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1、2023年药业企业管理制度篇 书目 第1篇药业企业加班管理制度 第2篇药业企业车辆管理制度 第3篇药业企业信息情报管理制度 第4篇药业企业印鉴证照管理制度 第5篇药业企业会议管理制度 第6篇药业企业档案管理制度 第7篇药业企业不合格药品管理制度 第8篇药业企业文件管理制度 第9篇药业企业药品质量验收管理制度 第10篇药业企业退货药品管理制度 药业企业加班管理制度 *药业加班管理制度 1、公司提倡高效率的工作,激励员工在工作时间内完成工作任务,但对于因工作须要的加班,公司将赐予调休或支付加班费。 2、 加班申请 2.1加班人员在加班前需填写加班申请表,平常加班由部门领导批准,双休日和节假日加班由
2、分管领导批准。 2.2加班申请表上须要注明预料须要工作的小时数,实际加班时数与安排不能相差太远,部门领导须要对加班时间进行监控和评估。 2.2加班申请应于加班前交到人力资源部,收到加班申请表的负责人须要在上面签收时间,包括日期和钟点。 3、 加班考勤 3.1无论是工作日、周末或是假日加班,员工均应照实打考勤卡,记录加班时间。 3.2若因特别缘由加班不能回公司打考勤卡,需由本人写状况说明经部门领导签字证明状况属实,方可视作加班,否则不做加班处理。 3.3特别或紧急状况处置可突破加班时间限制和常规程序,但须事后补有关手续。 4、 补休: 4.1 员工休息日加班,公司将依据工作状况,支配员工补休;休
3、息日加班又不能支配补休的,公司支付加班工资。 4.2 公司部门经理级(含)以上管理人员加班不支付加班费,但可以享受补休。 药业企业退货药品管理制度 药业公司退货药品管理制度 为规范药品的退货操作过程,加强对购进退出和销后退回药品的质量限制,特制定本制度。 一、质量管理部负责监督该制度的实施,销售部、质量管理部对本制度负责。 二、退货药品的管理要求 1、药品购进退出的管理要求 因质量缘由须要退货的,必需按不合格药品管理制度的规定办理退货,其中内在质量问题(包括假劣药)不得自行退货,应通知供应商,按国家有关规定处理。 非质量缘由须要退货的按要求填写药品退货通知单办理。 购进药品退出必需根据本制度规
4、定的程序办理。 2、药品销后退回的管理要求 销售退回的药品必需是本公司所售出的药品。 销后退回的药品必需经过验收才能办理正式入库。 三、药品的退货程序 1、药品的购进退出处理程序 联系退货:采部凭下述购进退出依据与供货企业联系退货事宜: a、药品在验收时拒收的,依据拒收单。 b、储存养护、出库复核发觉经质量管理部确认的不合格药品,依据药品质量复查确认报告。 c、销后退回的不合格药品,依据注明“验收不合格”,并有验收员签名的销后退回通知单。 d、非质量缘由如滞销等的药品退货, 退货药品出库 a、选购部填写药品选购退货通知单。 b、质量管理部通过计算机关联打印选购退货单,由业务、保管、财会办理。
5、c、保管人员按选购退货单清理打算好退货药品,填写购进退出药品台账,保存三年以上。 d、退货发运,发运人应做好记录备查。 2、药品的销后退回处理程序 销后退回通知 a、药品退货通知单是销后退回药品的收货依据,由业务部签发,签发时必需核实其品名/剂型、规格、生产企业、批号、有效期是否与本公司出售的相符,并确认是本公司售出的药品。 b、销售部凭药品停售通知单按要求召回的药品,由业务部核实后签发药品退货通知单。 c、客户要求退货的,由业务部核实后签发药品退货通知单。 d、药品退货通知单的内容包括品名/剂型、规格、生产企业、批号、有效期,退货缘由等。 验收及收货 a、将退回的药品放置销后退回区,保管员填
6、写销后退回药品申验通知。 b、验收员凭药品退货通知单和销后退回药品申验通知,按药品质量验收管理制度规定的验收标准,对药品进行检查验收。 c、验收合格的,验收员将数据录入计算机,关联形成销售退货验收记录,同时打印销售退货单。 d、验收不合格的,验收员在药品退货通知单上注明“验收不合格”,按不合格药品处理。 e、保管人员凭验收员签字的销售退货单核对实物,确认一样后入库,并在销售退货单上签字,收款员结账。 保管员将验收合格的药品按储存要求,存放于相应的合格品区。 保管人员依据销售退货单,建立销售退回药品台账,保存三年以上。 药业企业信息情报管理制度 *药业信息情报管理制度 1.目 的:为了刚好、精确
7、地收集、传递及反馈有关信息,做好信息情报的管理,特制定本制度。 2.适用范围:本规定适用于总公司及各分子公司。 3.权责说明 3.1信息部负责公司重大信息的收集、汇总、发布等。 3.2专项信息情报由各部门管理。 3.3信息情报内容 信息情报的内容包括:公司的资源信息、公司生产经营状况、国家政策信息、与公司销售有关的信息(医院和医生状况、医院药品用量状况、对方医药公司的资信状况等)、行业信息、新药研发动向、竞争对手信息、市场信息、人才需求信息等等一切与公司生产经营活动相关的信息。 4.公司内部信息的管理 4.1 公司内部信息由各部门、各子公司供应,信息部负责汇总、分类、整理、分析、提炼和发布。
8、4.2 信息部将公司各单位收集的信息情报汇总后,由专人分类整理和分析提炼,以信息简报的形式发布,同时在公司内部网站发布,供公司内部沟通。 4.3信息情报的收集工作是各单位的日常工作,公司信息的收集由各部门负责人或者子公司的行政部门负责人负责。 4.4信息情报的传递实行零通报制度,对于特殊重要或者特殊有价值的情报信息应刚好上报,对于一般信息情报,各单位应将收集的信息情报经本单位领导批阅后,在每月20日前交给信息部,信息部的邮箱地址:;信息部应主动与各单位信息负责人沟通以收集公司信息。 4.5 各单位上报的信息不限于本单位的职责范围,应树立大局观,凡是对公司发展有利的信息,都应刚好通报,信息部对各
9、单位的信息情报上交状况应做好统计。 4.6信息部将有关信息刚好通过计算机网络或者信息简报形式发布,以达到信息沟通的目的; 5.专项信息情报管理 5.1专项信息情报管理由各单位负责,并指派专人对本单位专项信息情报进行收集、管理、汇总和分析等。 5.2信息部应依据公司的支配,或者主动针对与公司生产经营有关的专题收集信息并汇总分析,为公司决策供应参考看法。 6.公司的信息情报仅供公司内部沟通,是公司的无形资产,任何人不得外传,亦不能窃取以谋求私利。 7.公司全部员工对公司的信息情报有保密义务。 8.信息情报收集发布程序 8.1 各单位指定的信息员根据要求收集、整理本单位的信息情报。 8.2 各单位领
10、导负责审定本单位报送的信息情报。 8.3 信息情报报送公司信息部。 8.4 信息部对收集到的信息情报汇总、筛选、编辑。 8.5 将信息简报初稿报送分管领导及其他相关领导批阅。 8.6 正式出版。 8.7 送相关上级主管部门和公司各单位。 9.附则 9.1 本制度由信息部负责说明。 9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 附:信息情报收集发布流程 药业企业档案管理制度 *药业档案管理制度 1.目 的:为加强公司档案管理工作,有效地爱护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。 2.适用范围:本制度适用于总
11、公司及各分子公司。 3.权责说明: 3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。 3.2公司员工有爱护档案的义务,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。 本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣扬等活动中所干脆形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.3公司员工必需完成资料移交工作后方可办理调离手续。 3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并依据权限分级查阅。 3.5各部门应尽量采纳电脑对档案进
12、行管理和工作,以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,同时遵守计算机信息系统管理制度的相关规定。 4.档案归档 4.1归档资料包括 4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、工作安排、财务安排、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等),已签署生效并接收的关联公司文档。 4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。 4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告
13、、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。 4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。 4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。 4.2归档方法 4.2.1文件、资料的正件与附件,正本与底稿等应一起归档。原件正本必需归档,执行机构只能留用原件副本或复印件。 4.2.2卷内文件排列有序,须条理、系统化,按时间依次和重要程度排列,使卷内文件形成一个有机整体。 4.2.3案卷封面字迹应工整、清楚,封面用毛笔或钢笔书写。 4.2.4注明
14、起止日期、件数、页数。附具体卷内书目。 4.3归档要求 4.3.1归档资料必需具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档,相关业务应尽量归于同类。 4.3.2归档资料必需层次分明,按时间及阶段归档以便符合其形成规律。 4.3.3归档资料必需符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的全部方面;归档资料必需真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程,任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。 4.3.4公司员工因外出参观学习、参与重要的会议收集的各种材料必需归档,未经签署归档看法,财务部不报销差旅费。 4.3.5当年形成的各种材料,次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档,
15、重要的文件需刚好归档。 4.3.6归档的文件必需符合归档的要求。 4.3.7归档时应填写移交清单,履行交接手续。 5.档案保管 5.1归档资料需进行登记,编制归档书目。 5.2档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。 5.3属于公司保管的档案:公司各部门及各下属子公司各部门做好平常文件的预立卷工作,并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。 5.4属部门和子公司保管的档案:各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总书目、预立卷材料的书目交总经办。 5.5公司总经办应有存放档案的档案室,各部门、各子公司应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防
16、潮、防虫等平安条件。 5.6档案管理人员要熟识所负责的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。 5.7全部档案资料必需分类长期保存,不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的,将惩罚责任人。 6.档案借阅 6.1档案属于公司机密,未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。 6.2借阅档案,借阅人必需履行登记、签收手续,并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为:档案名称、等级分类,借阅事由,时间,借阅人,负责人,经手人等内容,表格由公司统一制定。 6.3借阅档案者必需妥当保管档案,不得随意转借或复印,不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等,归还时保证档案材料
17、完整无损。 7.档案保密制度 7.1档案级别分为绝密、机密、隐私三个等级案,分别用文字标示。拟制文件时,需在文件首页右上角标注密级。 7.1.1绝密档案:涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。 7.1.2机密档案:公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。 7.1.3隐私档案:可内部公开的一般文件资料。 7.2借、查、阅隐私级以上文件不准抄录、照像,不准带离办公区域。 7.3复制隐私级以上文件需经分管领导以上人员批准,与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝
18、字样。 7.4涉秘档案不得以一般邮件寄发。 7.5外出工作携带隐私级以上文件,必需有保证文件平安的措施。 7.6严禁将隐私级以上文件的废品向收购站出售。 7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者,不得向无关人员谈论档案内容。 8.档案销毁 8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。 8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 8.3销毁档案时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。 9.附则 9.1 本规 定由总经办负责说明。 9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 9.3 本制度经总经理批
19、准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 药业企业文件管理制度 *药业文件管理制度 1.目 的:为确保文件收发等事务正常、顺当进行,规范文件管理,特制定本规定。 2.适用范围:本制度适用于总公司,各分子公司应依据本制度制定细则并报总公司批准后执行。 3.权责说明:总经办管理公司的收发文工作,各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文 4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发,加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。 4.2公司发文程序 4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件,必需经分管领导同意后起草,交总经办核稿后呈送总经理签发。 4.2.2总经理签发后由总经
20、办制作文件,并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。 4.2.3盖章完毕后,由总经办办理发、送、呈、存档事宜。 4.2.4未签发的文件,总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记,并将有总经理签字的原件存档。 4.3公司发文分类、编号:西藏药业2023号。 4.4对外文件必需做成红头,以示肃穆和正规,格式附后。 4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。 5.公司部门发文 5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效,不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。 5.2公司部门发文主要分为总经办发文
21、和其他部门发文。 5.2.1总经办发文:在管理制度内制订的实施细则,以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件,原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。 5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文,经部门经理、部门分管领导签发后,在公司内部有效。 5.3公司部门发文格式附后。 5.4部门发文超出部门职权范围,又不应由公司发文的,须由相关部门共同签发,经分管领导批准后行文。 5.5公司内部发文按以下方法分类、编号: 西藏药业(总经办、信息部、*)发20号 6.收文 6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收,包括:政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、
22、协作单位行文等,同时填写收发文登记表,格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日马上填写收文处理表报送有关部门和有关人员,不得积压延误;属于急件的,应在接件后马上报送。 6.2各部门应指定专人办理收文事宜。 6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档,同时,每半年清理一次,没有刚好存档的全部存档,并将填写的收发文登记表一起存档。 7.其他 7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者不得复印、不得携出字样。 7.1.1绝密:绝密档案涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、
23、项目设计方案等文件。 7.1.2机密:机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。 7.1.3 隐私:隐私档案为仅可内部公开的一般文件资料。 7.2各部门对各类文件必需严格分类、专人管理并妥当保管。 7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件,必需按规定填写文件借阅登记表,属隐私级以上的文件需分管领导以上人员批准。 7.4文件及有关资料的打印、复印、签章,必需按规定严格办理,并做好登记,严禁未经同意私自处理。 7.5收发文处理不当或不刚好造成损失的,由公司专题会探讨处理方法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理,没有或不刚好归档的,每次贡献50元爱心基金。 8.附则 8
24、.1 本制度由总经办负责说明。 8.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 附: 药业企业药品质量验收管理制度 药业公司药品质量验收管理制度 依据药品管理法、药品经营质量管理规范及实施细则的要求,为限制公司购进药品、销后退回药品质量,特制定本制度。 一、药品验收人员应由具有中学以上文化程度、经过岗位培训取得上岗证,且具有药品专业学问,熟识药品性能,了解验收标准的人员担当。中药材和中药饮片的验收应由中药专业技术人员进行。 二、药品验收一般应在到货后24小时内,在待验区完成,特别管理的品种随到随验,量大的品种可在
25、货位处(挂待验牌)验收,生物制品应在生物制品室(冰箱)(挂待验牌)验收。验收员凭来货凭证,按药品管理法、药品验收标准和相关质量标准、合同条款等,对购进药品、销后退回药品进行逐批验收,同时对药品的包装、标签、说明书及相关证明文件进行检查。 三、首营品种应依据审核批准的首营品种审批表和该批号的检验报告书验收。 四、进口药品应检查包装、标签是否以中文注明药品名称、主要成份及注册证号,并有中文说明书以及进口药品注册证或医药产品注册证、进口药材批件(指进口中药材)、生物制品进口批件(指进口生物制品)和进口药品检验报告或注明“已抽样”的进口药品通关单复印件。以上复印件都应加盖供货单位质量管理机构原印章。
26、五、验收根据批签发管理的生物制品时,应有加盖供货单位原印章的该批生物制品生物制品批签发合格证复印件,国家食品药品监督管理局另有规定的除外。 六、特别管理的药品:如医疗用毒性中药、二类精神药品应双人验收、双人签字。应检查供应商的经营批准文件。 七、验收合格的药品,验收员应将数据录入计算机,关联形成验收入库通知单,有验收结论并签字,通知保管入库。 八、验收不合格的药品,验收员应填制选购来货待处理问题通知,通知业务、财会、保管进行处理。 九、销后退回的药品,验收员凭质量管理部签发的药品退货通知单和保管员填写的申验单验收。验收合格的将数据录入计算机,关联生成销售退货单并签字,通知保管入库;验收不合格的
27、,验收员在药品退货通知单上注明“验收不合格”并签字,通知保管移入不合格品库。 十、建立药品验收记录,内容应包括:验收日期、供货单位、品名、规格、剂型、数量、到货日期、批准文号、批号、有效期、生产厂商、质量状况、验收结论和验收员等内容。保存三年以上。 药业企业不合格药品管理制度 药业公司不合格药品管理制度 为杜绝不合格药品流入市场,确保人民用药平安有效,对公司经营药品各环节不合格品进行有效限制供应准则,特制定本制度。 一、质量管理部负责本制度的实施,对不合格药品的处理过程实施监督;各相关岗位负责本岗位不合格药品限制。 二、不合格药品是指:药品内在质量、外在质量、包装质量及标识不符合药品管理法、相
28、应的法定质量标准、药品包装、标签和说明书管理规定及其它有关法律、法规的药品,各级药监部门发文禁止运用或收回的药品,抽检不合格及全部符合假劣药条件的药品。 三、不合格药品的确认由质量管理部负责,包括: 1、选购来货验收时发觉外观质量及包装质量不符合规定的药品。 2、在库养护检查和出库复核时发觉包装破损、霉烂变质的及质量可疑的药品。 3、销后退回阅历收人员验收不合格的药品。 4、药品监督管理部门抽检不合格的药品。 5、药品监督管理部门发文通知禁止销售运用的药品。 6、超过有效期的药品。 四、在入库前验收环节发觉的不合格药品,验收员不得验收入库,应将不合格药品 存放于不合格品区(不属质量缘由拒收的存
29、放于退货区,挂购进退出标记),同时填写相关单据,按国家有关规定处理。 五、在养护、保管或出库复核过程发觉不合格药品时,应马上停止销售和发货,同时报质量管理部。 六、上级药检部门抽检判定为不合格药品或药监部门公告、发文通知的不合格药品,应马上停止销售、发运,追回售出药品,并将不合格药品移入不合格品库,待处理。 七、不合格药品按规定的程序报损和销毁。 八、已确定为不合格药品仍接着发货销售的,应按规定予以惩罚。造成严峻后果的,按药品管理法规定予以惩罚。 九、对不合格药品数量和金额较大的,应查明缘由、分清责任、刚好制定预防措施。 药业企业印鉴证照管理制度 *药业印鉴证照管理制度 1.目 的 为了规范公
30、司印鉴证照的运用,加强对印鉴证照的管理,保证印鉴证照的运用符合公司须要,特制定本制度。 2.适用范围 本制度适用于总公司,各分子公司应制定细则报总公司批准后执行。 3.权责说明 3.1公章、合同专用章、法定代表人章等由专人保管,财务专用章由分管领导指定专人保管。 3.2各部门印章由各部门指定专人负责保管。 4.印鉴保管 4.1公司印鉴及各部门印鉴必需加锁保管,不能随意放置。 4.2印鉴不准出室,原则上严禁外借,特别状况须书面申请并经批准后,在保证平安的状况下方可带章外出。 4.3如因管理不善,造成事故,视状况追究保管人和用印人的责任。 5.印鉴运用 5.1印鉴运用由用印人填写用印申请表提出申请
31、,经部门负责人和分管领导批准后用印。各部门印章的运用由部门负责人签字即可。否则,印鉴管理人应拒绝用印。 5.2印鉴保管人应在印鉴运用登记表上记录文件名称、页数、份数、申请盖章部门、经办人、日期等用印事项。印鉴管理人应保留1份用印文件原件,按公司规定送办公室存档。 5.3不得开具盖有印鉴的空白介绍信、证明或者在未写字的页面上加盖印鉴。如因工作须要或其他特别状况确需开具时,必需由分管领导书面同意,领用后必需报告运用状况并将复印件返回印鉴保管人存查。未运用的必需交还印鉴保管人。 5.4公司全部须要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文等,须统一编号登记,以备查询、存档。 5.5公司公章、合同专用章
32、、财务专用章等必需专章专用,严禁混合代用。 5.6在不影响公司声誉,不会给公司带来任何可能的损失的状况下,经分管领导同意,可为公司员工出具的证明、介绍信、申请等材料加盖公章。 5.7已通过审批的合同凭合同审批表盖章。 5.8总公司人员需加盖各分子公司印鉴仍按本制度执行。 6.证照运用 6.1证照运用必需符合国家及公司规定,严禁外借。 6.2证照原件原则上不得带出公司,如遇特别状况需相关部门负责人同意并报分管领导批准,并在办好借用手续后方可借出,用后必需刚好归还。 6.3证照复印件的运用:必需经相关部门负责人同意并报分管领导批准后方可复印证照,并在证照复印件上盖仅限于*运用条章,写明用途。 7.
33、附则 7.1 本规定由总经办负责说明。 7.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 7.3本规定经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 附: 药业企业会议管理制度 *药业会议管理制度 1.目 的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。 2.适用范围:本制度适用于总公司,各分子公司应制定细则并报总公司备案。总公司部门内部会议参照执行。 3.权责说明: 3.1 总经办负责公司会议的统筹协调。 3.2 会议提拟人负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出惩罚。 4.会议提拟与审批 4.1公司例会无须提拟和审批。 4.2 公司临时会议由总经
34、理、分管领导干脆提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、分管领导批准。 4.3部门会议由各部门自行支配,但会议时间、参与人员等,不得与公司会议冲突。 5.会议支配原则:小会听从大会,局部听从整体,临时会议听从例会。各类会议的优先依次为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。临时召集的紧急会议不受此限。 6.会议打算 6.1会议通知 6.1.1会议通知按谁组织,谁通知的原则进行。 6.1.2会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务供应部门。 6.1.3会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需打算的会议资料、会务支配等作特殊说明的会议,应进行书面通知,并向总经办提交会议打算
35、申请;涉及多个部门和参与人数众多的大型会议,主办部门还应编制具体的会议安排通知相关部门。 6.2其它打算 6.2.1会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、安排草案、决议确定草案、与会人应提交资料等)的打算工作。 6.2.2会务服务部门应提前做好会务打算工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。 6.2.3总公司召开的公司会议统一由总经办担当会务服务工作。 7.会议组织 7.1 会议组织遵照谁主管,谁组织的原则。 7.2主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。 8. 会议记录及纪要 8.1 公司会议应进行会议记录。
36、 8.2会议记录遵照谁组织,谁记录的原则,如有必要,主持人可临时指定会议记录员。 8.3 会议记录员应遵守以下规定 8.3.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,整理睬议纪要。 8.3.2会议记录应采纳实录形式,确保记录的原始性。 8.3.3对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明议决字样。 8.3.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要不迟于次日呈报会议主持人及参会人员审核签名。 8.3.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作,刚好将考勤记录报考勤人员。 8.3.6会议记录为公司的机要档案,保管人员不得外泄。会议记录本交总经办存档,永久保存。 8.4 会议纪要的形成与签发 8.4
37、.1会议纪要的形成、发放或传阅范围由主持人确定,并填写会议纪要发放审批单,包括纪要编号、发放范围、主管领导看法等事项。 8.4.2会议纪要应分类存档,并按重要程度确定保存期限。 9.会议跟进 9.1 会议决议、决策事项等须会后跟进落实的,遵照谁组织,谁跟进的原则;会议另有确定的,从会议确定。 9.2 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。 10. 会议纪律 10.1参会人员不得迟到、早退、缺席,因故不能参与时,应事先向主持人请假,并征得同意。 10.2会议期间除了紧急状况外不处理其他事务,包括不接听电话。 10.3违反上述规定的,按员工手册2.3,2.4的规定进行处理,接听电话的由主持人
38、酌情处理。 11.会议保密 11.1与会人员要严格遵守保密纪律,不得将会议内容、探讨状况向外泄露。 11.2会议议决事项,应严格保密,除按规定履行职责外,与会人员不得外传会议探讨和议决状况。 11.3有意泄漏、传播会议有关状况的,视负面影响的大小作出相应惩罚。 12.附则 12.1 本制度由总经办负责说明。 12.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 12.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 附: 药业企业车辆管理制度 *药业车辆管理制度 1.目 的:为了规范公司车辆管理,使公司车辆得到合理配置、调度及有效运用,特制定本制度。 2.适用范围:本制
39、度适用于总公司,各分子公司依据本制度制定细则报总公司备案。 3.权责说明: 3.1公司车辆实行定人定车原则,总经办为公司车辆管理部门。 3.2本制度所指车辆包括公司购买个人运用的车辆和各部门共同运用的车辆。 4.车辆调度 4.1公司购买个人运用的车辆原则上由运用者个人运用,对于本部门的客人接待原则上运用该车,应与公司签订车辆管理责任书,由运用者负责车辆的日常管理和维护。特别状况下,个人运用的车辆应听从公司的统一支配和调度。 4.2各部门共同运用的车辆由车队负责调度。用车人一般应提前半天将填写完毕的派车申请交车队,车队依据事情的重要程度支配出车。紧急派车应于事后完善派车程序。去威光公司用车通常提
40、前一天申请,以便合理支配出车。 4.3驾驶员凭派车单出车后,应填写行车记录表,同时将有关票据一并交用车人签字,否则由驾驶员担当相关费用。 4.4如遇节假日,值班领导可支配值班驾驶员出车。 4.5派车依次 4.5.1董事长、总经理用车。 4.5.2接待各职能部门领导。 4.5.3学术活动。 4.6以下状况不予派车 4.6.1一般公务活动,如送一般资料,零星选购等。 4.6.2就近办理的公务活动。 4.6.3公司人员搭乘飞机。 4.7公用车辆下班时间车辆必需停放指定位置,周末应将车钥匙交派车人管理(值班车除外),不得公车私用。 4.8公司车辆不得私自外借,如需外借,须填写车辆外借申请表,并交公司分
41、管领导审批。 5.车辆修理保养 5.1车辆责任人必需常常性地进行车辆的日常维护保养,每天出车前,对车辆进行例行检查和卫生清理,并填写车辆检查登记表,如出现因缺油、缺水而造成的车辆故障,修理费用自行担当。 5.2公司全部车辆的修理、保养由车辆责任人提出申请,填写车辆修理保养申请单,经车队核准后在公司指定修理厂办理,私自外修费用自行担当。 5.3 车辆发生故障时,应电话通知公司车辆管理人员,以便刚好确定修理事宜。 5.4车辆修理过程中,驾驶人员应当现场监督,发觉问题马上向技术员反映,车辆修复后,须通过技术员检验后方可签字出厂。 5.5车辆如需更换零部件,必需事先向车辆管理员报告,否则,自行担当全部
42、费用。 6.费用管理 6.1驾驶员应节约用油,不得私自为他人加油。 6.2驾驶员每月长途补贴报销程序如下:驾驶员将派车单、费用单据交车队负责人审核,并由车队负责人填写行车补贴记录,按规定程序报销。 6.3停车费和其他费用经车队负责人审核,交公司分管领导审批后方可报销。 6.4车辆在外地发生故障所产生的费用,必需由用车人签字后方可根据规定报销。 6.5车辆的油耗应与车辆行驶里程相符,如差额过大,且无法说明缘由,由驾驶员担当差额部分的80%。 6.6车辆的年审、保险及养路费等可预见固定费用,须按规定申报资金安排。 6.7车辆的长途运用费用,根据派车单的记录,落实到各用车部门,在费用报销时单列。 6.8公司车辆修理费用必需依据车辆修理保养申请单批准的项目进行开支,同时做好记录。特别状况下可事先告知车管人员和分管领导,手续后补。 6.9公司车辆个人运用的修理费,个人部分根据公司规定比例进行分摊。 6.10每月5