关于档案管理规章制度的细则.docx

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1、 关于档案管理规章制度的细则 一、适用范围 1.1 采纳手工编制或计算机帮助设计技术编制的产品电子文件资料、设计文件、各类产品标准等; 1.2 各类正版的计算机帮助设计软件及其它应用软件; 1.3 订购的技术图书、报刊及其它技术资料(简称为“书刊资料”); 1.4 有关的国内外技术专题会议供应的重要资料及参与会议人员的回报等(简称“会议资料”) 1.5 公司或外部的专刊、专有技术等(简称专用技术资料); 1.6 顾客供应的各类技术资料(简称“顾客资料”)。 二、职责 公司档案室负责保存、治理和掌握各类技术档案和资料。 三、工作程序 3.1 资料来源和归档 3.1.1 纸质文件 标准化供应的签署

2、完成、齐套、经设计确认的产品纸质、文字性文件归档，档案室在技术资料登记本上按产品分类并进展登记，并填写文件登记卡片。 3.1.2 电子文件 电子文件一般由标准化人员对电子文件与纸质文件全都性、有效性进展审查，由标准化确认后统一归档并填写设计文件履历表。 3.1.3 书刊资料 a)技术资料的购置由申请部门填写资料购置申请单，审批流程按公司有关规定执行。由专人定期购置。 b)订阅报刊、杂志由资料室定期订阅。 3.1.4 顾客供应资料 顾客供应的各类技术资料，由公司相关部门转交档案室，由档案室登记。 3.1.5 会议资料 有关国内外技术专题会议印发国家的技术文件资料，一般由与会者自己保存。重要资料交

3、档案室治理，由档案室在技术资料登记本上登记。 3.2 编号 档案室保存的全部技术档案和资料应进展编号。 3.3 标识与分类 适用范围的资料，都应在资料封面或首页加盖“资料专用章”并分类，资料编号、名称、页数、内容简介、登记日期都应准时输入计算机。 3.4 存放 3.4.1纸质文件 纸质文件的底图，按幅面和十进分类编号的递增挨次保管，幅面为A1或小于A1的底图，以绽开形式保管，幅面大于A1的底图以圆筒形式保管。 3.4.2 电子文件 电子文件的媒体存放在枯燥箱内。留意枯燥箱内的变色硅胶，应常常检查其颜色，使其处于汲取湿气的状态，保持箱内枯燥，避开损坏。 3.4.3 书刊、杂志 书刊、杂志等文字资

4、料开架陈设; 3.4.4 重要资料 重要的和专利、专有技术等文字资料存放在保密柜中; 3.4.5 其他资料 其他资料存放在资料柜中。 3.4.6 过期期刊、杂志 过期期刊一般按年装订成册，以便于保存和查阅。 3.5 更改及作废 3.5.1 纸质文件 依据设计文件更改通知单作废或被代替的底图，由档案室加盖作废印章，并与现行的底图分开，按十进分类编号的挨次排列存放。 3.5.2 电子文件 电子文件的修改，应在设计更改手续齐全的状况下，在原有文件存盘根底上设计人员可在原版本根底上进展修改，修改内容应作记录。改好后重新归档，并按规定修改版本号。 3.6 查询 3.6.1 有关人员可通过登记卡片查询纸质

5、或电子文件名目。 3.6.2 电子文件可通过网上查询，任何电子文件不得擅自拷贝。 3.7 借阅 3.7.1 本公司工程技术人员、质量治理人员、各部门主任以上人员如需要可以借阅，依据规定办理借阅手续。 3.7.2 公司外部人员借阅资料，确因工作需要，经部门副经理以上人员书面担保后，方可借出。 3.7.3 一般的技术资料如需借阅，每次限借两本，借期为一个月; a)VCD、DVD关盘借期为7天; b)应用软件等借期为7天; c)重要和专有技术资料要求办理手续; d)如的确因工作需要，需长期限借阅某些资料。本人应写出特地报告，经部门经理、总工程师批准后，可以办理。但借用者应当妥当保管，不得丧失、损坏等

6、。 3.8 所借资料超期和丧失的处理 3.8.1 所借的资料在规定的期限超过后，如的确因工作需要，经部门副经理以上人员批准，说明延长期限，再到档案室办理续借手续。经档案室治理人员向借阅者催还一次仍不还者，视同丧失处理。 3.8.2 资料丧失罚原件的10倍，孤本20倍处理，由档案治理人员书面通知财务部，从被罚者工资中扣除。惩罚者属公司外部人员，罚款从担保者工资中扣除。 3.9 资料复印 的确因工作需要，有关人员要保存技术资料的复印件，经审批后档案室可供应复印。 3.10 电子文件的复制 为保障公司的学问产权，不得随便复制产品电子文件。除缺因工作需要，经本部门经理审批确认后，经总工程师批准，可以复

7、制。 3.11 过期资料的处理 过期期刊，以年装订成册，放入柜中，一般已无保存价值的资料，经治理部部长批准，可予以报废、销毁。 关于档案治理规章制度范文二 第一条 财务报告是财务状况和经营成果的总结性文件，包括财务报表和财务状况说明书。每年年终公司按期将年度财务报表及年审查账报告一起报董事会。 其次条 按公司的规定，公司应上报的年度报表有以下几种：资产负债表、治理费用表、财务状况变动表、损益表、营业费用表、投资收益表、固定资产及累计折旧表、营业外收支状况表、利润及利润安排表、应交税金明细表、存货结存表、财务状况比率分析表等，各报表上报前财务部应仔细逐级复核，削减过失，确保各类报表的正确性。 第

8、三条 综合反映评价本企业财务状况的指标体系包括：“流淌比率”、“速动比率”、“应收账款周转率”、“存货周转率”、“资产负债率”、“费用率”、“销售利润率”、“资本金利润表”、“营业收入利税表”、“利息归还倍数”等。 第四条 根据企业行业的特点，将全部的会计档案按其重要性分为三类，分别存档、保管。 1. 会计报表、财务程序软件、会计账簿、“物料、材料收发结存明细账”、“会计人员交接单”、财务规划、“会计师事务所年审、验资报告”、“账户余额表”等为第一类; 2. 借款、装修、订货合同，经济合同分析资料，工资资料、本钱报表、材料价目表以及下发文件，年度、月度财务数据备份等为其次类; 3.产品复原表、

9、日报表、验收单、领用单、各类账单、转拨单、工作底稿等为第三类。 第五条 企业财务部设两个兼职档案员分管本部门各类档案。各业务部门应归档的资料平常自行治理备查，到年终列出清单，统一交兼职档案员保管，其余属自行保管的资料应按月份整理，于次月初登记、造册。各档案应分类装订成册、存放有序、便利查找，并应严格执行安全保密制度。 关于档案治理规章制度范文三 一、立卷、归档 第一条 各部门、各社团平常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必需仔细做好。 其次条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文件立卷工作进展监视和指导，并做好应归档文件案卷

10、的接收归档工作。 第三条 文件立卷归档范围。但凡工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。 第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 第五条 立卷方法。依据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。依据文件的不同保存价值，将文件按不同的

11、保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 (1)永久保存。但凡反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文、社团成立申请书等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。 (2)长期保存。但凡在相当长时间内部门、社团需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。 (3)短期保存。但凡在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件，划为短 期保存。短期保存为15年以下。 第六条 文件的组合。组合的根本作法如下： 1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。 2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等

12、各类表格文件，应组合在一起。 4、工作规划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。 5、特别性文件材料，可依据详细状况进展组合。 第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，规划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和常常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 第九条 归档时间。部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。

13、第十条 归档文件案卷的要求。部门或社团移交归档文件案卷，应符合以下要求： 1、归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必需填写案卷文件名目、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清楚。 3、档案袋的名称要留意内容精确，文字简练通顺，构造完整，必需提醒卷内文件的内容和成份。 第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。 二、档案的治理和利用 第十二条 办公室根据社团联合会对档案治理的要求，对存放的各类档案进展分类整理，分类保管，编制各类检索名目，搞好档案的借阅利用、统计等工作。 第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，

14、按程序进展档案销毁。 第十四条 办公室的治理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。常常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有规划的进展修补、复制，爱护档案的安全与完整。 第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应准时归还。 第十六条 借用档案人员必需爱惜档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要认真检查，发觉对档案有损坏或泄密者，应准时向分管主席报告，按有关规定处理。 第十七条 档案室工作人员，接待档案利用人员要热忱，仔细负责，按规定供应利用。填写好查阅档案登记表。 第

15、十八条 平常汇合，按实际挨次或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应准时恳求补发或取得复印件，以便存档和查阅。 第十九条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。 为进一步提高我办档案治理工作水平，依据中华人民共和国档案法和省、市档案主管部门的相关规定，结合实际，制定本制度： 归档范围 一、市信息办机关及各处室在公务活动中反映本机关职能活动、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，由综合处负责收集、整理和归档。 二、各处室公文办完后，应准时将公文定稿、正本和有关材料向综合处移交。 三、财会、统计和固定资产登记等档案，在会计、统计

16、年度终了后，编造清册，交由综合处归档。 四、市信息化建立工程全过程档案。 档案保管 五、所存档案应当分门别类、系统科学、内容完整。 六、办理完毕的文书档案资料,一般应以年为单位，在次年六月底前按标准格式立卷归档。 七、档案治理员应当做好以下工作： 1、维护好档案的安全,做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作,对损坏、霉变、散失的档案,准时实行修补、复制、收集等补救措施。 2、每季度对档案进展检查,发觉问题准时向领导汇报,确保档案安全与完整。 3、严格按规定办事，对进出档案室的档案做到“五清”，即:登记清、清点清、检查清、核对清、档号清。 4、保持文档室内清洁卫生，适时通风透光，保持

17、相宜的温、湿度。 八、档案治理员工作调整时，应履行交接手续。 档案查阅 九、查阅档案应当严格履行批准登记手续。 1、机关各处室、二级机构因工作需要查阅档案资料，需经综合处审核，分管领导批准; 2、外单位查阅档案的，应持公函,并出示查询人员有效证件,经综合处审核，报分管领导批准后，方可查询。 十、查阅档案应在文档室内进展，档案材料不外借。 十一、查阅档案的单位和个人不得擅自复印和拍照,因工作需要,经分管领导批准，方可复印、拍照。 十二、凡查阅档案,不准在档案资料上涂改、污损、抽拆、勾画,不准在档案材料上标注任何符号。归还档案时，档案员必需进展检查，如发觉有损坏档案的现象，应当追究查阅者的责任。

18、档案保密 十三、仔细贯彻实施 保密法，严格执行党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。 十四、未经许可，非档案工作人员不得进入文档室,不得翻阅档案案卷。 十五、查阅涉密文件资料时，应报分管领导批准前方可查阅，不允许复印、拍照等任何形式的复制。确需复制的，须报单位主要负责同志审批，并严格根据保密法的相关规定执行。 十六、归档档案不允许带出文档室以外。查阅档案时,不得翻阅其它无关档案。 十七、文档室和档案柜应当随时加锁，确保档案的安全。 十八、未经批准, 文档治理员不得擅自供应、抄录、拍照、公布档案内容。 档案登记统计 十九、建立档案统计台帐，对档案的收进、移出、保管、利用等状况进展登记和统计，

19、做到准时精确无误。 二十、根据有关规定，按时向档案行政治理部门和专业主管部门的档案治理部门报送档案统计年报。 二十一、按时完成上级档案行政治理部门部署的登记和统计任务。 档案鉴定与销毁 二十二、根据国家档案局下发的档案鉴定标准对本单位的全部行文进展鉴定。 二十三、档案鉴定后，对没有保存价值的文件 (即不归档的文件)和保存期满的档案才能进展销毁。 二十四、凡需销毁的档案,应编制销毁清册,由办领导批准后,方可在有保密资质的造纸厂销毁。 二十五、批准销毁的档案,必需由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。特别状况可暂缓销毁。 二十六、因档案治理人员责任心不强造成不良后果的，视

20、情节赐予处分。 市信息化工程档案治理 二十七、市信息化工程档案治理遵循科学技术档案案卷构成一般要求(GB/T11822-2023)和归档文件整理规章(DA/T22-2023)相关标准。 二十八、综合处统一受理工程建立单位的文档报送和档案治理，建立单位不得拒报、瞒报。对不按规定提交工程建立档案的，市信息办有权暂停该信息化建立工程后续工作，全部后果由工程建立单位负责。 二十九、依据合肥市信息化工程治理实施细则规定，信息化工程建立档案包括： 1、工程申报材料：财政预算“一上”截止前，向市信息办申报下一年度信息化专项资金的建立规划和工程预算;申请立项报告及工程建立方案。 2、工程论证材料：工程建立方案。 3、工程立项材料：工程建立内容及预算简表;工程正式批复。 4、工程实施材料：工程建立合同;合肥市信息化建立工程执行状况表 5、工程验收材料：技术报告、开发工作报告、测试报告、监理报告、用户报告、经费使用报告及建立合同要求供应的有关资料;工程验收意见书。 6、经费支付材料：工程款支付状况 7、绩效评估材料：自我评估和第三方绩效评估报告 三十、信息化工程建立单位在报送工程纸质材料时，应一并供应电子版以供存档。