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1、 总经理工作细则XX公司档案管理办法二一X年X月10XX公司 档案管理办法XX公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强对公司档案的管理,有效搜集、保管和利用各类档案,提高档案综合管理水平,根据国家有关法律法规,并结合公司实际情况,特制定本制度。第二条 本制度所称的公司档案是指公司在经营管理活动中直接形成的,具有保存价值的合同、文件、客户资料、会议纪要、人事档案名册、账册、凭证、报表、证件等各种文件材料。 第三条 公司档案工作坚持集中统一管理的原则。 第二章 档案管理体制第四条 公司设置档案室,归属办公室管理。配备档案管理人员,负责协调、组织、管理公司档案工作。 第五条 公司档案管理人员,负
2、责公司所有档案资料的整理和归档工作。第六条 档案管理员在负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案的同时,需按规定编制各类检索表单,确保档案的完整有序管理。第三章 档案资料的形成和归档 第七条 凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料,都必须按归档时间要求交由办公室归档,各部门和个人不得据为己有。 第八条 对归档文件材料的基本要求: (一)归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备;(二)应永久、长期保存的文件,如用易于褪变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档;(三)整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。第九条 档案归档时间要
3、求:(一)各类政府部门的批复、复函等原始文件材料必须及时归档。 (二)各部门在各项业务过程中形成的文件材料,相关审批材料、客户资料等须在本单业务合同签订后3个工作日内,将应归档的所有文件材料向档案室归档;第十条 各类文件材料归档份数一般为一式一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。第四章 档案保管第十一条 档案室接收档案要认真验收并办理交接手续。 第十二条 要定期进行库藏档案的清理、核对工作,做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时,要查明原因并保存记录。第五章 档案销毁第十三条 销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要
4、编制清册,提出销毁报告,经公司领导审批后方可销毁。销毁档案时要严格执行保密规定,销毁清册要永久保存。第六条 档案的借阅和利用第十四条 档案查阅、复印、外调,必须严格执行报批手续。第十五条 档案查阅或外调,需填写档案查阅、外调审批单,按程序批准后予以查阅或外调并如期归还。第十六条 借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。第十七条 档案归还时应保证档案材料的清洁、完整、安全,不得残缺、随意折叠、拆散、剪裁,严禁对档案随意更改、涂写。第十八条 凡公司领导开会形成的重要会议纪要、公司发展规划、合作意向、评估材料等,未经公司领导批准不得借阅。第十九条 财务会计档案,只准公司财务、会计人员查阅,其他人要查阅,需经副总经理以上领导批准。第二十条 未经公司领导授权,任何部门或个人无权公开档案。第七条、附则 第二十一条 制度自正式下发之日起执行。5