单位文书档案管理制度4篇.docx

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1、 单位文书档案管理制度4篇 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案治理水平，有效地爱护及利用档案，为公司进展效劳，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、治理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后准时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集治理 1、公司指定专人负责文件材料的治理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整

2、理，交总经理批阅后归档。 3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作规划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文

3、件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进展系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢

4、笔书写，字迹要工整、清楚。 五、档案治理人员职责 1、根据有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、根据归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案治理人员要定期催还，发觉损坏、丧失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需准时汇报，追求

5、责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必需经领导批准才能摘抄或复制。 5、必需爱惜档案，保持干净，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必需专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案治理人员另行办理续借手续。 档案的治理规章制度 篇二 一、目的 为了标准公司人事档案治理，加强档案治理的完整性、真实性、准时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本治理方法。 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的治理工作。 三、职责 公司行政人事部门为本公司

6、员工人事档案的归口治理部门。 四、原则 分类标准、归档准时、排列有序、层次清晰、整理标准。 五、档案治理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反应表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效治理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的全部手续、

7、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr治理信息系统为平台进展统一治理。员工人事档案治理人员须忠于职守，严格遵守公司员工保密治理制度。 2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。 七、为保证员工档案信息的准时性和精确性，以表达系统时效性强的优点，准时更新、变化的资料进展系统录入， 详

8、细时限要求如下： 1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进展纸质档案归档； 2、组织机构变动、培训治理、考核治理、奖惩治理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进展纸质档案归档； 3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进展纸质档案归档。 八、人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在

9、行政人事部门内部并在指定人员伴随下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管 批准。借阅档案的人员，对档案应妥当保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印， 借出的档案必需在2天内归还。 6、全部调阅档案，均需登记备案。 九、人事档案归属 1、连续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案穿插，（.）制电子名目，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥当保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥当保管三年以后销毁。 十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。 发出部门：行

10、政人事部 借用、查阅人事档案审批表 公司员工档案治理制度(二)：公司人事档案治理方法 _公司 人事档案治理方法 2022年9月 文书档案治理制度 篇三 (一) 文件治理制度 第一条 治理要点 1、 为使文件治理工作制度化、标准化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件治理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 制度类文件根据公司文档统一格式进展编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文局部写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞标准，表达无歧义。 4、 依据文件属性、类别，对全部文件进

11、展编号，依据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 其次条 制度标准 1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进展分类

12、治理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准前方可借阅。 7、 办公室治理人员对文件借阅状况进展登记，做好借阅记录并限期清退。 8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进展整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、 依据存档时间及存档的必要性对文件进展销毁，需上报行政人事主管签字批准，根据文件治理制度进展处理。 第三条 文件治理流程设计 1、 内部文件治理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、 外部文件治理流程：外部收文

13、文件整理文件存档清退文件存档文件销毁 3、 借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁 (二) 文书治理制度 第一条 治理要点 1、 为确保文书制发、处理、治理工作顺当进展，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织治理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、 文书治理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必需标有页眉页脚，文本内容可依据文书详细内容进展调整。 4、 依据文书性质进展编号

14、整理，定期对文书进展归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。 其次条 制度标准 1、 依据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。 2、 根据文书治理范围，行政人事部的发文依据需要填写发文簿，全部文书原稿均由行政人事局部类存档备查。 3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需仔细学习并签名备注。 4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平常归档与年终归档相结合，对比编号列出整理清单。 5、 依据文书的时效性和保存的价值性，对文书进展整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。 6、 办公室负责人为第一责任人，若发觉文书丧失，办公室人员必需查明缘由，照实向主管

15、部门报告，若未查明缘由，则由办公室负责担当。 7、 违反以上规定者根据相关规定予以惩办。 第三条 流程设计 起草文书填写发文簿（需要时）张贴存档更新名目（纸质档与电子档）借阅清退审批销毁 (三) 档案治理制度 第一条 治理要点 1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案治理更科学、更专业，准时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案治理质量与效率。 2、 档案治理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、 依据文书整理和文件整理编号，对对应资料进展相应的归档、整理、备注，并存入特地的档案文件柜保管。 其次条 制度标准 1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份

16、数齐全，包括附件、批复、定稿等。 2、 全部归档文书材料经过初步整理，依据时间先后挨次再按同一工程文书材料集中整理，并贴上标签。 3、 坚持平常归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对比编目，列出清单。 4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过前方可借阅，不得抄录、复制或借出。 5、 档案治理人员必需遵守保密规定，履行保密手续，特殊是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、 档案接收、移交，必需依据档案治理制度严格做好记录。 第三条 流程设计 依据文件、文书名目整理需要归档的档案排序整理，编制编目存档借阅清退 文件档案治理制度 篇四 （一）意义

17、 （二）文件档案的类别与形式 公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。 1、公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2、公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3、公司治理制度:公司运营、行政、财务、业务治理制度、文本、流程 4、公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5、公司人事薪资:人事构造、录用考核文件、薪资构造、薪资表、奖金规划及安排记录、奖惩记录、保险规划及记录劳动合同等 6、公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施规

18、划等 7、公司客户名册:客户名册、效劳合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8、公司业务文件:公司各项对外效劳的内部治理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9、公司客户效劳文件:效劳过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等 10、公司客户档案:已结案客户的完整档案，包括客户效劳资料及公司各种效劳文本、方案、筹划、设计成果等 11、公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、参谋效劳理论、方法、同业效劳成果、各类行业资料、公司由政府主管部门猎取及购置的政策法规、公司各类剪报等 12、公司图书、杂志:公司由公开发行系统购置、订购的各种图书、杂志 13、公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14、公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。