采购部管理制度（参考范本）.docx

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1、采购部管理制度编号FGb060101 1 号页数共7页颁布日期2023年1月1日实施日期2023年3月1日版本3.0制订审核报：准发放形式文本口 电子邮件口机密等级G类口 S类口 T类口文件分发栏分发号码签收单位份数签收人签收日期收回日期年 月 日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日年 月日修订栏版次修订日期记号条款修订人核准第174页采购部管理制度FGb060101 1 号1目的：为了明确部门人员分配情况及各岗位的工作内容，更好地合理化规范管理，为确保生产经 营所需物品

2、能及时、保质、保量、经济地采购，加强对采购过程的控制和监督、有益于采购工作的 顺利开展，进一步促进本部人员更好地工作特制定本制度。2、适用范围：本制度适用于郭氏（福建）鞋业有限公司和莆田市三迪鞋服有限公司采购部及相关人员。3、权责：3.1 人力资源部组织修订；3.2 分管副总审核；3.3 总经理批准；3.4 采购部负责实施。4、采购工作原则：4.1 确保质量和降低成本原则；4.2 安全库存量和及时供应原则；4.3 询价比价原则。5、采购部相关职责：5.1 采购部负责公司生产所需之一切原辅材料、机台设备及零星备品配件、工具、包装材料及针 车辅料类、外购鞋底、化工原料类的采购工作，依指令单和请购单

3、进行采购。5.2 采购部应全面了解市场信息，多方收集供应商资料，及时掌握价格变化趋势，定期整理筛选 供货渠道，以达到“同价质优”的采购要求。5.3 所有大宗原料采购，要进行询价、比价、议价制度，并建立供应商信息库。5.4 采购部人员应遵守公司制度，一切以公司利益为重，廉洁奉公、不搞歪门邪道。5.5 采购权限与时限：5.5.1 所有订购材料需经过采购员评估比价、议价，报采购经理审核、采购副总核准后订购。552所订购各种材料务必按采购时效进行。零星备用材料以收到请购单后3天内完成；特种邮购或订购材料以采购员与厂家确认时 间为准。急用物品在接到请购单后24小时内或按经理经以上领导通知即予以购回。55

4、2.2要求超过采购时间无法完成任务必须有充分理由、并对相关部门领导作出合理解释。因 采购员失职原因造成生产延误要追究采购员责任。具体采购时限：第175页采购部管理制度编号FGb060101 1 号页数第2页采购项目名称限时天数采购项目名称限时天数头层皮（天然皮类）1012 天鞋头纸、干燥剂请购核准后5天头层皮补数（天然皮类）89天包子母扣、中底钉请购核准后5天反毛皮（天然皮类）10天铁心、号码袋请购核准后5天龟裂皮（天然皮类）12天不干胶、外箱贴纸打样确认3天面二层皮（天然皮类）7天装不干胶、外箱贴纸确认OK后5天猪皮（天然皮类）7天内盒贴标打样确认3天羊皮绒（天然皮类）12天类内盒贴标确认O

5、K后5天料牛巴（人造类）1012 天定型中底板下单后10天镜面太空皮（人造类）10天鞋插7天超仟皮（人造类）10天滴塑（试作组提供纸板后）3天类油皮（人造类）15天滴塑（试作OK通知翻模）36小时太空皮（人造类）7天针滴塑（打确认样）1天三明治（网布类）10天滴塑（生产大货）7天内里布（网布类）57天车注塑（试作组提供纸板后）57天长毛绒（网布类）15天注塑（试作OK通知电镀、抛光）3天面料皮（网布类）7天辅注塑（打确认样）2天定型垫710 天注塑（生产大货）7天内盒打样确认5天料鞋扣（新模开）7天成内盒打样确认0K后78天鞋扣（确认后生产大货）710 天外箱打样确认3天类织唆布标（试作组供纸

6、板开版后）3天外箱打样确认OK后7天织唆布标（确认OK后生产）7天型手提袋、吊牌打样确认5天松紧带（确认OK生产）7天手提袋、吊牌确认0K后5天魔术扣、透明线3一5天拷贝纸打样确认5天魔术扣、透明线订货需710 天拷贝纸打样确认0K后5天鞋舌号码布标（打确认样）2天第176页采购部管理制度编号FGb060101 1 号页数第3页采购项目名称限时天数采购项目名称限时天数鞋舌号码布标（生产大货）57天面部辅 料 类坎培拉、荔新布23天坎培拉、荔新布（有现货订货）7天不织布、特布23天不织布、特布（有现货订货）7天EVA切片（C级）1个月EVA切片（B级）7天PE袋（请购单核准后）5天化学片、胶水（

7、请购核准后）23天红中底板（请购核准后）57天黑中底析（请购核准后）3天棺头（请购核准后）710 天鞋 底 类鞋底M.D （请购核准后）2025 天鞋底TPR （请购核准后）1015 天零星配件23天补数针车辅料补数3天内成型辅料补数34天鞋底补数34天样品类M.D （样品）3一4天EVA组合底（样品）5天TPT （样品）3天RB （样品）3天第177页采购部管理制度编号FGb060101 1 号页数第4页采购部工作流程:6、采购办法：6.1 请购单：6.1.1 请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情况开立请购单，每项要注明材料名 称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后

8、再按规定一级一级审核， 并编号后送采购部门。6.1.2 特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”的“备注”栏注明原因。6.1.3 公室用品由仓储课按月计划耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。6.1.4 以下物品可免开请购单，而以“总务后勤用品申请单”委托采购部门办理。例如：贺仪 用品、招待用品、书报、名片、文具、报表等，以及小额零星采购的材料。6.2 采购规定：6.2.1 采购由采购部门负责办理，外购由采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。采 购重要材料应由副总经理或总经理与供应商或代理商议价。对于专项用料，必要时由副 总经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。第17

9、8页采购部管理制度编号FGb060101 1 号页数第5页采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如:A、集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购，经核定材料项目，通 知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。B、长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议 定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。C、采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限， 并通知各相关部门。6.3 国内采购作业：631价格：A、采购人员接“请购单（内购）”后应按请购事项的缓急，并参与市场行情、过去采购 记录或厂方提

10、供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。B、如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并 于“请购单”上予注明，转使用部门或请购部门签注意见，报经主管核准。C、属于惯例超交者（比如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后，在“请购单” 的“询价记录栏中注明，报主管核签。D、对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。E、采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应立即指定经办人员先做询价、议 价，等接到请购单后，按一般采购程序优先办理。6.3.1 呈批：询价完成后采购经办人员应在“订购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、 “交货期限

11、”与“定货价格”等，报主管核批。6.3.2 订购：A、采购经办人员接到已经审批的“订购单”后应向厂方寄发“订购单”并要求对方在 送货时，在“送货单”上注明订购单编号。B、分批交货时，采购人员应在“订货单”上注明分批交货以利识别。6.3.3 进度控制：A、国内采购可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业 进度。B、采购人员未能按预定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟检讨表控制采购作 业进度。6.3.4 单据整理及付款：A、来货收到以后，仓储部门应将“订购单”连同“收料单”送采购部门与发票核对， 采购部门核对无误后，送有关单位审批。B、内购材料，其订有合约部分，按合约规定

12、办理付款，未订合约部分，按公司规定的 期限整理付款。C、短交待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。D、超交应经主管批示方可按照实收数量进行整理付款，否则仍按原订货数付款。6.4 国外采购作业：641价格：A、采购部门按照“请购单（外购）”需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场 行情及过去询价记录，以电话（传真）方式向三家以上供应商询价。第179页采购部管理制度编号FGb060101 1 号页数第6页B、请购材料规范复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再 转请购部门确认。6.4.1 呈批：比、议价完成后，由采购部门填写“订购单”，拟定“订购厂”家预定装运日

13、期等, 连同厂方报价，按采购审批程序报批。6.4.2 订购：A、“订购单（外购）”经报批转回采购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。B、如需与供应商签订长期合约，采购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程 序批示后办理。6.4.3 进度控制：A、采购部门根据“订购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。B、采购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处 理对策，凭以修订进度并通知请购部门。C、外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时，即主动与供应商联系催交，并开立“进 度异常反应单”记明异常原因及处理对策。通知请购部门，并按请购部门意见办理。 6.5价

14、格品质复核：6.5.1 价格复核：A、采购部门应经常调查材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。 B、采购部门应对企业内所列重要材料品质予以复核，并形成完整资料备查。6.5.2 品质复核：采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。6.5.3 异常处理：审查作业若发现异常情形，采购单位应立即填写“采购事务意见反应处理表” （或附书面报告），通知有关部门处理。7、价格管理规定：7.1 成本价的决定由开发部负责对每一款式核算定额用量,财务部成本会计根据定额用量及费用 预算计算计划成本。7.2 业务部采用“成本加成额定价法”确定价格。其基本方法就是按产品计划成本加

15、上某一百分 比的加成额。然后编制成本表和销售价格表，作为检查确认业务员交付的合同所列示的价格 是否合理。7.3 价格分类：接受订货价格的决定可分成两类：731总经理以计划成本再加上最低利润确定的价格。公司各种产品的最低利润由总经理核定。 业务员根据销售价格表，同时考虑：A、订货量的多少；B、型体难易度；C、销售地区；D、属新客户还是老客户；E、信 用等级；F、淡旺季节；G、结算方式及收款期限；H、汇率折算；I、成本的高低； J、产品的合格率；K、是否新开冲刀、植头等。然后依据自己的判断、在不低于公 司最低利润下确定价格。7.4 有下列情况之一、价格可以适当下浮调整：7.4.1 生产容易、产量高

16、的型体；7.4.2 每单订单量多的；7.4.3 用以前的冲刀或模具分类较差的。第180页采购部管理制度编号FGb060101 1 号页数第7页7.5客户可接受的价格低于公司最低利润，要上报总经理确定。7.6业务员在确定价格时，价格力求确实、妥当，需兼顾本公司和客户的利益和业务关系，避免任何一方受损失；在接受定货时，应认真调查客户的支付能力，以免货款无法收回。7.7 下列各项业务员无权决定定货价格，须由总经理决定：7.7.1 因产品质量问题要求降价销售。7.7.2 因交货时间迟延而要求降价销售。7.7.3 因大批定货则要求降价销售。7.7.4 新产品订货。7.7.5 特制定货品。7.7.6 外购

17、产品。7.8 业务报价时，不得将公司真实的成本告诉客户或者与客户串通骗取最优惠价或者将订单介绍 他人。8、采购合同管理规定：8.1 采购人员在签订合同前，价格方面须经过公司相关领导核准后方可操作及签订，所有合同须 加盖公司的公章才算有效。8.2 采购人员在所签订的合同中应注意以下几点：8.2.1 项目相等：物料名称、规格、数量、单价、交货日期及地点，须与请购单及决策单所列 相符合。8.2.2 付款办法：按照买卖双方约定的条件付款，一般付款的方式可以分为一次性付款和分期 付款两种方式。8.2.3 延期罚款：于合同书中约定，供应商须配合企业生产进度，物料在几月几日以前全部送 达交验。除因天灾及不可抗力的事故外，如逾期的，每天供应商应赔偿企业 采凤金额的千分之几违约金。8.2.4 解约办法：于合同书中约定，供应商物料送交企业后，须另立保修书，自验收日起保修 一年（或几年）。在保修期间内如有因劣质物料而致损坏者，供应商在于15 日内无偿修复，否则企业得另请修理，其所有费用由供应商负责偿付。8.3 采购合同管理必须遵守公司合同管理的相关规定执行。9、本制度相关表单：9.1 请购单9.2 购销合同9.3 订购单9.4 分承包方评估报告9.5 合格分承包方审核表9.6 年度分承包方审核表9.7 分承包方供货不合格记录9.8 零星原辅材料采购一览表9.9 通用材料安全库存量第181页