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1、论秘书的管理协调职能 一、秘书管理协调职能的内涵和概述 1.秘书管理协调职能的内涵。管理协调是指为实现组织目标而进行的组织内部和组织外部的知识、信息传递和交流活动。管理协调包括组织环境下的责任协调、权利协调和利益协调。管理的本质就是协调,为了实现领导者指定的目标,协调下属组织和人员之间的关系,最合理的分配资源,最大限度地调动他们的积极性。管理协调过程通常分四个部分,即计划,组织,领导和控制,以先后顺序排列。从职能的作用来看,前提是计划,组织是保证、领导是关键、控制是手段;从管理过程来看,在控制的同时,往往要对原计划进行修改或者重新制定计划,并开始新一轮的管理组织活动。四个职能之间是一个密切联系
2、的整体,它们相辅相成,相互关联,不能片面强调某一职能。2.秘书协调职能在工作中的重要性。在秘书工作中,管理协调职能起着重大作用。在领导人需要协调工作时,如各部门认知与步调不一致,利害与矛盾的干扰等,秘书具有参谋、助手作用。在深化改革,扩大开放和加快经济发展过程中,要正确决策,推动事业发展,既需要一个安定团结的社会环境,需要通过协调作用正确处理人民内部矛盾,又需要认真听取和采纳下属和人民群众的意见。只有借助沟通技巧,化解不同的意见和建议,建议共识,才能顺利的进行管理协调。3.秘书管理协调职能的特点。秘书作为一门职业,与其他职业在工作本质上有明显的不同。秘书工作具有服务性、机要性、间接性、主动性等
3、特点,这就是秘书管理协调工作与其他职业工作最主要的本质区别。秘书的协调工作内容十分复杂,在对各方面工作了如指掌的同时,又要明确自己要知道哪些,哪些是不必知道的;因为秘书是随领导活动而产生、发展的,所以服务服从于领导是秘书职业最大的原则。二、秘书管理协调职能的原则 1.实事求是原则。坚持实事求是是一切工作的基本原则,对于秘书来说意义更特殊。领导的决策是根据秘书提供的依据所制定的,如果秘书在此过程中没有坚持这一原则,就有可能导致领导工作失误,方针政策出现偏差。实事求是并不等于实话实说,要维持良好的人际关系,必须得谨言慎行,做事之前应多了解情况,适应环境之后再去分析自己的问题,找到可解之法。其实,无
4、论哪个公司都有两面,没有不存在问题的地方,这是辩证法决定的。如果你想用书本上学到的理论在公司里指点江山,那最多是自讨苦吃。因为书本上的理论往往具有一般性,而公司的问题大多是个别现象,不能生搬硬套,这样便违背了实事求是的原则。所以那些不着边际的空洞的理论久而久之只会让别人反感。2.沟通原则。沟通是一种交流技巧,对于秘书来说,是一种维持和谐人际关系的一种手段。如果在与人沟通的过程中,遇到与你意见相左的情况,一定要注意自己说话的口气,现将对方的话给予肯定,再换个角度阐述自己的观点,这样既不会使双方陷入紧张关系,又能明确说明了自己的观点。秘书无论在与客户沟通,还是与内部人员沟通时,一定要注意说话的方式
5、。因为每个人都希望得到尊重。例如:小李是公司的总裁秘书,工作期间其能力有目共睹。一次总裁办开会,讨论即将召开的会议所需的文件,当轮到他发言时,他直言:“我不同意刚才科长的发言,因为我进行过市场调查,结果与科长的结论相去甚远。”然后又拿出自己的相关数据和资料,证明自己不是信口开河,结果没人理睬他。3.不卑不亢原则。秘书是领导的左右手,要想组织目标,保证人与组织稳定协调发展,就必须学会运用各种奖励机制,充分发挥人的主观能动性。虽然在公司职位上有高低之分,但是在人格上并没有这种意义。它只是管路和效率的需要。所以秘书在处理各种人际关系时,仍然要做到不卑不亢,公正平等的对待每个人,这样才能维持好和谐的人
6、际关系。三、秘书协调职能的策略 1.把握好角色。在管理协调工作中,秘书是领导的耳目和助手,是拓展各种关系的桥梁。秘书与领导的关系既有正常交往的共同性,但是又有特殊性。所以秘书要摆正自己的心态,正确处理与领导的关系,妥善解决工作上的事。身为秘书要做到服从而不盲从,要有自己独立的见解和主张,联系实际,纵观全局,全盘考虑。对于领导下达的命令,要做出准确的判断,如果发现不合理之处,及时与领导沟通,而不是盲目地服从领导的安排,多提建议少提意见。不能用自己所谓的正确向领导发难,令领导下不来台。理解领导是一个秘书首要能力和基本功,所以秘书要熟悉和了解领导的个性,知道领导的工作方法和要求,才能正确的领悟领导所
7、制定的目标和政策。理解又不能曲解,不能矫枉过正,也不能曲意奉承。向领导汇报情况要实事求是,客观全面,既不夸大事实,也不缩小,不能偏听偏信,要有事实依据才能向上级汇报。2.掌握分寸。秘书是领导联系上下的纽带和桥梁,在公司的正常运转中扮演着重要的角色。所以秘书在日常工作中,要掌握分寸,说话有度,办事伸缩得当。在人际交往中,语气温和,态度谦逊容易给人以好感,这样在管理协调工作中起到事半功倍的效果。由于管理协调职能地位的特殊性就决定了秘书人员必须具有刚柔兼备的良好心理素质。“刚”即原则坚定,意志坚决。“柔”即方法灵活,态度谦逊,待人处事沉着稳重。刚柔并济才能将事情处理的合理到位。秘书不能因为自己从事是
8、服务工作,就唯唯诺诺,低声下气,而是充分地把握好方法,满怀信心,从容自如地表现出应有的气度,全力做好秘书管理协调职能上的工作。3.把握方法。作为秘书,工作繁重、任务量大、要求高,所以在工作中不要以权压人,急于求成。领导出差是家常便饭,秘书不应该在领导出差后,利用自己的职务之便在公司里对员工和下属指指点点。协调的主要手段是协商,若有不同的意见或建议,应以平等的态度对待,进行协商,而不是试图打压不同的声音。机不可失时不再来,抓住有利时机 才能事半功倍。反映秘书人员思想水品和工作能力的重要标志是掌握沟通时机,善于捕捉沟通良机。总之,秘书把握好方法,在工作中找准位领导服务的切入点,抓住加快工作的对接点,力争工作完美完成。