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1、集团公文管理办法 1 总则 1.1 为了对 集团的公文进行有效的管理，保持集团各单位所使用 公文的有效性，保证集团高效、规范运作，特制订本办法。1.2 本办法所指公文系指除质量体系文件以外的“绿头文件”或“红 头文件”。“绿头文件”、“红头文件”系指各单位印发的套 有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文。如套有“集 团”、“有限公司文件”等字样的公文。质量体系文件系指 描述质量体系的一整套文件。1.3 本文中“股份”指“航空股份有限公司”，“集团公司”指 集团有限公司。1.4 公文管理的基本原则是准确、及时和保密。1.5 各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办 法，但不能与本办
2、法相抵触。2 公文的分类 2.1 根据受控状态，分为受控和非受控公文。受控公文是指该文件 受发文单位跟踪管理，确保其有效性的公文。为明显区别受控 和非受控公文，在受控公文上应加盖“受控文件”红色印章，并注明分发号（即序号）。但集团各单位印发的“绿头文件”或“红头文件”可以不盖受控章，但应注明分发号（在左上角标 明）。2.3 根据公文种类（简称“文种”），海航集团各单位常用公文主要 分为通知、决定、决议、请示、报告、函、批复、通报、会议 纪要等。2.3.1 通知：传达上级单位的指示，批转下级单位的公文，转发上级 单位、同级单位和没有隶属关系单位的公文，发布行政法规和 规章，要求下级单位办理和需有
3、关单位周知或者共同执行的事 项，任免和聘用干部。2.3.2 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。2.3.3 决议：适用于经股东大会、董事会、监事会以及经营决策层讨 论通过并要求贯彻执行的重要事项。2.3.4 请示：适用于向上级单位请求指示和批准。2.3.5 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建 议，答复上级单位的询问或要求。2.3.6 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管单位请求批准等。2.3.7 批复：适用于答复下级单位请示事项。2.3.8 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。2.3.9 会议纪要：适用于记载和传达会议主要精神和
4、议定事项，要求 有关单位遵守执行。3 公文的起草 3.1 行文规则 3.1.1 向上级单位行文，一般应主报一个上级单位，如需报送其它相 关的上级单位，可用“抄报”形式。3.1.2 一般情况下，除领导直接交办的工作外，下级单位不得越级行 文请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当抄报被越过的 上级单运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态
5、分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发位。3.1.3 同级单位可以联合行文。但联合行文应当确有必要，单位不宜 过多。3.1.4 “请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项。3.1.5 各平行单位或不相隶属的其它单位之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函件相互行文。3.1.6 向上级单位的“请示”，不可同时向下级单位发送。向下级
6、单 位的重要行文，可以抄报上级单位。除上级领导直接交办的事 项外，“请示”不得直接送领导者个人，尤其不能将同一请示 分送多位领导。3.1.7 发文单位应准确确定公文的主送、抄送单位及份数。3.2 正式公文的标印格式 详见海航集团公文格式细则 3.3 公文的起草 3.3.1 起草公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重 要公文，应当由单位各部门领导干部亲自动手或亲自组织和指 导下进行。3.3.2 公文起草的基本要求(1)全面准确地反映客观情况，符合本单位决策的方向、方针和政 策以及有关规程、规章。(2)完整、准确地体现本单位领导或集团领导的意图。(3)突出重点，观点鲜明，条理清楚，层次
7、分明，结构严谨，文字 精炼，标点符号使用准确。(4)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引 发文字运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决
8、定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发号。日期应当写具体年、月、日。(5)公文结构层次序数第一层为“一”，第二层为“(二)”，第三 层为“1.”，第四层为“(1)”。为了便于把规章、制度、程序 等之类的公文收集到体系文件中，此类公文结构层次序数表示 为第一层“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四 层为“1.1.1.T，也可用(1)或a等表示，超过四层用(1)或a等表 示。(6)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外，
9、应当使用阿拉伯数码。(7)用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并 注明简称。(8)必须使用国家法定的计量单位。3.3.3 起草公文要征求有关部门或领导个人的意见；联合行文，要征 求各联合单位的意见或由各联名单位共同起草。3.3.4 起草、修改和签批的公文，用笔用墨必须符合存档要求。一 般用黑色钢笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔和蓝色钢笔书写，也不得在文稿装订线外书写。凡字潦草或修改较多以及不合 要求的文稿，应当重写清楚后，再呈领导审批。3.4 公文的校对、审核 3.4.1 文稿在送领导审核之前，应认真校对，避免在送给领导审核的 文稿中有错别字的现象。拟稿人和核稿人不能是同一个人，核
10、 稿工作由各单位的负责人负责。3.4.2 校对书面文稿，校对符号应当使用规范、正确(详见附表校 对符合及其用法)。3.4.3 为确保公文质量，文稿在送本单位领导审批之前，须经拟稿部 门领导审核。3.4.4 公文稿审核的重点是：(1)是否需要行文。(2)内容是否符合公司和集团决策的方向、方针、政策以及有关的 规章运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分
11、类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发和规程，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的相关 公文相衔接。(3)提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。(4)内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。(5)文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范。(6)是否符合规定的审批、会签手续。(7)公文格式是否符合要求，文
12、种的选择是否适当，秘密等级、紧 急程度、发布范围等标注是否合理。3.4.5 文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；如文 稿已经领导人审批过，下级一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导人复审。校核后的文稿应由有关领导人审 核、签发(批)方能盖印上报或发出。3.4.6 各部门应正确使用和填写发文稿纸、呈批单及其它审批单，如 使用、填写不正确，公文处理员有权退回。4 公文传递程序 4.1 各单位凡是需要给本单位领导阅批的公文必须送至本单位专 职公文处理员处，由专职公文处理员呈本单位领导阅批。各单 位凡是需要给集团领导阅批的公文必须送至集团办公室专职 公文处理员处，由专职公文处理
13、员呈集团领导阅批。4.2 领导阅批完的公文由领导秘书送至专职公文处理员，由专职公 文处理员分送各相关单位。4.3 海航集团下属各单位的公文传递一般经海航集团办公室中转。4.4 集团领导秘书一概不接收其他任何人员呈报的公文，亦不得将 集团领导已呈批的公文直接下发，应送至集团办公室秘书室专 职公文处理员处，由其统一处理。在特殊情况下，如集团领导 直接交办的运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位
14、的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发事项或各单位有特急件需直接送集团领导审批时，可以直接送至集团领导处，但需当场取走。如果集团领导因故 当场不能审批时，应将公文送至海航集团秘书室，由秘书室按 特急件处理。4.5 各单位之间传递的公文，如不经过集团领导或执行层领导阅 批，可不经
15、过各单位办公室中转，由各部门文秘之间直接传递。4.6 呈批件的报批程序是自下而上报批，传阅件自上而下传阅。呈 批或传阅可根据业务分工的不同而由专职公文处理员决定阅 批人。4.7 各单位送给省政府的公文，可由办公室专职机要人员送达，并 负责催办。送给省各厅、局及其它单位的公文，如省各厅、局 及其它单位在海南省委公文交换站设有公文交换箱，则可由办 公室专职机要人员送达，如未设公文交换箱，则由各单位自行 送达。外单位对海航集团的发文，如要求派员取文，则由海航 集团对口部门自行取文。发给省外单位的公文，各单位可把公 文交给集团办公室专职公文传递员通过航班带给省外，并自行 负责催办。4.8 各单位公文处
16、理员应严格做好收、发文登记工作，以便掌握公 文的去向。5 公文的审批权限 参照各单位自行制订的有关公文审批规定。6 公文和信息的发布、接收 6.1 网络发文 6.1.1 集团内部网发文 6.1.1.1 凡是需要集团全体员工知晓的公文和信息，均在内部网上发 布，一般不能使用电子邮件发送。其它公文如发送范围较广，而且不存在秘密的公文，也可在内部网上发布。上网文件均 按照公文审批程序审批后方能上网。在集团内部网上发文 具体范围如下：运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等
17、字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发(1)指挥类：机构设立文件、人员任免文件、定岗定位文件、奖惩文件、嘉奖令、各类工作指令、安全信息、安全提示 及各单位办公例会纪要和普发性会议纪要、各部门下发的 工作
18、会议纪要等；(2)知照类：普发性的通知，包括集团各单位、各部门发布的 各种通知、通报、通告、公告、决议、情况通报、工作简 报，人事工作月报表、服务质量督察通报、办公秩序检查 情况通报、工作快讯等；(3)规范类：海航集团各单位各部门下发的各种规章制度、章 程、条例、办法、细则等；(4)计划类：海航集团各单位的工作计划、规划和方案等；(5)讲话类：欢迎词、欢送词、答谢词等；(6)日常事务类：函、感谢信、慰问信、贺信、表扬信、请柬 等；(7)其它：学习与研究等。6.1.1.2 海航集团各板块的信息发布和网页更新由各板块头企业 办公室负责；海航集团本部和其他相关产业板块的信息发 布和网页更新由集团办公
19、室负责。各单位如要在内部网上 发文，可发邮件给各板块龙头企业办公室，经审核无误后 发布。6.1.1.3 内部网上公文的保留期限 规章、制度及其它长期执行的公文，在网上长期保存，但如发 布新公文、废止旧公文时，应把废止的旧公文从网上删除，以 免误用；其它公文自发布之日起均保留一年以上，对一些已失 效的公文也可定期删除。6.1.2 电子邮件发文 6.1.2.1 凡发送范围较窄，而且不需要全体员工知晓的公文，则用电子 邮件发送。机密公文可以以电子邮件发送也可以书面形式发送 到相关人员，但用电子邮件发送时应设定打开公文密码。绝密 公文只以书面形式发送。6.1.2.2 为防止电子公文被修改，所有正式发布
20、的电子公文应设定为“以只读方式打开文档”，然后发送。运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下
21、级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发6.1.2.3 以集团或公司名义发布的电子公文，公文经办人把电子邮件发 送给海航集团办公室文秘或各企业办公室文秘，由办公室文秘 审核无误后发送给相关部门文秘或直接发送给相关人员；以部 门名义发布的电子公文，公文经办人把电子公文发送给本部门 文秘，经本部门文秘审核无误后发送给相关部门文秘或直接发 送给相关人员。6.1.2.4 当网络出现故障不能发布公文时，网络恢复正常后应及时发 布。如有急件，由制文单位把公文内容通知相关人员，以免耽 误工作。6.1.3 公文网络发布后，如有修改后重发，应发电子邮件作公文修改 提示。6.1.4 员工上班时间
22、，内部网和 Outlook应随时处于开通状态，以保 证信息的及时接收。如工作时间太忙，每天下班之前应抽出一 定时间阅读邮件和内部网公文。6.2 书面发文 6.2.1 书面公文除作为存档用以外，还作为网络发文的必要补充，以 下情况以书面形式发布：6.2.1.1 公文发给集团以外的单位时。6.2.1.2 不能浏览到集团内部网或不能收到电子邮件的驻外机构。6.2.1.3 部分机密和绝密公文。6.2.1.4 根据集团领导要求发给相关人员。6.2.1.5 不能输入电脑，无法用网络发布时。6.2.2 公文书面发布后，如有修改后重发，应把旧公文收回，以免误 用。6.3 公文发布时，如紧急件，发布人应电话或当
23、面通知相关人员，以免耽误工作。6.4 为了保证公文的有效性，任何人不得随意复制或下载网络上的 公文以及书面印发的公文。如因工作确需复制，经本单位或部 门文件管理员同意并加盖“受控文件”红色印章，并编号、登 记，方能使用。否则，任何复制的公文都是无效的公文，仅供 参考，不能作为工作的依据，应以网上公文或书面原件为准。6.5 “绿头文件”与质量体系文件的修改及引用 各单位印发的“绿头文运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在
24、此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发件”，如该文件是对旧文件进行修改并 重新印发，同时，旧文件已存在于质量体系文件中，各单位应 同时将网上质量体系文件作相应修改，或在质量体系文件中注 明引用该文件。7 公文办理 7.1 公文办理分为收文和发文。收
25、文办理一般包括：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括：拟稿、校对、审核、签发、印制、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。7.2 签收公文要逐件清点，重要公文要逐页查点；如发现问题，应 及时向发文部门查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收 的具体时间。收文后要编号，编号一般采用流水式编号法。7.3 登记公文须将标题、发文字号（编号）、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利 查询。7.4 批抄公文要根据内容，工作需要，确定公文主批人、承办单位 以及印发范围。急件要及时处理。7.5 需要办理的公文，
26、应根据公文内容请主管领导人批示，或注请 有关职能部门办理。注请主管领导人指示的公文，一般应提出 拟办意见，并附有关背景材料，供领导审批时参考。7.6 为了使到海航集团下属单位及时了解集团各方面的情况，各单 位印发的关于重大人事任免、机构调整等知照性通知、工作简 报、情况通报以及内部刊物应同时抄送海航集团各单位。7.7 分发公文要严格按批抄范围进行。时限性强的需及时分送，以 免压运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办
27、法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发误。密级较高的公文，要尽量缩小知密范围。7.8 承办单位在办事时要遵循以下原则：凡属本单位职权范围内可 以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办单位销案；凡涉及其它单位业务的事项，主办单位要主动会同有关单位办
28、 理；凡须报请集团领导或执行层领导审批的重要事项，应由主 办单位提出处理意见，如文稿内容涉及其它单位，应与其协商 并取得一致意见，然后送请领导审批。7.9 各单位要建立公文催办检查制度，做到件件有着落，事事有交 待。凡是已报请领导人批示或者交有关单位办理的公文，由公 文管理员负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重 要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。对下发的 重要公文，要及时了解和反馈执行情况。7.10 呈报集团领导和执行层领导的公文和部门之间报批的公文审 批时限：7.10.1 一般公文如财务预算、经济合同的审核，各部门审核不超过三 天；7.10.2 急件一天；7.10.3
29、特急件收到后立即审批；7.10.4 涉及重大合同的审核，审核部门不超过五天；7.10.5 公司重要人事任免、人员考核等公文的审批不超过五天；7.10.6 对超过审批时限的公文，如无解释、说明意见，则视为同意，由秘书室收回并加盖“此文件已过审批时限视为同意”的印章，经办公室领导签字后按流程继续执行。7.10.6 公文的催办由各单位文秘负责，对公文审核、审批过程中出现 的人为压件、审批效率严重低下，导致工作延误的现象，由各 单位办公室会同人事部进行调查，对各单位文秘及领导一并提 出处理意见，严肃处理。运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位
30、印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发7.11 传阅公文要严格登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误 传和延误。7.12 传递公
31、文必须做到准确、及时、安全。传递秘密公文应采取相 应的保密措施，确保公文安全。7.13 印制公文，应按轻重缓急安排，迅速准确，字样清晰，装订整 齐，符合格式。校对人对复印的稿件负责。校对必须认真细致、准确无误。原稿不清楚的，应请拟稿人看过清样后再复印。秘 密公文的印刷、校对应尽量减少接触人员。绝密公文的印刷、校对应指定专人进行。7.14 集团印章由集团办公室掌管，集团各部门印章由各部门自行掌 管。集团各公司印章由各公司办公室专人掌管，并负责用印监 印。凡以公司名义制发的公文，须凭经签发的文稿，方予用印 公文盖章时，应把该公文的邮子邮件发给印章管理人员存档，公文盖章后，文稿连同加盖印章的两份正式
32、公文交由档案管理 员存档保管。如发现公文不符合要求，监印人有责任向有关人 员提出意见，经修正后方予用印，并进行用印登记。合同、协 议用印后，如对方单位未盖章，原件先存办公室，待对方盖完 章后连同批件复印一份存办公室，一份送审计与法律事务室备 案，原件一般存计财部。部门印章由各部门自行管理。7.15 如用传真纸接收的需存档或送请领导审阅的传真件，应复制后 再行处理，以利长期保存。8 公文的利用和管理 8.1 各单位应指定专人对公文进行严格的管理。8.2 需送领导传阅的公文，一般按其排列顺序及时送阅；未经公文 制发部门同意，公文的阅读和传达范围不得自行扩大。8.3 借用公文或公文底稿，一律办理有关
33、手续。员工调离公司时，必须清退其保存的全部公文。8.4 上级主管单位对集团各公司的发文，原件一般存集团各公司办 公室，除绝密或注明不准翻印的外，一般公文可以翻印、转发、复运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明
34、根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发印对口单位。翻印、转发、复印件的管理办法与原件相同。翻印时应注明翻印的部门、份数和时间。8.5 因工作需要，借阅已存档的整卷公文或密级公文须经部门领导 批准同意，并办理借阅手续。8.6 公文的保管期限一般由公文的利用价值和工作需要来决定。归 档的公文根据档案管理办法确定保管期限，一般的质量记录保 存一年以上，重要的质量记录由各单位自行确定保管期限。8.7 作废公文须盖上“作废”印章，单独存放在指定地点，并定期 销毁。需作
35、资料保留的作废公文，由本单位公文管理人员同时 加盖“保留资料”红色印章方可留用。9 公文的立卷、归档和销毁 9.1 应归档的公文，由档案管理人员定期清理归档。9.2 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证 齐全、完整、正确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找 和利用。案卷标题要准确地反映出卷内事件的作者、内容和文 种。立好的案卷均应确定保管期限。9.3 没有存档和参考价值的公文原件，经公文管理员鉴别和部门负 责人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要履行严格的登记手 续，经部门负责人批准后由二人以上监销并签字，保证不丢失，不漏销。非特殊情况下，个人不得销毁公文。运作特制订本办法本
36、办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发10 公文的
37、保密和解密 10.1 公文的保密参照 集团保密工作规定。运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批
38、转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发10.2 密级公文的解密主要有两种途径，一 解密；二是对不需要继续保密的公文，密。是随着时间的推移，自行 由发文单位适时予以解 运作特制订本办法本办法所指公文系指除质量体系文件以外的绿头文件或红头文件绿头文件红头文件系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文如套有集团有限公司文件等字样的公文质量体系文件系指描述质保密各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法但不能与本办法相抵触公文的分类根据受控状态分为受控和非受控公文受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理确保其有效性的公文为明显区别受控和非受控公文在但应注明分发号在左上角标明根据公文种类简称文种海航集团各单位常用公文主要分为通知决定决议请示报告函批复通报会议纪要等通知传达上级单位的指示批转下级单位的公文转发上级单位同级单位和没有隶属关系单位的公文发