案卷卷质量进进行审核核
11、的负责责人签名名或盖章章。4.2.10 对于未未了结的的债权、债债务及涉涉外的原原始凭证证，应单单独立卷卷，由档档案部门门保管到到结清债债权、债债务时为为止。4.2.11 卷内文文件材料料要去掉掉金属物物，对破破损的材材料要修修复。字字迹模糊糊、扩散散的应复复制并与与原件一一并归档档。4.2.12 装订。对对需要装装订成卷卷的文件件材料，采采用三孔孔一线法法装订。边边孔位置置距上、下下纸边为为6cmm，距左左侧纸边边1.55cm，以以不装订订字迹为为宜。若若装订线线处有重重要批注注者，需需进行贴贴边处理理。会计计核算材材料的每每个案卷卷脊背应应贴有财财会档案案档号的的标签，粗粗线装订订成册。4
12、.3 归档验验收4.3.1财会会类档案案管理性性文件材材料于次次年五月月底以前前归档。会会计核算算材料由由本单位位保管22年后于于5月底底前由财财会部门门的专（兼兼）职档档案员，打打印档案案移交明明细单、案案卷目录录后向学学校档案案馆办理理移交手手续。 4.3.2 移移交档案案时，交交接双方方必须当当面检查查验收文文件材料料是否收收集齐全全完整；排列、书书写、装装订是否否符合要要求；标标题是否否准确。凡凡不符合合规定要要求的，接接收人可可暂不接接收，并并要求移移交人改改正，补补交。4.3.3移交交时需备备有：纸纸质档案案，档案案案卷目目录一份份，档案案移交明明细单一一式两份份。双方方履行清清点
13、签字字盖章手手续，档档案移交交明细单单按要求求逐项填填写，移移交单位位、接收收单位一一栏，必必须加盖盖单位公公章；移移交人、接接收人一一栏，必必须用碳碳素笔或或蓝黑墨墨水钢笔笔书写；时间一一栏，必必须填写写移交档档案当天天的日期期。档案案移交明明细单，档档案馆与与归档单单位各存存留一份份。4.3.4学校校档案馆馆接收保保管的财财会档案案，原则则上应保保持原装装，个别别需要拆拆封重新新整理的的，应当当会同财财会部门门经办人人员共同同拆封整整理，以以分清责责任。4.3.5 档档案馆对对违反财财会档案案管理制制度的有有权进行行检查纠纠正。5. 财财会档案案的管理理5.1 分类编编号 参照高高等学校校
14、档案实实体分类类法结结合我校校财会档档案的内内容和特特点进行行分类标标引、给给出检索索分类号号。5.1.2一级级类目的的设置与与标识：采用类目目名称主主词的汉汉语拼音音的第一一个字母母 “CCK”，即即“CaaiKuuai （财会会）”的的缩写。5.1.3 二二级类目目的设置置与标识识：二级类目目是对一一级类目目的细分分，标准准是根据据该类档档案的形形成规律律和特点点，结合合档案记记述和反反映的内内容性质质，进行行设置。二二级类目目的标识识，采用用“双位位制”。如如：“综综合”为为“111”，其其余二级级类目依依次层累累为122、133 . .999，但但10、220 等带“0”的数字字不用。
15、5.1.4财会会类档案案类目的的设置与与标识其整体标标识模式式为：全宗号+年度号号+类目目号（一一级类目目+二级级类目）+案卷号号07220000CK1111n 案卷号财会综综合代号号(二级级类目)财会类类代号(一级类类目)年度号号全宗号号注：案卷卷号按最最下位类类目流水水，年度度用自然然年度。附件一 吉林大大学财会会类档案案归档范范围和保保管期限限表CK111 综 合序号 归归档范围围 保保管期限限1 上级关关于财务务会计工工作的文文件 长期2 本校财财务管理理规定、计计划、总总结、请请示、批批复等文文件复等文件件 长长期3 财务预预、决算算 永久久4 财务管管理规章章制度 长长期5 会计移
16、移交清册册 长期期6 财会档档案移交交保管清清册 永久7 财会档档案销毁毁清册 长长期8 其它需需要归档档的材料料CK122 会会计报表表序号 归归档范围围 保保管期限限1 决算报报表（含含基建综综合决算算） 永久2 预算会会计报表表 短期期3 年度以以上规划划表、分分配计划划、测算算表 长期4 年度以以上各种种统计报报表（含含工资报报表） 长长期5 季度以以下各种种计划、统统计报表表 短短期6 其它需需要归档档的材料料CK133 会会计帐簿簿序号 归归档范围围 保保管期限限1 涉及外外事会计计帐簿 永久久2 总帐 长期期3 预算内内帐簿（含含明细帐帐、分户户或登记记帐） 短短期4 预算外外帐
17、簿（含含明细帐帐、分户户或登记记帐） 短短期5 学校专专项基金金帐簿 短期期6 日记帐帐（现金金、银行行存款日日记帐 ） 短期7 固定资资产明细细帐（卡卡片）（固固定资产产报废清理后保保管五年年） 短短期8 其它需需要归档档的材料料CK144 会会计凭证证序号 归归档范围围 保保管期限限1 涉及外外事的会会计凭证证 永久2 预算内内各种原原始凭证证、记帐帐凭证 短期期3 预算外外各种原原始凭证证、记帐帐帐单 短期期4 学校基基金各种种原始凭凭证、记记帐凭证证 短期5 银行存存款余额额调节表表 短期6 会计拨拨款凭证证及其他他会计凭凭证 短短期7 银行对对外帐单单 短期8 涉及债债权、债债务及未未清理完完毕的凭凭证 长长期9 其他需需要归档档的材料料CK155 工工资清册册序号 归归档范围围 保保管期限限1 工资发发放名册册、卡片片 永久2 工资转转移、证证明、通通知存根根 长期3 各种奖奖金、奖奖学金、贷贷学金、助助学金、名名册等 短期期4 其他需需要归档档的材料料 11