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1、外贸部工作打算书1外贸业务部的定性及定位公司的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它始终处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的表达，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在表达着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通沟通间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及效劳是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析争论后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说
2、外销部门是公司与客户之间的纽带。基于这些特点，就要求本公司的外贸工作人员：在做事的时应有原则，但又能敏捷处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见有好有坏，对于突发大事的发生，要能冷静处理，有沟通力量，工作协调力量，工作组织力量及能承受工作压力。在本部门内各位员工之间要充分合作，相互协调，工作任务安排明确，工作要有序，坚持依据标准的业务流程式操作，工作穿插检查，这样可避开引起问题的发生，争取制造一种活泼，轻松的工作环境气氛，但在工作上又不失其严谨的一面。外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为根底的、在工作中要能同本公司其它部门进展有效的沟通
3、。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。2外贸业务部门的工作流程1） 外部2） 内部3） 所需资料表格4） 工作的特点及要求或许讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心。以及同其他供给商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个 桂曦第 1 页 共 1 页环节之间要安排认真。工作不能断层，同内部的沟通主要是与其它部门的协作， 包括，技术部，生产部，物流部等其它部门。外贸根本流程1） 询盘与报价在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION SHEET 要具体，列明货物品名，型号
4、中英，单价，数量，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最终注明报价日期及报价有效期。2） 订单及生产。报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产打算单，交负责人签字确认后， 下发到 PMC 和生产部。3） 所需单据。通常价格条款是 FOB 和 CIFC&F),假设做信用证，上面有明确规定，要认真审证并看是否可以满足信用证上对所提交单证的要求如：商业发票 CI，装箱单PL几正几副，是否需要验货报告，CO，FORMA 或其它的特别的证明。装船离港后需要给客人发装船通知shipping advice)，以便客人准时付款。4验货。假
5、设客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，准时跟踪验货状况，以免耽误了交货期造成可以避开的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要留意。假设客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。5出货。提前下发“运输申请单”给到物流部，FOB状况下提前与客人沟通确认货代事宜。便利报告人员制好报关单据，做好出货预备。预备出货前2天录入ERP的销售订单，下推发货通知，以便仓库提前预备好。从主要工作的特点来讲，主要是在通过沟通沟通的方式来完成工作任务的转达，协调生产部，选购，物流等等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，把文字或比较抽象的订单转化成实
6、际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进展有效的沟通。协调各方面的联系。及进展有序，有效的工作安排。它以其它部门为根底，又起到组织其它部门的作用业务部的工作主要是文字型的，且 桂曦第 2 页 共 2 页工作繁琐，联系广，要求用肯定的资料表格来标准部门的工作。做到各种信息都有记录。1. 报价单：QUOTATION FORM在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品规格参数，价格条款，交货时间，报价有效期等。报价单由业务员与该客人资料一并留存。在报价时，如为非标产品，业务员要跟进技术研发供给的BOMbill of material) 给到财务做本钱分析。其中如利润低于部门规定的
7、百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理,甚至高管的同意。由于客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，生疏程度等不同故有此要求。2. 形式发票：Proforma Invoice这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明全部合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送财务一份，以便查账。公司要求每次与客户签订合同前特别
8、是非标产品销售合同，要召集相关部门主管召开订单评审会，由负责该订单的业务员向其它部门讲解订单具体要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解， 同时就订单交期，产品性能等可能消灭的问题准时反响给业务员，使得业务心中有数，可与客户进展有效沟通，最终达成合作。开会时要求主管参与，并在合同评审表上签署意见。3. 销售打算单：ASSEMBLING FORM在订单确认后，要依据同客人所签合同， 把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的掌握。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。(后续待ERP完善后，可通过ERP走工单流
9、程道生产部，不需下纸质单4. 验货报告：INSPECTION REPORT出货前要求照单验货，也可同时抽查品质部的验货报告。如客人有指定验货公司来验货的，需要提前知会工厂生产，品保 桂曦第 3 页 共 3 页等部门赐予协作。如有任何问题请准时通知主管或经理，以便准时解决问题；业务要知会主管每次验货的状况，并将验货报告留底保存；主管也有责任询问每张订单的状况。5. 运输申请单：TRANSPORTATION APPS) 发货前依据合同内容和于客人沟通的发货方式，制作运输申请单交主管签字后给到物流部的操作人员，以便物流部提前订舱或联系货运公司安排运输。6. 其它资料：外贸部可能要接解到的资料还有，订
10、舱单，提单，装箱单packing list) ，商业发票commercial invoice)等等。11公司要求每张订单的资料要全部夹入-资料FILE 。包括此张单涉及到的全部资料。同时还要保存一份电子档资料。工作要求：外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个帮助沟通的部门， 要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。同选购部，外销部门常常会遇到客户贸易订单需求的状况即询问非我司生产的产品，这时要同选购部多沟通，多查找市场上各类相关产品价格，质量等因素。故本部门人员要能与各部门相处融洽。同生产部，要准时了解生产安排状况。如有订单要准时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特别状况下，
11、指客人要货较急的状况下，同生产部协同操作订单安排。但寻常不允许外贸部门过多过问干预生产部的安排。同技术研发中心，在客户有特别的，非标产品需求是，要了解客户的真正意图，与研发进展有效沟通，在公司获利的前提下，尽量满足客户的需求。 1周期长，工作隐性。2） 工作方式上：要能协作生产部生产工作，与QC协作，全程监视。3） 公司给外贸部门主管肯定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以依据当时状况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。 4外贸主管可以有相应的活动经费。指外出请客吃饭等但只适合在肯定的范围之内。 5外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能模糊不清
12、。6） 每期产品肯定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网 桂曦第 4 页 共 4 页上使用。此项需企业进展部帮助完成7） 公司网站设计要具有时代特性，简洁明白，主要要突出产品。网上产品要准时更，网站英文版本要与中文版本保持全都。 8外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随状况把握，不至被动。 9部门资料要整理清楚明白。按客户编号分类归档。如给客人报价资料，合同P/I)，往来邮件等要按类归档，以便到时查验。10） 信息要准时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要准时回给客人。11） 确保依据合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部
13、门的意见。12） 在同客户沟通每一环节中，要把效劳做到前面。13） 主管的指令要明确。3. 外贸部的内部工作人员配备，权限及责任参考岗位权责 人员要求1） 经理或部长2） 主管3） 业务员4） 跟单员外贸部门的人员要求少而精。如部门人员临时不够。宁愿多花时间找合造人员，也不应勿忙找人顶替所缺职位。在部门成立初期，可一人多职如业务员可以负责单证的处理及跟单等。随着公司的进展，业务的增多，逐步完善。由于工作的关系。部门要求人员：要诚恳，勤奋，有合作精神及团队精神。经理或部长： 1主要负责本部门的长期规划，带着本部门人员开拓市场，2） 负责对主管的直接领导。有权过问部门的各项事务。但如有异议可直接同
14、部门主管商谈。3） 负责抽查部门订单状况。.4） 负责公司部门的业务规划。5） 参与展览及同客户接触。6） 对一些较简单的状况做出断定，指示主管如何操作。 桂曦第 5 页 共 5 页7） 常常检查部门订单进展状况。8） 定期或不定期抽查部门回款状况。9） 负责主要的问题处理，不直接涉及部门主管下达的有关订单任务。10） 直接向营销总监汇报工作。部门主管： 1负责帮助经理开拓市场。2） 负责部门与客户的沟通。3） 负责客户开发及治理4） 负责本部门的具体工作的安排5） 负责协调本部门的良好运作。6） 对于较难处理的事，要同经理协商后做出快定及执行。7） 对于比较重要的事情要取得与经理全都的意见。
15、8） 要准时处理安排本部门的工作。做到有序。9） 要帮助部门同本公司其它部门的沟通。10） 要帮助部门同供给商的沟通。11） 负责订单的安排。12） 负责跟进订金的的安排和尾款的回收13） 每周要做出周报。总结上一星期的工作状况和下周工作打算，呈送经理，并自留一份存档。14） 每个月底要做一份月报，总结本月的工作状况并打算下月工作。呈送一份给经理，自留一份存档。15） 每个星期要组织本部门至少开3 次早会。同大家争论本部门的工作状况。及实际操作状况。并帮助解决业务员的问题。 16要准时通知财务每张订单的款项状况，及其它款项状况关于订金，尾款， 样办费，开模费等其它费用。 17工作中如消灭失误，
16、应反思吸取教训，不能任凭向部门其它同事发脾气。18） 要能成认由于自己的工作失误造成的错误。不允许推卸责任。19） 对于订单的下达及信息传达时，要求用词清楚明确。不能模糊不清。业务员：要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。跟单员：准时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺当出运。 桂曦第 6 页 共 6 页4. 贸易条件要求：1） 样品2） 合同3） 付款方式的选择样品：样品在订单处理中占到格外重要的位臵，故要求对样品的要求要留神认真。如客人有要求寄样，在可能的状况下，要尽量寄样给客人；但要参考以下要求。对于标准产品，可以依据具体状况向客人收取样品费，有时也可免费供给。具体状况视
17、客人而定如依据客人特别要求供给非标产品样办，要收取相应的样办费用。具体状况以实际操作为准。在收到样品费用后给客供给样品，如国外客户，样品费用要计算运费在内。特别状况视具体状况而订，由部门主管打算打样寄样后要留存资料，以备查。合同：大局部的商业行为都以合同为标准标准，以确定双方的权利和义务。故如有同客人签订合同，则肯定要依据合同要求处理。在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理状况。如在没有保证的前提下，不要任凭签订。如客人在合同中列出一些特别要求，要视状况准时与经理取的沟通。确认可以到达客人要求后再签订。合同中的四要素肯定要认真核对清楚：价格，数量，质量要求，交货日期 在有疑问时要同客人
18、沟通。付款方式的选择：外贸部门的收款方式临时为：T/T L/C5. 工作的开展及要求1） 展会2） 杂志及其它媒介3） 网上平台 桂曦第 7 页 共 7 页4） 其它1） 参与展会。这是开拓国际市场最主要，也是收效最好的途径。分专一和综合性会展。乐观参与全球有影响的专一性会展，虽然综合费用大些，但只要产品质量高、价格具有竞争性，回报率也较高。固然，参展会展，必需细心预备，包括赠送给客户的样品、公司的产品介绍资料、人员的素养，都要高标准、严要求。2） 政府组团。参与国外区域性会展。为了进展对外贸易，各级政府每年都有组团当地企业出国参展的时机，由于是政府性质的，在组织安排上，企业可以省去大量的时间
19、、精力，认真致志预备展销事宜。另外，参展企业有时机接触参展地当地大的企业，成交时机也相对较大。3） 国外驻华使馆联络。通过与目标市场的国外驻华使馆接触，借由他们来帮助把公司推向目标国家，制造与当地政府或大型企业合作的时机。4） 电子商务。通过建立公司网站、关键词搜寻、B2B注册会员也可以联系到大量选购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的选购信息进展筛选，确定真实的选购商。外贸部门对公司的网站建设很重要，首先制作一个推广产品的平台，通过利用互联网的便利将我们的产品推广到全世界。公司还应安排选取一两个较好的网上贸易平台作为猎取客户的一个方式，由营销总监和经理综合考察打算选取的网上平台，必需要知名
20、度较高的网上贸易平台。选取不应过多。以一到两家为主。5） 客户的介绍。 贸易公司的优势在于产品的多样性，只要不是国家制止的都可以做。老客户可以介绍客户，也可以介绍产品，有利于经营产品的多样化。6） 通过其它方式开拓国外市场。如参加相关行业协会，参加国家，政府级的组织，团体。如机电商会，申请成为国家援外工程人等。6. 外贸主营产品，进展方向确实定。 桂曦第 8 页 共 8 页1） 标准薄膜组件，BIPV透光及不透光组件；2） 以融资方式在国外建电站，再转卖电站；3） 其他太阳能应用产品贸易方式：如路灯，草坪灯，充电器等7. 客户资源分布特点。1） 非洲地区2） 东盟地区3） 中东地区4） 美洲区
21、5） 欧洲区6） 其它地区依据产品自身优势特点和光伏兴市场的消灭，把客户群分为以下6个区域：1非洲区非洲地区光照资源丰富，电力紧缺，目前有局部国家在能源方面实行乐观政策，且我司的薄膜组件特有的高温效应在非洲地区能明显的表达出来，因此公司主见大力开发非洲市场。除电站建设，组件销售外，还兼做太阳能路灯，太阳能浇灌和小型发电系统的贸易。如要开展也要留意以下问题：付款方式尽量以出货前TT全款为主，一般不承受L/C和D/P。特别要留意尼日利亚，贝宁等地的客户。有的客户托付尼日利亚任何银行开出的L/C，我们肯定要求必需要经过第三国银行保兑并要求如伦敦银行、花旗银行、渣打银行等对L/C 保兑，没有经过保兑的
22、L/C 坚决不收。有的客户以尼日利亚银行不能T/T 大额外汇，千方百计的要求和你做D/P 的条款。公司同非洲客户不做D/P托收的条款，由于尼日利亚有的银行可能和客户勾结，在客户没付货款的状况下放提单而使企业蒙受损失。在尼日利亚汇往境外的大额外汇是不受限制的。当客户只T/T 了局部货款要求你发货后在给你T/T 全部余款以赎取正本提单时你肯定要留意，发货后给客户 副本提单时要将提单号、集装箱号涂黑， 由于在尼日利亚，海关和客户勾结只凭提单 件上的号码就可以将集装箱提走的事情时有发生。在实际工作中请慎重对待。 桂曦第 9 页 共 9 页2东盟十国：主要包括中南半岛上的老挝 、柬埔寨 、缅甸 、泰国
23、、越南 、马来西亚 6 国及太平洋上的加坡 、汶莱 、菲律宾 、印度尼西亚 4国。这些地区有一局部国家经济兴旺，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。将来要依托每年一届的中国-东盟博览会，成立东盟办事处，进一步翻开东盟各国的市场。3 中东地区：2023年中东及非洲地区的光伏需求量将到达1GW，而2023年光伏需求量为136MW，同比增幅到达625%，到2023年，中东及非洲地区光伏市场有望增长至3.7GW到9GW。沙特阿拉伯将成为该地区的第三大市场，分析人士指出，该国可再生能源购置工程将成为助推因素，并且到2023年成为该地区最大的市场。2023年， 迪拜推出马克图姆太阳能园区打算，估
24、量到2030年发电力量到达1GW，成为地区最大的太阳能园区之一，该工程一期工程将于2023年三季度建成，发电力量13MW。将来拟建迪拜立办事处，重点开发中东地区的光伏市场。同时，中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场，掩盖了非洲以及海湾国家， 贸易掩盖人口到达13 亿，在这里云集了全世界120国家的客商，迪拜市场的特点为批发为主要的经营方式，产品以中低价为为主，质量为中等要求，求购数量巨大，主要为转口贸易，现货交易和订货贸易形式同时进展。对于太阳能应用产品的贸易可以重点推举。4美洲区客户：分为南北两大客户群：主要指包括美国，加拿大，阿根廷，巴西，智力，乌拉圭等国家。进入北美市场的产品 UL 认证，
25、目前还未取得，可先进展前期代理商开发工作。南美市场不容无视，可以开头进入宣传自身品牌，但猎取真正客户仍需时间。就乌拉圭而言，除了政府于今年五月推出的补贴工程，该国的光伏发电工程还享有格外有利的税率框架这可以令投资回报率极具吸引力。另，巴西光伏发电力量为40到60兆瓦，其中50%用于电信系统，50%用于农村能源系统。尽管巴西政府频频推出措施推动太阳能发电的进展，但光伏市场仍存有诸多障碍。“市场中 桂曦第 10 页 共 10 页并无足够合格的安装技工，这无疑会阻碍光伏产业的进展。”能源与环境机构是为数不多的能够向进口组件供给巴西 Inmetro 认证的机构之一。Zilles 表示， 自2023年开
26、头，已有12家制造商的组件获得认证，其中包含中国英利绿色能源、阿特斯太阳能、日本京瓷以及德国 SolarWorld。5) 欧洲区客户群：市场比其他各地区趋于成熟，但鉴于目前光伏补贴在欧洲等国的缩减，以及双反的打压，公司临时不把该地区作为主要开发的目前市场。6其它地区：主要指澳大利亚及其四周的地区。澳大利亚客人信誉很好，但数量少。周期长。主要是同其地理环境有关。同澳大利亚客户做生意请参照欧美等。除上述之外的市场，在商务活动中视状况处理。公司要求外贸部门在同客户接触时特别留意言词用语，以免引起客人不必要的误会。在合同中注明做不到的局部。合同中的条款肯定要明确。在前期同客人的沟通中不能有哄骗性，全部供给应客人的资料肯定要准确，清楚，明白。另资料要留底。关于货款须慎重处理。8. 总结以上只是基于本人工作总结出的，期望对外贸部的成立有所帮助。总之，做销售，产品学问很重要，业务员做到比客人专业，销售才有说服力，尤其是有技术含量的产品， 外贸业务存在肯定的机遇性，通过各种平台能找到有潜力的客户，但是大多状况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积存而非一日之功， 多积存才有收获。备注：其中所列有些内容只作本公司外贸部门作参考。具体事情处理视状况而定。 桂曦第 11 页 共 11 页