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1、办公物资采购及发放规定第一条为使公司办公物资采购及发放工作规范化，依据公司预算计划 制度和仓储管理制度特制订本规定。第二条 办公物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开 支”的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和 设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。第三条 本规定所指办公物资是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档 案柜等家俱器具，电话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备，电扇、 空调等家电设备。第四条 各部门所需的办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经 批准后，按月制订具体计划。第五条办公物资的采购及发放实行集中管理，由总务部负责，具体细则 如下：（
2、一）办公物资的月度采购。各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写 “月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并于每月 30日报至管理会计部，管理会计部审查是否在预算之内。如在预算外，管理会 计部要求各部门重新填单，如在预算内，管理会计部签署意见后转总务部后勤 组，后勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划”，报总务 部经理审核和行政总监审批后，由采购员实施采购，同时“月度采购计划”报 财务会计部一份，由财务会计部负责采购资金的准备。（二）办公物资的临时采购。各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”（本单 一式四联，一联本部门
3、留存，一联报财务会计部，一联交采购员，一联交物资 管理员。），经本部门负责人签准，然后视采购所需金额报相应批准人批准。 财务会计部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。（三）申请采购的审批权限。1、预算内单项资金使用审批权限：1000元（含）以内由部门经理批 准；1000元以上2000元（含）以内由系统总监批准；2000元以上由 总经理批准。2、预算外单项资金使用审批权限：2000元（含）以内由总经理批准； 2000元以上由董事长批准。3、动用1000元（含）以下资金由财务会计部经理核准；1000元以上由 财务总监核准。第六条采购工作细则。（一）采购物资单价在100元（含）以下的，由采购员
4、直接采买。采购物 资单价超过100元的，采购员须事先进行市场寻价，填写“寻价 单”。单价在200元以下的寻价结果由后勤组组长确认；单价在 200元（含）以上寻价结果由总务部经理确认。采购员根据确认的 寻价结果，办理具体的采购业务。（二）采购员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质 量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购后 要及时办理入库手续并登记采购台帐。第七条 物资管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管 理。（一）采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据“采购申请单”进行 认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不 符合要求，有权拒
5、绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求， 应填写“入库单”（本单一式两联，一联物资管理员留存，一联交 采购员办理请款或报销手续并留存于会计室。），办理入库手续， 并登记库存数量帐。（二）物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”：1、八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。2、四检：上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。经常检查库内温度、湿度，保持通风。 检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。（三）物资管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入 方便、整齐有序。（四）物资
6、管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容 如下：1、严禁在仓库内吸烟、动用明火。2、严禁无关人员进入仓库。3、严禁在仓库堆放杂物。4、严禁在仓库内存放私人物品。5、严禁私领、私分仓库物品。6、严禁在仓库内谈笑、打骂。7、严禁随意挪动仓库的消防器材。8、严禁在仓库内私拉乱接电源电线。（五）物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短 少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报总务部经 理和财会部门。第八条 办公物资的发放采用集中时间办理：定于每周二、四下午2时至 5时。第九条各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作， 需要时负责同管理会计部核对。
7、领用时由指定专人填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存 根，一联物资管理员留存，一联报会计室。）如系以旧换新或属预算内或经申购采买的物品，由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批 准人批准，领用批准权限同申请采购时的规定。第十条 物资管理员要认真核对“物品领用单”所列项目和审批手续，准 确无误办理发放，并登记库存数量帐。每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式三份，一份自存，一份报 后勤组组长，一份报总务部经理。），同时按部门别汇总统计各部门本月办公 物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自 存，一份报管理会计部）。管理会计部根据物资管理员
8、上报的“月度办公物资领用汇总表”审核各部 门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。第十一条 对家俱器具、办公设备和家电设备的登记与管理，按公司财产 管理制度的有关规定执行。第十二条 凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视 情况由责任人赔偿修理费的70%-100%,造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿 原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%,保管人 承担另50%o对有意破坏者，除全额赔偿外，并按员工奖惩制度予以处罚。以上责任认定部门为总务部和审计监察部。第十三条本规定由总务部制订、解释和监督执行，报行政总监批准后自公 布之日起施行。凡
9、施行后既有的类似规定自行终止，与本规定不符的以本规定为准。第十四条办公用品采购的流程规定为了加强公司办公用品采购管理，进一步规范行政工作，提高工作效益， 切实推进公司发展，现制定本规定。一、办公用品购买原则为统一控制办公用品规格型号以及行政费用管理控制，各部门所需的办公 用品购买都由综合部统一负责。综合部根据办公用品库存量的情况以及各部门 使用情况，确定订购买方案。二、办公用品订购方式1、小型或零星办公用品的采购要由综合部行政人员到指定的办公用品专卖店 选购或送货。2、大型办公用品（固定资产）的采购要两人或两人以上到指定门店采购或到 其它大型商场询价采购等方式进行，要选购价格合适、质量合格的办
10、公用品 （固完定资产）。3、凡公司北京总部员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总报 给综合部购买或在综合部的协同下进行购买。4、异地办事处所需的办公用品（固定资产）需写申请到综合部按级审批后， 相关人员在当地询价，300元以上的办公用品，报价到综合部，综合部同意 方可进行购买。5、购单件或批量在300元以下的办公用品单人即可购买，300元以上的办公 用品（低值易耗品除外）两人或两人以上共同进行购买。6、凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应遵循公开、公平、择优 的原则，按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商。三、办公物品采购过程在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情
11、况下，按照成本最小 原则进行订购。1、验货所采购的办公用品到货后，由管理员（综合部办公用品管理者）按送货单 进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送 货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一 送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。2、付款管理员（综合部办公用品者）收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及 存根的送货核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后 交财务处负责支付或结算。3、领用办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门。办公用品分发后作好 登记，写明分发日期、品名与数量等。如有特殊情况，各部门须提前提出“办 公用品购买申请单”则可进行采购。4、保管办公用品仓入库后，管理员（综合部办公用品管理者）按物品种类、规 格、等级、存放次序存放，不得混乱堆放，并按期清点数目，管理员必须清楚 地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫。四、注意事项1、每月集中采购两次，时间分别为月初及月中，请相关部门提前告知综合部 行政管理处。2、按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。3、各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、损 坏和丢失。