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1、成成 功功 簡簡 報報 技技 巧巧Paul Paul LeRouxLeRoux 原著原著學習訣竅了解真義施振榮：簡報，真的是一門學問。說它是學問，是因為人們可以從學習中去得到訣竅，去了解它的真義。一個成功的簡報可以一個成功的簡報可以提昇個人提昇個人的形象的形象、完成賦予的任務完成賦予的任務；就機構而言，可以透過一個成就機構而言，可以透過一個成功的表達者，將功的表達者，將資料資料、觀念觀念、預期行動預期行動、產品產品等等順利推銷給順利推銷給對象對象，而，而達成既定目標達成既定目標。成功簡報帶來的好處請你指出圖中的十大錯誤一、請先記住這兩件事q站著做簡報q別光唸資料站著做簡報的理由w如果你坐著看來
2、表現平平的人，站起來後卻會傑出的簡報者。w如果你是個表現優秀的簡報者，站著會比坐著增加十倍的影響力。w如果你坐著講和站著講表現一樣好時，你會發覺站著說比坐著說更具說服力。別光唸資料的理由w簡報者缺少目光的接觸。w簡報者缺乏手勢。w簡報者身體躲在講桌後面。w簡報者聲音單調。另一種選擇、提示卡在面對群眾的壓力下，我並不期望你會記住所有你想要的事情與次序，但也許你只要一點暗示就很容易想起。所以，你可以利用英吋的卡片，將主要重點和次要重點用幾個字寫出來。注意，卡片上只寫幾個關鍵字或片語，不寫整個句子。二、簡報要訣q運用手勢q大聲說話q目光接觸q正確站姿緊張的簡報者平常站在講桌後面，我們會不自覺地緊捉講
3、桌兩端，以致手指都發白了。在沒有講桌的情況下，我們能捉的只有自己，便會將兩手交錯在背後稍息。此時，兩手彷彿是磁鐵一般，不是交錯放在背後稍息，就是交叉放在前面，彷彿遮住亞當夏娃羞處的無花果葉。不雅的站姿男士最普遍的姿勢是一手插在褲袋中，另一隻手硬繃繃地放在胸部旁，然後用手掌不停地比畫。女士們則將一隻手橫過胸前，握住另外一隻手肘，被握住的那隻手沒事做，便不時製造一些節奏聲。錯誤的手勢手勢要清楚，否則會成為雞尾酒會的手勢參加雞尾酒會時，通常人們一邊說話，一邊在胸前畫著小圈圈。摸摸身體、拉耳朵、抓臉頰、扶扶眼鏡框、拉口袋上的蓋子等，當用手去觸摸身體某部位時，聽眾眼晴會被該動作吸引，分散注意力。錯誤的姿
4、勢在簡報時，也不應握著指揮棒、鉛筆、紙張、麥克風或放映機上的遙控器。否則手上的東西會突然成為眾人視覺的焦點，反而分散對簡報者的注意力。如果拿的是鉛筆，就會不停地旋轉它，它有可能會掉下去，然後大家就會注視簡報者彎下身去撿它。手中有了可折疊的指揮棒時，簡報者往往會不自覺把它拉長，又推回去。愈是緊張，愈是玩個不停。若手中握著木製指揮棒時，則很容易以短杖輕擊自己的腳，或像管弦樂隊的指揮舞動著指揮棒。手臂是最佳的指揮棒事實上，最佳的指揮棒是你的雙手和手臂。學著以手臂充當指標，不要用手指去指，因為可能看起來軟弱甚或淫猥，也不要指錯地方，遮住目標物。以手臂做指標有如空手道的劈，一個強有力、富有權威性的手勢，
5、不僅能有效地平息緊張，並且會成為訊息中的一部分，增加聽眾對你的注意力。放大音量的好處w你可以博得聽眾注意w你會做手勢、點頭或笑得多些w你會更有生氣，顯得熱心且堅定w最大的好處是可以消除緊張目光接觸最有效的說服武器w目光接觸是團體溝通中最重要的一環，但簡報者通常不太注意，因為他們認為自己已經懂得這一套了。w事實上，很少、很少簡報者知道如何注視聽眾。目光接觸的重點w避免掃瞄，那只會讓你更緊張w個別注視聽眾，增加你的說服力w延長目光接觸，展現你的真誠與自信w停頓的衝擊，下面的話很有份量面對團體，雙腳分開十到十二英吋。將體重平均分配到兩腳上，不要將重量由一腳換到另一腳，兩膝放鬆。兩手放在褲袋外面，兩臂
6、自然下垂。以上姿勢男女皆適用。預備、就位、開始站在銀幕旁遠離講桌摒棄麥克風不要擋住投影機讓燈光亮著三、說服之道q溝通、說服、推銷的差異？q 簡報架構的要素。q 預演的重要q 該說多久？q 說話的時機？q 運用幽默！溝通、說服、推銷的差異？w溝通？溝通？聽你怎麼說w說服？說服？聽我怎麼說w推銷？推銷？我怎麼說給你聽，才會買簡報架構的要素一、背景背景：確定所有聽眾對主題的了解。二、概論概論：簡述涵蓋的範圍。三、問題需要問題需要：為什麼有這些問題或需求。四、看法辦法看法辦法：為什麼你的看法能解決問題。五、證據證據：證明你的看法有效。六、益處益處：有什麼效益？值得的理由？七、行動行動：所以需要進行什麼
7、事項。八、總結總結：歸納你所說的內容。要素一：背景w當進行簡報之前，即應在事前做好功課，掌握參與的人員(尤其是KEYMAN)對內容的了解有多少。w如果是初次見面，應先將公司與自己做簡單的介紹。w接著將此次簡報的主題做簡要的說明。w如果參與人員對此次主題已有認識，則不須此步驟。要素二：概論w人們太忙碌了人們太忙碌了：你只有很短的時間去說服別人，他們可不是來看你作秀的。w沒有人喜歡驚奇沒有人喜歡驚奇：在商場中，尤其痛恨令人 驚訝的事情，決策者是要處理結果，而非受結果左右。w概論有加強作用概論有加強作用：將簡報的內容一氣呵成，從頭到尾先概述一遍，有助於聽眾加深對主要內容的印象。要素三：問題需要你正接
8、近簡報的核心。問題愈越重大，愈該花時間去討論它，將問題癥結一一列出：事情發展歷史、過程。事情發展歷史、過程。管理階層何以警覺發生問題？管理階層何以警覺發生問題？為什麼會成為問題？為什麼會成為問題？如果問題繼續下去會有什麼結果？如果問題繼續下去會有什麼結果？你對問題的假設是什麼？你對問題的假設是什麼？要素四：看法辦法這個步驟的目的讓你以最簡單的方式表達看法及解決辦法，試著告訴聽眾：簡單但徹底的敘述你的解決辦法。簡單但徹底的敘述你的解決辦法。何以選擇這項解決辦法。何以選擇這項解決辦法。為什麼這是最佳的解決辦法。為什麼這是最佳的解決辦法。解決辦法的實用性、成本與時間表。解決辦法的實用性、成本與時間表
9、。你需要什麼協助來完成計劃。你需要什麼協助來完成計劃。要素五：證據統計數字。統計數字。事實。事實。類似經驗。類似經驗。專家的判斷專家的判斷。在前述步驟，你的訴求也許很主觀，現在你需要一些證據來支持你的觀點，例如：要素六：益處自問產品的特色自問產品的特色所以怎麼樣？所以怎麼樣？自答產生的益處自答產生的益處。大多數的簡報者只花費一點時間述說自己意見的優點，這樣是錯誤的。因為聽眾想聽的就是好處在哪裡，證據對簡報者有利，而吸引聽眾的是究竟有什麼益處。自問自答法：要素七：行動同意考慮你的看法。同意考慮你的看法。撥給這項計劃更多預算。撥給這項計劃更多預算。同意購買。同意購買。你已描述過問題，提出了解決方案
10、及說明益處，現在則尋求聽眾的反應，你希望得到聽眾什麼反應？不要任由聽眾自行決定想怎麼做，大膽的提出你的建議：要素八：總結再給你一次強調重點的機會。再給你一次強調重點的機會。把你看法中的精華留給聽眾。把你看法中的精華留給聽眾。讓聽眾知道你快結束了，並且可以讓聽眾知道你快結束了，並且可以準備提出問題準備提出問題。總結的重要性有三：架構組織方式，排列組合技巧w接龍撲克牌遊戲問題問題/需要需要看法看法/辦法辦法證證 據據益益 處處行行 動動概概 論論總總 結結預演的重要w口頭敘述的方式表達案寫在紙上大不相同。w看每一個主要重點聽起來感覺如何。w你是最佳的即席演說者，所以不要用稿子，你只需要涵蓋主要重點
11、的提示卡。w檢查提示卡能否涵蓋你的想法。w如果一切都很順暢，算算你更需要多少時間做簡報。該說多久？w十五到四十分鐘已經夠了。w去除不必要的部分，會更完美。w很少簡報會因為精簡而出毛病。w最好一次只講一個主題。說話的時機w什麼時候不該說話w說話的好時機w說明訊息的重點w用肢體傳達視覺資料運用幽默！w專業嚴肅；幽默詼諧。w幽默可帶來微笑；微笑締造佳績。w每個簡報都需要幽默，但不要放在開頭。w簡報者必須對使用的幽默覺得自在。w如果你覺得幽默的例子不妥，那就別用。w假如你沒有幽默的題材，那就用點功吧。四、圖像資料w對文數字資料的誤解w比較呈現方式的差異w圖像視覺資料範例w不用圖像資料，簡報會成功嗎？w
12、重點提示w需要多少視覺資料對文數字資料的誤解w好記：好記：文字或數字可以幫助聽眾記住訊息？w簡單：簡單：文字或數字可以幫助闡明意見？w有趣：有趣：聽眾喜歡文字或數字？呈現方式的差異(一)呈現方式的差異(二)圖像視覺資料範例(一)圖像視覺資料範例(二)圖像視覺資料範例(三)圖像視覺資料範例(四)不用圖像資料，簡報會成功嗎？w你會記得人的名字多，還是記得人的樣子多。w聽一個人滔滔不絕三、四十分鐘，想要不打瞌睡都很難。w若無圖像資料，推銷意見時比較困難。w體會一下只可意會，不可言傳的含義。w如果不用圖像資料，那麼你最好有三張王牌：訊息簡單訊息簡單、內容精采內容精采、表達生動表達生動。重點提示w簡報時
13、若不用圖像視覺資料，就必須要簡短、具說服力，同時要充滿熱誠。w文字或數字資料使感覺遲滯，沖淡主要觀點，並且容易忘記。w圖解資料強調主要觀點，幫助聽眾記住主要訊息。w簡報中只灌輸主要觀點，至於詳細資料則在簡報結束時以書面方式補充。需要多少視覺資料w你應該製作多少視覺資料才洽當呢？很難說，但原則是：視覺資料平均一分鐘不應該多於一張。w一個二十分鐘的簡報最多不應超過二十張。如果用三十到五十張投影片，很明顯是缺乏整理。聽眾絕對記不住這種傾銷式的訊息。五、關鍵步驟w查看簡報室w齊全的裝備查看簡報室w如果會議桌延伸到牆壁邊，是否還有空間放置銀幕跟投影機？w是否必須移動植物或家具以免擋住螢幕？w電源插頭在哪
14、裡？幾孔插頭？w燈有多亮？有無窗簾或亮度調整器？w銀幕可以直接拆除嗎？攜帶式銀幕是否太大、壞了或髒了？(幾萬塊的投影機為什麼要在破損的銀幕上展示？)w如果簡報是長且窄，能夠清楚的看到圖表和資料嗎？齊全的裝備w可調整焦距或大小嗎w遙控器或滑鼠延長線w電源延長線w電源轉接頭w備用燈泡w拆換的工具投影機錯誤的放置法投影機正確的放置法六、回答問題與書面資料q 如何處理意外事件q 提出問題的技巧q 回答問題的藝術q 不知道答案時？q 書面資料的訣竅 如何處理意外事件w記住一點，不幸的程度與你的反應成正比w事情發生時，如果無法沉著應付，就會成為大災難w當意外發生時停頓、穩住慌張、接受這個事實，因為你必須繼
15、續下去w讓這事件成為短暫的尷尬，不要耽誤大家的時間提出問題的技巧w問題的重要性w引出問題w給聽眾時間w解除疑慮w過度期回答問題的技巧w指著聽眾請他提出問題w給它百分之百的目視w停頓、目光轉向聽眾，重述問題回答問題的藝術w將問題中立化w移動目光接觸目標w處理恭維w回答越短越好不知道答案時？w不要強作答、瞎掰、或糊弄聽眾。w很抱歉，我回去測試一下，請留下您的名片，我隨後再回答你。w如果任何人有興趣，想知道答案的話，也請一起留下名片。書面資料的訣竅w口頭指示w分發時機w注意視覺效果錯誤的說明資料方式正確的說明資料方式七、立即開始當你當你領先在起跑點上，領先在起跑點上，你無須再費多大力氣，你無須再費多大力氣，就可一路領先。就可一路領先。