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1、2023年行政文件管理制度 书目 第1篇物业行政文件、资料管理制度作业指导书 物业行政文件、资料管理制度作业指导书 物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度 1 目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的限制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 2适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、限制及资料保管和外来文件的管理。 3 职责 3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 3.2 综合管理部负责业主档案的管理与限制。 3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的限制。
2、4相关文件 文件限制程序q/ph-qp-4.2.3 质量记录限制程序q/ph-qp-4.2.4 5工作程序和管理方法 5.1 文件的产生 5.1.1 各相关部门依据工作需求编写文件。 5.1.2总经理助理对文件进行审核。 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。 5.1.4办公室对生效的文件印制,必需运用印制文件登记表(qr-wd01-02-01)。 5.2文件、资料的类别 5.2.1 受控文件 a) 内业资料; b)图纸资料; c) 根据质量体系的限制要求进行管理的文件; d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件; e)与服务过程有关的合同协议; f)业主档案
3、(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与限制,详细执行顾客财产限制程序q/ph-qp-7.5.4)。 管理与限制详细执行文件限制程序( q/ph-qp-4.2.3)。 5.2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,依据目前公司现有的非受控文件,可分为: a)内行文、外行文: 1 b) 未被质量体系引用的外来文件: 2 c) 与服务过程无关的合同协议: 3 d) 未被质量体系引用的法律法规: 4 e) 行业标准性文件: 5 f) 照片、录像带:6 g) 电脑贮存:7 5.3文件、资料书目的索引号 *-*.
4、*-* 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 5.4文件、资料归档与管理 5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。 5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。 5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和爱护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要刚好存档,并建立存档备案资料书目(qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。 5
5、.5 文件、资料的发放 5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定文件分发登记表(qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在文件分发登记表上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。 5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发觉文件误发时应马上追回,同时作好文件的补救工作。 5.6 文件资料的调用、借阅与归还 5.6.1借阅者应在文件、资料借阅登记表(qr-wd01-02-04)上具体注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续 5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。 5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公
6、室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损缘由,并在文件、资料借阅登记表的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。 4机密性文件的调用与借阅规定 a) a级机密文件资料:公司年度安排、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。 b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。 c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。 d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c
7、级机密文件、资料。 e) 业主(用户)因工作须要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。 f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件须要的,可以赐予帮助与协作,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。 g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。 5.7文件的复制、破损和丢失 5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作须要复印文件,须经办公室主任批准,并在文件复印登记表(qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称
8、,复印数量,并签名。 5.7.2 文件运用人应对文件妥当保管,当文件破损严峻影响运用或丢失时,应填写文件补发申请表(qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应赐予新的分发号,新的分发号持续原来文件分发号。 5.8 文件、资料的更新 文件增加条款和更 新时应刚好更换,保证在运用处获得有效版本。 5.9 文件的作废与销毁 5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后赐予作废或销毁处理。 5.9.2 在分发过程中发觉文件遗失或在运用过程中文件破损严峻和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,赐予作废处理。 5.9.3 作废
9、文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。 5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在作废、销毁文件登记表(qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。 6 运用的记录表格 序号名称编号存放地点存放时间 1印制文件登记表 qr-wd01-02-01办公室一年 2存档备案资料书目 qr-wd01-02-02办公室长期 3文件分发登记表 qr-wd01-02-03办公室一年 4文件、资料借阅登记表 qr-wd01-02-04办公室一年 5文件复印登记表qr-wd01-02-05办公室一年 6文件补发申请表 qr-wd01-02-06办公室一年 7作废、销毁文件登记表 qr-wd01-02-07办公室一年 起草人: 审核人:审批人: