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1、文档信息*文件名称xx财务档案管理办法*文件编号*文件所有者xx财务管理部专业财务部会计管理*文件属性财务、财务管理、指引、技能知识*关联文件xx会计档案管理办法2012年版文件密级普通本版批复信息负责人日期意见*拟制*签发文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明2012-7-25曹思军2012新文件拟定2012-11-27曹思军2012V2.0文件更新xx-制度修订文件说明*目的为适应公司战略的发展需要，提高会计档案管理安全、准时、质量和高效， *适用范围xx各业务单元文件结构名词解释xx财务档案管理办法一、 目的- 为了加强财务档案管理，规范化、系统化管理xx财务档案、统一财务档案管理制度
2、，根据华润（集团）有限公司档案分类管理办法、华润（集团）有限公司会计档案管理实施细则、xx有限公司文书档案管理实施细则、的规定，结合xx的实际，特制定本办法。- 本办法适用于公司各级财务部门的财务档案管理。二、 定义- 财务档案分以下三类：1、会计档案会计档案，是指公司在会计核算过程中接收或形成的，记录和反映企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料2、财务管理档案财务管理档案是指公司在日常经营中形成的，已经办理完毕，具有查考利用价值的财务 管理性文件。包括关于财务
3、工作的请示、批复、通知、报告、会议纪要、可行性报告、管理报告、评估报告等3、财务合同档案财务合同档案是指由各级财务部发起的合同性文件。例如银行授信协议、 融资类协议等。三、 工作职责3- 各级财务部：负责财务档案的收集、整理和移交工作，在财务档案移交前，应指定专人妥善保管，出纳不得兼管财务档案。- 财务档案管理员：负责档案的接收、整理、装订、上架、入库、借阅、迁移和销毁等财务档案的日常管理工作。四、 归档范围及保管期限 455.1 财务档案的归档范围及保管期限一级分类二级分类归档范围保管期限会计档案凭证011原始凭证、记帐凭证、汇总凭证30年帐簿021会计总帐、明细账、日记账30年2固定资产卡
4、片固定资产报废后保管5年3辅助账簿30年财务报告031月度、季度、半年度财务会计报告10年2年度会计报表永 久3审计（评估）报告永久4主要财务指标快报10年其它041会计档案移交清册永久2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4会计档案鉴定意见书永久5银行存款余额调节表10年6银行对帐单10年7报税表10年财务管理档案1上级单位制发的本企业应执行的财务文件、国资委监事会调研文件30年2上级单位召开的重要的财务工作会议的主要文件30年3财务管理制度规定、手册、经济业务审批权限管理原则、xx预付卡章程永久4财务工作会议文件（财务沟通会会议纪要、财务月度工作会议文件、财务年会会议文件）永久5年度
5、财务工作计划、总结永久6资金管理的计划、方案永久7预算报告、管理报告、分析报告、重大财务事项进行的财务可行性论证分析报告、监管意见、对企业重大经营活动进行的税收风险、税务成本评估报告等永久8税收减免优惠申请备案表和审批表、税务案件通知书、税务案件分析报告、税务案件结论通知书永久9综合性统计报表、统计分析材料永久10财务工作的请示、批复、通知、签报、报告、华润集团财务领域共性系统公司组织变更申请表资料、部门报协议相关审批笺永久30年11涉外资质申报（外汇年检资料、外汇登记证、外债资料、开户许可证）永久30年12银行开户资料（印鉴卡，开户协议，网银协议，现金管理协议）永久30年财务合同档案合同类档
6、案实物归法律部统一保管永久- 会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为30年、10年。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。- 每年形成的财务档案，由各级财务部装订成册、整理立卷归档，并编制财务档案保管清册。五、 财务档案的归档55.1 财务档案归档要求- 归档的财务档案必须内容齐全完整，签章完备，符合国家关于企业会计的法律法规，准确记录和真实反映本企业的经济业务活动。- 归档的财务档案应为原件并经过规范的系统整理。- 归档的纸质会计核算材料应字迹清晰、耐久，不得使用易褪色的书写材料书写；文件装订应符合档案保护的要求，去除金属物，不得压字；财务档案装具应采用符合档案保管标准的
7、财务档案盒。- 永久保存的年度财务报告、财务档案保管清册、财务档案销毁清册、财务档案鉴定意见书应实行电子、纸质双套制归档保存。- 其他非永久保存的由财务系统产生的电子财务档案，如财务系统能输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账薄、会计报表等会计资料；且输出的核算材料信息为终版并能够有效读取；并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，可只保存电子文件。否则应归档纸质文件。5.2 电子财务档案5.2.1 内部形成的电子财务档案同时满足下列条件的，公司内部形成的属于归档范围的电子财务资料可仅以电子形式保存，形成电子财务档案：- 形成的电子财务资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输； -
8、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；- 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子财务档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子财务档案与相关联的其他纸质财务档案的检索关系； - 采取有效措施，防止电子财务档案被篡改； （1） 建立电子财务档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响； （2） 形成的电子财务资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的财务档案。5.2.2 外部形成的电子财务档案公司从外部接收的电子财务资料附
9、有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子财务档案。5.2.3 仅以电子财务档案保管的范围- 会计凭证：记账凭证。- 会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片清单 - 财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告及主要财务指标快报，包括会计报表、附注及文字说明。- 经总部财务管理部审批同意的其他满足电子档案保管条件的财务档案。5.2.4 电子财务档案管理要求- 电子财务档案由IT部门指定一台服务器备份资料，同时妥善保存备份资料；- 不打印记账凭证，只保管原始凭证的会计档案，电子和纸面会计资料应建立完善的索引体系。5.3 财务档案室的要求- 财务档
10、案室应选择在干燥防水、防火、防虫、防鼠的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；- 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞，并注意防高温；- 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；- 财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；- 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；- 财务电子档案的保存应满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震等要求，保证存储介质的物理性能不改变，以提高电子数据的稳定性。财务电子档案采用授权操作制度，实行岗位专人专职制度，
11、避免越权操作。财务电子档案应定时进行双备份或多备份，备份数据和原件数据不能存放在同一地点。财务电子档案的格式随技术的发展不断升级，使不同时期的财务电子档案具有兼容性。对财务电子档案进行定时检测，及时做好数据维护工作。六、 财务档案的整理6（一） 会计凭证的整理- 会计凭证分为原始凭证（俗称原始单据）和记帐凭证。6.1.1 记账凭证- 记账凭证按其反映的经济业务的内容不同，主要分为总帐凭证、（机构）门店凭证、直送凭证（无原始凭证附件）、结算凭证、资产凭证，此外还有应付凭证（JV）、应收凭证（JV）、费用凭证、纳税区凭证（三北）。- 记账凭证仅以电子档案的方式保管。- 主要记帐凭证需附的原始凭证如
12、下表： 记帐凭证类型+业务类型原始凭证排列序号附件备 注总 帐-日常费用报销单1日常费用报销单2车票/机票/发票/收据等3费用支出明细汇总表总 帐-差旅费报销单1差旅费报销单2车票/机票/发票等3费用支出明细汇总表总 帐-借款单1借款单及借款依据文件总 帐-零星收款1xx正式收据2门店零星付款汇总表3银行回单总 帐-备用金1备用金补充单2银行回单3零星费用明细汇总表机构(门店)凭证-售卡1售卡、退卡汇总表2现金交款单/银行进帐回单/收款回单/收款收据/等结算凭证-收现1银行回单2xx正式收据3xx收费通知单结算凭证-应付核算1xx-供应商对帐明细单只针对线下供应商2xx-供应商发票录入明细单/
13、匹配通知书3增值税专用发票/普票（复印件）/收据小规模纳税人付货款的只有普票或收据4销售货物者提供应税劳务清单结算凭证-付款核算1银行回单2付款审批表结算凭证-自采1电子转帐凭证银行回单2xx付款申请单3xx-供应商对帐明细单4自采合同申报审批表5增值税专用发票/普票（复印件）/收据小规模纳税人付货款的只有普票或收据6销售货物者提供应税劳务清单7商品验收单资产凭证-收货1资产收货单验收单资产凭证-调拨1资产调拨转移单资产调拨单资产凭证-报损1资产报损明细单（OA报告）2资产减少单资产凭证-付货款1供应商付款申请单（MMS）2发票3收货单、工程完工进度表- 由于财务共享后会计档案跨地域集中，带来
14、邮寄、影像、整理、装订、保管、调阅各环节成本的大幅增加，部分原始附件不再作为原始凭证保管，直接存放在业务发生地或所在城市财务保管，或以电子无纸化方式保存，保管期限也相应缩短，具体保管要求及期限详见附表一原始凭证附件保管地划分及保管要求。6.1.2 原始凭证- 原始凭证按其形成来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证。（1） 外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时，从外部单位取得的原始凭证。如购货时取得的发货票、付款时所取得的发票或收据等。（2） 自制原始凭证是指由本单位的部门或人员经办内部的经济业务，在执行或完成某项经济业务时所填制的凭证。如：差旅费报销单、存款礼券单、固定资产验收单、
15、收款收据等。（3） 原始凭证在会计档案中占有重要地位，是会计档案整体部分的重中之重，应每月装订一次。在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全，摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小，避开装订线。同时检查凭证序号或索引号，看附件是否有漏缺。（4） 需要从会计凭证中抽出单独存档的原始票据（如：业主保证金收据、购买物业的发票等），视同会计档案移交，并编制移交清册（格式见附件），此部分原始票据由专人单独保存登记至业务结清，会计凭证里只以复印件作附件并注明原件已抽出另存。- 原始凭证采用装订成册的方式存档，凭证封面应逐项填写，包括：单位名称、会计凭证名称、会计时间、册数
16、、册次、记帐凭证起止号或原始凭证索引号、归档整理人、装订人、装订时间、备注。A、单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。B、 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“总帐凭证”、“资产凭证”、“结算凭证”等。C、 会计时间：填写本册会计凭证的起止年月日。D、册数：填写本类会计凭证本月的总册数。E、册次：填写本册序号。F、记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。G、原始凭证索引号：填写本册凭证的索引起号和止号。H、 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。I、 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。J、归档整理人：凭证整理人。K、备注：填写该本凭证需
17、要说明的事项。6.1.3会计档案其他类的整理- 会计档案其他类根据需要整理成册，进行保管。（二） 财务管理档案的整理6.2.1分类要求- 档案材料的整理应做到分类清楚，收集齐全完整，保管期限划分准确。- 档案材料按年度保管期限件号（适用于公司档案室大集中整理）或年度保管期限问题（或机构）件号（适用于公司各部门分散整理）分类。（1）分年度一般按其形成年度分开；总结、报告、统计报表等应放在文件落款年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。（2）分机构（可选），将不同职能部门的文书材料分开。（3）分问题，将同一年度、同一保管期限的文书材料按公司档案分类方案
18、中确定的类目分开。6.2.1整理要求- 同一年度、同一机构（可选）、同一保管期限的档案材料按文号或事由结合时间、重要程度等排列。同一问题的文件和会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文书材料应集中排列。- 档案材料按件整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件，上报文件与要求上报的上级通知为一件。- 排列完毕后应逐件编号。纸质文件在每件文书材料首页的右上方空白处加盖档号章。档号章式样：（全宗号）（年度）（件号）（机构或问题）（保管期限）（页数）全宗号：立档单位的代码。机构（或问题）：作为分类方
19、案类目的机构(问题)名称或规范化简称。年度：文书材料的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限：文书材料整理时确定的保管期限。即“永久”、“30年”、“10年”。件号：文书材料的排列顺序号。页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。- 档案材料编号完毕，应采用公司档案管理系统进行文件著录，编制归档文件目录。- 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。- 归档文件目录内容包括：A、序号： 归档文件材料的排列顺序号。B、 档号：根据公司文书档案档号编制规则编制。C、 责任者：制发文件的单位或个人。D、 文号：文件的发文字号。E、 题名：文件标题。没有标题或
20、标题不规范的可自拟标题，外加 ，附于原题名之后。外文材料应将中文翻译标题附在原文标题后。F、 文件日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120808。G、 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。H、 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。I、 备注：注释文件需说明的情况。- 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附件二）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。- 归档纸质文件必须用文件归档专用的不锈钢钉（夹）或
21、线（绳）在文件的左侧装订，去掉原有易锈的金属物、塑料制品。装订时应正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。- 归档纸质档案材料规格差别较大的应按A4幅面托裱或折叠；虫蛀破损及字迹褪变文书材料应予修补、复制；档案盒应采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制，禁止使用塑料档案盒、文件夹、含酸纸档案盒等不规范装具。- 纸质档案材料按件号顺序装入档案盒，每盒装满，并填写档案盒封面、脊背和备考表。（1）档案盒封面的上方应填写全宗名称。（2）档案盒脊背应设置全宗号、年度、保管期限、机构（或问题）、起止件号等必备项。（3）备考表置于盒内文件之后，内容包括盒内文
22、件情况说明、整理人、检查人、日期：A、盒内文件情况说明：填写盒内文件总数，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。B、整理人：负责整理归档档案材料的人员姓名。C、检查人：负责检查归档档案材料整理质量的人员姓名。D、日期：归档档案材料整理完毕的日期。七、 财务档案的入库77.1 纸质财务档案的接收- 财务档案的入库主要针对纸质财务档案的接收入库。- 财务档案管理员须按照移交清册和本制度收集、整理和移交的相关规定，做好交接检查和清点工作，交接清楚后，交接双方在移交清册上签字确认后保存。7.2 装订及上架- 财务档案管理员应在财务档案交接工作完成后1个月内完成该档案的装订及上架排列工作，所有档案按照年度
23、月份档案类型排列。- 凭证类的排列方式为：年度-公司-月份-记账分类；- 除凭证、帐簿类外的档案均按照年度-公司-类别，每一年度内依次单独排列。- 财务档案管理员须对凭证和案卷实物进行编目，还须做好档案总体目录的编制工作，以便统计和提供利用。八、 财务档案的迁移8- 财务档案因库房已放满、库房存在安全隐患、公司搬迁、库房搬迁等原因需迁移财务档案库房的，按财务档案库房迁移程序。- 财务档案库房迁移程序：- 财务档案管理员填写“财务档案迁移审批表”见附件；- 财务主体财务负责人（财务共享中心保管的财务档案为档案管理负责人）审核；- 迁移人员对迁出库房档案按顺序编号装箱打包；- 专车装运至迁入库房；
24、- 迁入库房按顺序整齐上架；- 复核人对迁入库房中已上架档案进行复核，无误后在迁移工作复核人签名。九、 财务档案的移交99.1 财务档案的移交要求- 每月（年）财务部门需将上月（上年）已整理装订的财务档案编制移交清册（格式见附件二），移交财务档案管理员统一保管。- 财务档案在移交前须按照财务档案的归档范围和整理的要求收集。 - 移交的财务档案为纸质财务档案的，应保持原卷册封装，如需拆卷，财务档案管理员应会同经办人员共同拆封整理；移交的财务档案为电子财务档案的，其文件格式应符合电子档案管理有关规定；财务档案管理员接收电子财务档案时，应当对电子财务档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。9.
25、2 法人公司分立、合并、终止、收购、出售的财务档案交接- 法人公司分立后原公司存续的，其财务档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的财务档案；公司分立后原公司解散的，其财务档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交财务档案管理员代管，各方可查阅、复制与其业务相关的财务档案。公司分立中未结清的财务事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。- 法人公司因业务移交其他公司办理所涉及的财务档案，应当由原公司保管，承接业务公司可查阅、复制与其业务相关的财务档案，对其中未结清的财务事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接公司保存，并按规定办理交接
26、手续。- 法人公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的，原各公司的财务档案应当由合并后的公司统一保管；公司合并后原各公司仍存续的，其财务档案仍应由原各公司保管。- 公司之间交接财务档案的，交接双方应当办理财务档案交接手续。- 法人公司终止经营的，在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案，由业务单元或收购单位保管。- 收购法人公司，其财务凭证应移交我司并按本办法进行管理。- 法人公司出售，财务凭证档案应由我司保管，购买方经财务主体财务负责人签批后方可调阅或复制。- 移交财务档案的公司，应当编制财务档案移交清册，列明应当移交的财务档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期
27、限等内容。- 交接财务档案时，交接双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接的各财务主体财务负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名或者盖章。十、 财务档案的借阅10- 财务档案的借阅工作主要针对公司财务部人员。非财务人员除非工作原因需要，原则上不提供借阅。- 借阅人应认真填写xx财务档案调阅申请表，格式见附表四，将借阅人姓名、部门、用途、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。- 会计凭证等一般性财务档案借阅申请流程为：借阅人借阅人所属部门负责人会计主体财务负责人（财务共享中心保管的财务档案为档案管理负责人）财务档案管理人- 财务报告、审计报告等涉
28、及重要公司财务信息的财务档案借阅申请流程为：借阅人借阅人所属部门负责人会计主体财务负责人（财务共享中心保管的财务档案为档案管理负责人）业务单元财务负责人财务档案管理人- 如xx以外公司或单位有特殊需要，应持有关单位介绍证明，经业务单元财务负责人批准后，由各级会计核算主体财务负责人接待查阅，并由财务档案管理员详细登记查阅人员的姓名、工作单位、查阅时间、所查阅财务档案名称及查阅事由等。经业务单元财务负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。- 借阅人应配合做好档案保护和统计工作的义务，必须爱惜档案，不得在档案上乱涂乱画，更不得撕坏档案，每次查阅后须仔细填写使用登记。借出的财务档案，财务档案管
29、理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。十一、 财务档案的销毁- 对已到保管期限的财务档案应由档案管理部门牵头组织财务、法律、审计、纪检监察等部门人员共同进行鉴定，出具鉴定意见书，明确每一份档案的性质、重要程度，以及销毁存在的风险；对仍需继续保存的财务档案，应重新划定保管期限；而保管期满，确无保存价值的财务档案，可以进行销毁。- 财务档案的销毁审批程序- 档案管理部门编写财务档案“销毁清册”；- 由各业务单元财务负责人在财务档案销毁清册上签署意见；- 档案管理部门会同防损部执行。- 由档案管理部门会同防损部共同监销。监销人在销毁财务档案前，应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对；销毁过程，
30、监销人员全程监销；销毁后，应当在财务档案销毁清册上签名确认，并将监销情况报告业务单元财务负责人。- 电子财务档案的销毁应当符合国家有关规定，并由公司档案部门、财务部门和信息管理部门共同派员监销。- 保管期满但未结清的债权债务会计凭证及涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质财务档案应当单独抽出立卷，电子财务档案单独转存，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的财务档案，应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册中列明。- 正在项目建设期间的公司，其保管期满的财务档案不得销毁。-十二、 附则- 本办法由xx财务管理部负责解释，自发布之日起执行。- 财务档案管理制度相关附表：附表一：原始凭证附件保管地划分及保管要求附表二：财务档案管理相关表格及封面样式附表三：财务档案管理流程图附表四：xx财务财务档案调阅申请表附表一：原始凭证附件保管地划分及保管要求附表二：财务档案管理相关表格：财务档案管理相关表格共9个附件，包括：档案封面式样（2个附件）、会计档案移交清册（3个附件）、会计档案销毁清册、xx会计档案迁移审批表、xx文书档案移交清单、归档文件目录、归档文件目录封面式样。附表三：财务档案管理流程图财务档案管理中文书类档案与合同类档案的管理流程参照会计档案管理流程图进行管理。以下流程图是包含三年移交档案管理部门环节。 附表四：xx财务财务档案调阅申请表