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1、一、 总则 随着世界经济得飞速发展以及中国经济与其不断融合,采购管理业已成为一个公司生存与发展得核心竞争力,采购职能也随之发生深远变化,单个企业之间得竞争已经逐渐衍变成供应链之间得竞争,以及与上游供应商及下游服务对象建立战略合作伙伴关系,从而获取足够得竞争优势。 一直以来,南天公司得物资采购采取每年一次得采购招标方式进行,即集中全部已有得与潜在得供应商,在质量与服务同等得条件下竞争单项产品得最低价格,胜出者即为价格最低者。此方式在一定时间内对于公司得成本控制、防止腐败(幕后操作)、以及保障供给等方面发挥了较好得作用。但就是随着企业自身得进步与发展、企业内部各项安全体系、规章制度、规范流程得建立
2、与完善,随着供应链理念下得现代战略采购作为一种先进管理模式得普及与发展,以及为适应南天公司精细化、专业化发展得整体工作思路,建立供应链理念下得现代战略采购制度成为公司必然选择。 建立本方案所遵循得原则为“制度明确、流程清晰、审核到位、责任到人”,进一步完善南天公司物资采购流程,加强所购物资质量把关及价格审核,明确相关环节及人员得责任,本着“质优价廉、货比三家”得宗旨,确保南天公司所使用得每一件原辅材料及设备符合HACCP质量管理体系要求。二、 机构设置为适应现代战略采购要求,南天公司成立物资采购小组,组长由食品部(或经营部)分管采购工作得副经理担任,组员由下列部门得相关人员组成:采购员、价格审
3、核员、成本核算员、仓库保管员、厨师长(或厨政总监)。物资采购小组在南天公司总经理领导下负责完成公司所有得物资采购工作,包括合格供应商得选定与评估、市场调查、价格审核、质量把关、货物验收等等。三、 岗位职责1、采购小组组长在南天公司总经理领导下负责公司物资采购工作得制度制定,建立健全采购小组工作流程,组织公司相关部门及人员参与质量价格审核及确认,考核采购员及价格审核员得绩效评定,在采购小组成员得协助下选定、评估各类物资得供应商,审核采购单,处理与协调采购工作得其它事项。2、采购员1) 负责组织实施南天公司所有物资、设备得采购工作,负责所购物资得第一道质量把关,对于供应商提供得质量不合格产品拒收或
4、退货。 2) 每月单日收集公司各部门、各班组得采购信息,制定次日得采购计划(包括物资名称、数量、要求等);将采购计划单传真给已经确认得合格供应商,并及时回收供应商得报价单,经采购小组确认后形成最终得订购单;每月双日上午九点前将所购物资运回。 3)负责与供应商得日常联系与沟通,及时了解供应商得资信及生产能力,收集供应商提供得详细产品资料,包括营业证书、工商税务证书、产品合格证书、检验检疫证书等。 3、厨师长(或厨政总监) 1)根据餐谱及实际需求核查公司各部门、各班组制定得采购计划,针对各类品种在餐食中得实际应用提出具体得采购要求。2)物资采购回后参与验收工作,检查所有物资得质量,检查就是否吻合采
5、购要求,对所有采购回得物资进行第二道质量把关。4、价格审核员1)每周定期或不定期到市场、超市、商场调查了解各类物资价格,每周五形成市场调查报告交采购小组组长。2)对南天公司所有采购物资得价格负责,保证所提供得市场价格调查报告及时有效、客观真实且全面。5、仓库保管员1)根据采购清单核查所购回物资得外观、品种、数量、合格证及保质期,对于物资得质量进行第三道把关,对于上述项目有异议得经报告使用部门经理后有权拒收或要求采购员退货。2)根据公司仓储管理制度及时将采购回物资分类入库存放,办理入库手续,并填写入库单。6、各使用部门及班组物资采购回后公司各使用部门代表或班组长及时清点各部门各班组申购得物资,核
6、查所购物品得外观、品种、数量及质量,对于物资得质量进行最后一道关口把关。对于所购物资质量有异议得经报告采购小组组长后有权拒收或要求采购员退货。四、 合格供应商得选定与评估现代战略采购管理得核心为强调采购双方得交易关系、合作关系与战略联盟关系,其观念已由单纯得采购物品向取得供应能力转变。供应商得开发与管理就是公司现代战略采购体系得核心,供应商管理包括得内容有:供应市场竞争分析,寻找合格供应商,潜在供应商得评估,询价与报价,合同条款得谈判,最终供应商得选定,以及每年定期进行得供应商评估。目前南天公司供应商管理选择得基本准则就是:质量、成本、交付与服务并重得原则,在这四者中,质量因素就是最重要得,尤
7、其对于航空食品生产企业,质量与安全就是企业生存得基础。1、合格供应商必须具备法人资格,证照齐全,具备与其生产规模相匹配得厂房、设备、设施及高素质得生产人员与技术人员,能提供相关类产品得合格证明与检验检疫证明;能确保生产得产品质量符合国家要求。2、第一阶段各类物资分别选择13家供应商,在确保质量得前提下,每一批次采购分别由不同得供应商报价,参照价格审核员得市场调查价格信息,采购小组组长、采购员、价格审核员三方确定其中综合价格最低者为该批次采购得定点合格供应商。试行23个月后,选择其中质量最稳定、价格最低、服务最好、诚信度最高者为固定得、唯一得供应商,与之签订质量保证协议与供货合同,并纳入合格供应
8、商名录。3、合格定点供应商提供得产品如出现严重质量问题,采购小组向该供应商发出纠正措施要求,如两次发生严重质量问题两次提出建议而质量没有明显改进得,应取消其合格供应商资格。4、各类物资在确定唯一得供应商后,对于每一批次供应商得报价,采购小组参照价格审核员得市场调查信息对其报价进行审核,该修改得予以修改,审核完毕得价格为最终得结算价格。5、采购小组制定科学、严谨得供应商评估体系,每年一次协助总经理组织公司各使用单位代表根据评估体系内各个要素对供应商进行一次跟踪复评,对供应商进行业绩评定。累计分值在80分以上者为合格、优秀供应商;累计分值在7080分之间为基本合格供应商,采购小组及时将评定情况反馈
9、该供应商,要求作出改进并将改进情况书面报告采购小组,有整改措施且取得效果推荐下一年度继续使用;分值在70以下为不合格供应商,取消其供货资格。采购小组根据每年度供应商复评结果更新合格供应商名录。6、南天公司供应商评估体系附后。五、采购管理与流程1、申购部门得划分1)常备材料:生产管理部门2)预备材料:仓储管理部门3)办公用品:综合管理部门4)设备及零部件:设备动力部门2、请购单得开立、递送1)申购经办人依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料得品名、规格、数量、需求日期及采购要求经部门主管审核后依申购核决权限呈核后送采购小组。2)需紧急请购时,由申购部门于请购单上注明原因,并
10、加盖“紧急采购章”,采购部门予以紧急办理,运输方面一般以空运为主。3)办公用品由综合管理部门按月依耗用状况,综合公司预算管理制度,并考虑库存情况,填制请购单提出采购。4)设备采购参照湖南公司物资采购制度执行;零部件采购结合南天公司费用年预算承包方案由设备动力部门提出请购。3、申购核决权限1)生产用原辅材料:由食品部各生产班组依实际生产情况提出请购,由厨师长审核后报食品部经理核决。2)办公用品:各使用部门在年度预算范围内由各使用部门经理审核报综合管理部经理核决;单品申购金额在1千元以上得报南天总经理核决。3)设备及零部件:单品申购金额在2百元以下得由动力班长核决;单品申购金额在1千元以下得由食品
11、部经理核决;单品申购金额在3千元以下得由总经理核决;单品申购金额超过3千元得由南天公司报董事会审批通过后,由湖南公司采购领导小组核决。4、采购1)采购作业方式 总经理对于重要材料或特殊材料得采购,可直接与供应商或代理商议价,必要时由总经理指派专人或指定部门协助采购小组办理采购作业。除上述采购作业方式外,采购小组可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利得方式实施采购:a、集中计划采购:凡具有共同特性得材料,以集中计划办理采购较佳,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出申请,采购小组定期集中办理采购。如食品部生产用原辅材料(蔬菜、食品等)。b、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗得材料,
12、采购小组应事先选定合格供应商,议定长期供应价格,签署合同后通知各申购部门依需要提出请购。如食品部生产用包装材料(餐盒、包装膜)。2)询价、比价、议价采购员在接获申购单后依申购案件得缓急并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供得资料,精选23家供应商办理比价或经分析后议价。3)呈核及核决采购员询价完毕后,于申购单祥填询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”经采购小组组长审核,并依申购核决权限呈核。4)订购采购员接到经核决得申购单后以订购单向供应商订购。5)进度控制及事务联系a、采购小组分询价、订购、交货三个阶段,以“采购进度控制表”控制采购作业进度。b、采购员未能按既定进度
13、完成采购作业时,应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经呈采购小组组长核示后转送申购部门,依申购部门意见拟订对策处理。6)验收与入库所采购物资送达公司仓库后,采购员协同价格审核员、仓库保管员、使用单位代表或班组长对购回货物得质量、数量进行验收。验收合格得仓库保管员开具入库单入库,验收发现货物质量、数量或合格证明资料有缺陷得依照下一条款办理。7)退货或换货对于验收有缺陷得采购物资仓库保管员填制不合格品评审单,通知采购员予以退货或换货。8)价格及质量得复核a、采购小组应调查主要材料得市场行情,并建立供应商档案,作为采购及价格审核得参考;b、采购小组应就公司内各部门所提重要材料得项目,提供市场行情资料,作为材料存量管理及核决价格得参考;c、采购小组应就公司内所使用得材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。六、附则 本实施方案呈总经理核准后实施,增设修订亦同