物业公司档案管理制度.docx

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1、XXXX编号：XXXX-XZ-04版本：1.0生效日期：管控体系文件档案管理制度发放编号： 风之大陆 版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注档案管理制度编 号：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：一级类目二级类目文件收集基本归档范责任部门保管期限类目 号类目 名称类目 号类目名称4法律事务法律事务，法规文件，法律合同文本，授权委托书，商标申请书、商标 事务代理合同、协议等永久3工 程 管 理1工程管理工程工程开发管理目标、规划、计划、通知、各种规章制度、要求协助 执行的法律文书、主管部门审批文件、上级来文等工程管理部永久2工程工程招标公告，招标文件、资格预审投标书，中标通知书

2、、工程合同、合同 审批表、变更审批材料、会议纪要、预算追加审批、审计报告、竣工验 收资料等工程管理部（复印件）、 综合管理部（原件）永久3工 程 管 理2工程工程工程立项报告、批复、消防等建审意见、各类验收报告等工程管理部永久竣工图（建筑、结构、水电、消防、通风、燃气等）工程管理部、 各工程永久与电信、联通、移动、网通、燃气、水、电的协议等工程管理部（复卬件）、 综合管理部（原件）永久3二次装修特殊装修审批表、二次装修过程记录、商家图纸等各工程存档， 工程管理部 保存明细30年档案管理制度编 号：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：一级类目二级类目文件收集基本归档范责任部门保管期限类

3、目 号类目 名称类目 号类目名称4工程 拓展 档案1合同管理招标合同、招商意向书、招商合同等品质管理部 （复印件） 综合管理部 （原件）永久5会 计 档 案1会计凭证类原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证财务管理部永久2会计帐簿类总帐，明细帐，日记帐，永久会计帐簿类固定资产卡片重要的：30年，一般的：10 年3纳税申报表国地税申报表永久4其他类银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料永久5发票类各种发票存根联永久5会 计 档 案6财务报告类月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注及文字说明等财务管理部永久7审计类公司年度审计报告、验资报告等材料永久6设 备 档1

4、汽车一车一档：行驶证复印件，保险单正本，登记证，维修记录等综合管理部30年2办公设备电脑设备、复印机、打印机、服务器等，设备开箱文件材料（安装指导 说明书、保修卡等）、发票复印件、维修、维护、保养记录材料等30年10档案管理制度编 号：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：一级类目二级类目文件收集基本归档范责任部门保管期限类目 号类目 名称类目 号类目名称案3工具设备、 备品备件设备开箱文件材料（安装指导说明书，保修卡）、发票复印件、维修、 维护、保养记录材料，集团开发部移交的设施设备、备品备件资料等工程管理部 各工程30年7特 殊 载 体 档 案1照片公司重大活动照片综合管理部永久公

5、司重大活动底片永久2刻盘公司重大光盘、软盘永久3声像磁带永久录像带永久4实物公司权证、营业执照正副本、税务登记证正副本、组织机构代码证正副 本、开户许可证、公司准予变更登记通知书、企业登记表、准予设立登 记书、组织机构代码证IC卡、印章信息代码证IC卡等；集团营业执照、 税务登记证、组织机构代码证、开户许可证等复印件等永久5公司证书、荣誉证书、奖牌、锦旗等永久6培训证书永久7其他类证书永久8公司出版的宣传刊物，宣传资料等永久8各 项 目1行政类公司制度、工程管理手册、文件审批表，发文审批表，上级来文、政府 批准意见书、接待资料、物业管理委托合同（复印件）各工程重要的：永久一般的：30年2人事管

6、理员工人事档案各工程永久11档案管理制度编 号：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：备注：凡公司用印的协议、合同、及相关的招投标、审批等过程资料原件，公司各工程商户的租赁合同，均需保存在综合管理部，使用部门可保存复印件。一级类目二级类目文件收集基本归档范责任部门保管期限类目 号类目 名称类目 号类目名称3商务合同类商户租赁合同（复印件）、P0S机协议、商盟协议、物业卡协议、房屋经 营管理协议、场地租赁协议等协议复印件（各工程根据本工程具体情况 整理，原件保存综合管理部）工程保存复 印件,原件综 合管理部永久4客户档案商户营业执照（复印件），税务登记证（复印件），卫生许可证（复印 件）

7、，装修单位营业执照（复印件），税务登记证（复印件），环保建 审意见，环保合格意见，消防意见，消防合格，商户撤场资料等各工程永久5专业外包单 位专业外包合同（复印件），月度评估报告等，外包合同相关资料原件保 留综合管理部合同原件综 合管理部，复 印件各工程合同：永久评估报告:30年7工程资料工程图纸，工程移交文件，设备保养记录，消防建审意见（复印件）等各工程永久工程各工程交付的竣工资料、工程建设合同等各工程保存 资料，工程管 理部保存明 细永久地产开发公司开发条线移交的资料永久特殊装修审批表、装修图纸、二次装修相关记录等各工程30年12档案管理制度编号版本生效日期XXXX-XZ-041.0目的维

8、护公司档案资料的完整、系统、平安保密，防止因管理上的疏漏导致文件资料的遗失，给公 司造成不必要的损失。1. 适用范围适用于公司总部、各物业服务中心的档案管理。2. 术语和定义公司档案：指公司各部门、各物业服务中心在经营和管理活动中形成的，能充分反映和记录公 司各种活动全过程的，同时具有保存价值的各种载体形式的文件材料，各部门、各物业服务中 心业务档案是公司档案的有机组成局部。3. 职责权限综合管理部1）负责统筹规划公司的档案管理、档案的业务建设和制度建设。2）监督、指导、检查各部门、各物业服务中心业务档案管理工作。3.1 各部门、各物业服务中心1）负责对本部门、本物业服务中心在业务活动中形成的

9、文件材料的收集、整理、归档、编目、 保存及移交工作。5. 管理规定档案管理组织体系4. 1. 1总部综合管理部为公司档案业务工作对口管理部门。公司各部门、各物业服务中心为本部门、本工程业务档案的对口管理部门。2 .2档案管理责任制：公司档案管理实行：总部综合管理部为对口管理部门和各部门、各物业服务中心负责人负责制。5 . 2.1综合管理部负责人档案管理职责：1）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针、政策，建立健全档案管理各项规章制度。2）负责规划、协调、组织、管理公司的全部档案的业务建设工作，及时提出对档案管理工作的 新要求，解决档案工作中的具体困难和问题。3）负责指导、监督、检查各部门、各

10、物业服务中心业务档案工作，审查业务档案材料组卷是否 科学、完整、准确、系统，不断提高公司档案管理整体水平，使档案管理适应现代化管理的 需要。档案管理制度编号版本生效日期XXXX-XZ-041.04）对本部门业务档案的系统、平安、完整负全责。5）抓好档案信息的分析和加工整理工作，使档案资源得到开发利用，为提高公司管理水平、增 加经济效益提供服务。5.2.2 各部门、各物业服务中心负责人档案管理职责：1）对本部门、本工程业务档案的系统、平安、完整负全责。2）催促本部门、本工程人员做好本部门、本工程业务工作中形成和积累的文件材料的收集、整 理、归档、组卷、编目、移交工作。3）配合总部综合管理部搞好公

11、司档案业务建设工作。5.2.3 综合管理部职责：1）在综合管理部负责人的领导下，全面做好本公司各类档案的业务建设和日常工作，定期汇报 全面工作。2）负责做好本公司文件材料的收集、保管、整理、编目、归档工作，并保证归档材料的完整、 齐全、准确、系统、平安。3）协助兼职档案员做好业务档案的分类、整理、装订、编目工作。4）协助本部门领导做好对公司各部门、各工程业务档案进行指导、催促、检查工作。5）负责对所管档案的查阅、借阅、复印等管理，做到主动、热情、迅速、准确。5.2.4 各部门、各物业服务中心兼职档案员职责：1）认真执行档案管理规章制度，充分认识档案管理的重要性，积极、细致地做好本部门、本项 目

12、文件材料的收集、保管、整理、编目、归档、移交工作，并保证归档材料的完整、齐全、 准确、系统、平安。2）业务上接受总部综合管理部的指导，积极参加综合管理部召集的业务活动，并交流本部门、 本工程业务档案工作情况。3）对本部门、本工程业务活动中产生的有关公司重大活动的、各类合同、协议及相关的审批等 及公司领导认为应交总部综合管理部存档的重要文件材料，有责任收集齐全后定期向综合管 理部办理移交手续。5. 3档案的收集及归档5. 3.1公司各部门、各工程在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料、图纸、报表、凭证（包 括光盘、磁带、声像、照片及底片、胶片、实物等各类载体形式）等原件，由各部门、各工程

13、按其业务归档范围做好平时的收集、积累、保管、归档工作。任何个人不得据为己有或拒绝归 档。5. 3.2归档的文件材料应按照其中自然形成规律和保持有机联系的原那么，分门别类进行归档，要求归 类做到合理、准确，查找迅速，方便利用。档案管理制度编号版本生效日期XXXX-XZ-041.05. 3.3归档的文件材料要求齐全、完整、准确、系统，文件书写和载体材料应耐久保存。5. 3.4各部门、各物业服务中心业务文件材料在每月10日前应将上个月提供的文件材料内容标题填写 平时归档文件目录表，发电子邮件报综合管理部备案，以供档案的管理、利用、检查。5. 3.5凡公司缮印发出的公文、合同、协议等（含定稿和打印的正

14、件与附件、上级批复及请示、采购 过程中的记录原件等），运营工程建审意见，政府各类批复意见，公司所获得的各类证书及荣誉 等（含以上内容的公司相关请示、上级审批函件等），一律由综合管理部收集归卷。使用部门可 保存隐去机密内容后的复印件。各部门、各物业服务中心在用印后填写文书档案移交、接收 清单，交综合管理部归档。5. 3.6公司商户租赁合同原件由综合管理部归档，公司财务部门、商户所在工程可保存复印件。工程 需注意合同内容的保密性，除商户合同管理人员及物业服务中心负责人外，不得将合同中的商 务条款泄露给其他员工。5. 3.7 一项工作如有几个部门共同参与办理并在活动中形成的文件材料，那么由主办部门收

15、集归卷。会 议文件由会议主办部门收集归卷。如为上级颁发的红头文件，需公司领导批阅和阅知的应交综 合管理部进行收文、传阅后整理归档。5. 3.8对应交综合管理部归档的属于公司基本材料的档案，如：公司营业执照正副本，业务部门需要 综合管理部归档的文件材料，各部门、各工程有责任配合做好文件材料的归档工作。5. 3.9综合管理部对各部门、各工程业务档案的平时归档工作负有业务指导、监督责任。5. 4档案的分类整理5. 4.1业务档案分类整理原那么：最大限度地保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。5. 4.2档案分类：1）文书档案：按年度+主题分类。2）业务档案：按业务职能分类。在分类中，按照文件内容中

16、最基本的主题/职能来设置类别，按 文件的主要内容有规律地进行归类，类目体系力求简明、合乎逻辑，并能如实反映部门、项 目业务中最主要活动。3）工程基建档案：以单项工程为单位，按阶段收集、整理，以保持一项工程形成文件材料的成 套性为原那么，使组成的案卷能反映全过程，图样与实物保持一致。4）设备档案：按设备性质分类。设备开箱必须有部门负责人指派专人参加负责接收有关技术文 件，并将设备清单目录报备综合管理部。5）会计档案：按独立核算单位+年度+形成分类。6）特殊载体档案：有照片、光盘、录像带，按载体形式分类。7）实物档案：有奖牌、奖状、证书、证照等，按形式分类。8）人事档案：按国家有关规定分类。档案管

17、理制度编号版本生效日期XXXX-XZ-041.05. 4.3档案立卷：将具有共同点和联系密切的文件组合成单个案卷，并对卷内文件进行有序排列，同 时必须注意保持报告与批复、问文与复文、正文与附件、正本与原稿及草案等之间不可别离的 联系。1）初步立卷的时间要求：每年2月底前，各部门、各工程须将上一年收集归档的文件材料进行 初步分类、立卷完毕。2）在初步立卷的同时，要对每个案卷先草拟标题放在卷首，以便查找。案卷标题由三要素构成: 部门/工程+主题+名称。要求文字简练、确切、通顺，准确反映案卷内容。3）初步立卷完毕后，综合管理部对各部门/各工程业务档案立卷内容、案卷标题进行检查，看是 否科学、合理、系

18、统、规范，并确定案卷的保管期限，必要时作进一步调整。4）立卷确定后，各部门、各工程应将排列好的卷内文件按次序统一编上页码，电脑输入卷内 目录表放在卷首，填写备考表放在卷末。5. 4.4案卷的装订：由综合管理部组织对各部门、工程档案案卷进行统一装订工作，然后一起完成对 案卷封面的正式填写工作。5. 4.5案卷的排列、案卷目录的编制、装盒、贴标签：由专职档案员负责对案卷进行有序排列，编制 档号，逐卷地电脑登记在案卷目录上，并将案卷装盒，贴检索标签。5. 4.6档案的移交、接收：综合管理部和各部门、各工程完成对档案的接受、移交工作，双方在案 卷目录表上签字，各执一份保存。1）会计档案不作移交，继续由

19、财务管理部管理和保管。2）人事档案不作移交，继续由综合管理部管理和保管。3）工程档案不作移交，继续由工程管理部管理和保管。5. 4.7每年中，综合管理部汇总编制公司年度案卷目录明细表，并做好案卷库藏量的统计工作。5.5 档案的保管期限划定和鉴定、销毁5.1公司档案及业务部门档案的保管期限依据国家有关法律、法规的规定及档案的作用来确定，一 般视档案重要程度可划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。5. 5.2档案的鉴定、销毁：每年末各档案管理部门（综合管理部、工程管理部、财务管理部等）对档 案进行清理和鉴定，对确无保存价值的档案登记造册填写档案销毁清单并按组织权责手 册报批后方可

20、销毁。档案销毁必须有两人以上在场，销毁前应认真校对。销毁后在销毁清单 中注明销毁日期、销毁人签字，以示负责和查考。5.6 档案的保管、利用、统计5. 6.1公司及各部门、各工程业务档案的保管必须放在专门的档案柜，档案的保管实行“谁保管、谁 负责”原那么，即：移交前，由各部门、各工程指定人员保管；移交后，由综合管理部负责保管。5. 6.2综合管理部定期对公司档案管理情况进行检查，每年不得少于两次，每次检查应做好记录，发档案管理制度编号版本生效日期XXXX-XZ-041.0现问题及时解决。5. 6.3图纸折叠应按规范要求，如有文字材料，应放在图样材料上面。5. 6.4底图档案应包边、平放，不得折叠

21、。5. 6.5档案管理人员应按规定填写档案收进和移出登记薄，准确编制档案工作情况。5. 6.6综合管理部负责抓好公司档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为公司提供及时、有 效的服务。5. 6.7公司档案的统计工作：由综合管理部负责按年度对公司全部档案进行汇总统计工作，填写年 度案卷数统计表（附表六）。5.7档案的借阅与复制5. 7.1本单位人员借阅档案，需填写档案借阅单，按组织权责手册报批后在公司查阅，不得私 自翻阅档案。查阅后在借阅文书档案登记表上签字，办理归还手续方可离开。5. 7.2借阅人如需进行复制档案的，需在档案借阅单中注明一并报批。5. 7.3借阅、复制档案时，应保护档案，要

22、保护档案的完整、平安与保密，不得擅自涂改，不得转借 他人，阅完及时归还。借阅绝密、机密档案，还负有保密的责任，违者按有关规定处理。5. 7.4档案借阅主要为公司内部提供利用，对外单位需借阅的，应持有单位介绍信并经公司总经理批 准后方能借阅，但不得将档案带离公司。5. 8档案的平安保密1档案管理人员必须树立高度的保密观念，自觉遵守国家的保密法和保密制度，确保档案的 完整和平安。公司档案室所有档案、重要资料任何人不准携至家中及公共场所。5. 8. 3严禁以 形式答复阅者的有关机密问题和主要资料内容。5.4.4 对借阅档案者，进行保密宣传，防止丧失和泄密。5.4.5 非档案人员，不得进入档案室，档案

23、人员离开档案室要锁好门窗。6. 相关附件附件一：文件收集基本归档范围及责任部门表（参考）7. 相关记录平时归档文件目录清单7.4 文书档案移交、接收清单卷内目录7.5 卷内目录备考表档案案卷目录档案管理制度编 号：XXXX-XZ-04版 本：1.0生效日期：7. 6年度案卷数汇总表7. 7档案借阅单7.8借阅文书档案登记表7.9公司档案库藏量统计表7. 10档案销毁清单档案管理制度编 号：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：附件一:文件收集基本归档范围及责任部门表（参考）一级类目二级类目文件收集基本归档范责任部门保管期限类目 号类目名称类目号类目名称1行 政 类1行政管理办公室管理，

24、文秘，保密工作，管理制度，大事记，工商年鉴，公司基 础资料办公室绿化，车辆管理，办公用品，各类协议、合同、协会资料， 相关证书，接待资料，其他综合性行政事务工作等综合管理部公司基础资料：永久合同、协议、与之相关的文件 及审批资料等：永久 其他重要的：30年其他一般的：10年2法律法规法律事务，法规文件，法律合同文本，授权委托书，各类经济纠纷案件 材料等综合管理部 各部门/工程永久1行 政 类3人事劳资、 教育人事管理，招聘，录用，员工花名册，培训，调配，薪资管理，考核， 奖惩，评比先进，行政干部任免、聘用，出国政审报告、批件，劳动年 鉴，公积金管理，福利，保险，继续教育、进修等。人事档案包括：

25、员工报到资料：身份证复印件，居住地派出所证明，学历证明，相关负 格证书证明，劳动手册，社会保险手册及社会保险关系转移单，照片， 至由本公司指定的有体检资格医院进行体检的体检表，应聘申请表，简 历。员工在职期间产生的文件：员工登记表，员工转正审批表，能力评估表， 转正小结，考核表，员工调迁表，员工任免情况，员工奖惩情况，合同 入职流转单，培训记录单，培训证书。离职员工资料：员工离职申请表，离职人员面谈记录，辞退员工呈批表， 员工办理移交手续流转单等离职手续记录资料综合管理部永久7档案管理制度编 号：XXXX-XZ-04版 本：1.0 生效日期：一级类目二级类目文件收集基本归档范责任部门保管期限类

26、目 号类目 名称类目 号类目名称4治安保卫社会治安，武装保卫，消防，交通管理，人防，双拥综合管理部30年5医疗卫生爱国卫生，防病治病，卫生监督与管理，计划生育、公司办理的员工保 险等员工保险单：永久 其他的：30年6体系文件三标体系结论性文件，证书永久7采购招投标1、招标公告，招标文件、资格预审投标书，答疑记录，评标记录，中标 通知书、合同、合同审批表、会议记录，后期评估记录表。如为工程类 招投标，那么变更审批材料、会议纪要、预算追加审批、审计报告、竣工 验收资料等需同时纳入档案工程管理部 品质管理部 综合管理部永久2、合格供应商提供的营业执照，资质证明等，合格供应商评价记录，合 格供应商名录，合格供应商定期评价记录等10年2经 营 类1经营决策公司开展规划，重大经营战略性决策，年度计划、总结，目标考核工作、 办公会议纪要等，市场分析，调查研究等综合管理部永久2计划工作各部门、各专业开展计划，总结，目标考核等年度以上的：永久年度以下的：30年3统计工作加强统计工作文件材料等30年