银行会议管理办法模版.doc

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1、 会议管理办法编制部门： 版 次 号： 生效日期： 17目 录修改与审批记录3第一章总则4第二章组织职责4第三章会议组织原则5第四章会议召开程序5第五章会议纪律8第六章会议室管理9第七章附则10附件：10附件1.会议通知单11附件2.会议决定事项、交办任务催办单12附件3.会议室使用申请单13附件4.业务和管理流程分层控制明细表14附件5.风险辨识评价和控制清单16附件6.会议决定事项、交办任务办结单18第一章 总则第一条 为规范xx银行（以下简称“本行”）日常会议管理工作，确保提高会议决策的民主化、科学化和办事效率，特制定本办法。第二条 本办法本办法适应于对本行会议的召开、组织与管理等过程的

2、控制。第三条 本行会议分为党委会、股东大会、董事会会议、监事会会议、行长办公会（行长办公扩大会议）、行务会议、全行工作会议、经营分析会、工作点评会、委员会会议、专业汇报会等会议。第二章 组织职责第四条 人力资源部负责党委会的组织工作。第五条 董事会办公室负责董事长办公会的组织工作，并按照xx银行股东大会议事规则、xx银行董事会议事规则的规定做好股东大会、董事会会议的组织工作。第六条 监事会办公室负责按照xx银行监事会议事规则的规定做好监事会会议的组织工作。第七条 各委员会职能部室负责按照本行相应XXX委员会工作细则的规定做好各对应委员会的会议组织工作。第八条 总行办公室负责行长办公会议（行长办

3、公扩大会议）、工作例会、行务会议、全行工作会议、专业汇报会等会议的组织工作，以及会议室和会场布置的统一管理工作。第九条 行政管理部负责会议交通、食宿安排工作，并协助办公室做好会场布置工作。第十条 经营分析会、工作点评会、委员会会议、部室工作会或部室协调会由牵头部室负责组织，必要时可由办公室负责组织。第十一条 会议召集部门负责拟定会议方案、准备会议材料、协助办公室布置会场，做好会议签到、会议材料的分发及会议记录等工作。第三章 会议组织原则第十二条 本行实行“先横后直”的工作规则，凡主管行领导、部室、分行、支行职权范围内能够自行处理的问题或主管行领导、部室之间能够协调解决的问题，不再专一提交会议研

4、究。其中对某一事项需要几个部室、分行、支行共同商议或执行的，可由行长或分管领导、总行办公室召开协调会，明确各部室责任、任务和工作协调关系。第十三条 会务工作主要由总行办公室主办，其他部室主办的会议，总行办公室应予以协助。总行办公室应严格控制未预见的临时性会议。第十四条 行政管理部应加强对会议开支费用的审核，减少不合理费用，并确保合理经费的及时到位。第四章 会议召开程序第十五条 具体程序如下：（一） 会议通知1 会议召集人应在会前明确会议主题、出席及列席人员；2 会议主办部室应及时将会议名称、内容、时间、地点、需提交会议事项通知参会人员；3 通知可采用拟定会议通知单（附件1.）、电话等合理方式，

5、对重要会议需发出多轮通知的，应做好每轮间的衔接、安排工作；4 出席会议的人员，应通过电话等合理方式确认是否如期出席，并做出相应安排。（二） 会议议题的提交1 本行相关会议组成人员向会议汇报的问题以及提交讨论的事项，应在与召集人充分沟通后，通知会议组织部室。会议组织部室在汇总后报经召集人同意，列入“会议议程”安排审议；2 各部室、各分行、各支行及其他组织需要向会议汇报的问题以及提交讨论的事项，在报经主管行领导同意后，提交会议组织部室。会议组织部室在汇总后报经召集人同意，列入“会议议程”安排审议；3 各部室、各分行、各支行或其他组织因工作需要提交本行会议，而主管行领导或部室不明确的议题，可直接提交

6、总行办公室。总行办公室在与相关领导和部室协调后，报经召集人同意，列入“会议议程”安排审议；4 提交本行经营管理会议研究的事项，事先必须经过充分的准备和调查研究，提出明确意见或解决方案，并尽量形成书面材料。对没有提出明确意见或解决方案的事项，一般不安排研究。会议议题一般应由组织者至少提前两天通知参会人员；5 会议议题内容涉及多个部室的，会议主办部室要事前征求有关部室意见，形成统一意见后上会，如经协商意见仍不一致的，应将分歧意见如实汇报，列明各方意见和理据，并提出办理建议。会议组织部室负责对提交会议讨论的议题和材料审核把关；6 为保证决策正确，会议原则上不讨论临时事项，待方案准备充分后，再提请有关

7、会议或领导决策；7 提出议题的主管行领导因故不能到会的，除委托专人到会外，其议题原则上不安排讨论。（三） 会议材料的准备及会议记录1 会议主办部室应及时准备会议文件或材料，必要时协助办公室做好会场布置工作；2 会议主办部室应在会议进行中做好“会议记录”。记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保管记录材料。（四） 会议的决策程序1 会议召开时，主持召集人员应首先阐明会议主要目的和需要决议的事项，参会人员对议题陈述意见。与会人员要围绕议题积极发表意见，不得跑题、离题；2 主持人要充分发扬民主，在集体讨论的基础上集中正确意见，做出决策。必要时，可采取举手或记名、不记名投票的方式进行表决。表

8、决时，列席人员没有表决权；3 在决策过程中，如遇意见分歧较大、情况不甚明确、问题较为复杂、决策无把握，时间能够允许时，可暂缓决策。会议上虽有分歧，但时间紧迫不容再议时，为有利工作，主持人应集中正确意见，及时做出决策；4 会议组成人员因故不能到会的，除提出明确书面意见外，不影响会议决策效力。（五） 会议相关决议的落实1 会上形成相关决议的，原则上会议主办部门应在会后形成相关的“会议纪要”，落实具体解决的部门和完成期限，经分管领导审定后印发；2 各落实部门应严格按会议纪要的要求完成，并由会议主办部门负责在适当的时候进行验证；3 对于在执行过程发现问题，会议主办部门应及时分析原因，采取纠正措施整改；

9、4 会议如有需催办或抄告事项，由会议主办部门填写会议决定事项、交办任务催办单（附件2.）后送总行督查办公室，由总行督察办公室统一督办；5 各分行、各支行会议由各分行、支行负责组织，其组织办法可参照本办法办法实施，但各分行、支行会议涉及到外部单位的，应事前报办公室备案。第五章 会议纪律第十六条 所有参会人员应准时到会，在“会议签到表”（会议主办单位根据会议实际要求自行设计打印）上签字，不得无故迟到、早退、缺席。确因特殊原因不能与会的，需要提前向会议主办单位或会议召集人请假。对无故缺席人员应在会议上通报并给予相应经济处罚，迟到人员设迟到席。第十七条 会议期间不得看书报、交头接耳，不得大声喧哗；不得

10、处理与会议无关的事情。不得在会场接打电话，应将电话关闭或调为振动状态。第十八条 参加会议人员，对涉及人事、机密问题以及会议未议定的问题，不得自行传播和扩散，会议材料应注意保管，会后需收回的文件及材料要及时收回，严格按照xx银行保密管理办法的相关规定执行。第十九条 会议做出的决定，应以会议纪要或正式文件为准，并按规定的范围及时送达。第六章 会议室管理第二十条 会议室由办公室负责统一管理，部室级会议使用会议室必须填写会议室使用申请单（附件3.），征得办公室同意。第二十一条 本行内部召开的会议及接待活动服从于外单位来行召开的会议和接待活动；本行各部门召开的会议服从本行领导召开的会议；后预约的会议服从

11、于先预约的会议。第二十二条 会议室只限本行相关职能部室使用，各部室无权将会议室借给外单位使用。第二十三条 使用会议室的部室，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。第二十四条 任何部室或个人未经办公室同意，不得将办公室的各种设施拿出会议室或转做它用。第二十五条 会议室的卫生由办公室负责，每周至少清洁一次。遇有会议时，要一次一清洁。第二十六条 每次会议之前，会议室管理人员应进行电源检查，饮水机配备检查，水果（必要时）摆放等工作。第二十七条 会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护，做到会散、人走、电源关、门上锁。第七章 附则第二十八条 本办法由xx银行总行负责制定、解释和修改。第二十九条 本办法自

12、发布之日起施行。附件：1.会议通知单2.会议决定事项、交办任务催办单3. 会议室使用申请单4.业务和管理流程分层控制明细表5.风险辨识评价和控制清单6.会议决定事项、交办任务办结单附件1.会议通知单 会议通知单 _： 兹定于_年_月_日_时在_地方召开xx银行_会议，其主要内容为_。 请届时参加。 （会议组织部室名称并签章） _年_月_日附件2.会议决定事项、交办任务催办单 会议决定事项、交办任务催办单会议名称会议时间催办事项催办日期办结日期主办部室签字催办部室附件3.会议室使用申请单会议室使用申请单申请部门使用时间 年 月 日 使用类别内部会议 培训学习 外部接待 其他_主持人人数会议主题申

13、请人申请时间部门负责任人签字附件4.业务和管理流程分层控制明细表业务和管理流程分层控制明细表流程编号：流程名称接待管理流程编号步骤名称输入流程描述输出实施部门 或岗位成功因素备注1接到来访通知收到视察或来访通知记录相关内容及具体事项通知内容记录办公室记录完整准确2收集相关信息通知内容记录确认、收集相关详细信息视察或来访的完整信息资料办公室资料的完备性、可靠性3请示接待任务视察或来访的完整信息资料向办公室主任传递通知内容办公室传递及时4拟定VIP接待审批单VIP接待向行领导请示接待任务接待任务请示办公室主任传递内容完整5布置接待任务收到接待任务请示了解相关内容布置接待任务行领导布置接待任务可行、

14、完备6拟定一般接待审批单一般接待向办公室主任请示接待任务接待方案主接待部室传递内容完整7布置接待任务收到接待任务请示了解相关内容布置接待任务办公室主任布置接待任务可行、完备8安排食宿/交通工具接待方案通知行政部做好食宿、交通等方面的安排食宿、交通等落实行政部符合接待方案总体要求9布置接待场所接待方案在相关部门的配合下布置好接待场所欢迎条幅、坐签等办公室接待场所布置得体10组织接待会谈等接待方案相关人员参与接待、座谈执行接待方案办公室符合接待方案总体要求11记录接待过程及内容接待方案据实际需要记录接待过程和内容接待记录主接待部室能够满足接待后续工作的任务需要12欢送接待方案组织关联人员送站送站行

15、政部符合接待方案总体要求13接待征求意见的收集汇总接待方案征求接待意见接待意见反馈表办公室按接待规定、方案执行14接待流程持续改进接待资料分析相关资料，改进接待流程对外接待管理流程办公室严格落实，认真执行附件5.风险辨识评价和控制清单风险辨识评价和控制清单业务或管理活动：对外接待管理流程 流程编号：序号作业活动风险因素可能导致的风险风险类型LEC评价法是否为不可承受风险可能性(L)频繁程度(E)风险后果(C)风险级别(D)ZB0502收集相关信息信息收集不全面接待工作无法正常开展操作风险3113否ZB0503请示接待任务未请示意见不一致操作风险1111否ZB0505确定方案总体把握度不够方案存在不适应性操作风险3113否ZB0511记录接待过程及内容记录不全面不利于事后核查操作风险3113否ZB0513接待征求意见的收集汇总未征求意见不利于接待流程的持续改进操作风险3113否ZB0514修订接待管理流程资料分析不准确脱离实际操作风险3113否附件6.会议决定事项、交办任务办结单 ZZB-2-5.5.2/1F-04 NO.会议决定事项、交办任务办结单会议名称会议时间催办事项：催办日期办结日期主办部室协办部室办结说明：主办部室签字、盖章：协办部室签字、盖章：日期：日期：