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1、房地产开发项目工程合同管理办法1. 总则1.1 目的为规范xx地产房地产开发项目工程类合同的签订和执行工作程序，明确职责，提高合同管理水平，特制定本管理办法。1.2 适用范围本程序适用于xx地产房地产开发项目各类工程施工合同、材料设备采购合同以及工程监理、造价咨询等工程咨询服务类合同。2. 职责分工2.1 xx地产成本采购部负责本办法的制订、修改、解释、指导、监督、检查。2.2 xx地产所属各区域/城市/项目公司负责签订、履行工程合同的人员贯彻执行本管理办法。具体分工如下：4.1.4.2.2.1.2.1.1. 合同主办部门/主办人：作为对外洽谈、拟定合同的主办人为第一责任人，对合同的真实性、合
2、理性、可行性负有完全的责任；主办部门的负责人为第一审核人，负有直接责任。主办部门/主办人负责草拟合同初稿，发起合同流转程序，按照审核/审批意见拟定合同终稿，协调行政部门对合同进行签章，负责合同的分发、资料整理和档案保存工作，跟踪合同执行情况。2.1.2. 合约部：负责合同的商务部分，如：计量、计价方式，合同价款，付款方式等。2.1.3. 工程部：负责合同的工程范围、界面划分、工期/供货期、质量等级、施工规范、验收规范等。2.1.4. 设计部：负责合同图纸、技术标准、材料封样和设计规范等内容。2.1.5. 财务部：负责审核合同的付款方式、履约收支、单据回笼等内容。2.1.6. 法务部或法律顾问：
3、负责审核合同的内容、形式，文字表述合法性、有效性以及所承担相应民事责任等内容。2.2. 合同审批人：根据xx地产房地产项目管理审批权限及流程办法对合同进行审核/审批。3. 工作程序4.1.4.2.4.3.3.1. 拟定合同初稿3.1.1. 合同初稿的主办人：采购过程的主办人即为草拟合同初稿工作的主办人。3.1.2. 合同初稿的资料获取及完成深度：3.1.2.1. 合同主办人按照拟进行的工程采购中拟采用的各种准备文件（如工程范围、界面划分、质量要求、进场时间、工期/供货期、技术标准/规范等），与区域/城市/项目公司相关部门进行充分沟通，对合同实质性内容按职责分工进行确认；3.1.2.2. 在招标
4、及合同签署时，工程合同应尽量采用标准合同文本。无论合同主办人对标准招标文件（范本）进行何种程度的修改，均不能免除其对合同文件最终所负的责任；3.1.2.3. 如当地政府有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。如不能采用公司标准合同的，可在进行合同审批时，在合同审批表中特别说明。3.1.2.4. 工程类合同应将图纸（图纸目录）、工程量清单（或预算书）作为合同的组成部分。3.1.2.5. 廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，应将廉洁保证协议作为合同的组成部分。3.1.3. 合同初稿的完成时间： 采用招标方式进行
5、采购的，必须将合同初稿作为招标文件必要的组成部分，是投标单位报价的主要依据之一，因此合同初稿必须在启动招标文件审批手续之前完成。以其它方式进行工程采购的，合同初稿亦应作为采购要求不可或缺的组成部分，是合作单位报价以及谈判过程中的主要依据之一，因此合同初稿应在报批采购方式之前完成。3.2. 合同流转稿 按照xx地产招标管理办法及各区域/城市/项目公司招标管理相关制度的有关规定确定合作方后，主办人应于3个工作日内完成合同流转稿的拟定。 3.2.1. 合同流转稿的依据3.2.1.1. 采用招标形式确定合作单位的，以评标定标审批表作为合同流转的直接依据；3.2.1.2. 采用竞争性委托或直接委托方式确
6、定合作单位的，以定价审批表作为合同流转的直接依据；3.2.1.3. 经特殊批准的，以请示报告作为合同流转的直接依据；3.2.1.4. 合同流转工作正式启动时，必须附齐上述依据文件，其他任何文件均不得作为合同流转稿的直接依据。3.2.2. 合同流转稿中关于合同实质性内容（包括合同标的、数量、质量标准、合同价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议的方法等）的约定必须与上述流转依据完全一致。若存在差异的，必须在发起流转时详细说明差异产生的原因并附齐相关的附件，其中涉及到各项管理制度的，必须先行完成各项管理制度所要求的过程和成果文件。凡在发起合同流转手续时对差异未加说明或虽有说明但所附
7、文件不全的，责任均由合同主办人承担。3.2.3. 拟定合同文件流转稿的注意事项：3.2.3.1. 注意装入合同往来函件：合同文件中应包括合同往来函件目录及全部往来函件，往来函件应包括从发标/询价邀请到发出中标通知书/合作意向书期间的全部往来函件。3.2.3.2. 注意装入合同图纸目录。3.2.3.3. 注意装入合同双方同意的其他文件，此部分文件应为中标单位的施工组织设计、项目管理团队成员组成及资质文件等，以及其它经双方同意的文件。3.2.3.4. 注意投标函及附录等已经由投标单位/合作意向单位在投标/询价回复过程中回复的文件，一定要放入经投标单位/合作意向单位盖章的文件。3.2.3.5. 其它
8、，将招标文件/询价邀请相应部分的内容按合同文件目录的顺序放入合同文件。3.3. 合同流转程序主办人拟定合同流转稿后，填写合同审批表，在征得项目公司各相关部门同意后，按公司授权逐级上报。3.3.1. 合同流转工作应在采购过程结束之日起3个工作日内启动，启动时间以合同审批表的发起日期为准；3.3.2. 合同审批表上相关信息要填写齐全，经部门负责人签字确认后，将合同流转稿及相关资料送交相关部门进行流转审核；3.3.3. 相关审核部门必须在收到合同流转稿之日起2个工作日内审核完毕，对于总承包工程等复杂的合同，审核时限不得超过4个工作日。3.3.4. 在进入领导层审批前，主办部门要填写对各项审核意见的处
9、理结果。需要与审核部门沟通的，应在填写处理结果前完成沟通；需要与对方单位进行商谈的，应在填写处理结果前完成商谈。3.3.5. 合同主办人根据最终审批意见，对合同文本进行最终修改。若合同文件的修改部分需与合同对方单位再次谈判，且谈判后不能为合同对方单位所接受，须与最终决策人进行沟通后再形成合同终稿。3.3.6. 合同主办部门的负责人对合同终稿进行复核，并对合同终稿负责。3.3.7. 合同盖章由公司确定的专人负责，在合同审批表按照公司授权完成审批的前提下，方可对正式合同盖章。每份合同必须加盖骑缝章。在我方对正式合同进行盖章前，应先交合同对方单位签字盖章。3.4. 合同归档3.4.1. 合同审批表原
10、件及合同文件的正本，由合同经办人转交给项目公司相关人员，按照公司的相关规定进行保存和归档；合同经办人需在合同盖章后5个工作日内，将合同终稿（含工程量清单等全部内容）扫描件报xx地产成本采购部备案。3.4.2. 合同审批表复印件连合同文件的一套副本，由合同经办人交合约部存档，合约部填写合同台帐，并负责保留至合同所属项目完成竣工结算之日。项目竣工结算完成后，由合约部将整个工程项目所有的相关合同文件进行整理，然后全部移交给公司负责档案管理的部门。3.5. 合同履行3.5.1. 合同交底：合同完成签章手续后，合同主办人应将合同约定的份数移交合作单位外，还应将我方内部的合同进行分配。对于合同文件中存在特
11、殊约定的，合同主办人员在移交合同时应知会相关部门。合同主办人应按照CM-CZZY-002合同交底操作指引的相关内容，完成合同交底工作。3.5.2. 合同款支付：区域/城市/项目公司工程部的工程管理人员负责合同款支付申请的经办，填写付款申请表并协调监理单位、总包等完成审核，然后转交合约部填写工程款审批表等，经相关部门审核、公司领导审批后支付。造价咨询类的合同款支付由合约部主办。工程类合同的付款审批程序：施工方按合同要求填写付款申请表监理单位审核工程部审核合约部据完成审批的付款申请表填写付款审批表财务部审核各级领导审核按授权完成审批。支付结算工程款或质保金时，需客服部审核确认。原则上，商务签证费用
12、应于结算完成并审批后一并支付。3.5.3. 合同变更：合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人应按权限要求请示，如经请示同意的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。合同变更可通过签署补充协议实现： 3.5.3.1. 补充协议的类型补充协议是针对其主合同/原合同而言的，主要分为以下两种情况：第一种情况是，针对主合同/原合同中的实质性内容，即原合同标的范围内（包括合同标的、数量、 质量标准、合同价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议的方法等）的变化而进行的合约调整；第二种情况是，针
13、对原合同范围之外增加的工程/服务所做出的对主合同/原合同的合约调整。对于符合工程指令管理规程相关要求的合同内外变更，应办理工程指令，不得办理补充协议。3.5.3.2. 补充协议的依据补充协议的依据分成两大部分：第一部分是主合同/原合同；第二部分是订立补充协议的依据，具体如下：对于上述第一种情况，补充协议的依据应包括：实质性内容变化的情况、产生变化的原因陈述、与合作单位的谈判记录以及各项管理制度所要求的过程和成果文件等支持性文件；对于上述第二种情况，签订补充协议的前提是必须依据PSM-BF001招标管理办法的相关规定，对原合同标的范围外的工程/服务等内容进行合法合规的采购/招标流程并经过审批（同
14、3.2.1条）。补充协议提请流转时必须附齐上述采购文件，其他任何文件均不得作为补充协议的直接依据。凡依据不全的，不得提请流转。3.5.3.3. 若拟签订的补充协议采用暂定价的，则补充协议的金额及付款方式必须相对保守，且付款金额通常不应超过补充协议所对应的已完工程量的70%。3.5.3.4. 补充协议的拟定、流转、归档按合同的相关工作程序执行。3.5.4. 合同结算按CM-XZ002预/结算及材料设备核价工作实施细则的规定执行。3.6. 合同履行的跟踪、收尾和评价3.6.1. 合约部应设立合同管理台帐，系统地填报合同的采购方式、签订及结算等动态情况，并定期上报。3.6.2. 在合同履行过程中，主
15、办部门应及时了解合同运行中所发生的问题，及时分析，采取措施，使合同履行过程得到控制。3.6.3. 供应商履约评估工作按供应商管理办法的相关规定执行。4. 合同档案的管理：4.1. 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。4.2. 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由专人妥善保管，工程部、合约部、财务部等保存合同文本等资料的复印件。4.3. 合同的签章应符合公司的相关规定，应要求承包单位加盖有效印章，并需其法定代表人或其授权委托人签字，如是授权委托人签字，需附相应的授权委托书。4.4. 合同编号应由项目公司规定专人管理，合同编号应按公司相关规定，统一、连续。4.5. 合约部、财务部在合同分类登记时，还应对每份合同按成本核算科目进行归属，以便动态反映工程成本发生情况。5. 其它规定所属各区域/城市/项目公司务必严格执行本管理办法。如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况做修改请示，经成本采购部核实，经领导批准后方可实施。6. 附表附件一：xx地产控股有限公司工程合同评审要点附表一 - 合同审批表（CM-BG011）附表二 - 付款申请表（CM-BG012）附表三 - 付款审批表（CM-BG013）附表四 - 合同台帐（模板）（CM-BG014）