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1、2023年公文管理制度管理规定(篇) 书目 房地产企业公文管理制度 房地产企业公文管理制度 公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率,规范体式的文书,公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高文件运用效率,促进公司各项经营管理的运转,特制定本方法。 1、公司办公室是公司公文处理的职能部门,负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则,做到刚好精确、平安。同时必需严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家、公司隐私的平安。 2、公文的种类 (1)、确定:适用于对重要事项或者重大行动做出支配,奖惩有关部门和人员。 (2)
2、、通知:传达公司的确定和须要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。 (3)、通报:适用于表彰先进,指责错误,传达重要精神或状况。 (4)、报告:适用于向上级汇报工作,反映状况,答复上级的询问。 (5)、请示:适用于向上级恳求指示、批准。 (6)、批复:适用于答复下级的请示事项。 (7)、看法:适用于对重要问题提出见解和处理方法。 (8)、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,恳求批准和答复审批事项。 (9)、会议纪要:适用于记载、传达会议状况及会议议定事项。 3、公文格式 公文一般由隐私等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章
3、、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。详细处理方式是: (1)、涉及公司隐私的公文应当标明隐私等级和保密期限。 (2)、发文单位标识应当运用发文单位全称或规范化简称。 (3)、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。 (4)、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。 (5)、公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类。 (6)、主送单位应当运用全称或规范化简称、统称。 (7)、公文如有附件,应当注明附件依次和名称。 (8)、公文除会议纪要或以电报形式发出的以外,应当加盖印章。 (9)、成文日期以签发人签发的日期为准。 4、行文规则 (1)、
4、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。 (2)、行文应当确有必要,注意效用。 (3)、行文关系依据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。 (3)、公文要用国家法定计量单位。 (4)、公司对外正式行文,由公司相关业务主管部门起草,部门经理审核,主管副理审查,公司总经理批准,办公室最终核定盖章。 5、公文办理 (1)、发文办理程序:拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。 (2)、收文办理程序:签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。 6、公文的归档和管理 (1)、归档:公文办理完毕后,要依据其相互联系、特征和保存价值等整理归档
5、,归档公文要保证公文的齐全、完整,便于保管和运用。 (2)、管理:公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的实行状况进行督促检查。 置业公司公文管理规定 置业公司公文管理规定 一、本文所指的公文是指: 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免等; 2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件; 3、以各部门名义发出的文件; 二、公文种类 1、请示:请上级指示和批准,用请示。 2、报告:向上级机关汇报工作,反映状况,用报告。 3、通告:在肯定范围内公布应当遵守或周知的事务,用通告。 4、批复:答复请示事项,用批复。 5、通知:传达上级
6、的指示,要求下级办理或者须要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用通知。 6、通报:表扬好人好事,指责错误,传达重要状况以及须要所属各单位知道的事项,用通报。 7、确定、决议:对某些问题或者重大行动作出支配,用确定.经过会议探讨通过,要求贯彻执行的事项,用决议。 8、函:平行的或不相隶属的单位之间相互商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用函。 9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用会议纪要。 10、其它资料:包括公司内部各种专业安排、方案、报表、报告等资料,适用于公司内部的经营和管理。 11、外来公文:包括获自于或来自
7、于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。 三、公文格式 公文一般由公司文头、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。 1、公司文头:一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印;内行编号文首页一律用黑白打印;部门行文不得运用公司正式红头文式。 2、公文字号:按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。 3、公文秘级:分为绝密、机密和隐私。 绝密是最重要的公司隐私,泄露会使公司的权益和利益遭遇特殊严峻的损害;机密是重要的公司隐私,泄露会使公司权益和利益遭遇到严峻的损害;隐私是一般的公司隐私
8、,泄露会使公司的权力和利益遭遇损害。 文件机密级数,由发文单位的主管领导依据文件内容确定。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按批阅人数打印,阅完后由起草人收回来档。隐私文件由阅文人妥当保管。 4、签发人/时间:按内容性质由公司总经理(或其授权人)在定稿上审签。正式公文上打印。 5、公文标题:应精确简要地概括文件的主要内容;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;标题用2号简体宋体字。 6、公文正文:正文用小4号字;正文中的一微小标题,用4号黑体字;其余字体一律运用宋体字;行距22。 7、落款/成文时间/公文用印:除会议纪要外,正式编号公文应在落款和成文时间
9、上加盖印章。 8、主题词:一般为标题的关键词。 9、主送/抄送单位:由审稿人确定。 10、办文事项:照实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名,以及实际印发、存档的份数。 11、公文附件:单独排版、装订在正文之后;成文时间之前注明附件依次和名称。 12、附样式: 文头 (公文字号) 签发人: 秘级 签发时间: 标 题 主送单位: (正 文) (落款、成文时间、用印) (附件序号、名称) 主题词: 报送: 发送: 存档() 拟稿: 审核:打印: 校对: 共印 份 本公司公文行文一律运用下列公文字号,并对应适用范围运用: “发”字号 “函”字号 “纪”字号 国地公司 国地发 号 国地函 号 国地
10、纪 号 适 用 公 文 范 围 内行/下行文 确定、决议、制度、规定、方法、通告、通知、通报、 / 会议纪要 内行/上行文 / 请示、报告、批复、 会议纪要 外行/上行文 / 公函 / 四、公文办理 (一)、收文处理 1、程序:凡送交公司或公司收到的外来公文,均按:签收-登记-分送-处理-复文-立卷存档程序办理。 2、要求: 1 )当公文送达或收到公文时,均由总经办文书收。依据公文内容和要求,用传阅夹并附上批阅单后,将其刚好分送公司有关领导传阅和批示;待领导传阅批示后,再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中,办文部门、人员应依据要求,刚好了解办理状况并向公司有关领导反馈
11、办理信息。如需就公文办理事项一直文单位作出答复,则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序一直文单位复文。办理完结,总经办或相关部门刚好将公文收回并存档。 2 )上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件,均由总经办统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,刚好呈送领导阅批。 各部门收到急件时,应在3天内答复,一般要办理的文件,一周内应办理。须要探讨而不能立刻处理的,要先书面或口头简要回复。 3 )加强公文检查催办工作。总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要仔细督促、催办,以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件,须要汇报贯彻执行状况的
12、,要刚好检查反馈。 4 )领导参与重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。 (二)发文处理。 一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。 1、草拟公文的要求: 1)要符合公司制度、政策和上级的有关规定。 2)状况要的确,观点要明确,文字要精练,条理要清晰,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。 3)引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。 4)草拟公文必需运用a4的公文稿纸,文面应保持整齐,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。 5)数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、安排表、序号、专用术语和百分比必需用阿拉伯数字书写外,其
13、他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列依次排列:第一层为:一,其次层为(一),第三层为1,第四为(1)。 6)不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。 2、公文审核。 公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后呈送。 1)审核的重点: 2)是否须要行文。 3)是否符合公司制度、政策;与本单位发过的公文是否连接。 4)提出的要求和措施是否明确详细、切实可行。 5)处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。 6)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。 7)审核时如发觉不妥之处,必需进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办部门修改,
14、改动过大的,要重新拟正。 3、公文签发。 1)公司行政文件,由总经理签发。业务文件,由分管副总签署看法后,由总经理签发。 2)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必需重新送签。 3)公文办理完毕后,要刚好送交档案管理人员整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。 4)印制: 公文印制一般应运用a4纸张打印一套,其余复印; 各公司、各部门的打印件,应供应已制作、命名、u盘,或供应已撰写的手稿给总经办打印加工; 各部门行文不得运用公司正式红头文式。 5)存盘拷贝:原则上,凡经电脑处理、经公司打印机打印的正式公文、资料,均需在公司档案机要室电脑上刚好存盘和按规定分类,不得遗漏。 6)用印/装订/
15、分送/登记/存档:公文印制完成后,由总经办统一办理公文的用印和装订;在公司内部分送时,由总经办在发文簿上登记和领件签字;凡编排了发文字号的文件公文和有保存价值的非文件公文,均需将印制稿交公司档案管理人员存档。 (三)其它内部公文的办理: 1、程序:凡其它非编号的内部公文,均按拟稿-审稿、校对-印制-存盘拷贝-分送-处理-复文-存档程序办理。 2、要求: (1)需办理的公文,应刚好送公司领导批示或交有关部门办理。 (2)依据阅批范围送公司有关领导或部门处理。批阅公文,主批人应当明确签署看法,并写上姓名和审批时间。其他人圈阅,应当视为同意。 (3)为缩短传阅时间,提高传阅速度和避开丢失,文件送到后
16、,公司各领导和相关部门经理要刚好阅看,阅签后退公司文书。公文不得自行传递,也不允许带离公司,以免丢失和延时误事。 (4)传递隐私公文须实行保密措施。密级公文不得利用计算机、传真机传输。 某事业单位公文管理制度 事业单位公文管理制度 本局行文 1、本局行文由发文科室拟稿,要求用字精确,标点符号正确,格式规范,运用钢笔,不得运用圆珠笔或铅笔。 2、要填写发文卡。 3、分管局长审稿,局长签字后,办公室签发,并统一登记、编号。 4、初稿应由发文科室仔细校对内容、数字,办公室负责格式审核,经审核无误后,才可正式出文。 5、出文后,将原始文稿和文件(三份),递交办公室存档。 6、刚好发文,严禁出现丢失和积
17、压现象,该发文的单位必需发到。 上级来文 1、严格履行公文处理程序,提高公文处理质量。 2、来文做到刚好签收、登记、不积压、不误传,来一件办一件,防止漏办和延误。 3、严格传阅层次和手续,一般文件传阅不过夜,紧急公文做到刚好呈报有关领导,对急办事项,可以先通知有关领导和科室办理后传阅。 4、对传阅的公文要跟踪催办,重要公文重点催办,按期收回存档。 5、做好公文的归档、保管工作,严禁出现丢失现象。 建设集团公司公文事务性文件管理制度 建设集团公司公文及事务性文件管理制度 1.目的 为了规范行政管理流程,使公司公文规范化,强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,削减工作纠纷
18、,为指令的传达、需求的沟通供应顺畅的渠道,特制定本制度。 2.适用范围 适用于公司全体员工。 3.术语和定义 3.1.公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。 3.2.公文的种类中要有: 3.2.1.确定:适用于对重要事项或者重大行动做出支配,变更或者撤销不适当的确定事项、人事任免。公文的种类中要有: 3.2.2.公告:适用于向公司外宣布重要事项或者确定事项。 3.2.3.通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 3.2.4.通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和须要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。 3.2.5
19、.通报:适用于表彰先进,指责错误,传达重要精神或者反映重要状况。 3.2.6.报告:适用于向上级单位汇报工作,反映状况,答复上级单位的询问(包括审计报告)。 3.2.7.请示:适用于向上级单位恳求指示、批准。 3.2.8.批复:适用于答复下级单位的请示事项。 3.2.9.会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议状况和议定事项。 3.3.事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的全部文件。 4.制度内容 4.1.公文相关工作要求 4.1.1.拟稿:根据专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签; 4.1.2.编号:编号由发文代字、年份和序号组
20、成。 代字:发文单位,由浙中建表示; 年份应标全称,用小括号括入; 序号即当年发文流水号,从1起编,序号前加第字; 编号示例:浙中建2023第1号;(即浙江*建设集团有限公司2023年所发的第一份公文); 公文编号由行政人事部指定专人进行记录; 4.1.3.公文详细格式详见附件公司对外公文模板; 4.1.4.签发权限:对外发文,由总裁负责签发,行政人事部备案; 4.1.5.盖章:签发后,由印章管理人员盖章,印章管理人员要进行用印登记; 4.1.6.分发:公文的分发由行政人事部刚好分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作; 4.1.7.归档:公文发文办理完毕后,行政人事部要将公文原
21、件和收文人的签收单原件刚好存档。 4.2.事务性文件工作要求 4.2.1.文件编制格式 4.2.1.1.正式发布的文件必需编制文件编号、文件主题(或文件名称)和页码,以便于检索;文件主题应简要精确概括出文件的主要内容;页码标识用第 页 共 页的形式标识; 4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制,详见附件公司事务性文件模板,同一类文件的编制格式应保持一样; 4.2.2.文件编号规则一般采纳字母和数字混合,连续编号: ?一般性事务文件编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号; ?公司制度、流程、指引编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-流水号; ?部门名称缩写为每个字
22、汉语拼音的第一个字母,并用大写表示,一经确定不得修改; ?文件种类代码要能代表某一类的文件,且这一类的文件数量较多,对于文件数量极少的文件用qt表示其他类;文件种类代码可随着公司的文件产生状况增设,文件种类代码详见附件文件种类及代码; ?年度编号以4位阿拉伯数字表示; ?每份文件正式发布后,文件编号不得变更,如此文件日后内容有修改,要更新此份文件的,只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4表示,第一次发布时用1表示,当有修改其次次发布时用2表示,版本标识时数字要连续,不得断开运用); 编号举例:zjzq-cw-tz-2023-2,表示2023年2月财务部发出的通知,且该通知为财务部今
23、年发出的第2份通知; 4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变,本规则发布之后,假如要修改以前已经发布的文件内容,按本规则重新编定文件编号。 5.文件种类及代码 文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码 章程zc决议jy方案fa安排jh 议案ya制度zd批复pf申请sq 流程lc合同ht通告tg报表bb 工作联系单l*d通知tz总结zj日报rb 备忘录bwl会议纪要hyjy信函*h周报zb1 传真cz报告bg确定jd月报yb 指示zs请示qs招标zb其他qt 说明:不在上述范畴的文件统一归入qt其他类中 ,随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码,须要
24、增设时由行政人事部制定。 6. 公司目前以表单式管理为主,简洁、明白、易懂,增设的表单详见附件。 附件1:表22 对外传真表 附件2:表23 公司事务性文件模板表 附件3:表24工作联系表 附件4:表25市场营销人员工作月报表 浙江*建设集团有限公司 二零一五年二月十二日 区人民医院公文管理规定 人民医院公文管理规定 一、由外单位寄(送)我院的行政公务文件、信函、材料等,由办公室签收、拆封,并将公文分类、登记。 二、签收登记后,凡行政事务性文件,按文件要求,由办公室主任分批,送院领导阅批。一般性文书,如信息、简讯、通报等,由文秘人员整理,定期送院领导阅批。 三、实行阅文、借文签字手续。 四、各
25、部门不论从何种途径接到院外来文,都应送办公室统一登记,按收文处理程序办理。 五、上报下发的公文,凡属职能部门工作范围之内的,均由各职能部门起草,属综合性、全局性或院长交办的由院办公室草拟。 六、公文处理完毕,须将文件刚好交回办公室,进行保存。 某某集团公司公文管理制度 某集团公司公文管理制度 第一条发文 1、公司各部门拟发稿(文)件,均须填制文件签发单,报总经理签发。 2、人事行政部需定专人对每份文件作好文号编制,刚好精确按要求发送至相关单位、部门,并仔细作好文件签收工作。 3、外送文件,经办人须用公司标准信封封存,并送(邮)至相关单位或上级部门,力求精确、无误。 其次条打印 1、公司公文的打
26、印工作由人事行政部负责。 2、公司各级部门所需打印的公文或其它文字资料,均由部门专人(文员)负责。 3、各类公文及资料的校稿由供应公文或资料的部门(人员)负责。 4、公司各类公文、文件、通知,人事行政部须分类存档一份。 第三条收文 1、凡外来文件或参会人员带回的会议文件,任何部门或个人收到后均应刚好交至人事行政部,不得无故截留文件。 2、人事行政部收文后应刚好作好收文登记工作,并依据文件精神或要求,仔细填写公文处理传阅单,经人事行政部主管阅后刚好由专人将文件送至相关部门负责人处予以办理。 第四条传阅 1、人事行政部须刚好精确地将传阅文件按文件处理要求送相关部门负责人处。 2、人事行政部在规定时
27、间内应刚好收回传阅文件,不得有漏、损、销状况发生。 3、文件阅示人须仔细阅文,并依据文件精神及公司要求布置好本部门或相关人员执行文件所要求事项,并在文件传阅单上签阅看法。 4、人事行政部依据领导批阅看法及文件精神,对执行未果的部门应督办,直至将公司领导看法及指示落到实处,并将执行状况报公司领导。 第三条附则 本制度由人事行政部制定并归口管理予以解答。 公文处理/传阅单 文件名称来文单位收文日期 领导批示看法: 签字: 年月日 处理/传阅人看法及签名: 备注: 公文处理/传阅单 文件名称来文单位收文日期 领导批示看法: 签字: 年月日 处理/传阅人看法及签名: 备注: 收 文 记 录 序号文件名
28、称文号收文日期收文人 门业公司公文管理方法 门业制造公司公文管理方法 第一条 公司对外发送的公文,除签呈外,其它公文用纸一律采纳国际标准a4型,左侧装订。印刷格式参照国家行政机关公文格式的规定执行。 其次条 以公司名义发出的公文须经总经理签发,经授权,有的公文可以由公司分管领导签发。但对外发送的公文必需由总经理签发。 第三条 公司的公文种类规定如下: 一、e:文种适用于公司向外单位汇报工作、反映状况(即对外行文),要求批准或解决有关事项等内容的发文,文种一般用请示、报告、汇报、议案、状况说明; 二、e文:适用于公司向各部(室)的发文,文种一般用通知、确定、通报、看法、批复; 二、e人:适用于公
29、司向各部(室)的有关人事任免、奖惩、岗位调整、机构设置等人事方面的发文,文种一般用通知、确定、通报; 四、e函:适用于公司向与公司不相隶属的机关、单位、企业之间商洽工作、询问和答复问题等内容的公文; 五、e办:适用于经公司领导批准,以行政部名义向公司各部(室)、属下各企业布置工作、支配任务、转发行业部门的公文,但文中应注明经公司(或公司领导)同意,文种一般用通报、批复、通知、看法、内部状况通报等; 第四条 公司公文格式的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加文件组成;发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。详细举例如:e文20231号。 第五条 凡上行公文(包括签呈)要按格式要求,在公文规定
30、位置标注签发人姓名,签发人应是公文制发机关主要负责或主持工作的负责人。 第六条 公文中的人名、地名、数字、引文应精确,引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写详细的年、月、日。结构层次序数,第一层为一、 其次层为(一)、第三层为1、第四层为(1)。 第七条 行文中如在文内运用简称,一般应当先用全称,并注明简称。 第八条 公文主题词主要用途是便于计算机检索和管理公文,凡正式对外行文均应有主题词,主题词的标引参照国务院公文主题词表(1997年12月修订版)。词表分为三个层次,第一层是对主题词区域职能的分类,如行政、人事、财务类等。其次层是类别词,即对主题词的详细分类,如管理、经济、 任免类等
31、。最终一层是类属词,主要是由公文文种组成。但一份文件除类别词外最多不应超过5个主题词。 第九条 公司行政部应参照国务院、省政府规定的有关公文处理程序方法刚好制订本企业的公文处理规程或公文处理方法。 附相关表单: 1、上行公文样式; 2、平行、下行公文样式; 3、公函公文样式; 4、签呈样式。 健升房地产公文管理制度 1.收文 a、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部干脆送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。 b、依据批阅范围,由行政人事部有
32、秩序地组织刚好送阅处理,并负责催阅、催办、催传。 c、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。 d、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避开丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要刚好阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。 e、各部门对有公司领导指示的公文要刚好处理,并将处理结果注于公文签上。 f、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。 g、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。 h、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。 2.发文 a、凡以公司名义制发的文件。需请示
33、主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必需用拟稿纸书写,文稿形成后,由主管副总经理签发。 b、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。 c、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。 d、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。 3.发文留意事项 a、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。 b、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。 c、复印公司内部传阅文件,运用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。 4.公文种类 a、确定:适用于对重要事项或者
34、重大行动做出支配。 b、通告:适用于肯定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 c、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位须要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。 d、通报:适用于表彰先进,指责错误,传达重要精神或者状况。 e、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映状况,提出看法或者建议,答复上级机关的询问。 f、请示:适用于向上级机关恳求指示、批准。 g、批复:适用于答复下级单位恳求事项。 h、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。 i、会议纪要:适用于记载和传达会议状况和确定事项。 5.公文格式 公文一般
35、由发文字号、隐私等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。 a、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。 b、公文隐私等级分为绝密、机密、隐私,其中:绝密、机密公文应标明份数、序号。 c、紧急文件分别标明特急、急件。 d、公文标题,应精确简要地概括文件的主要内容,并精确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 e、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件依次和名称。 f、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。 g、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。 h、文字从左至右横写、横排,
36、统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。 i、公文用纸统一采纳国际标准a4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采纳公司信笺,并加盖印章。 6.行文规则 a、各单位的行文关系,应依据相互间的隶属关系和职权范围确定。 b、向下级的重要行文,应当同时抄送干脆上级。 c、请示应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。 d、报告中不得夹带请示事项。 e、草拟公文做到: 状况确定、观点明确、条理清晰、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。 人名、地名、数字、引文精确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写详细的年、月、日。 用
37、词用字精确、规范,文内运用简称,一般应先用全称,并注明简称。 草拟公文应运用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。 f、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色调语句中作为词素的数字必需 运用汉字外,应当运用阿拉伯数码。 g、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避开滥送。 7.公文办理 a、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、
38、归档、销毁等程序。 b、须要办理的公文,行政人事部应刚好送领导指示或者交有关部门。 c、审批公文,主批人应当明确签署看法,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。 d、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否须要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种运用、公文格式是否符合本方法等。 e、传递隐私公文,必需实行保密措施,确保平安;利用计算机、传真机等传隐私公文,必需采纳加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。 8.公文立卷、归档及销毁 a、公文办完后,应当依据有关规定,刚好将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。 b、公文归档,应当
39、依据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。 某广州地产公司公文管理制度 1、公文管理 1.1收文 a、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部干脆送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。 b、依据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织刚好送阅处理,并负责催阅、催办、催传。 c、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。 d、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避开丢失,文件送到后,公司各领导和
40、部门经理要刚好阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。 e、各部门对有公司领导指示的公文要刚好处理,并将处理结果注于公文签上。 f、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。 g、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。 h、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。 1.2发文 a、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必需用拟稿纸书写,文稿形成后,:由主管副总经理签发。 b、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。
41、c、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。 d、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。 1.3发文留意事项 a、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。 b、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。 c、复印公司内部传阅文件,运用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。 1.4公文种类 a、确定:适用于对重要事项或者重大行动做出支配。 b、通告:适用于肯定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 c、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位须要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。 d、通报:适用于表彰先进,指责错误,传达重要精神或者状况。 e、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映状况,提出看法或者建议,答复上级机关的询问。 f、请示:适用于向上级机关恳求指示、批准。 g、批复:适用于答复下级单位恳求事项