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1、XX 公司印章管理办法-1-XX*有限公司 印章管理办法 第一章 总 则 第一条 为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性,规范印章管理,有效地维护公司利益,根据公司实际,特制定本管理办法。第二条 本办法所指印章包括公司印章、冠以公司法定名称的内设部门印章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第三条 本办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第四条 本办法所指公司均为 XX 建机资产经营有限公司。公司下属各子公司、分公司相关业务流程,严格按照本办法执行。第二章 印章的刻制 第五条
2、 印章刻制由公司办公室负责,经公安机关核准备案后到指定的单位刻制。印章的规格、样式按有关规定办理。第三章 印章的管理 第六条 印章管理实行分级、分类管理原则。1.公司法定名称章(以下简称公章)、法定代表人名章、合同专用章及冠以公司名称的内设部门印章(不含已注销企业部门印章)统一由公司办公室负责管理。2.个人名章由被授权的部门负责保管和使用。第七条 印章须由专人负责保管,存放于安全场所,平时随XX 公司印章管理办法-2-用随锁,一般不得携带出办公场所外使用。因特殊原因需要携带印章外出办理业务,须持履行签批的用印审批单,由印章保管人携章共同办理。第八条 印章保管人因特殊原因暂时不能履行保管职责时,
3、由部门负责人指定代理保管人,并办理好交接手续。第四章 用印审批权限 第九条 公司主管领导负责对主管部门、单位使用公章、法定代表人名章等进行审批。第五章 印章的使用 第十条 使用印章实行审批登记制。除制发公文和具有审批权限的领导直接签字的日常业务报表外,其他各种情形下使用公章均须持有审批权限的领导签字的用印审批单(详见附件),到办公室用印。第十一条 印章保管人在用印时要审阅、了解用印内容,审核用印材料与使用印章审批单的记载是否一致。对于重要事项,还要留存相应材料,若没有留存材料或不易留存时,对用印情况要进行详细记录。第十二条 印章保管人应定期整理用印审批单和用印留存材料,归档备查。对于使用重要印
4、章的有关材料,要立卷归档,长期保存。第十三条 印章保管人要坚持原则,对不符合规定的用印,有权拒绝并向本部门负责人汇报,印章保管人不得擅自用印。第十四条 印章若遗失须立即向相关领导汇报,视具体情况做出相应处理。第十五条 宣布作废或停止使用的各类印章,必须交回公司XX 公司印章管理办法-3-办公室封存或销毁,任何部门、组织和个人未经审批不得留存和使用该类印章。第十六条 开具公司证明、介绍信等,须持有审批权限的领导签批的用印审批单,方可开据。第十七条 严禁在空白凭证、空白表格、空白介绍信、空白合同、空白纸张等上加盖公司印章。如因工作需要或其它特殊情况确需开具的,持有审批权限的领导签字的用印审批单,写
5、出书面申请,经公司领导审批,方可用印。第十八条 各部门以公司名义对外报送的各类报表经负责人或主管领导审核签字后,可加盖公章。第十九条 公司员工因私需要开具有关证明和个人证明材料的,或有关法律、法规规定应由单位对个人出具证明的,必须由相关单位、部门审核,经相关领导同意,持有审批权限的领导签字的用印审批单,方可加盖公司印章。第二十条 以下情形需加盖公章的,必须经公司法定代表人审批同意:1.向上级机关报送正式请示和情况汇报等重要材料;2.向人民法院、人民检察院等司法机关提交有关材料的;3.涉及向新闻媒体提供公司重要信息、新闻动态的;4.其他应由公司法定代表人审核同意的事项。第二十一条 办理公司授权委
6、托书,用印审批单必须经公司法定代表人审核签字,方可加盖公章。第二十二条 以公司名义对外签订协议、合同等契约类文书,必须经公司法定代表人或其委托人审核签字,方可加盖公司合同章。XX 公司印章管理办法-4-第六章 公司法定代表人名章和领导人名章的使用 第二十三条 凡对外使用公司法定代表人名章,在履行正常用印审批程序后,经公司办公室审核无误,法定代表人本人签批,方可用章。重大事项、专项工作在履行正常审批程序后,需经专项工作主管领导、公司经理审批,持用印审批单,方可用章。第二十四条 公司法定代表人名章授权有关部门在一些常规工作事项上使用的,在授权范围内由被授权部门负责人审核同意,方可用章。第二十五条
7、法定代表人名章不得作为授权委托书、对外责任书、合同文本等文书的签名使用。依照法律法规或有关规定,必须由公司法定代表人亲笔签名的其他情形,不得用法定代表人名章代替。第二十六条 使用公司领导人名章,应经公司领导本人同意。第二十七条 公司领导人名章不得用于可能直接对公司产生权利义务的场合。第七章 公司特定业务专用章的使用 第二十八条 特定业务专用章是公司履行某一专项业务而使用的印章,该印章只能在印章上刊明的使用范围内使用。第二十九条 公司合同专用章适用于以公司名义签订的各类合同、协议等,使用时由公司法定代表人或其授权人签字。第三十条 公司财务专用章适用于正式的财务文件、报告、证明、票据等,使用时由财
8、务部门负责人或公司主管领导审批,公司财务管理制度另有规定的从其规定。第三十一条 其他特定业务专用章的使用由被授权部门负XX 公司印章管理办法-5-责人审核把关。被授权部门负责人认为事项重大或超出本人职权范围的,应该报请公司领导审批。第三十二条 特定业务专用章的使用应进行用印登记。第八章 公司内设部门印章的使用 第三十三条 公司内设部门印章一般只作为部门职责范围内的业务工作用章,原则上不得对外使用。第三十四条 公司内设部门印章的使用须经主管部门领导审核同意,重要用印须进行用印登记或存根,以便备查。各部门应制定具体的使用规定。第九章 责 任 第三十五条 公司各部门主管领导对本部门所持有印章的使用和
9、管理负责。因印章管理不善而造成损失的,追究部门负责人和印章保管人员的责任。第三十六条 印章使用审批人应按照公司的有关规定在自己的职权范围内审批用印事项。超越审批权限造成严重后果的,由审批人承担相应责任。印章保管人明知审批人无权审批或用印事项违反规定而用章,造成严重后果的,应承担相应连带责任。第三十七条 有下列情形之一的,对直接责任人予以通报批评或行政处分;情节严重的,并处经济处罚或调离原工作岗位,直至解除劳动合同;构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任:1.未经许可擅自携带公司印章外出的;2.未经相关程序审核批准,擅自使用公司印章的;3.未经审核确认使用各类印章,导致公司受到重大影响的;4.恶意
10、使用印章,对公司造成重大经济损失的;XX 公司印章管理办法-6-5.擅自私刻、启用印章或者盗用印章造成严重后果的;6.其他因印章使用损害公司利益的行为。第十章 附 则 第三十八条 本办法经公司 2020 年第*次经理办公会审议通过,自下发之日起执行。第三十九条 本办法由公司办公室负责解释。附件:印章使用审批流程 XX 公司印章管理办法-7-附件 印章使用审批流程 按照公司印章管理办法,各部室、单位按管理职责、范围和审批权限履行用印审批程序。一、使用公司法定名称章(简称公章)实行审批登记制。除制发公文和具有审批权限的领导直接签字的日常业务报表外,其他各种情形下使用公司公章均须持有审批权限的领导签
11、字的用印审批单(附表 1),到办公室办理用印。(一)各综合管理部、实体单位收取承租户水电暖等费用单据;下发承租户有关能源设备停用、检修、节日安全通知等;与承租户签订 租赁区域安全环保管理协议 和与施工单位签订 施工现场安全环保管理协议;与地方往来函件和签订安全管理责任书;开据职工、离退休人员及外调职工住房情况证明;与职工签订房屋租赁协议;药费报销单据等,经综合管理部、实体单位审核,主管领导批准后,持 用印审批单 到办公室办理用印。(二)各管理部、实体单位为租户办理营业执照、年检提供各种证明材料;下发承租户有关催缴费用、终止租赁合同等通知;办理职工退休、人员调动、公司房改售房、计划生育、解决历史
12、遗留问题等有关证明、材料,需由综合管理部、实体单位和主管领导审核,经相关职能部门审批后,持用印审批单到办公室办理用印。(三)公司员工因私开具干部、职工出国在职证明、个人收入证明、家庭情况证明材料的,或有关法律、法规规定应由单位对个人出具证明的,需由相关部室、单位核准和主管领导审批,XX 公司印章管理办法-8-经人力资源部或党群工作部审批后,持用印审批单到办公室办理用印。(四)办理公司授权委托书,需由部室、单位核准和主管领导审批后,统一经公司法定代表人审核签字,持用印审批单到办公室办理用印。二、公司合同专用章适用于公司所属各部室、单位对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议,包括工程
13、合同、服务合同、采购合同等采用书面形式约定权利、义务的合同及上级公司有规范文本的合同、协议(劳动合同除外)。(一)各综合管理部、实体单位与租户签订租赁合同、退租协议等要经资产经营部审批后,持 合同章用印审批单(附表 2)到办公室办理用印。(二)各实体部室、单位与承租户签订供暖、供电、供水协议等,要经相关部室、单位审核,主管领导批准后,持合同项目审批单(附表 3)到办公室办理用印。(三)各实体部室、单位与地方签订用电、供暖、供气合同;签订消电检、配电室托管协议及垃圾清运、化粪池清掏等合同);签订工程和维修项目合同、材料和设备采购合同及保安、绿化、保洁服务合同(或协议)等,合同标的额在万元(含)以
14、下,承办部室、单位承办人附 合同项目审批单(附表 3)报请部室、单位负责人和主管领导审批后,由其部室、单位办公室统一编写合同编号(编号例如:2020 ABC-01),持合同项目审批单到办公室加盖合同专用章。合同标的额为万元以上,实行审核会签制度,由承办部室、单位组织审核会签。其中,合同标的额为万元以上万元(含)以下的,经相关职能部门、公司工程项目审核组组长、办公室法务、财务资金部审核通过;合同标的XX 公司印章管理办法-9-额为 5 万元以上的,在履行上述审批程序后,由承办人将合同草案及相关资料送财务总监签署意见,经公司经理审批;合同标的额为 10 万元(含)以上的,经公司执行董事审批后,承办
15、人附合同项目审核会签单(附表 4),由公司办公室统一编号后(编号例如:202001),加盖企业合同专用章。三、公司法定代表人名章(手签章)授权有关部门在一些常规工作事项上使用的,在授权范围内由被授权单位、部门主管领导审核同意后,持用印审批单经公司办公室审核无误后,由法定代表人本人签批,方可用章。凡对外使用公司法定代表人名章,须经法定代表人本人批准同意,方可用章。依照法律法规或有关规定,必须由公司法定代表人亲笔签名的其他情形,不得用法定代表人名章代替。四、公司内设部门印章一般只作为部门职责范围内的业务工作用章,原则上不得对外使用。部门印章的使用须经部门负责人审核,主管领导批准,持用印审批单到办公
16、室办理用印。重要用印须进行用印登记或存根,以便备查。附表:1.XX*有限公司用印审批单 2.XX*有限公司合同章用印审批单 3.XX*有限公司合同项目审批单 4.XX*有限公司合同项目审核会单 XX 公司印章管理办法-10-附表 1 XX*有限公司用印审批单 用印单位 或部门 所需印章 是否持印外出 用印内容(原因)发往何处 所需材料(请在相应材料前划)营业执照(原件、复印件)法定代表人/负责人签字 法定代表人/负责人名章 法定代表人/负责人身份证(原件、复印件)其它材料 经办人签字:年 月 日 各综合管理部、实体单位负责人签字:年 月 日 职能部门负责人签字:年 月 日 主管领导签字:年 月
17、 日 公司经理签字:年 月 日 公司法定代表人签字:年 月 日 备注:XX 公司印章管理办法-11-附表 2 XX*有限公司合同章用印审批单 用印单位 或部门 所需印章 用印内容(原因、集团审批号)发往何处 所需材料(请在相应材料前划)合同或协议 份数 其它资料 各实体单位及综合管理部经办人签字:年 月 日 各实体单位负责人或综合管理部经理签字:年 月 日 资产经营部经办人签字:年 月 日 资产经营部经理签字:年 月 日 备注:XX 公司印章管理办法-12-附件 3 XX*有限公司 合同项目审批单 单位(部门):编号:【2020】ABC 01 合同名称 签约单位 甲方:乙方:情况概述或决议 项
18、目经办人 项目负责人 单位(部门)负责人 意 见 签字:年 月 日 主 管 领 导 意 见 签字:年 月 日 备 注 注:合同标的额万元(含)以下使用 XX 公司印章管理办法-13-附表 4 XX*有限公司 合同项目审核会签单 单位(部门):编号:【2020】01 合同名称 签约单位 甲方:乙方:情况概述或决议 承办人 单位(部门)负责人 单位(部门)主管领导意见 签字:年 月 日 相关部门 审核意见 签字:年 月 日 公司工程项目审核组 组长意见 签字:年 月 日 办公室法律 审核意见 签字:年 月 日 财务资金部 审核意见 签字:年 月 日 财务总监 审批意见 标的额 5 万元(含)以上 签字:年 月 日 公司经理 审批意见 标的额 5 万元(含)以上 签字:年 月 日 执行董事审批意见 标的额 10 万元(含)以上 备 注