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1、公司文书管理办法8篇 房地产集团有限公司文书档案治理方法 第一章 总则 第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作,实现文书档案的科学治理,充分发挥文书档案在公司经营治理中的作用,依据中华人民共和国档案法等有关法律、法规,结合公司实际,特制定本方法。 其次条 本规定中的文书档案,是指公司在经营治理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按肯定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。 第三条 文书档案是记录与反映公司进展状况的重要依据和牢靠凭证,任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。 第四条 综合治理部为公司文书档案的归口治理部门,负责文书档案的收集归档、整
2、理编号、保管、利用和销毁工作,并指定专人负责文书档案治理工作。 第五条 本方法适用于公司本部,控股工程公司、专业公司遵照执行,参股工程公司、专业公司参照执行。 其次章 文件的收集 第六条 公司文件资料的收集范围 但凡反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。 (一)政府机关或行业治理部门(简称职能部门)的文书材料 1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件; 2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件; 3、职能部门领导检查工作、参观或者参与公司活动中的指示、讲话; 4、职能部门对公司各类请示事项的批复; 5、其它相关资料。 (二)公司文书材料 l、公司股东会、董事
3、会、监事会形成的各种决议、打算等文件资料;公司 控股、参股的工程公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料; 2、公司总经理办公会议记录、纪要,专题会议纪要以及其它会议的文件材料; 3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿; 4、公司给上级部门的状况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件; 5、公司各部门及所属公司的工作规划、工作总结、报告等; 6、公司各类调研工作形成的文件材料; 7、公司调查处理的违纪、违规大事材料; 8、公司汇总及所属公司报送的资金规划、财务、销售、本钱等各类数据资料; 9、公司参展的大型产品展销展现、媒体推介等
4、形成的文件材料; 10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料; ll、各类投诉处理材料; 12、公司经济纠纷处理材料; 13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料; 14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料; 15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料; 16、公司及所属公司开发工程的可行性报告、筹划报告书、规划设计、景观设计等文件资料; 17、公司大事记、全宗介绍; l8、公司章程及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件; 19、公司重要财产物资登
5、记、档案等的交接凭证、清册; 20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、修理卡或保修单等; 21、其它各类相关资料。 (三)非隶属单位的文件资料 非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。 第三章 文件的整理与立卷 第七条 公司实行公司、部门分级立卷的制度,坚持 “谁办文,谁立卷”的原则,并由档案人员负责监视指导。 第八条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级:综合治理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全,按年月-问题分类法组合立卷。其次层级:综合治理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷根据年月组织机构分类法进展排列、编号以及分类等进
6、展系统化的整理,并用编制案卷名目的方式固定下来。 第九条 归档文书的整理要求 (一)综合治理部一般状况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (二)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。 (三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、规划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最终一年立卷;一文两事的上年总结与当年规划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议
7、闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。 (四)归档文件要依据其联系、重要程度、问题或时间挨次进展排列。 批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后。 第十条 立卷 (一)卷内文件资料应按排列挨次,依次编写页号。一个页面一个页号, 页号位置在每页文件正面的右上角,反面的左上角。 (二)根据要求填写卷内文件名目和备考表。 卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清晰的,要查清,填入有关项内。 (三)案卷封面逐项按规定填写清晰,字迹
8、工整、清楚,简明扼要,准确地反映卷内文件资料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式全都,保管期限划分精确。 (四)卷内文件资料要去掉金属物,对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必需装订整齐,采纳三点一线装订法,装订前须经档案室人员复核;文件资料也可依据特别需要采纳卷盒等形式存放。 第四章 案卷的排列、编号、归档 第十一条 归档时间与手续 归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合治理部移交的时间。 部门归档时间为次年 5 月底以前(重要文件资料应准时归档),各部门须按时向综合治理部移交档案,同时填写案卷移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合治理部接收。交接双方依据移交目
9、 录清点核对 第十二条 案卷排列编号 案卷排列是指固定各案卷之间的排放挨次,一般根据时间先后依次排列.案卷排放的挨次一经确定,就应对各案卷逐个进展编号,.案卷编号方法只能采纳自然数,并严格根据案卷排列挨次依次编号。编号系统可有两种,一种是统编,适用于案卷数量较少的状况;另一种为分编,即按案卷的类别、年度等分别编立从1 号卷开头的号序。 第十三条 案卷名目 (一)案卷名目的编制方法 案卷名目中的条目必需严格按案卷的排列挨次登录,且必需忠实反映案卷号的号序系统,即每本案卷名目必需是一个从1 号卷开头的完整系统。 (二)案卷名目的形式、构造与内容 案卷名目的形式均为书本式(簿册式),最好加硬质封皮。
10、开本尺寸一般采纳a4 纸尺寸。 案卷名目的构造及内容: l、封面和扉页 主要内容为全宗号、名目号、名目名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和名目号一般并列标写于左上角或右上角;名目名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷名目”4 字构成,书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。 2、目次 即名目所分类目的索引,专用于全宗内进展了分类但案卷号却未分编的名目中,若案卷号分编的名目则无需设目次。 3、序言或说明 对名目构造、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等状况进展简要说明的文字。 4、案卷名目表(见附件1)
11、 即案卷名目的主体局部,用于逐卷登录案卷封面上的根本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等工程构成。 5、备考表 附于名目最终,用于总结性地记录案卷名目及其所包括案卷根本状况。 案卷名目编制完毕后,应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用,其他备用。 第五章 档案的保管 第十四条 档案室系机要重地,非经同意,严禁入内。 第十五条 档案库房物品未经许可,不得挪作他用。常常保持库内清洁卫生,防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、标准化,档案存放始终有序。 第十六条 档案库房内严禁火源,禁放易燃易爆品,配备消防器材,定期检 第十七条 做好档案的防火、防盗、防潮、
12、防虫等爱护工作,保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应准时修补或复制。 第十八条 坚持温、湿度检查和记录,建立并严格执行登记、统计制度,每年对室藏档案进展一次全面的安全检查,并作好记录,发觉问题准时向领导汇报。 第十九条 档案室设立全宗卷,以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。 第六章 档案的调阅与利用 其次十条 档案治理人员必需熟识公司的档案状况,主动了解各部门对档案的需求,编制案卷名目、全引名目、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。 其次十一条 调阅、借离或复印档案时,必需严格履行登记审批手续(见附件 2),由综合治理部负责人同意前方可办理。档案用
13、毕应准时归还,并办理注销手续,不准转借。一般档案借离时间最长不超过 5 个工作日,公司密级档案原则上借离时间最长不超过2 个工作日。查阅密级档案见保密治理制度。 其次十二条 借阅档案人员对案卷要妥当保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷,如造成档案资料损坏的,视状况进展处理。 其次十三条 外单位调阅、借离或复印公司业务档案时,应持有单位介绍信,经综合治理部负责人同意前方可借阅、抄录或复印。(见附件3) 其次十四条 档案人员应加强档案的编研工作,多渠道、多形式地开展利用工作,做好档案利用效果的登记。 第七章 档案的鉴定 其次十五条 公司行政副总经理、综合治理部负责人和有关部门负责
14、人、业务人员及档案治理人员组成档案鉴定小组,每 5 年 1 次对文书档案进展检查鉴定工作,重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见,登记造册,经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。 其次十六条 销毁档案应在指定地点进展。由鉴定小组指定两人监销,并在销毁清册上签字。 其次十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。 第八章 附则 其次十八条 本方法由综合治理部负责解释和修订。 【第2篇】某公司文书治理方法 l公司文书治理方法 第一章总则 第一条为制度化,标准化文书治理体系,特制定本方法。 其次章文件流传细则 其次条分类 *须登记的文书范围:结合档案治理规定的要求 外来文件:
15、公文(命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要)、电报、传真等等 本部制发文件:本公司内部文件和对外业务文件 第三条收文 1.本公司与外界往来的文件,由办公室统一登记、收文。 2.内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 第四条发文 1.以公司名义撰写的文件,可由各部门自行拟稿,统一由公司办公室登记签发。 2.以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。 第五条分文 1.外来文件由办公室登记收文后,依据业务性质分送各有关部门处理。 2.内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。 第六条会签 1.需多部门或多人会签处理的文件应附
16、上”收文处理单”。 2.各部门收到需参加会签的文件时,须本着本部门的职责准时仔细处理并签署意见。 3.文件收文后,再依”收文处理单”内所指定的会签挨次,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最终一个会签单位,则处理后将本文件转送办公室。 第三章重要文件的审核、执行 第七条审核、批示 涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件,由办公室汇总签办意见,呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。 第八条执行 经总经理或有关人员的批示后,正本留办公室归档存查,由办公室将文件复印一份送执行单位处理并催促执行。 第四章撰写文书格式 第九条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书标准格式。 第十条对已经统
17、一的文书类(以附件形式下发),要求各部门及员工严格按公司标准格式操作。 【第3篇】公司文书档案治理方法(6) 公司文书档案治理方法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的治理,标准文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本治理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案治理。 3 术语和定义 文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政治理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一局部档案的习惯称谓。包括命令、指示、打算、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、规划和总结等。 4 治理职责 4.1文书档案室治理部门为公司办
18、公室,详细由公司办公室文秘科负责,并承受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作供应文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 治理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。 5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.
19、7公司发生的重大大事及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1根据文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时依据移交名目清点核对,并由交接双方在名目上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字前方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,详细工作按文档治理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案,要仔细填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。 5.3
20、文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进展分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要仔细区分,依照分类进展立卷。 5.3.3文书档案发觉文件破损要准时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还准时登记、注销,对档案的收进及提出状况进展数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进展一次全面检查,遇到特别状况准时检查,并准时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调开工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律
21、在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准前方可将档案借出。 5.5.2复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进展复印。 5.6.文书档案的鉴定和销毁 5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进展鉴定。依据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要连续保存,并将不需要连续保存的档案剔出销毁。 5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办,对已过保管期限的档案提出销毁意见时,要经相关部门和人员详细核查,核查单位由公司办公室、党群工作部和企业进展部组成。 5.6.3文书档案室
22、对予批准销毁的档案要在档案存储名目上注销,编制销毁清单,审查批准后对档案进展销毁,并由两人或两人以上监销。档案销毁后,监销人员在销毁清单上签名盖章,同时标注档案注销的日期,保证不丧失,不漏销。 【第4篇】物业公司文书档案资料治理方法格式怎样的 物业公司文书、档案、资料治理方法 1.0目的:便利资料查阅,完善记录档案。 是大事有源可查。 2.0 适用范围物业公司的各种资料、档案。 3.0 治理内容3.1 文件和资料的分类-质量体系文件(质量手册、物业治理方案、程序文件、作业文件、质量记录)-文书档案(国家有关物业治理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)-其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声
23、像类、专业性资料等)3.2 文书档案治理-上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在收文薄登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。 -外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理信函收存登记表指明存往何处。 -以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在发文簿,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在信函寄发登记表上,以便查询。 -电脑资料的存贮和查找参见电脑资料存贮说明(附录)。 3.3 其他资料治理-行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索名目,详细
24、办理参见相关细则如业主档案的治理方法等。 -定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。 任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进展查阅。 -档案资料一般不借出,若特别状况需借出须经经理同意,完善登记手续前方可借阅。 -借阅资料档案必需妥当保管,留意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。 档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应准时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。 -公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。 报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资
25、料的收集、整理及传阅。 -由行政部统一收取专业类杂志并提示相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责准时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。 -借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进展借用; 非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。 -公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进展清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极协作清理,以便文员准时把握员工使用状况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。 -全部图书资料均应妥当保管、准时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。 无定价的将视资料内
26、容重要程度处以50-200元罚款。 4.0 各职能部门的资料治理各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料治理方法和登记。 5.0相关文件 5.1 业主档案的治理方法6.0相关记录 6.1 收文薄 6.2 发文簿 6.3 信函收存登记表 6.4 信函寄发登记表7.0 附录 7.1 电脑资料存贮说明编写: 【第5篇】公司文书治理方法(9) 公司文书治理方法(九) 第一章 总则 第一条 为制度化,标准化文书治理体系,特制定本方法。 其次章 文件流传细则 其次条 分类 *须登记的文书范围:结合档案治理规定的要求 外来文件:公文(命令、指令
27、、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要)、电报、传真等等 本部制发文件:本公司内部文件和对外业务文件 第三条 收文 1.本公司与外界往来的文件,由办公室统一登记、收文。 2.内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 第四条 发文 1.以公司名义撰写的文件,可由各部门自行拟稿,统一由公司办公室登记签发。 2.以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。 第五条 分文 1. 外来文件由办公室登记收文后,依据业务性质分送各有关部门处理。 2. 内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。 第六条 会签 1. 需多部门或多人会签处理的文件应附上
28、”收文处理单”。 2. 各部门收到需参加会签的文件时,须本着本部门的职责准时仔细处理并签署意见。 3. 文件收文后,再依”收文处理单”内所指定的会签挨次,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最终一个会签单位,则处理后将本文件转送办公室。 第三章 重要文件的审核、执行 第七条 审核、批示 涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件,由办公室汇总签办意见,呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。 第八条 执行 经总经理或有关人员的批示后,正本留办公室归档存查,由办公室将文件复印一份送执行单位处理并催促执行。 第四章 撰写文书格式 第九条 公司实行按国家标准和公司标准统一的文书标准格式。 第
29、十条 对已经统一的文书类(以附件形式下发),要求各部门及员工严格按公司标准格式操作。 【第6篇】物业公司文书档案资料治理方法怎么写 物业公司文书、档案、资料治理方法 1.0目的:便利资料查阅,完善记录档案。 是大事有源可查。 2.0 适用范围物业公司的各种资料、档案。 3.0 治理内容3.1 文件和资料的分类-质量体系文件(质量手册、物业治理方案、程序文件、作业文件、质量记录)-文书档案(国家有关物业治理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)-其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)3.2 文书档案治理-上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在收文薄登记,送经理阅转,并送有
30、关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。 -外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理信函收存登记表指明存往何处。 -以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在发文簿,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在信函寄发登记表上,以便查询。 -电脑资料的存贮和查找参见电脑资料存贮说明(附录)。 3.3 其他资料治理-行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索名目,详细办理参见相关细则如业主档案的治理方法等。 -定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。 任
31、何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进展查阅。 -档案资料一般不借出,若特别状况需借出须经经理同意,完善登记手续前方可借阅。 -借阅资料档案必需妥当保管,留意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。 档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应准时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。 -公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。 报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。 -由行政部统一收取专业类杂志并提示相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责准时安
32、排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。 -借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进展借用; 非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。 -公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进展清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极协作清理,以便文员准时把握员工使用状况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。 -全部图书资料均应妥当保管、准时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。 无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。 4.0 各职能部门的资料治理各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的
33、,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料治理方法和登记。 5.0相关文件 5.1 业主档案的治理方法6.0相关记录 6.1 收文薄 6.2 发文簿 6.3 信函收存登记表 6.4 信函寄发登记表7.0 附录 7.1 电脑资料存贮说明编写: 【第7篇】物业公司文书档案资料治理方法 物业公司文书、档案、资料治理方法 1.0目的: 便利资料查阅,完善记录档案。是大事有源可查。 2.0 适用范围 物业公司的各种资料、档案。 3.0 治理内容 3.1 文件和资料的分类 -质量体系文件(质量手册、物业治理方案、程序文件、作业文件、质量记录) -文书档案(国家有关物业治理行业的法规、条例、通
34、知、来往单位文件等) -其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等) 3.2 文书档案治理 -上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在收文薄登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。 -外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理信函收存登记表指明存往何处。 -以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在发文簿,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在信函寄发登记表上,以便查询。 -电脑资料的存贮和查找参见电脑资料存贮说明(附录)。 3.3 其他资料治理 -行政部将需
35、要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索名目,详细办理参见相关细则如业主档案的治理方法等。 -定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进展查阅。 -档案资料一般不借出,若特别状况需借出须经经理同意,完善登记手续前方可借阅。 -借阅资料档案必需妥当保管,留意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应准时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。 -公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅
36、。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。 -由行政部统一收取专业类杂志并提示相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责准时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。 -借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进展借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。 -公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进展清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极协作清理,以便文员准时把握员工使用状况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。 -全部图书资料均应妥当保管、准时归还,如因借阅人保管不
37、善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。 4.0 各职能部门的资料治理 各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料治理方法和登记。 5.0相关文件 5.1 业主档案的治理方法 6.0相关记录 6.1 收文薄 6.2 发文簿 6.3 信函收存登记表 6.4 信函寄发登记表 7.0 附录 7.1 电脑资料存贮说明 编写:zz审批:zz 【第8篇】公司文书档案治理方法 公司文书档案治理方法 (六)1 总则为进一步加强文书档案的治理,标准文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、
38、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本治理标准。2 适用范围本标准适用于公司文书档案治理。3 术语和定义文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政治理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一局部档案的习惯称谓。包括命令、指示、打算、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、规划和总结等。4 治理职责 4.1文书档案室治理部门为公司办公室,详细由公司办公室文秘科负责,并承受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作供应文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保
39、管、签定和统计。5 治理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。 5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大大事及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1根据文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时依据移交名目清点核对,并由交接双方在名目上签字或盖章。 5.1
40、.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字前方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,详细工作按文档治理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案,要仔细填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进展分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要仔细区分,依照分类进展立卷。 5.3.3文书档案发觉文件破损要准时修复或复制。 5.4.文书档案的统
41、计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还准时登记、注销,对档案的收进及提出状况进展数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进展一次全面检查,遇到特别状况准时检查,并准时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调开工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准前方可将档案借出。 5.5.2复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进展复印。 5.6.文书档案的鉴定和销毁 5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进展鉴定。依据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要连续保存,并将不需要连续保存的档案剔出销毁。 5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办,对已过保管期限的档案提出销毁意见时,要经相关部门和人员详细核查,核查单位由公司办公室、党群工作部和企业进展部组成。 5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储名目上注销,编制销毁清单,审查批准后对档案进展销毁,并由两人或两人以上监销。档案销毁后,监销人员在销毁清单上签名盖章,同时标注档案注销的日期,保证不丧失,不漏销。