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1、采购内部控制流程制度1.1 控制目标 合理保证供应商选择和管理与采购活动符合法律法规以及公司内部规章要求； 确保供应商的资料数据真实完整； 合理保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整； 确保采购申请、预算方案经适当评估和授权； 确保不相容职责分离。1.2 流程范围1.2.1所涉及的业务流程范围 该流程主要描述了关于采购与付款的相关流程,主要包括供应商管理、原材料请购与审批、存货验收、采购付款、应付账款及预付账款管理等业务流程。1.2.2所涉及的部门范围 压缩机公司/生产管理;节能服务公司/财务;采购部/综合管理;国内营销事业部/工程管理;速冻设备厂/物流管理;制造事业部;经理层;速冻设备厂/
2、综合管理;压力容器厂/财务;海外事业部/财务;压缩机公司;压力容器厂;海外事业部/订单推进;压力容器厂/生产管理;压缩机公司/加工生产线;财务管理部/会计;压缩机公司/财务管理;机组总装厂/财务管理;节能服务公司/配件;速冻设备厂/财务管理;气体压缩设备分公司/生产;机组总装厂;机组总装厂/生产管理;采购部/物资采购;自控设备厂;办公室/不动产管理;品质保证部/质量监督;总工程师办公室;财务管理部/信贷资金;速冻设备厂/生产管理;速冻设备厂/质量检验。1.3流程主要风险n 供应商的选择未经适当评审,指定或者变相指定供应商,可能产生舞弊行为,从而使企业遭受财产损失。n 采购缺乏预算和计划,或者采
3、购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,可能导致企业生产停滞或资源浪费。n 采购预算执行中存在偏差而未被及时发现可能造成资源的不足和浪费。n 请购依据不充分、不合理,相关审批程序不规范、不正确,可能发生舞弊行为,导致企业资产损失、资源浪费。n 采购价格未经过适当的询价、议价、比价以及审批可能导致发生舞弊,企业因此遭受财务损失。n 采购订单执行情况未得到完整、准确的记录和跟踪,订单和到货不一致可能导致企业的正常生产/造成采购质量或造成资产损失。n 采购订单和合同未得到妥善保管,可能会照成合同或档案的丢失,导致经济纠纷而遭受财产损失。n 采购货物未经有效的验收,可能造成资产损失以及存货或资产账户
4、账实不符。n 退货、换货、折价等特殊情况的处理未得到审批可能导致导致生产/经营受影响或直接财务损失。n 存货、应付账款等采购相关入账记录不及时、完整、不准确,可能导致存货或资产台账与实物不符,及账户余额不正确的风险。n 长期挂账等异常情况不得到及时跟踪和处理,将使企业遭受财务损失、信用损失以及相关会计科目发生错报。n 采购环节不相容职责未经适当分离,可能发生舞弊导致财务损失。n 针对重要供应商未能及时对其供货情况做出采购定期评估容易导致重要性生产物资的采购失败,影响公司正常生产。n 未定期与供应商对账,容易造成采购付款的不准确,及账户余额不正确的风险。n 采购付款计划未根据公司财务的资金状况编
5、制容易导致公司流动资金的周转困难或者不能充分利用。1.4 业务流程描述1.4.1供应商管理 1.4.1.1采购部部长负责每年11月份按照战略规划部门的统一安排,搜集整理本年度的大宗物资的实际采购数据及下一年度的需求计划,然后统一汇总到战略规划部,纳入战略规划部统一制定和发布的公司年度经营计划中执行。1.4.1.2品质管理高级经理牵头组织持续地进行供方开发,不断寻找、培养和推荐优秀供方。针对申请部门提出的供方选点申请,由品质管理高级经理与总工程师、采购部部长、制造事业部总经理等沟通,从质量、价格、交期、服务以及同类产品供应商的数量等方面进行落实,品质管理高级经理填写供应商保证能力调查表（包含资质
6、、经营状况、加工设备、检验设备、技术指标、价格、服务）,确定是否需要增加定点供方,如果不需要增加,纳入潜在供应商管理;若需要增加,则进如准入供应商评审流程。1.4.1.3由品质管理高级经理组织总工程师、采购部部长、制造事业部总经理等对供应商保证能力调查表进行预评审,并确定是否需要进行现场审查,评审通过后,如需要进行现场审查,则由品质管理高级经理组织采购部供应链管理高级经理、制造事业部调度经理和研发设计部分管设计师进行现场评审,并由品质保证部填写供应商现场评审意见表。如需要对所需物资进行小批量试用,则采购单元与供方签订临时采购合同,品质保证部质量经理负责落实跟踪试用情况,提交供应商样品试用意见表
7、。最后由品质保证部高级经理评议结果将评审建议、供应商保证能力调查表、供应商样品评审意见表、供应商样品试用意见表报总经理批准后纳入准入供方。1.4.1.4公司评审组批准品质保证部高级经理提供的准入申请后,品质保证部高级经理组织签订质量保证协议后,并将供方资料移交至采购部供应链管理高级经理,双方在移交台账上签字确认后整理有关的供方资料归档。提交定点供方申请至总经理审批通过后纳入合格供方,由采购部部长与供方签订框架性协议。1.4.1.5采购部部长定期组织使用部门负责人、品质管理高级经理对供应商进行考核,之后将考核结果进行汇总,形成供货情况评价表,并根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。1.4.1.
8、6采购部综合管理经理根据评审结果将合格供应商信息发送给使用生产厂采购工程师,并于每年度通过发文形式更新合格供应商清单。1.4.1.7采购部综合管理经理定期检查合格供应商清单是否与合格供应商评审表、供应商审查报告、存档的供应商资料相符。合格供应商评审表及供应商的书面材料、供应商审查报告等文档由采购管理专管员专人专柜保管。合格供应商清单有接触控制,设置了修改密码,仅采购部采购管理专管员拥有修改权限。1.4.1.8供应链专管员负责搜集集中采购物资市场价格信息,建立采购物资价格信息库,了解市场及行业发展最新动态,分析市场价格走势,把握最佳采购时机。供应商有义务通知采购部门关于采购物资的价格调整要求,并
9、出具调价申请报告,采购部部长对应做出相应的市场调研,并召开评审会议,评审通过后与供应商重新签订调价函。1.4.2大宗采购 1.4.2.1凡正式纳入公司集中采购范围的物资,各事业部计划员根据生产计划提出采购需求计划,由各单元部门长审批后交采购工程师,责任采购工程师接收合并各需求单位的需求计划编制大宗需求计划,每月交至采购部报备。1.4.2.2针对战略集中采购,由公司各生产厂制造高级经理对某些将要价格上涨的生产物资编制战略采购的计划,供应链专管员做出相应的市场调查分析后组织制造事业部总经理审核,审核通过后编制战略采购申请提交到总经理审批,通过后交采购部综合管理经理执行。1.4.2.3凡重点大宗设备
10、、工程物资采购采用招标方式, 由采购部组织在合格供方中邀标或者公开招标,由制造事业部总经理指定人员编制技术标,采购部部长指定人员负责商务标。标书经总经理和董事长签字审批后发出。设备采购合同协议由采购部部长负责与客户进行沟通洽谈相关事项。招标管理可参照“工程管理”流程。1.4.2.4非招标采购合同,只有指导定价的物资采购由责任采购工程师根据集中采购计划在合格供应商范围内进行询价议价,并填写询价单提交给生产厂高级经理和采购部供应链专管员和供应链管理高级经理审批。所有询价报价均由采购工程师记录存档。1.4.2.5责任采购工程师根据审批后的询价单填写采购订单,在采购过程中,如需签订采购合同,由采购工程
11、师与供应商就采购事宜进行沟通,并草拟合同。对于一单采购对应一份合同的情况,采购合同的作用同采购订单。1.4.2.6需与供应商签订供货合同的,供货合同的基本条款必须经过办公室法律事务高级经理、财务管理部部长审核。采购部部长审核采购合同/订单信息是否完整、正确,采购物品及数量是否在采购计划内,审核无误后在采购合同 /订单上签字确认。1.4.2.7责任采购工程师对合同/订单情况进行跟踪和记录,形成采购合同/订单跟踪表。采购部采购工程师每月末检查采购合同/订单状态,对于执行异常的订单,追查原因并做出处理。1.4.2.8采购合同/订单按采购合同编号原则连续编号,作废采购合同/订单标注”作废”字样与有效合
12、同/订单统一保管。采购部采购管理专管员定期抽查采购合同/订单是否保管完整妥善。1.4.2.9货物送达后,仓库保管员和质量检验员共同进行货物的验收,验收完毕后质量检验员以及送货人员在到货通知单上签字确认,对于非生产物资的采购验收,由采购部综合管理经理组织使用部门负责人参与验收,并在质量检验记录上签字确认；对验收不合格的货物,及时通知供应商,共同查明原因并及时进行后续处理,如退货、换货或索赔。非生产类物资建议参照设备管理规定执行。1.4.2.10仓库保管员根据到货通知单填写材料入库单。仓库保管员将材料入库单与其对应的送货清单或验收单、质量检验报告等装订在一起存档保管。1.4.2.11针对设备及基建
13、等招标类物资采购合同由采购部采购管理专管员编制月度付款计划并提交至财务管理部信贷经理审核。对于独立付款单位,责任采购工程师与供方联系,开具独立发票,转给独立付款单位审核。1.4.2.12对于预算内采购项目,采购部部长及各生产厂制造高级经理须按照预算执行进度办理采购与请款手续；对于超预算和预算外采购项目,采购部部长及各生产厂制造高级经理应对提出的申请进行审核后再行办理审批、采购与请款手续。1.4.3零星采购 1.4.3.1各责任采购部门根据本部门的需求情况, 编制物资采购计划（不属本部门分工范围的,按分工范围以订单的形式通知其它部门）,采购计划按本部门需求情况可分为月份和临时性采购计划。编制完成
14、后,采购工程师将本月的采购计划和上个月的临时采购汇总表报送给公司采购部门。采购部如果对采购计划有异议,则联系各生产厂采购部进行协商修订。1.4.3.2本月的采购计划和上个月的临时采购汇总表报送给公司采购部供应链管理高级经理进行书面审批并备案。1.4.3.3各生产厂采购工程师根据经审批的采购计划,按需采购,如发生计划外采购行为,各生产厂采购工程师填报临时采购审批表,报采购部部长审批。采购部综合管理经理应根据经审批的计划外采购申请更新采购计划,并将更新后的采购计划及时发送给责任采购工程师。1.4.3.4各生产厂采购工程师编制采购合同/订单,交各生产厂制造高级经理审核信息是否完整、正确,采购物品及数
15、量是否在采购计划内,审核无误后在采购合同 /订单上签字确认。1.4.3.5各生产厂采购工程师指定专人对合同/订单情况进行跟踪和记录,形成采购合同/订单跟踪表。采购工程师每月末检查采购合同/订单状态,对于执行异常的订单,追查原因并做出处理。1.4.3.6采购合同/订单连续编号,作废采购合同/订单标注”作废”字样与有效合同/订单统一保管。采购工程师定期抽查采购合同/订单是否保管完整妥善。1.4.3.7货物送达后,仓库保管员和质量检验员共同进行货物的验收,验收完毕后质量检验员以及送货人员在到货通知单上签字确认,对于非生产物资的采购验收,由采购部综合管理经理组织使用部门负责人参与验收,并在验收单上签字
16、确认；对验收不合格的货物,及时通知供应商,共同查明原因并及时进行后续处理,如退货、换货或索赔。1.4.3.8仓库保管员根据到货通知单填写材料入库单。仓库保管员将材料入库单与其对应的送货清单或验收单、质量检验报告等装订在一起存档保管。1.4.3.9采购工程师按需求单位汇总开具内部发票,附到货第四联提交到采购部。采购部核对发票中型号、数量、价格后编制月度付款计划并提交至财务管理部审核。对于独立付款单位,采购工程师与供方联系,开具独立发票,转给独立付款单位审核。1.4.3.10对于预算内采购项目,采购部部长及各生产厂制造高级经理须按照预算执行进度办理采购与请款手续；对于超预算和预算外采购项目,采购部
17、部长及各生产厂制造高级经理应对提出的申请进行审核后再行办理审批、采购与请款手续。1.4.4财务处理 1.4.4.1各生产厂主管会计根据当月收到的材料入库单和采购发票记账联,编制采购入库凭证。采购发票的归集、核对与管理请参见“税项”流程。1.4.4.2财务管理部总稽核审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后,审批签字确认,此凭证将作为审核通过后的会计记账凭证。1.4.4.3每月末,财务管理部综合会计与各生产厂主管会计核对月度的往来余额。核对结果由财务管理部综合会计发送邮件或其他书面方式回复采购部和各生产厂主管会计。若发现差异由各生产厂主管会计与供应商核对并出具
18、差异报告提交至财务管理部综合会计,经财务管理部部长审核后进行差异处理。1.4.4.4若发现差异由各生产厂主管会计与供应商核对后出具差异报告提交至财务管理部综合会计,经财务管理部部长审核后进行差异处理。对重要供应商要求其填列对账单并加盖公司公章后寄回。1.4.4.5财务管理高级经理检查对账记录和供应商寄回的对账函上是否加盖了公章,差异的处理是否及时恰当。审核无误后在对账函上签字确认。对账函由会计存档保管。1.4.4.6每季度末,各生产厂主管会计编制应付账款账龄分析表和预付账款账龄分析表,并提交财务管理部部长审阅。1.4.4.7财务管理部部长审阅应付账款账龄分析表和预付账款账龄分析表,同时,对于账
19、龄较大的应付账款和预付账款,了解其形成原因并做合理的处理。1.5 关键控制活动及控制证据编号关键控制活动控制证据P1.1.3确定准入供应商供方基本情况调查表、供方质量体系调查表、现场审核检查表P1.1.4评审确定合格供应商供方资料移交台账、质量保证协议、合格供应商清单、合格供应商评审表、框架性协议P1.1.5验收货物供货情况评价表P1.2.4采购付款招标文件会签表、询价单P1.2.6验收货物采购合同/订单、合同评审表P1.2.9审核采购记账凭证到货通知单、质量检验记录、验收单据P1.2.11确定准入供应商付款计划、付款凭证P1.3.3评审确定合格供应商临时采购审批表P1.3.7验收货物到货通知单、质量检验记录、验收单据P1.4.2采购付款采购相关会计凭证P1.4.3验收货物对账单、采购信息报表P1.4.5审核采购记账凭证对账函1.6 相关制度目录1.7 不相容职务分离u 合格供应商选择和审批；u 合格供应商清单的编制、审核和使用；u 采购申请和审批；u 采购询价与供应商确认；u 采购订单编制和审批；u 采购合同拟定、审核和审批；u 采购、验收与账务处理；u 采购付款申请、审批与执行。