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1、 公司文件管理制度2篇 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。结合公司实际工作状况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。 3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府
2、相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。 3.4 文件编制、审批、公布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公
3、司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依质量手册和文件掌握程序的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司治理过程中形成的具有执行效力和标准体式的文书，是公司各项工作开展和进展相关
4、活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进展掌握。随时保持最新有效版本的文件， 4.3 非受控文件：不受更改/修订的掌握，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进展相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业标准、客户要求等） 5.工作程序 5.1 文件的分类 5.1.1 文件属性分类 （1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量规划及质量体系运行过程中形成的文件。 （2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 （3）治理性文件：公
5、司治理规章制度、工作流程、标准/规定等，如人力资源治理制度、行政治理制度、产品设计开发流程等。 （4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。 （5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供给商/客户供应文件、设备文档等。 5.1.2 文件阶层分类 （1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/规划、质量手册。 （2) 二阶文件：公司经营治理活动开展全部过程掌握的程序文件。 （3) 三阶文件：治理制度、标准/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。 （4) 四阶文件：各记录表单、报表等。 公司文件治理制度2 1目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，
6、使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。结合公司实际工作状况，特制定本制度。 2适用范围 适用于公司各类文件的起草、审查、审批、公布、执行、修改、废止和备案。 3定义 3.1文件：公司文件是在公司治理过程中形成的具有执行效力和标准体式的文书，是公司各项工作开展和进展相关活动的重要依据和工具。 3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进展掌握。随时保持有效版本的文件。 3.3非受控文件：不受更改/修订的掌握，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更
7、改/修订后不必通知文件持有人。 3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进展相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业标准、客户要求等)。 4职责 4.1公司人事行政部是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监视。 4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。 4.3文件编制、审批、公布的权责 4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。 4.3.2治理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、治理文件。 4.3.
8、3人事行政部为公司文件标准化统筹治理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、公布、汇总。 5文件分级分类 5.1文件分级 5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、标准组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营治理标准等。 5.1.2二级文件：标准各专业职能治理、效劳标准治理等方面的文件。 5.1.3三级文件：各职能治理、效劳标准等详细实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、标准、工程治理文件、公文等，包括详细的作业方法和标准。 5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。 6文件编号、标识与掌握 6.1文件编号：Mic
9、rosof1公司名称+部门+文件名称+文件挨次号+时间 注：各部门 部门代码部门代码部门代码部门代码 6.2文件的标识与掌握 文件分受控与非受控两种,在治理体系运行的有关场所应用的文件及供应给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的供应给客户的文件为非受控文件，不作标识; 长期有效的文件予以编号和标识，掌握其发放，回收作废失效版本; 一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。 7文件编制、审核、批准和公布 7.1行政文件与治理性文件的编制与审批 (1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营治理、技术、生产、薪资福利、
10、奖惩等重要打算的通知/通告，由人事行政部负责编制。 (2)公司级治理性文件：如人力资源治理制度、技术文件治理制度、财务治理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。 (3)各部门行政性文件：各部门因部门治理及工作开展所需求公布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。 (4)公司及各部门全部行政性文件审核由人事行政部填写公司内部业务便签，部门负责人审核，常务副总批准、批阅和签发。 (5)公司及各部门全部治理性文件的审核由人事行政部填写文件批阅签发单，部门负责人审核，常务副总批准、批阅和签发。 7.2文件归档、发放、保管 7.2.1文件归档 (1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录名目”，
11、并且将电子档和纸张文件同时归档。 (2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录名目”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司受控文件清单。 7.2.2文件发放 公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放： (1)治理手册、程序文件和公司治理文件下发至各部门; (2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门; (3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部准时收回作废文件;行政办公室拟定文件发放登记表按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。 (4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在文件发放登记表中签名。
12、7.2.3文件保管与借阅 (1)文件保管：全部经批准公布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的.归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清楚易于识别。 a、行政文件正本、治理文件存放在人事行政部。 b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。 c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。 (2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件治理人员应建立“文件借阅登记表”，治理文件的借出和归还。 (3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采纳密码进展爱护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进展操作。 (4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应
13、办理文件交接、归还手续。 7.3文件的更改与回收作废 7.3.1文件更改 (1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施详细更改工作，文件更改必需符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进展同步更改。 (2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写文件更改/评审单并实施更改。 (3)文件修改内容较少时，可以采纳划改、换页的方式进展更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织构造、治理体系发生重大变化时应进展换版。 (4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内
14、可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特别状况下，换版不受此限制。 (5)文件更改内容必需准时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施状况有文件归口部门进展检查，并确认更改效果。 (6)公司鼓舞各部门及人员在使用文件时准时发觉文件的问题，提出文件更改意见。 7.4文件的作废与销毁 (1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件公布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。 (2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室准时销毁，并记录在文件销毁(留用)记录表中，若需保存作废文件时要在文
15、件上标注“作废”字样。 (3)各类文件的保存期按档案治理制度的规定执行。 7.5外来文件治理 7.5.1外来文件接收与归口 (1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的治理方法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集治理，并建立外来文件清单。 (2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口治理。 (3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行状况，交档案室备档。 7.6保密文件的治理 7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进展治理，隐秘信息以载体形式归档后，交由档案室负责治理。 7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则： 文件密级发放、传阅范围 绝密公司核心领导、肯定信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象 机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象 隐秘公司部门主管级以上人员，隐秘形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象 【公司文件治理制度2篇】