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1、X公司工程会议管理办法(暂行)1. 目的本办法明确了会议形式、会议内容、会议程序等会议管理要求，以加强X万科工程系统会务管理，改进作风，提高会议质量和办公效率。2. 范围本办法适用于工程系统内部会议或对外会议的管理。3. 管理内容1.2.3.3.1. 会议类别3.1.1 公司会议主要包括：总经理专项会（单周例会）、公司管理会（双周例会）、各种专题会议。3.1.2 工程管理部会议主要包括：项目经理联席会（例会）、总工委例会、工程管理部周例会、专家论证会（专项会）、采购方案及评定标决策会、各种专题会及培训会。3.1.3 项目部会议主要包括：项目工作组群会（例会）、项目监理周例会、项目总包工程周例会
2、、各种专题会。3.2. 会议内容参见X公司在建项目工程例会制度及相关管理办法。3.3. 会议形式会议主要有常规和视频两种形式。3.3.1 常规会议一般采取参会人员集中开会形式3.3.2 视频会议采取集团或兄弟公司设主会场，各一线公司设分会场，通过网络视频传输，连接主、分会场声像信息，实现不同区域同步开会的形式。以视频形式召开的会议，召集部门负责协调相关部门做好会议准备工作。3.4. 会议计划与统计工程管理部每周周一发布工程系统周内会议计划统计表，将周内会议情况公布。各项目部每周五前须将本项目下周会务安排情况按照固定格式填写，报与工程管理部。3.5. 会议通知会议主办部门负责安排会议地点，发出会
3、议通知单，原则上应提前三天将会议议题、时间、期限、地点通知到参加、列席会议的人员，并将会议的有关文字材料发给与会人员，以便准备意见。3.6. 会议召开3.5.1 会议主持人要控制好会议节奏和持续时间，注重会议效率，不偏题、不拖沓，鼓励积极发言，尽量做到有议有决。3.5.2 工程系统分管领导或有关部门负责人应对决策议题首先进行必要的说明。3.5.3 与会人员就决策议题及其内容充分发表自己的意见。3.5.4 会议主持人根据意见分歧情况，在进一步集中意见、沟通思想后视情况做出最后决断，形成决议。对分歧较大的议题，除非情况紧急，应暂缓做出决定，待下次会议再议或请示上级领导后再议。3.5.5 决议形成后
4、，会议主持人应就会议决定的贯彻执行和落实，指定分管领导或有关部门牵头负责，由主办部门形成会议纪要，并在会议结束两天内发出。3.7. 会议纪律3.6.1 参加会议的人员应自觉遵守组织纪律。如涉及企业机密，须严守机密，不得向外泄露会议讨论情况。3.6.2 会议参加人应自觉遵守会务纪律。如接到会议通知但未请假且未参加会议者，给予通报批评；与会人须会前签到、手机静音，会中不得随便走动或发出声响等。3.8. 会议决议落实会议主办部门负责会议议定事项的督办工作，建立督办登记制度,填写并发布会议纪要，督促相关部门、人员及时贯彻执行会议议定事项，跟进会议决议进展与关闭情况，定期向主管领导及相关部门报告落实情况。3.9. 文件归档所有会议均需有成果文件。由主办部门负责会议成果文件的整理并将电子档案报与工程管理部。由工程管理部统一归档。归档目录：file-dldc各部门共享工程管理部会议管理3.10. 相关附件4. 附则本办法由X万科工程管理部负责编制及修订，如有反馈意见可与工程管理部联系。本办法自发布之日起实施。X公司工程管理部2011-4-14