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1、地区管理委员会档案管理制度（试行）第一章 总 则第一条 为规范南站地区管理委员会（以下称管委会）档案管理工作，根据档案法，结合管委会档案工作实际情况，进一步加强档案工作科学管理，更好地为机关工作服务。特制订本制度。第二条 管委会档案工作是机关工作组成部分，是提高管委会机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。第三条 管委会机关工作活动中形成的全部档案均由办公室集中统一管理。第四条 办公室档案工作的基本任务是： （一）对机关各处室文件材料的归档工作，并进行指导、监督与检查；（二）负责管理管委会机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料
2、。第二章 档案的接收第五条 遵照档案法关于对档案工作实行统一管理，分级管理的原则和上级有关收集档案范围规定，接收和收集具有保存价值的各种档案和资料。第六条 定期接收管委会机关具有永久和长期保存价值的档案。 第七条 及时收集管委会在重要活动、重大事件中形成的档案。第八条 接收档案要保证质量。进馆档案在立卷、编目、撰写全宗介绍等方面，均应符合有关规定和要求。第九条 库内对收集的档案资料指定由专人负责登记入册、统计、整理编目工作，确保帐物相符。定期或不定期进行检查盘点，发现问题及时上报，确保档案资料完整与安全。第十条 接收和移出档案时，接收手续必须完备，清楚，签字（盖章），长期保存。 第十一条 对收
3、集征集到的具有重要保存价值的档案资料不得外借。第三章 归档文件整理制度第十二条 凡管委会工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各处室统一交到办公室进行归档文件整理。第十三条 文件材料必须要以件为单位，永久或定期的文件材料都要装订。第十四条 多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是发文签批单，然后是正文，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或炭素笔，不能用铅笔和圆珠笔。第十五条 采用年度保管期限问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。第十
4、六条 组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明卷宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。第十七条 按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查阅。 第十八条 归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。第十九条 归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。第二十条 每年五月末之前，要立好前一年的件，连同归档文件目录向办公室移交。第四章 档案的保管制度第二十一条 档案库房是保密要害部位，未经允许，非档案人员严禁进入
5、。第二十二条 必须建立各类档案移交目录、归档文件目录、案卷目录、案卷目录登记簿、案卷统计簿等账册，并定期进行检查、校对，做到帐、物相符。对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。第二十三条 档案的接收、移出、外借必须履行登记手续，借出的档案须在规定时间内归还，并依档号顺序排列入库。每年全面检查一次库藏档案情况，档案人员调动时必须办理档案交接手续。第二十四条 档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、装具和切实可行的档案“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温，防虫蛀、防鼠咬）措施。库房内温度要控制在1424 之间，相对湿度应控制在4560%之间。第二十五条
6、 库房内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用。第二十六条 对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。第二十七条 档案人员在调离或退休时，应办理完档案交接手续后再离岗。第五章 档案的保密制度第二十八条 档案工作人员要严格执行安全保密制度，忠于职守，增强安全保密观念，认真做好档案安全保密工作。第二十九条 档案工作人员必须严格遵守国家和管委会有关档案保密范围的规定，不得擅自传播有关保密档案的内容。第三十条 档案的密级由归档文件整理单位根据有关文件确定，办公室进行复核。密级的变更和解密必须按（保密法）和有关法规办理。第三十一条
7、查阅、摘抄、复印密级档案时，必须履行审批手续，并妥善保管好摘抄记录和复制件，使用完毕后，由办公室收回销毁。 第三十二条 为确保档案的安全，档案馆（室）内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品，不得在库房内会客和接待非档案工作人员。第三十三条 认真贯彻执行“八防”方针，建立库房管理责任制，定期检查库房，发现隐患及时向有关领导报告，积极采取应对措施。第三十四条 每天工作完毕后，必须把取出的档案材料及时放入档案柜内，不得放在桌上或随意堆放，下班前要检查门、窗，切断电源、水源，保证安全。第六章 档案的借阅制度第三十五条 借阅档案，必须办理借阅手续。档案原则上不能外借，特殊情况下只借复制件，外借原件需办理特批手续
8、，并严格限制借出时间。第三十六条 管委会内部各处借阅本单位档案，借阅者要认真填写档案借阅登记簿。使用结束后，使用者应如实填写档案使用效果登记表。第三十七条 查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经办公室主任批准后，按规定办理借阅手续。借阅属于控制使用范围的机密档案，须管委会分管领导、办公室主任及有关部门负责人批准。使用档案的处室和个人未经档案主管领导的同意，不得擅自公布档案内容。第三十八条 借阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得把档案中的内容随意转告他人。使用者未经有关部门或办公室的同意，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽节、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容。
9、严禁出售档案和不归档文件材料，因泄密造成不良影响的，要追查责任，根据情节轻重依法处理。第三十九条 档案借出以后，办公室要定期催还；归还档案时，要当面检查清点，检查无误后，注销外借手续，按档号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象，应写出书面报告，根据不同情况，上报管委会严肃处理。第四十条 办公室同意摘录或复制的档案、资料，经校对、盖章以后生效。第七章 档案的统计制度第四十一条 提高对档案统计工作重要性的认识，把档案统计纳入档案工作管理程序，及时做好统计，使之成为档案工作考核的内容之一。第四十二条 加强档案统计工作的基础建设，建立健全统计台帐，认真做好各项登记，确保档案统计数字的准
10、确性、可靠性。第四十三条 档案统计的内容(一) 库藏档案的基础登记：包括档案的收进、移出等卷宗案卷的数量变化，档案信息使用情况登记等;(二) 档案工作基本情况统计：包括“档案工作基本情况统计”年报表，档案室根据基本工作需要制定的分类统计表格等。第四十四条 档案统计的时间按自然年度计算，各部门按要求分别统计后交办公室，由办公室于次年一月份汇总，由有关领导审签后报cc市档案局。第四十五条 办公室应定期进行统计数据分析，及时提出有价值的意见、建议，为管委会领导决策提供重要依据。第八章 档案的提供使用第四十六条 档案资料一般不外借，只在阅览室内查阅。确因工作需要借出使用，必须严格履行审批手续，借出时间
11、不得超过七天。 第四十七条 外单位来使用档案资料者，必须持有单位介绍信、居民身份证或工作证。经分管领导批准后，方能查借。 第四十八条 查借档案必须严格履行登记手续，做好使用效果反馈记录，填写清楚档案名称、内容和使用目的，归还要及时并核对消注。 第四十九条 使用“三密”档案资料和个人档案，必须严格按照保密法及组织、人事、劳动部门的有关规定办理。 第五十条 使用者要保守机密，负责维护被查借档案的完整与安全，不得涂改、污损、丢失和转借；不得出具伪证、误证，违者严加追究。 第五十一条 使用者需要复制档案和索取档案证明，必须征得档案管理人员的同意才能办理，档案复制件和证明中引用的材料，应与档案原件相符，
12、并注明出处，经审查无误后，加盖公章生效。第九章 档案鉴定、销毁第五十二条 在分管领导的领导下，办公室及有关部门的负责人与负责该处档案的档案员组成鉴定小组，按照分工，先个人初鉴、再集体审查的程序，对需要变更密级、销毁、延长保管的档案进行鉴定，具体工作由办公室组织。第五十三条 对正在整理归档的材料，要用全面的、历史的、发展的观点鉴定材料的价值，准确把握归档范围和保管期限，有异议的由鉴定小组裁定。根据国家规定，保管期限的时限为：10年；30年；永久。第五十四条 对保密期限已满的档案。由鉴定小组提出是否变更密级或解密的意见，报分管主任批准，作出是否变更密级或解密的决定。第五十五条 对超过保存期限的档案
13、，由鉴定小组提出销毁或延长保管期限的意见，报分管主任批准，作出是否销毁或延长保管的决定。第五十六条 销毁档案须填写清单、注明鉴定时间和参加鉴定的人员，并送上级部门指定的销毁地点销毁。销毁时由3人执行，销毁后在清单上签字，并注明销毁日期。第十章 档案工作责任追究第五十七条 未依法建立档案机构或者配备档案人员，依据有关法律、法规，追究单位主要负责人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。第五十八条 未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。第五十九条 将公务活动中的应当归档的文件资料，据为己用或
14、拒绝向办公室移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正，对限期内不改正者，给予行政处分，视情况给予经济处罚。第六十条 所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经济处罚。第六十一条 玩忽职守造成档案丢失、泄密，追究相关人员的责任，给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。第六十二条 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的，追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政处分。第六十三条 涂改、伪造档案的，追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。第六十四条 擅自出卖
15、或转让档案的，给予警告、罚款，并没收非法所得。第六十五条 不按规定办理档案登记，或不向区档案行政管理部门报送档案统计报表，追究主管负责人和直接责任人的责任，责令限期改正。第六十六条 上述所列各条内容中，如有构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第十一章 档案员岗位职责第六十七条 做好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。第六十八条 定期维护、清查，做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施，遵守保密制度。第六十九条 每天记录一次库房湿度情况。第七十条 负责档案的修复、复制工作。第七十一条 做好档案交接工作，及时向办公室主任汇报文书档案工作情况。第七十二条 督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工作。第七十三条 对应销毁的档案及时清理、造册，按保密制度进行销毁，做好善后工作。第七十四条 搞好档案的开发、利用，并做好各项统计工作。第七十五条 完成领导交办的其它任务。第十二章 会计档案立卷归档制度第七十六条 会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。第十三章 附 则第七十七条 本制度解释权归管委会办公室。第七十八条 本制度自公布之日起执行。