《物流有限公司合同管理办法模版.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物流有限公司合同管理办法模版.docx（13页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、物流有限公司合同管理办法第一章 总则第一条 为加强合同管理，规范合同行为，有效维护xx现代物流有限公司（以下简称xx）的合法权益，根据合同法及相关规定，结合公司实际情况，制订本办法。 第二条 本办法适用于xx现代物流有限公司本部及控股企业（以下统称为公司）。第三条 本办法所称合同，是指当事人之间设立、变更、终止以民事权利义务关系为内容的协议，包括但不限于意向书、协议、补充协议、订单、附件等。第四条 本办法所称合同文件，是指与合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理相关的文件，包括但不限于会议纪要、备忘录、通知书、授权委托书、公函、确认书、承诺书、保证书、电子数据等文件。第五条 本办法所称合同管理
2、，是指对合同谈判、起草、审核、签署、履行、变更、解除、合同纠纷处理、归档等行为进行规范的活动。第六条 合同管理应遵循合法合规、事前预防、事中和事后控制、经济效益原则。第七条 本办法所称主办部门是指负责合同谈判、起草、会签、签订、履行、归档的部门。第八条 本办法所称主办人是指主办部门中具体负责合同谈判、提请合同会签和签署、监督合同履行、处理合同纠纷、交存合同档案的人员。第九条 本办法所称重大合同是指涉及项目投资、股权转让、改制重组、对外担保、资产或债务重组、增减资本、发行公司债券、出售或转让与企业核心竞争力相关的资产、合并、分立等重大事项的合同。第二章 合同管理部门及职责第十条 合同管理部门包括
3、主办部门、法律事务部门、印章管理部门、合同档案管理部门等相关部门。合同管理部门应当按照职能分工分别履行合同管理职责。第十一条 主办部门的职责：（一） 负责合同项目的提出，合同相对人的资信状况调查和项目可行性论证；（二） 负责合同谈判、起草；（三） 负责办理合同会签、授权委托书等手续；（四） 负责组织、监督和跟踪合同的履行，合同在履行中出现问题的，应及时向公司报告相关情况；（五） 负责执行公司对合同的变更、转让、解除的决定；（六） 负责未进入合同纠纷的协调、处理；（七） 负责有关合同原始文件的保管、整理和送交归档。第十二条 法律事务部门的职责：（一） 负责合同签订、履行过程中的法律咨询和指导；（
4、二） 参与重大合同、涉外合同的起草或谈判；（三） 负责合同合法性审核，涉及重大合同和专业性合同的，可聘请法律服务机构或专家协助审核；（四） 指导、监督合同起草、会签、用印、履行、归档等；（五） 负责处理合同纠纷的涉讼事宜；（六） 公司交办的涉及合同方面的事宜。公司法律事务部除具有上述职责外，还具有监督、检查、指导控股企业合同管理职责。未单独设立法律事务部门的控股企业，由主管法律事务的负责人和法务人员履行本条款的职责。第十三条 印章管理部门负责合同用印管理，档案管理部门负责合同档案的保管。第三章 合同文本的起草第十四条 主办部门负责与合同相对人前期谈判。签订重大合同的，主办部门应会同法律事务部门
5、等其他部门成立谈判小组，进行谈判。第十五条 合同文本原则上由我方主办部门进行起草，语言应严谨、准确、完整。合同中涉及重要专业术语的，应设专款解释。合同中涉及数字、日期的，应注明是否包含本数。第十六条 除能够即时结清的合同外，公司对外合同的签订、变更、转让、解除、纠纷处理、存档原则上采用书面形式。采用数据电文、信件的，主办人应将相关数据电文、信件备份保存，注意保密。第十七条 草拟的合同至少应包含以下条款：（一） 当事人的名称或姓名、法定代表人和住所；（二） 标的；（三） 数量和质量标准；（四） 价款或酬金；（五） 履行期限、地点和方式；（六） 双方的主要权利和义务；（七） 违约责任；（八） 争议
6、解决的方法。第十八条 公司经营过程中经常使用的业务合同，国家制订有示范文本的，原则上采用国家示范文本；国家未制订示范文本的，法律事务部门应组织相关业务部门制订合同格式文本。控股企业制订的合同格式文本，应报河南国控集团法律事务部备案。第四章 合同草案的审核和签署第十九条 在合同签订前，主办人应当对合同相对人主体资格和资信情况进行了解和核实，包括以下内容：（一） 相对方主体资格合法，核实营业执照记载的内容与了解的实际情况相符；（二） 拟签合同标的应符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；（三） 由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、
7、代理人身份证明；（四） 对方当事人具有相应的履约能力、支付能力、生产能力或运输能力等。必要时，应要求其出具经审计的财务报表、银行出具的资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；（五） 对方当事人具有履约信用，在过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。以上事项涉及的合同文件，主办部门应留存原件；不能留存原件的，应留存加盖其公司印章的复印件。第二十条 在合同草案提请审核会签前，主办部门应认真核对合同草案内容是否完整、文字表述是否正确、逻辑是否严密、合同履行程序是否顺畅等事项。主办人应当填写合同会签单，向审核部门（人）详细说明签订合同的背景、原因、项目的可行
8、性、风险点等情况，并提供有关合同的全部资料文件，包括但不限于以下文件：（一） 股东会或董事会决议；（二） 合同草案和合同会签单；（三） 签订合同的背景资料；（四） 合同项目的可行性报告类文件；（五） 本办法第二十条所列文件；（六） 其他可能影响合同签订、履行的信息文件。涉及专业知识的，还应提供专业咨询机构的联系方式供审核部门咨询。主办部门应对合同相对方的可信度、合同内容的完整性、文字表述的正确性、合同内容的可履行性、以及其所提供信息等背景资料的真实性和完整性负责。第二十一条 合同草案会签时，主办人应根据合同会签单自上至下的顺序依次提请本部门负责人、相关部门、法律事务部门、公司领导审核，进行会签
9、。主办部门向审核部门（人）提交合同草案审核时，应预留三个工作日供其审核，复杂的合同应预留五个工作日。审核部门（人）遇特殊情况需要延长审核时间的，应向主办部门说明情况，但延长后累计审核时间不超过十个工作日。重大合同延长后的审核时限累计不超过十五个工作日。合同需紧急审核的，主办部门应提请审核部门的主管领导在会签单上特批。第二十二条 审核部门（人）在审核合同草案时，要求提供有关的补充证明材料的，主办部门应予以配合。第二十三条 合同草案内容存在重大错误、遗漏时，审核部门（人）应在审核意见中明确修改意见，连同全部文件资料退还主办人，修改后重新履行会签程序。第二十四条 合同草案会签完毕后形成合同最终稿，主
10、办人不得篡改合同最终稿内容。第二十五条 合同用印前，主办人应提请法律事务部门对合同最终稿进行核对，核查是否按照相关审核意见进行了修改。经核对无误后，由法律事务部门将合同最终稿传送给印章管理部门，加盖合同专用章。单份合同文本两页以上的（包含附件），还须加盖骑缝章。合同用印后，主办人应提请公司法定代表人在合同上签名。法定代表人授权代理人签名的，由主办人会同法律事务部门办理授权委托手续。第二十六条 合同由印章管理部门统一编号，控股企业可根据自身情况编号。第二十七条 主办人应仔细审查合同相对方签署后的合同印章、授权委托书是否与实际情况相符，并将双方签字盖章后的合同（副本）分别交存法律事务部门、财务部一
11、份备案。第二十八条 主办部门和审核部门应各自建立合同台帐，记录合同审核、签订、履行的情况，内容应当包括合同编号、名称、相对人、金额、签订日期、生效日期、履行情况等。第二十九条 公司各部门或职工未经授权，不得以公司的名义对外签订合同。第三十条 公司有关人员人不得以任何形式对外泄漏合同中涉及的商业秘密、国家秘密。第三十一条 控股企业对外签订重大合同的，应事先向xx请示，未经xx批准的，不得签订相关合同。需xx审批的重大合同，依据xx各部门职能分工，由主办该类事项的部门征求法律事务部意见后，报总裁办决定。主办该类事项的部门根据总裁办决定向控股企业反馈意见。第五章 合同的履行第三十二条 合同生效后，主
12、办部门应协调、组织相关人员全面、及时履行合同；合同正式生效前，不得实际履行合同。第三十三条 主办人依据公司授权或合同约定，负责组织本公司并督促合同相对方履行合同，及时报告和协调处理合同履行过程中出现的问题，搜集、记录、保存合同履行过程中形成的文件和信息，主办人应承担以下职责：（一） 记录合同履行过程中的详细情况，包括交付物的时间、地点、数量、质量、包装方式、运输方式、交付方式，并搜集、保存随标的物交付的有关单证和资料（验收单、发票、合格证、质量保证书、使用说明书等）；（二） 组织有关部门接收合同标的物或者验收；（三） 收集、保存合同签订、履行过程有关的数据、文档、电文、信件、录音资料和证明材料
13、；（四） 出现紧急情况的，应当根据合同约定及时采取必要的措施减少损失的扩大，并及时报告所在部门负责人；（五） 未经授权，不得与合同相对人变更、解除、终止合同；（六） 协调处理在合同履行过程中出现的其他问题。第三十四条 公司任何人发现合同相对人不履行或不完全、不适当履行合同的，应立即告知主办部门。主办部门核实后，应及时向对方提出异议，异议文件须按照合同会签程序履行审批手续。收到对方送达的异议文件后，主办部门应及时向公司报告，由公司决定后是否答复。如若答复，答复文件需经法律事务部门审核备案。第六章 合同的变更、解除和终止第三十五条 确因需要，双方可协商变更合同。主办部门应及时报告，公司决定变更合同
14、的，主办部门商法律事务部门确定合同变更内容。第三十六条 因客观原因发生变化，出现法定或约定解除合同的情形，致使合同无法继续履行或履行已没有必要，主办部门应及时报告，由公司决定是否解除合同。如公司决定解除的，由主办部门商法律事务部门后发出解除合同通知书。第三十七条 合同变更、解除须达成书面协议的，主办部门参照合同签订程序办理，并将签订后的协议报法律事务部门备案。变更、解除合同未达成书面协议前，原合同继续有效。第三十八条 合同解除或合同完全履行完毕后，自行终止。第七章 合同纠纷的处理第三十九条 发生合同纠纷后，主办人应首先采用协商的方式解决，协商达成一致意见的，按照合同签订程序签订书面协议；协商不
15、成的，可以通过司法程序解决。第四十条 发生合同纠纷后，主办人应及时向其所在部门负责人和主管领导汇报，同时应迅速收集下列有关证明材料： （一） 合同文件（包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书等）； （二） 单据、票证等有关合同履行的文件； （三） 作为质量标准的法定或约定文本、封样、鉴定报告、检测结果等；（四） 证人证言；（五） 其他证明材料。第四十一条 发生合同纠纷后，主办人须及时将纠纷处理情况、相关证据（复印件）报法律事务部门备案。第四十二条 采用仲裁或诉讼方式解决合同纠纷的，主办人应按照河南省国有资产控股运营集团有限公司涉讼事务管理办法的规定执
16、行。第四十三条 对方当事人逾期不履行生效调解书、裁决、判决时，主办部门应及时商法律事务部门，向人民法院申请强制执行。第四十四条 执行完毕后，主办人将有关案件诉讼的全部资料整理成册。第八章 合同归档第四十五条 合同履行完毕后,主办人应当根据要求，将有关合同签订、变更、履行形成的全部文件整理完毕后，移交到档案保管部门存档。出现合同纠纷的，纠纷处理完毕后（即判决书、裁定、调解书等生效的法律文书执行完毕后），由主办人将全部案件资料整理完毕，移送到档案保管部门存档。第四十六条 主办部门归档的合同及合同文件原则上是原件，主办人应当编制移交文件目录。接收人查验文件后，签字确认接收的文件。第四十七条 相关合同
17、管理部门根据自身在合同管理过程中的职能，收集相关合同文件，按照公司要求归档。第九章 法律责任第四十八条 有下列情形之一的，由公司根据情节轻重决定对责任人给予警告、通报批评等纪律处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。（一） 主办人未对合同相对方资信状况进行调查，或提供虚假资信情况的；（二） 合同管理部门相关人员故意或过失向第三人泄漏合同意向、商业秘密的；（三） 在合同审核过程中，主办人故意或过失隐瞒合同背景资料的，或应当向审核部门或公司领导进行说明情况而未说明的；（四） 合同审核部门相关人员无正当理由延误合同审核的；（五） 合同管理部门严重不负责任致使合同签订、履行存在重大缺陷的；（六
18、） 合同管理部门相关人员篡改、丢失合同及相关文件的；（七） 无权代理或越权代理签署合同的；（八） 未依法和本办法规定变更或解除合同的；（九） 在合同谈判、签订、履行过程中，合同管理部门相关人员与合同相对人或第三人恶意串通损害公司利益的；（十） 发生合同纠纷后，主办人故意隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施防止损失扩大的；（十一） 主办人因故意或过失导致超过诉讼时效，丧失胜诉权的；（十二） 合同履行完毕后或合同纠纷处理完毕后，主办人未按时将全部合同资料整理完毕，交存存档或备案的；（十三） 其他违反本办法规定的行为。第四十九条 控股企业存在下列情形的，由xx根据情节轻重，决定对其主要负责人及
19、相关责任人给予警告、通报批评等纪律处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。（一） 未经xx批准，签订重大合同的；（二） 签订、履行合同严重不负责任，给控股企业或xx造成严重损失的；（三） 未按照本办法规定，进行合同备案的；（四） 不配合xx合同管理部门开展合同监督管理工作的；（五） 其他违反本规定的行为。第十章 附则第五十条 本办法由xx现代物流有限公司负责解释。第五十一条 本办法自下发之日起施行。附件：1. XXXX公司合同会签单附件1：XXXX公司合同会签单主办部门： 合同编号： 年 月 日合同名称对方单位合同主要内容合同会签依据主办部门主办人部门负责人其他相关部门意见主管领导意见法律事务部门审查意见法务部主管领导意见财务总监意见总经理意见董事长意见合同归档情况备注