国有企业科技档案管理办法模版.docx

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1、*工程公司 科技档案管理办法 编号：JZ-07批准： 制订部门： 技术质量部 批准年月： 年4月 1 总 则 1.1 为规范公司本部（以下简称：公司）科学技术档案的管理工作，充分发挥科学技术档案在公司各项工作活动中的作用，依据有关法律法规，结合本公司实际，制订本办法。 2 引用标准 2.1中华人民共和国档案法 2.2科学技术档案工作条例 2.3科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008） 2.4管理手册（CUC G01 0012012） 2.5记录的控制程序（CUC G04 0082012） 3 定 义 3.1 科学技术文件材料是记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和

2、设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。 3.2 科学技术档案国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。 3.3 公司科技档案是指本公司在工程设计、规划、咨询、监理、总承包以及基本建设和科研业务建设、知识中心项目建设等活动中形成的具有保存和利用价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。 4 职 责 4.1 技术质量部下属的档案室负责公司科技档案的归口管理。具体负责公司科技档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定及销毁等

3、工作，同时对各部门归档执行情况进行指导、督促、验收和考核。 4.2 各生产部门和有关职能部门负责本部门归口部分的科技档案收集、整理及归档工作，严格执行科技档案管理办法。 5 科技文件材料的收集、整理和归档 5.1 科技文件的收集、整理 5.1.1 收集范围 按公司科技档案归档范围及保管期限中有关规定执行。 5.1.2 收集、整理方式 采用平时收集和阶段成果完成集中收集整理相结合的方式。 1） 工程咨询、工程设计、工程承包、建设监理、科研业务建设、知识中心建设等项目文件材料分别按相应的归档范围，由项目负责人（项目设总、项目经理等）在项目开展的同时进行收集积累，阶段完成后汇总整理归档。 2） 重大

4、设备仪器文件材料由设备、仪器使用部门负责，按相应的归档范围分阶段收集、整理、归档。 3） 标准（通用）图和专用设备设计施工图，按照规定程序审核批准后，由绘制部门专业负责人或绘制者收集、积累、整理归档。 4） 档案室负责收集、整理、接收有关部门文件材料的归档。采用接收归档和催收归档相结合，查核寻找与补充收集相结合、正常性收集与动态性收集相结合等方式，及时、系统地做好归档工作。 5.2 科技文件的归档 5.2.1 归档时间 实行阶段成果归档制。 1）工程设计项目的文件材料原则上以前期设计、初步设计、施工图设计至竣工验收三个阶段归档，地质资料必须先归档后借阅。 a） 前期设计阶段和初步设计阶段的文件

5、材料除设计书、图纸在阶段完成后及时归档外，其余文件材料待收到批复文件后一并归档，若确定没有批复文件的，在确定后随即归档。 b） 施工图设计阶段除图纸、计算书在阶段完成后随即归档外，其余材料在竣工验收时一并归档。施工图底图原则上应按母项（或厂项）一次成套归档。 2） 专用设备施工图设计的文件材料，必须在施工图完成后随即归档。 3） 科研、业务建设、知识中心项目的文件材料在完成结题后，填写科研、业务建设文件材料移交清单（附录H），经技术质量部或公司分管领导审批后进行归档。 4）标准（通用）图在底图完成经公司主管技术负责人审批后，填写科研、业务建设文件材料移交清单，随即归档。 5）公司购置的重要设备

6、、仪器等文件材料，在设备开箱验收时，由固定资产管理部门及时通知档案室有关人员参加，同时负责将有关文件材料收集归档。 5.2.2 归档质量要求 1） 归档的科技文件材料要完整系统，必须全面反映科技工作的过程和结果，归档范围中所列必归的文件不能少。 2） 归档文件材料所使用的专业术语、符号、代号、计量单位符合国家有关标准规定，对尚无标准规定的，应给出定义或加以说明。 3） 引用的标准和法规文件应是现行有效的。 4） 归档的文件材料必须字迹工整、图样清晰、载体质地优良、格式统一，禁用铅笔或圆珠笔绘写、图纸、图签、编号及签署等符合公司有关规定，装订整齐、符合规范、立卷符合要求，组卷组册正确。 5.2.

7、3 归档数量 1） 工程项目（含公司基建项目）的设计文件（可行性、初步设计）一式二份归档，其余一式一份。 2） 科研业务建设项目的成果一式一份归档。 3） 院购置的重要设备、仪器的文件材料一式一份归档。 6 科技档案的管理 6.1科技档案编号管理 6.1.1 新签工程设计项目后均由项目负责人（项目设总）向档案室索取工程项目代号，然后根据工程项目代号编制出设计文件阶段代号及施工图图号。 6.1.2 科研、业务建设、专用设备设计、公司重大设备仪器的科技档案分类和编号由档案室负责编制。 6.1.3 标准、通用图类的科技档案由绘制部门负责编制分类目录和编号。 6.2 科技档案库房管理 6.2.1 科技

8、档案必须设一定面积的专用库房保管。未经允许，非档案管理人员不准进入库房；非公司人员未经档案室同意，不得进入阅览室。 6.2.2 按照档案保管的要求，配置足够的档案保管装具。 6.2.3 档案装具（柜、橱、架）之间的主要通道一般应有 11.2m 的距离，装具间距应有0.8m左右。 6.2.4 科技档案的保护要贯彻“以防为主，防治结合”的方针，努力延长档案寿命，按照上级规定，根据公司实际情况，配备必要的保护档案的设施，如安装铁门窗、防火、防潮（霉）、防尘、防盗、防鼠、防光、防有害生物等保护设施，控制温度1424，相对湿度4560%。 6.2.5 严禁携带易燃、易爆及其它危险品入库，下班要关好门窗、

9、关闭电灯和其它电源。 6.2.6 档案库要保持整洁。 6.3 科技档案的保管 6.3.1 归档的底图，原则上应一律平放，要防止散归、错归和损坏。 6.3.2 归档的蓝图按照有关规范，由后勤服务公司文印部负责折叠、装订成册，档案室负责编目排架。 6.3.3 归档的照片、底片分别立册保管。 6.3.4 档案人员须定期检查档案保管情况，发现破损或变质的档案要及时修补和复制，最大限度地延长档案的寿命。 6.4 科技档案的修改 6.4.1图样的修改 1） 归档的底图原则上在指定地点修改、不外借。 2） 对归档的底图要作修改时，由提出修改人填写工程设计更改申请表(附录E) 或设备设计修改/更改底图许可单(

10、附录F)，经批准后，方能对相应底图进行修改，并在该底图上按规定作出修改记录与标识。 3） 对档案中各类科技文件和技术图样进行修改、补充，必须按相应程序，“填写工程设计更改申请”，并经部门有关负责人签字批准方可修改。更改办法要符合国家或公司有关标准。 4） 对于不需在底图上作修改的局部修改，由修改人填写施工图设计修改通知单。 5） 图样修改要采用“杠改”。如需“刮改”，只有保证更改有据可查的情况下才能进行，在被修改的底图上必须作出有关“标识”（即标出修改处数、代号、日期等），修改人必须签字。修改蓝图时，必须与底图同时修改，修改办法与底图相同。 6.4.2 技术文件的修改 1） 技术文件归档后，原

11、则上不许修改，特殊情况确需要修改时，必须填写技术文件修改申请单(附录G)，经原主审人审核，技术质量部部长批准。 2） 如修改量小，由提出修改人根据修改审批意见直接在归档文件上修改，档案管理人员验证后加盖“技术档案更正章”。 3） 如修改量大，档案室根据修改审批意见和原归档的份数，可酌情提供一套（卷）原复制本进行修改，并按有关完工处理办法办理归档手续，修改后的文件档案号由档案室重新编制。 4） 如需保存原文件，而修改某部分的内容（如投资估算调整、总概算调整），按有关完工处理办法进行，档案管理人员负责把修改内容插入原文件的有关章节，并在备考表上加以说明。 5） 有关修改通知及修改后的技术文件均由项

12、目负责人负责通知和分发有关单位和个人。 6.5 科技档案的鉴定和销毁。 6.5.1 科技档案的保管期限分为短期(15年以下)、长期(1550年)和永久(50年以上)保存，各类科技档案按照划定的保管期限进行管理。 6.5.2 保管期满的档案由技术质量部审阅、提出意见，经公司分管领导批准后，档案室负责办理延长保管期限或造册销毁的具体事宜。 6.5.3 科技档案的鉴定和销毁是档案建设的重要内容，因此，必须认真做好此项工作。由技术质量部归口负责，定期组建“科技档案鉴定小组”，并组织开展鉴定工作。 6.5.4 科技档案的鉴定工作应根据档案利用情况、保管期限及历史凭证作用等因素进行，对已失去价值、超过保管

13、期限、又无历史凭证作用的档案，在鉴定后及时销毁。 6.5.5 经过鉴定确定销毁的科技档案，由鉴定人填写“科技档案鉴定销毁清单”，报请公司主管领导批准，由档案室按照保密规定销毁。 6.5.6 其他 1） 初步设计（包括可行性研究）底稿保管三年后一律予以销毁处理。 2） 经正式审批程序批准的业务建设项目的文件材料，一律以正式文印本归档，归档时注明保管期限。 3） 未经正式审批程序批准的个人学术论文或交流资料（如技术通讯）等作为资料，保管三年后销毁处理。 7 科技档案的利用 7.1 科技档案的借阅 7.1.1 一般性档案的借阅 1） 公司在职职工均可根据工号在档案室办理借阅手续，建立借阅户头卡。 2

14、） 退休职工返聘，经聘用部门领导批准、人事处备案后，办理借阅注册手续，按本办法借阅科技档案。 3） 外单位人员只限于借阅一般性科技档案（资料），借阅时必须持有所在单位的正式介绍信(函)或聘用部门的批准文(函)，经技术质量部领导同意后方可借阅，但只限于在阅览室参阅，如需摘录可先经档案室同意，并摘录在科技档案摘录表(附录C)，由档案室检查、盖章认可。 4） 除蓝图外，独本资料一般只可在档案阅览室查阅，不得借出。 5） 借阅人要爱护所借的图纸、文件，保证所借图纸、文件的完整，不得私自将案卷拆散或损坏，不得涂改、圈划、撤换。 7.1.2 涉密档案的借阅 1） 本单位职工借阅密级档案时，须填写公司OA流

15、程“FL1543-档案借阅单”，经所在部门领导同意，技术质量部及公司分管领导批准后，方可借阅。 2） 密级档案原则上不对外单位借阅，如特殊需要查阅时，须持正式介绍信，经技术质量部批准，方可借阅，但禁止摘抄、复制。 3） 对于密级档案，任何人都不得擅自转借或复制。 4） 借阅人使用密级档案必须遵守有关保密规章制度，严守秘密。 7.1.3 专有技术档案的借阅 1） 借阅人须按照公司专有技术申报及管理办法中的有关规定，填写借阅专有技术档案申请单(附录 B)，经所在部门领导签署，形成档案部门领导同意，技术质量部核准后方可借阅，每份申请表只能借阅一项专有技术的有关档案。 2） 专有技术档案原则上不对外借

16、阅，如有特殊需要时，经技术质量部批准，签订技术转让合同后方可提供。 3） 借阅人不得私自复制专有技术档案，如有违反，一经发现，查证属实后报请主管领导视情节给予处理，后果严重的，依法追究责任。 7.1.4借阅期限 1） 借阅人使用的科技档案用毕后应及时归还，一般档案借期不超过六个月；涉密档案借期最长不得超过15日。期满尚须继续使用者，应办理续借手续。 2） 借阅者长期出差、出国、探亲、病事假等离公司半年以上者，必须到档案室办理图纸、文件清退手续。 7.2 科技档案的赔偿 7.2.1 借阅科技档案发生遗失、缺少、损坏时，借阅人应填写科技档案遗失报告书(附录D)，经所在部门领导签署意见后，档案室核准

17、，按遗失档案成本价的520 倍予以赔偿。 7.2.2 如属密级档案必须报送公司保密委员会提出处理意见。 7.2.3 如属专利档案须报送技术质量部提出处理意见。 7.3 科技档案的供应（复制） 7.3.1 科技档案的对外供应与复制均由档案室统一归口办理，其他任何部门和个人都不得对外提供。 7.3.2 底图、底片及竣工验收后重新整理的档案原则上不出借，需复制时，办理好有关手续，由档案室按要求办理。 7.3.3 科技档案原则上不对外供应复制，特殊需要时须经业务归口部门审核同意，报请技术质量部部长同意，档案室方能提供服务。 7. 3.4建设单位需增晒其本单位图纸时，必须持有该单位的正式介绍信(函)或凭

18、“代办增晒图证明”，档案室方能予以办理。 7.4 科技档案资源的开发 档案室要主动开展档案服务利用工作，加强科技档案的咨询、编研等工作，充分发挥科技档案的有效作用。 8 归档考核 8.1 档案室按照公司考核计奖办法，对公司各部门执行档案管理制度情况进行严格考核，充分体现档案管理的严肃性、法规性。 9 附 则 9.1本办法由技术质量部编制并负责解释，经董事长批准后自印发之日起执行。 附录A：科技档案借阅申请单 附录B：借阅专有技术档案申请单附录C：科技档案摘录表附录D：科技档案遗失报告书附录E：工程设计更改申请表 附录F：设备设计修改/更改底图许可单附录G：技术文件修改申请单 附录H：科研、业务

19、建设文件材料移交清单 A：借用部门 借用人姓名 借阅日期 借阅档案种类 档案号 档 案 名 称 借阅期限 部门领导签 字 技术质量部意 见 用 途 科技档案借阅申请单 B：借阅日期 姓 名 借阅档案的名称 借阅期限 形成档案部门意见 技术质量部意 见 档案室经办人 日期 借阅专有技术档案申请单 C：科 技 档 案 摘 录 表 单位名称地 址 介绍信编号 姓 名 摘录资料名 称 摘录时间 年 月 日 摘录内容 D：科技档案遗失报告书 姓名 所 属 部门 遗失档案密级 遗失档案名称 专利档案 是 否 档 案 号 遗失 原因 本人态度 所在部门领导意见 档案室核定的赔 偿 意 见 填表日期 完成处理

20、意见日期 E：工程设计更改申请表 工程底图名称 更改图号 更改原因 更改内容及附图名称、图号 生产部门质量负责人 年 月 日 原图处理意见： 项目设总 年 月 日 设计负责人 年 月 日 经办说明： 1. 蓝图档案已更换 2. 蓝图档案中已作相应更改档案经办人： 年 月 日 修 改 人 年 月 日 原设计人 年 月 日 说明：1. 设计底图归档后除特殊情况经领导批准外，一律不外借。 2. 工程设计图如需更改需填写本申请单，并经各级领导批准，总平面图的更改需经原审定人批准。 3. 此表在ftp:/ F：设备设计修改/更改底图许可单 工程底图名称 张数 修改/更改底图图号 修改/更改原因 修改/更

21、改内容及附图名称、图 号 生产部门技术质量部门负责人或项目主审人 年 月 日 经办说明： 1. 借出日期：年 月 日归还日期 年 月 日 2. 蓝图档案已更换 3. 蓝图档案中已作相应修改/更改 档案经办人： 年 月 日 原底图设计所所 长 年 月 日 项目设总 年 月 日 设计负责人 年 月 日 修 改 人 年 月 日 原设计人 年 月 日 说明：1. 设备设计底图归档后除特殊情况经领导批准外，一律不外借。 2. 设备设计已归档底图如需修改/更改需填写本申请单，并经各级领导批准，总图也应一并修改/更改。 3. 此表在ftp:/ G：技术文件修改申请单 项目名称 修改原因及内容： 技术质量部意见： 日期 原主审人意见： 日期 总设计师(或项目负责人)意见： 日期 申请修改者： 日期 今收到档案室提供 复制本 套(卷)，图号为 领取人 日期 档案室事后记录： 档案员 日期 H: 科研、业务建设文件材料移交清单 序号 项目名称及内容 页 数 备 注 项目负责人 技术质量部 接收人