单位文书档案管理制度9篇.docx

《单位文书档案管理制度9篇.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《单位文书档案管理制度9篇.docx（31页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。

1、单位文书档案管理制度9篇在不断进步的社会中，各种制度频频出现，制度是指一定的规格或法令礼俗。什么样的制度才是有效的呢？虎知道为您带来了9篇单位文书档案管理制度，希望可以启发、帮助到大朋友、小朋友们。档案的管理规章制度 篇一 一、目的 为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 三、职责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 五、档案管理内容

2、 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质

3、档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司员工保密管理制度。 2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。 七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入， 具体时限要求如下： 1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进

4、行纸质档案归档； 2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档； 3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。 八、人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管 批准。借阅档案的人员，对档

5、案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印， 借出的档案必须在2天内归还。 6、所有调阅档案，均需登记备案。 九、人事档案归属 1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。 十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。 发出部门：行政人事部 借用、查阅人事档案审批表 公司员工档案管理制度(二)：公司人事档案管理办法 _公司 人事档案管理办法 2

6、0_年9月 文件档案管理制度 篇二 总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一、文件的收集 公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括： 1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料

7、；（主要收集部门：行政部） 3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（主要收集部门：行政部） 4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部） 5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；（主要收集部门：行政部） 6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部） 7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部） 8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部） 9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； 10、公司领导在公务活动中形成的

8、重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部） 11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部） 12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部） 13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部） 14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部） 15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训

9、、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部） 16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部） 17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部） 18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部） 20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部） 21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批

10、复稿件。（主要收集部门：晒图室）。 二、立卷归档 文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 （1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。 （2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。 （3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。 （4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间

11、的密切联系并进行系统的排列。 三、档案保管 1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。 3、底图入库要认真检查，平放或卷放。 4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 四、档案借阅 1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。 2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。 3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。 4、归还档案时，由档案管理人员

12、当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。 5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 6、底图一般不予外借。 五、档案销毁 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 六、档案保密 1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 2、不得传播、议论有关机密问题。 3、档案资料不准带到公共场所。 文件档案管理制度 篇三 第一章文件管理制度 第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制

13、。 第二条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理，综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。 第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档，建立文件的收发登记簿。 第四条公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。 第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定，发文字号为:公司发年号第号。 第六条公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。 第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后，方

14、可盖章行文。 第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单，任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 第九条制发文件涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商会签。 第十条综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。 第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。 第二章档案管理制度 第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完

15、的文件、资料及时归档。 第十三条公司综合管理部设专门档案工作，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。 第十四条归档资料包括: 1、公司与有关单位的来往信件，各种协议、合同； 2、公司会议记录、纪要、决定； 3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结； 4、会议形成的领导讲话、文件； 5、公司对外交流的文件、协议、报告等； 6、公司各部门的发文； 7、其它具有保存价值的文件、材料。 8、外单位发给各部门的抄送信件； 9、公司营业执照、税务登记证等重要文件； 10、要的科技文件、技术资料、方案。 第十五条档案的借阅 1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在

16、档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需经部门负责人及综合管理部负责人批准。 2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损，所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。 3、文件复制需经综合管理部负责人批准。 文件档案管理制度 篇四 一、目的 通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性，有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。 二、适用范围 适用于经营部所有工作人员的档案管理，并作为经营部人员文件处理程序指导文件。 三、管理职责 3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。 3.

17、2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理，提供档案处理意见；负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作；负责管理档案的借阅、外调；负责客户定单的传真、确认工作。 3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作；负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。 3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料，以便于转化为经营部档案。 3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作；负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。 3.6总经理负

18、责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督；负责经营部经营资料归档情况的监督；负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。 3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。 四、管理程序 4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。 4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。 4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划（工作报告）经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。 4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。 4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人

19、签名后作为有效文件存档。 4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。 4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。 4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。 4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。 4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。 4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调，保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的

20、补充资料一同交档案管理员进行存档管理。 4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。 4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号，并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。 4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。 4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作，便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑，合同原件放于档案柜内。 4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便

21、于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。 4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意；外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。 4.18档案管理员应参照公司机密管理程序保证经营部档案的保密工作，设置电脑密码、锁好档案柜，保管好钥匙。保障档案的整洁，进行对档案柜防潮、防虫处理，对电脑资料进行及时备份处理。 五、奖惩条例 5.1档案管理员恪尽职守，保证了文件转化为档案资料手续的准确正规，保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。 5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提

22、供文件资料进行归档工作，全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。 5.3对于违反档案管理程序条例，未按程序进行文件审批，不准确、全面提供文件资料，未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档，供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。 5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚，并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。 5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑，私自开启档案柜，私自调阅档案资料，私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照公司

23、机密管理程序相关条款进行处罚并作为不良记录存档。 文书档案管理制度 篇五 1、文书立卷 每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。 分年度。将文件按其形成的年度分开。 分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。 分机构。将文件按其产生或承办部门分开。 分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 分期限。根据文书档案保管期限的规定，将文件按不同的。保管期限分开。 在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各

24、特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。 2、档案管理 将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。 3、档

25、案利用 准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄档案利用效果登记表，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。 4、档案统计 建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。 5、档案鉴定 根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文

26、件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。 单位文书档案管理制度 篇六 一、制度内容 为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度 二、管理目标 客户档案资料全面、准确、有效。 三、适用范围 客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。 一般客户档案包括以下的资料： 1. 收集客户单位资料 2. 客户缴费记录包括

27、各样应付之押金 3. 客户装修工程文件 4. 客户迁入时填具之资料 5. 客户资料补充 6. 客户联络资料 7. 紧急事故联络人的资料 8. 客户与管理处往来文件 9. 客户违规事项与欠费记录 10. 客户维修记录 11. 客户投诉记录 12. 客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序 四、注意事项 1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。 2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通； 3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进； 4. 接听客户投诉，解决客户投诉； 5. 接听客户工程

28、报修电话，及时联系修复。 单位文书档案管理制度 篇七 一、目的 为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据中华人民共和国档案法，结合公司实际情况，发布公司档案管理制度（以下简称“本制度”）。 二、档案的定义 （一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。 （二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。 三、管理机构 公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织

29、协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。 四、工作职责 公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为： （一）制定和完善档案管理制度。 （二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。 （三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。 （四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。 五、档案鉴定 档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。 （一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。 1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。 归档范围载体包括但不限于： （1）公司管理文件：

30、如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。 （2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。 （3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。 2、密级鉴定。

31、档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。 普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。 秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。 机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。 （二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。 文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

32、1、永久保存： （1）公司章程； （2）董事会及股东会纪录； （3）财务报表； （4）政府机关核准文件； （5）不动产所有权及其他债权凭证； （6）工程设计图； （7）其他经核定须永久保存的文书。 2、十年保存： （1）预算、决算书类； （2）会计凭证； （3）其他核定须保存十年的文书。 3、五年保存： （1）期满或解约之合约； （2）其他核定须保存五年的文书。 4、一年保存：无长期保存必要的。 5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。 6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案

33、管理员填写档案过期处理审批单（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。 7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写档案销毁清册（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。 8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的档案销毁清册及目录应立卷归档、永久保存。 9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。 六、档案收集 （一）收集范围。按照归档范围进行收集。 （二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向

34、所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写档案移交清单（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，档案移交清单双方各留一份。 （三）归档文件要求。 1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。 2、非纸质文件配文字说明一并归档。 3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。 4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。 5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。 （四）公司

35、及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。 1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。 2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。 3、与合作方的相关文件。 （1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。 （2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。 （3）尽职调查资料： 尽职调查报告； 业务约定书； 委托协议书； 尽职调查清单及问卷； 目标企业提供的有关书

36、面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。 （4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。 （5）公司及下属项目公司所获荣誉。 七、档案管理 （一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。 （二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期

37、等方面检索、查询到所需文件。 （三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。 （四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。 八、档案利用 （一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。 （二）借阅档案需填写档案借阅审批单、重要物品外借审批表，经部门负责人综合管理部总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查

38、询。 填写要求： （1）档案借阅审批单按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。 （2）重要物品外借审批单按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情

39、况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。 （三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写档案借阅登记表。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。 （三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在档案借阅登记表注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。 （四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。 （五）档案在使用外借期

40、间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的。查阅。 九、本制度自签批之日起执行。 文书档案管理制度 篇八 (一) 文件管理制度 第一条 管理要点 1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相

41、应的文字记录，以备查阅。 第二条 制度规范 1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交

42、给部门主管。 6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条 文件管理流程设计 1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件

43、销毁 3、 借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁 (二) 文书管理制度 第一条 管理要点 1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。 4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保

44、持纸质文档与电子文档的同步更新。 第二条 制度规范 1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。 2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写发文簿，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。 3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。 4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。 5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。 6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公

45、室负责承担。 7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。 第三条 流程设计 起草文书填写发文簿（需要时）张贴存档更新目录（纸质档与电子档）借阅清退审批销毁 (三) 档案管理制度 第一条 管理要点 1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 第二条 制度规范 1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列