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1、集团公司人事行政部采购管理制度 1.0 目的 规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要 求。2.0 适用范围 适用于公司/分公司/项目的采购管理工作。3.0 职责 3.1 人事行政部负责资产的统一采购工作。3.2 公司各部门/分公司/项目由专人负责资产申购计划的 制定、验收，出入仓手续的办理以及库存管理工作。3.3 公司各部门经理/分公司/项目经理负责对资产申购计 划的复核。3.4 总经理办公室、财务部、人事行政部及质量管理部负 责分公司/项目申购计划的审核。3.5 财务部负责对采购后所有单据的审核。3.6 总经理或总经理授权人员负责资产申购计划的批准。4.0 程序要点 4.1 申购物
2、品的申报程序 4.1.1 申购单位根据工作需要和仓库的库存量，于每月 20 号前填写 物品申购单，提交部门/分公司/项目经 理审核后报人事行政部。4.1.2 公司总部/分公司/项目年度预算中如有固定资产购 置项目的，需填写物品申购单交质量管理部、人事行政部、财务部审核后提交总经理或总经理授 权人员批准。4.1.3 物品申购单经批准后交人事行政部门统一采购，如人事行政部采购人员对特殊物品无法采购时，要 求申购部门协助采购。非广州市区分公司/项目可发 回申请部门按批准后的范围内自行采购，采购完成 后及时将情况汇报人事行政部。4.1.4 因突发性需要的资产而没有库存的或预算外资产的 申购，由部门/分
3、公司/项目填写应急物品申购单，交质量管理部、人事行政部、财务部审核后提交总 经理或总经理授权人员批准。审批后交采购人员采 购，如因时效性或物品特殊性，可发回申购部门按 批准后的范围内自行采购，采购完成后及时将情况 汇报人事行政部。司分公司项目的采购管理工作职责人事行政部负责资产的统一采购工作公司各部门分公司项目由专人负责资产申购计划的制定验收出入仓手续的办理以及库存管理工作公司各部门经理分公司项目经理负责对资产申购计划的复核总经经理或总经理授权人员负责资产申购计划的批准程序要点申购物品的申报程序申购单位根据工作需要和仓库的库存量于每月号前填写物品申购单提交部门分公司项目经理审核后报人事行政部公
4、司总部分公司项目年度预算中如有固定申购单经批准后交人事行政部门统一采购如人事行政部采购人员对特殊物品无法采购时要求申购部门协助采购非广州市区分公司项目可发回申请部门按批准后的范围内自行采购采购完成后及时将情况汇报人事行政部因突发性需要的4.2 物品采购的时效 4.2.1 物品申购单应在每月 25 号前完成相关部门的审 批，并交人事行政部采购。4.2.2 月度物品的采购，原则上应在每月 1 号前完成，并 送至各部门/分公司/项目的仓库，办理入仓手续。特殊情况报人事行政部经理及申购部门/分公司/项 目经理同意后分别处理。4.2.3 应急物品的采购，原则上应在 2 个工作日内完成，特殊情况报人事行政
5、部经理及申购部门/分公司/项 目经理同意后分别处理。4.3 物品采购程序 4.3.1 采购员在采购物品时，应按相关要求选择所需物品。4.3.2 采购员在采购物品时，应按 供方评审管理规程 中 相关规定选择评审合格的供应商。4.3.3 采购员凭审批手续完整的物品申购单到财务部按 照 现金及银行存款、支票管理制度 中的相关规定 借支物品采购的现金或支票。4.3.4 采购员在合格供应商处购买不到的物品，应做到货比 三家，争取采购物料质优价廉。司分公司项目的采购管理工作职责人事行政部负责资产的统一采购工作公司各部门分公司项目由专人负责资产申购计划的制定验收出入仓手续的办理以及库存管理工作公司各部门经理
6、分公司项目经理负责对资产申购计划的复核总经经理或总经理授权人员负责资产申购计划的批准程序要点申购物品的申报程序申购单位根据工作需要和仓库的库存量于每月号前填写物品申购单提交部门分公司项目经理审核后报人事行政部公司总部分公司项目年度预算中如有固定申购单经批准后交人事行政部门统一采购如人事行政部采购人员对特殊物品无法采购时要求申购部门协助采购非广州市区分公司项目可发回申请部门按批准后的范围内自行采购采购完成后及时将情况汇报人事行政部因突发性需要的4.3.5 采购员应将采购回来的物品按照 仓库管理制度 的 相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。4.3.6 物品采购发生的费用，由采购员按照 费用开支管
7、理 制度 中的相关规定到财务部办理费用报销手续。4.4 验证方法及要求 4.4.1 本公司物品采购普遍属零星性采购，对采购物品的验 证采用抽样的方法，采购物品数量（单个）少于 10 个的，抽样 100%验证，对采购物品多于 10 个的，抽 样 10%20%验证。4.4.2 对所采购的物品应具备合格证，特别是对批量（或成 箱、成件）购买的物品必须要验证物品的合格证。4.4.3 对验证物品的规格、数量等必须与 物品申购单 上 的相符。4.4.4 仓库应对常用物品的产品说明书、产品使用说明等资 料应适当保存，备查。4.3 验收标准 4.5.1 外包装平整光滑，无擦伤、破损，密封包装无裂缝、无渗漏、无
8、污染或扭曲变形；4.5.2 在包装上标明生产日期和有效期的，注意核对日期是 司分公司项目的采购管理工作职责人事行政部负责资产的统一采购工作公司各部门分公司项目由专人负责资产申购计划的制定验收出入仓手续的办理以及库存管理工作公司各部门经理分公司项目经理负责对资产申购计划的复核总经经理或总经理授权人员负责资产申购计划的批准程序要点申购物品的申报程序申购单位根据工作需要和仓库的库存量于每月号前填写物品申购单提交部门分公司项目经理审核后报人事行政部公司总部分公司项目年度预算中如有固定申购单经批准后交人事行政部门统一采购如人事行政部采购人员对特殊物品无法采购时要求申购部门协助采购非广州市区分公司项目可发
9、回申请部门按批准后的范围内自行采购采购完成后及时将情况汇报人事行政部因突发性需要的否过期，4.5.3 验证物品质地、颜色、规格、尺寸是否符合购买要求；4.5.4 对受力部分应用手或其它方法做加力实验；4.5.5 检查附属件是否齐全。5.0 相关支持文件及记录 5.1 供方评审管理规程 5.2 现金及银行存款、支票管理制度 5.3 仓库管理制度 5.4 费用开支管理制度 5.5 物品申购单 5.6 应急物品申购单 司分公司项目的采购管理工作职责人事行政部负责资产的统一采购工作公司各部门分公司项目由专人负责资产申购计划的制定验收出入仓手续的办理以及库存管理工作公司各部门经理分公司项目经理负责对资产申购计划的复核总经经理或总经理授权人员负责资产申购计划的批准程序要点申购物品的申报程序申购单位根据工作需要和仓库的库存量于每月号前填写物品申购单提交部门分公司项目经理审核后报人事行政部公司总部分公司项目年度预算中如有固定申购单经批准后交人事行政部门统一采购如人事行政部采购人员对特殊物品无法采购时要求申购部门协助采购非广州市区分公司项目可发回申请部门按批准后的范围内自行采购采购完成后及时将情况汇报人事行政部因突发性需要的