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1、第13章 制作成绩分析表 本章中将使用Excel 2007制作一份考试成绩的分析表，主要涉及套用表格格式、记录单的应用、条件格式的应用等知识点。本章主要内容包括新建工作表并设置页面布局、使用快速表格样式设计表格、利用记录单填充数据、利用条件格式对数据进行特殊格式设置及插入公式对成绩进行分析等。通过本章的练习，用户可以掌握Excel 2007中套用表格格式美化工作表的方法、条件格式的应用及记录单的使用技巧，并使用户由浅到深、一步一步地掌握Excel 2007的表格样式、条件格式、记录单的基本用法和高级技巧。13.1 案例分析 成绩分析是教师经常用到的工作文档。通过对考试成绩的分析，可以对学生的学
2、习情况作出总结，根据学生成绩的浮动适当进行教学方法和内容上的调整。可以说成绩分析是教育工作者的必修课之一，本实例考试成绩分析表的最终效果如图13.1所示。通常制作成绩分析表的做法是首先计算出成绩，然后人工对考试成绩进行分析，例如有多少不及格、有多少是90分以上、哪些同学进步、哪些同学落后，这种方法将耗费教师大量的工作时间且容易遗漏。13.2 知识点热身 本章主要用到套用表格样式、记录单的使用、条件格式等知识点，分别用来设计表格样式、输入表格数据、对数据进行分析处理。由于这些功能有一部分是Excel 2007新加的，故需要在正式制作前先对这些知识点做一些介绍。13.2.1 套用表格格式功能 Ex
3、cel 2007提供了许多预定义的表样式（或快速样式）。使用这些样式，可以提高效率。如果预定义的表样式不能满足需要，用户可以创建并应用自定义的表样式。如果应用的表样式不合适，可以更改其他样式或者清除所有表格样式。通过为表元素（如标题行和汇总行、第一列和最后一列，以及镶边行和镶边列）选择【快速样式】选项，可以进一步调整表格式。13.2.2 记录单输入数据方法 Excel 2007为向工作表中输入数据提供了专用窗口记录单。记录单，就是将一条记录的数据信息按照信息段分成几项，分别存储在同一行的几个单元格中，在同一列中分别存储所有记录的相同信息段。Excel 2007还提供了记录单的编辑和管理数据的功
4、能，可以很容易地在其中处理和分析数据，为管理数据提供了更为简便的方法。使用记录单功能可以轻松地对工作表中的数据进行查看、查找、新建及删除等工作，就像在数据库中的操作一样。13.2.3 条件格式简介 使用条件格式可以帮助用户直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。采用这种格式易于达到以下效果，即突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值，使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式的原理是基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为True，则基于该条件设置单元格区域的格式；如果条件为False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。在创建条件格式时，可以在工作表中引用其他
5、单元格，如“=$E$7”，但不能使用对于其他工作簿的外部引用。13.2.4 条件格式的规则详解 在【新建格式规则】对话框中，各种条件格式的作用和设置方法各不相同。不同的条件格式适用于不同的情况，下面将逐一介绍。1使用双色刻度设置所有单元格的格式 2使用三色刻度设置所有单元格的格式 3使用数据条设置所有单元格的格式 4使用图标集设置所有单元格的格式 5仅对包含文本、数字或日期/时间值的单元格设置格式 6仅对排名靠前或靠后的数值设置格式 7其他规则13.3 具体操作步骤 在了解相关知识点之后，下面进入制作步骤。本章主要内容包括新建工作表并设置页面布局，使用快速表格样式设计表格，利用记录单填充数据，
6、利用条件格式对数据进行特殊格式设置及插入公式对成绩进行分析等。13.3.1 新建工作表并进行页面布局 首先需要创建一个新工作表，并设置好页面方向、页边距及行高列宽等页面布局，以便为后期制作提供方便。13.3.2 使用快速表格样式设计表格 页面布局设置完毕后即可为表格添加样式了。Excel 2007内置了浅色、中等深浅和深色三类共60种快速样式。应用快速样式后，表格将自动为标题行和内容行添加相应的样式并自动打开【表工具】【设计】选项卡对应用的样式进行各种自定义设置。如果内置快速样式不能满足需求，则可以通过【新建表样式】命令来自定义所需的表样式。13.3.3 利用记录单填充数据 表格样式固定后就可
7、以使用记录单为工作表添加记录了。默认情况下记录单功能被隐藏起来，故需要将其自定义添加到【快速访问】工具栏中。13.3.4 插入公式对成绩进行分析 成绩输入后需要对其进行汇总及分析，以便找出哪些同学成绩下降，哪些同学进步较快，然后根据成绩变化对症下药来做学生工作。本实例中成绩汇总用Sum函数即可。而如果教师希望知道某科学生的具体成绩排名，则可以根据【分析用名次】列来查看，故【分析用名次】的排列是不随记录的改变而改变的。由于各科成绩排名都不相同，故如果使用具体数据则无法满足要求。此时就需要用到Excel 2007中的公式来解决这一问题。13.3.5 利用条件格式对数据进行特殊格式设置 教师在分析考
8、试成绩时，经常需要查看哪些同学没有及格，哪些同学成绩突出，在分数众多时需要一条一条查看然后手动标出。这样做的弊端是容易有遗漏。Excel 2007提供的【条件格式】功能可以很好地解决这一问题，将所需类型的数据以特殊格式标出，方便用户查看。本实例中需要将不及格的成绩以红色文字标出，优秀成绩（90分及以上）以蓝色文字标出，其他成绩默认黑色即可。13.4 案例总结 本实例主要使用了套用表格格式、记录单、条件格式等功能对成绩表进行了编辑和分析。其中分析时主要通过条件格式完成，在实际应用中如果需要修改或删除某单元格区域或表已经应用了的条件格式，应该如何操作呢？13.4.1 修改已有的条件格式 对于已经应
9、用了条件格式的单元格区域或表，经常由于后期编辑而需要修改。这时候则可以按照如下方法操作。（1）单击需要修改的单元格区域或表。（2）单击【开始】【样式】【条件格式】按钮，在下拉菜单中选择【管理规则】命令，打开【条件格式规则管理器】对话框。（3）选中所需修改的规则，单击【编辑规则】按钮，如图13.53所示，打开【编辑格式规则】对话框对格式进行修改即可。13.4.2 删除现有条件格式 如果需要删除现有的条件格式，共有两种方法，分别可以清除单条或固定区域的条件格式。方法一：清除某条格式规则。（1）单击需要修改的单元格区域或表。（2）单击【开始】【样式】【条件格式】按钮，在下拉菜单中选择【管理规则】命令
10、，打开【条件格式规则管理器】对话框。（3）选中需要删除的格式规则，单击【删除规则】按钮将其删除即可。方法二：清除某区域内所有规则。（1）单击需要修改的单元格区域或表。（2）单击【开始】【样式】【条件格式】按钮，在下拉菜单中选择【清除规则】命令打开次级菜单。总共有3种命令可以选择。清除所选单元格的规则：仅将所选单元格内规则清除，不影响其他单元格。清除整个工作表的规则：将当前工作表的所有规则清除，不影响同一工作薄中的其他工作表。清除此表的规则：仅清除当前表的规则（即套用当前表格样式的单元格），而不影响当前表外的其他单元格。13.5 常见问题解答 条件格式为用户提供了快速而方便的数据分析方法，但对初
11、级用户来说许多功能不够了解，故经常遇到各类问题。以下是关于本实例中相关功能的常见问题解答。13.5.1 在套用表格样式后如何去掉列标题上的下三角按钮 在套用表格样式后Excel 2007会自动在列标题上添加筛选用的下三角按钮，如图13.54所示。而在一些打印表格中不希望带有此类下三角按钮，则可以按照一下方法将其去除。（1）选中需要去掉【筛选】按钮的单元格。（2）单击【数据】【排序和筛选】【筛选】按钮以取消其选中状态。此时筛选用的下三角按钮将自动取消，如图13.55所示。13.5.2 如何使用记录单查询已有记录 Excel 2007的记录单功能不仅可以新建、查看和编辑各个记录，而且可以使用筛选功能对现有记录进行查询。以本章实例中查询历史成绩为78分的同学为例，具体操作方法如下。（1）单击记录所在的单元格区域或表。（2）单击【快速访问】工具栏中的【记录单】按钮，打开【Sheet1】对话框，如图13.56所示。（3）单击【条件】按钮，切换到Criteria模式。（4）在【历史】文本框中输入“78”，单击【下一条】按钮则可以依次查看历史成绩为78的所有记录，如图13.57所示。