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1、三亚市海棠区商务和金融发展局办公办文制度为进一步完善各项工作机制，规范工作程序，切实转变 工作作风，提高工作效率和服务水平，根据有关规定，结合 我局实际，现就进一步规范办公、办文、办事、办会工作制 度通知如下，请认真遵照执行。一、办公工作制度（一）学习制度1 .坚持以自学为主。机关全体人员要根据计划安排时间 自行学习，认真及时完成干部学习、学习强国等线上学习任 务。2 .坚持定期集中学习。全体人员每月进行至少一次集中 学习，领导班子成员应适当安排每月一次集中学习研讨。3 .坚持调查研究。要针对工作中需要解决的各类重点问 题开展调查研究，为科学决策奠定坚实基础。（二）上班制度4 .遵守办公纪律。
2、机关人员要按时上下班，上班时不得 玩游戏、网购、上网聊天等做与工作无关的事情，严格执行 各类请销假制度。5 .提高办公效率。各科室要明确科室人员的工作职责， 加强日常监督检查，对交办的任务和职责范围内的工作做到 高质高效按时完成。6 .制订工作计划。各职能部门要认真制订好月度工作计 题，一般应当暂缓形成决议。5 .会议召开（1）会议组成人员因故不能到会的须向主持人请假， 经会议主持人批准后，可安排其他人员替会。（2）局务会议、局长办公会充分发扬民主，畅所欲言, 集思广益。为提高会议效率，与会人员在汇报工作和讨论发 言时，应开门见山，简明扼要，重点汇报上次会议部署任务 进展完成情况、存在问题、以
3、及需要全局或其他部门协作落 实事项。（3）局长或受局长委托召集会议的局领导在充分听取 各方面意见的基础上，决定工作的推进办法和措施，简要总 结前期工作，部署阶段性重点工作，并提出意见要求。（4）会议组织工作由综合办负责，并安排专人负责记 录。会议决定事项根据需要可形成会议纪要，会议纪要由主 持会议的局领导签发，会议纪要和会议记录按有关规定立卷 存档。（5）参加会议人员对应当保密的会议内容和讨论情况, 必须严守秘密，不得泄露。对泄密人员，要给予批评教育， 严重者要给予纪律处分。（6）因故缺席会议的，会务人员负责向其通报会议决 定事项。（三）其他工作会议6 .工作例会、各职能部门会议、全体人员大会
4、等要严格 落实会议审批制度。由主要领导召集的会议，综合办要通知 好其它部门成员参加，综合办要做好参会人员统计、通知、 和会议记录，不得随意扩大会议范围；由其他职能部门召开 的会议，会前要向分管领导报告，制定会议初步方案，按程 序报批后报综合办登记备案。会议所形成的会议纪要需报分 综合办主任审批；全体干部会议由综合办拟定会议时间和地 点、参会人员以及会议议题，经综合办主任审核后，送主要 领导签发，印发会议通知或以口头、电话通知。（四）注意事项7 .综合办负责做好会议的统筹安排、议题的收集整理、 内容的记录存档等事项，会后视需要编发会议纪要。8 .与会人员要严格遵守保密纪律，会议讨论、决定等情 况
5、不得向外泄漏。9 .严格遵照对口管理、层级管理、精简高效的原则，合 理确定参会人员名单和会议议程。10 .严格落实会议请假制度。会议应参加人员除因为重 要会议、重要接待、离长出差（含出国（境）、公休假）、 因病住院等特殊情况外，一律不允许请假。因公因事等特殊 情况需请假缺席会议的，应提前报告给主要领导和分管领导 批准，并报综合办备案。如无故缺席会议，在编人员依照公 务员管理办法等相关规定处理，编外聘用人员和外包项目人 员在会上和工作群通报批评，第三次则依照海棠区机关编 外聘用人员管理暂行办法（试行）文件解聘人员。11 .贯彻落实和督促检查（1）会议决定的事项由各职能部门负责落实，在落实 过程中
6、遇到新情况，导致无法落实或无法全部完成的，部门 负责人应及时向分管局领导报告，由分管局领导报请局主要 领导同意后，进行调整。（2）综合办负责督查局务会议决定事项的办理情况， 并将办理结果及时反馈给局领导。四、办事工作制度（一）对于主要领导的决策和批示，各职能部门要快速 反应、狠抓落实，不断提高工作执行力。相关职能部门领导 要督促成员认真落实，按照工作轻重缓急和批示的时限要求 及时反馈工作进展和完成情况。（二）严格落实重要事项报告制度，确保政令畅通、通 讯畅通。对于重大突发事件，尤其是影响社会安全稳定的事 件，必须在20分钟之内向主要领导及分管领导报告，并随 时续报情况。综合办将不定期按照上述相
7、关工作要求进行督 查，对于违反上述规定的，造成严重后果的，将通报批评。附件1-1三亚市海棠区商务和金融发展局用印登记表编 号日期文件名称印章 名称用 印 数用印部 门及 经办人批准人备注附件1 -2三亚市海棠区商务和金融发展局议题呈批表呈批部门*办呈批人呈批时间2021. *. *上会类别（局务会、局长办公会、专题会）期数附件数n议题名称关于研究*的问题办公室 主任 意见部门 领导 意见主要 领导 意见备注划，并于每月第一个工作日将本月工作总结及下一步计划汇 报至局领导。7 .及时请示汇报。各科室人员要及时请示汇报工作和有 关事项，科室人员外出，必须先与科室负责人汇报并征得同 意。（三）值班制
8、度8 .值班人员必须按节假日和重大工作任务期间的值班 表认真值好班，如遇特殊情况不能值班的，应事先提前说明, 并落实好调班人员，及时告知综合办。9 .值班期间要做好来电、来访的记录和接待以及值班工 作交接等各项相关工作。遇紧急事项要及时处理，必要时请 示分管或主要领导。（四）接待来访工作规范10 .在正常上班时间，由局领导负责接待来访；周末、 节假日由值班人员接待来访。在明确来访人员、访问意图后, 迅速通知相关单位前来接访。11 .接待来访时，语言要和谐、态度要热情，尊重来访 人员的人格和权利，对来访者的陈述要认真听取并积极引导 到相关单位。12 .按照党和国家有关政策、法规的有关规定回答来访
9、 人员提出的问题，对把握不准的事项要请示领导后再作答 复，不得随意许诺或乱表态。13 .对来访者提出的不合理要求或纪检监察机关受理范 围以外的问题，耐心做好宣传、教育、解释、疏导工作，不得与来访人员发生争吵现象。14 .为来访者及其反映的问题保密，不得向无关人员随 意泄露。15 .在接待来访中，严格保守国家机密。(五)保密制度16 .局机关全体人员必须学习掌握保密法工作秘 密管理暂行办法等保密规定及相关的知识技能，并签订保 密承诺书。17 .涉密文件由保密员保管，在范围内进行传阅，涉密 文件不得传阅上网，不得带回家阅力、，不得携带、拷贝到公 共场所或其它不安全的地方。18 .重要文书、案卷等由
10、专人保管，档案必须在规定地 点存放，档案查阅要严格按照有关规定执行。(六)印章管理19 .印章使用范围(1)以局名义发出的公文。(2)与有关部门联合发文。(3)经有权签发文件领导签发的报表、介绍信、出国 批件、证书、证明。(4)经有权签发文件领导批准法人需以局名义发出的 其他有关文件。20.印章使用要求(1)正式公文盖章必须经有权签发文件领导同意，才 予盖章(含NTKO安全签章)。（2）与有关单位的联合发文，经经办的职能部门校对、 领导签发同意后，收发员才予盖章。（3）如需加盖公章的财务报账材料、非正式公文、没 有底件可查的一般行文，经有权签发文件领导签字后，才予 盖章。盖章时，经办人需在收发
11、员处填写用印登记表（附 件1-1）,以作备查。（4）翻印的文件不加盖公章，未按规范格式行文的文 件不予盖章。（七）档案管理制度21 .归档范围。凡是本单位在各项工作活动中直接形成 的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、 表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应归档，任何 人不得以任何借口拒绝归档。22 .归档时间。本年度各职能部门形成的各种不同形式 和载体的文件材料，每年年底由档案管理人员统一组织布置 立卷工作，各部门人员负责本科室文件材料立卷工作，按规 定要求完成立卷任务，经本部门负责人审定后，移交档案室 集中统一保管。23 .归档要求。应归档的文件材料要收集齐全、完整、
12、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分 类、立卷，使案卷能正确反映出本职能部门工作活动的真实 情况，便于保管和利用。各职能部门将文件材料和案卷向档 案管理员移交时，应编制“移交清单” 一式二份，经交接双 方核对签字后，各留一份，以备考查。24 .档案保管制度。档案存放柜是本单位档案集中存放 地，必须加强管理，档案管理员负责对相应的档案柜进行编 号，并制作存放目录，非档案管理人员一律不得随意拿取。25 .档案借阅保密。档案管理人员和借阅人自觉遵守保 密纪律，不得私自将有秘级的档案带出办公室，不得摘录、 复制或与无关人员谈论机密档案。档案管理人员应按保密要 求，对有密级的档案应注上密
13、级标记、重点保管。根据单位 发展、变化情况，不断调整档案的保密范围、密级程度。利 用者查阅保密档案，必须经所涉及内容的分管领导批准，在 档案管理人员监督下阅读，确因工作需要带出、摘录或复制, 须经所涉及内容的分管领导批准。经常检查档案室，严格控 制和管理档案柜的钥匙，重要的机密档案由专人专柜保管， 确保档案安全。二、办文工作制度（一）收发文办理流程1 .收文公文文件均由收发员统一收文，通过公文系统（0A）发 送至党政综合办公室（以下简称综合办）主任提出呈办意见 后，转至主要领导，领导根据文件内容及意见派发任务至各 职能部门。如有特殊的纸质公文，待签收后，按照收文日期、来文 机关、发文字号、标题
14、等分类登记、编号存档，需领取文件 的，要及时作好登记，以明确文件去向。办理完毕的文件， 应及时交回综合办统一归卷存档。各职能部门通过传真机或者会议带回以及其他途径收 到的公文，应按公文收发的正常渠道交送到收发员处做收文 登记，收发员负责做好收发文登记台账管理。2 .发文（1）拟稿。草拟文稿要符合有关规定，表述准确，格 式规范。文稿草拟后，拟稿人要在在公文处理系统上做好发 文登记，注明主送单位、公文类型、标题等信息。（2）审核。各职能部门草拟的文稿，各职能部门负责 人确认后，交由综合办文核员核稿。（3）签发。核稿后的文稿报分管领导阅签并呈主要领 导签发。（4）核印。对领导签发过的公文，收发员要认
15、真复核 公文格式、日期等内容是否规范，经核确后及时发文至主送 单位。（5）存档。公文发出后，收发员要及时将正式文件（包 括发文呈批表）统一打印存档。（6）公开。文件印发后，由收发员将主动公开的文件 在区政府门户网站信息公开栏目页面上。3 .文件流转各职能部门要严格执行收发文登记制度，文件的内部流 转或局外流转，均需专门台账及文字记录，做到有据可查， 谨防遗失。全程实行痕迹化管理，实现可追溯、可追责。（二）公文收发时间4 .通过0A系统（商务金融收发员账号）收到的文件，原则上应在每天下午17时将当日收文发送至局领导0A系统 账号；17时后送到的可第二天发出。5 .对领导阅批的文件，应根据批办意见
16、和文件规定及时 传阅，特急件当时传完，普通文件1日内传完；传阅时要根 据特提、特急、急件、平件分等级，本着先急后缓、先主后 次的原则，保证传阅质量和效率。（三）公文收发要求6 .认真执行党和国家的保密规定，严格按规定范围进行 传阅，不得将文件的内容随意泄露给他人，严防失、泄、窃 密事件的发生。严格落实区政府相关文件精神，精简文件数 量。7 .根据公文紧急程度，各职能部门需按照不同时限要求 完成阅办并抓好落实。按照“特提”“特急” “加急”“平 急”紧急程度阅办，如因特殊情况不能如期处理，请及时向 主要领导说明情况。8 .对有领导批示意见的文件，收发员要做好登记，负责 催办落实，并将办理结果及时
17、向批文领导汇报，做到事事有 回音、件件有着落。9 .阅文人员应在办公室阅读文件，不准将文件随意带出 或乱丢乱放，不准从文件传阅夹中擅自抽走文件或将文件带 回家中。10 .对绝密文件，必须做到阅后及时入橱上锁，确保万 无一失，不准擅自扩大传阅范围。11 .传阅文件要做到：勤传勤收勤催办，不拖不压不误事。三、办会工作制度（一）上级或同级其它单位会议L来文会议通知，由收发员登记，综合办主任提出呈办 意见，报局领导批示，收发员按领导批示通知参会领导和人 员；来电会议通知，接电人要认真做好记录，核对无误后将 记录文件按“来文会议通知”程序办理。（二）局务会议2 .局务会议内容（1）局务会议由党组书记召集
18、并主持，也可由党组书 记委托局长召集并主持。参加人员为局机关全体干部，根据 会议需要可邀请其他有关同志列席。（2）传达需局务会议组成人员组织贯彻或了解的上级 工作部门的重要会议、指示精神，研究决定贯彻落实意见。（3）研究、协调、解决及定期通报调度有关涉及全局 性工作和局部门的重要工作，听取各职能部门单位工作汇 报，分析存在问题，部署阶段性重点工作。（4）研究决定“三重一大”集体决策事项。（5）局务会议一般每月召开一次，必要时可根据需要 临时召开。（6）其他需要局务会议审议的重要事项。3 .局长办公会议内容（1）局长办公会议由局长或由局长委托副局长召集和 主持。参加人员为局班子成员，综合办列席，
19、根据会议内容可请有关同志列席。(2)局长办公会议一般每周召开一次，必要时可临时 决定召开。会前由综合办根据局长的要求，列出会议主要议 题，通知到各位领导及有关人员，以便与会人员作好准备。 凡需提交局长办公会议讨论的重大事项，事先由分管领导向 局长汇报，由局长决定是否上会讨论。(3)综合办负责局长办公会议的记录、存档，必要时 可以通过局长办公会议纪要形式发布。4 .会议程序(1)会议议题由局长、分管副局长或有关处室提出， 填报议题申报表(附件1-2)并签署审核意见后，连同 拟提交的议题材料一并交综合办，不附材料的议题不安排上 会(不包括干部问题)。(2)综合办汇总议题后，根据总体工作安排和议题的 急缓，报局长或召集会议的副局长，会前确定会议议题。会 议议题、时间及参加人员由综合办负责通知。汇报人要事先 对工作情况、意见和方案做好准备。会上一般不临时动议。(3)会议必须有半数以上成员到会方能举行；讨论决 定干部人事议题时，必须有三分之二以上成员到会。因故不 能参加会议的，应事先请假。如对会议议题有意见的告知主 持人。(4)会议讨论决定坚持民主集中制，实行少数服从多 数的原则。讨论决定干部人事议题，必须保证与会成员有足 够时间听取情况介绍、充分发表意见。对意见分歧较大的议