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1、办公室开展的方法及标准第1页，本讲稿共31页一、一、5S5S的定义：的定义：所谓所谓5S5S，是指对生产现场各生产要素（主要是物的要素）所处，是指对生产现场各生产要素（主要是物的要素）所处状态不断进行整理、整顿、清扫、清洁和提高素养的活动。由于状态不断进行整理、整顿、清扫、清洁和提高素养的活动。由于整理（整理（SEIRISEIRI）、整顿（）、整顿（SEITONSEITON）、清扫（）、清扫（SEISOSEISO）、清洁）、清洁（SEIKETSUSEIKETSU）、素养（）、素养（SHITSUKESHITSUKE）这五个词日语的罗马拼音均）这五个词日语的罗马拼音均以以“S S”开头，因此简称为
2、开头，因此简称为“5S5S”。第2页，本讲稿共31页1 1、整理：、整理：清除工作场所中不需要的一切物品。清除工作场所中不需要的一切物品。“如如果犹豫不决，即可马上扔掉。果犹豫不决，即可马上扔掉。”2 2、整顿：、整顿：安置所有物件，做到举手可得。安置所有物件，做到举手可得。“每一物每一物件都有其位置件都有其位置,每一物件都在其位置上。每一物件都在其位置上。”3 3、清扫：、清扫：清洁并根除肮脏的来源。清洁并根除肮脏的来源。“通过本质上通过本质上的清洁（消灭肮脏的根源）达到不需要清洁。的清洁（消灭肮脏的根源）达到不需要清洁。”4 4、清洁：、清洁：设定最佳日常工作程序和标准。设定最佳日常工作程
3、序和标准。“一眼确一眼确认需要解决的问题。认需要解决的问题。”5 5、素养：、素养：使使5S5S变成员工的第二本能。变成员工的第二本能。“需要的自律需要的自律越少越好。越少越好。”第3页，本讲稿共31页定义：区分必需品和非必需品，现场不放置非必需品目的：改善和增加作业面积；现场无杂物，通道通畅，提高工作效率；消除管理上的混放、混料等差错事故；有利于减少库存，节约资金。提示：1.如果你的工作岗位堆满了非必需物品,就会导致你的必需物品无处摆放;你可能希望加一张工作台（橱）来堆放 必需品,这样一来就造成了浪费,并形成恶性循环。2.开展整理工作要有决心，不必要的物品应断然地加以处置，该丢的东西决不手软
4、！需对“留之无用，弃之可惜”的观念予以突破，必须挑战“好不容易才做出来的”、“丢了好浪费”、“可能以后还有机会用到”等传统观念。“整理”要有“舍弃”的智慧！1、整理第4页，本讲稿共31页必须品：是指经常使用的物品，如果没有它就必须购入替代品，否则影响正常工作的物品。非必须品：一种是使用周期较长的物品；另一种是对目前的生产或工作无任何作用的，需要报废的物品。第四步:每天循环整理第一步:现场检查第二步:区分必需品和非必需品第三步:处理非必需品推行步骤第5页，本讲稿共31页 2.整顿定义：要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标示。目的：排除寻找的浪费。提示：1.整顿其实也是研究提高效率的科学。它研
5、究怎样才可以立即取得物品，以及如何立即放回原位。任意决定物品的存放并不会让你的工作速度加快，它会让你的寻找时间加倍。我们必须思考分析怎样拿取物品更快，并让大家能理解这套系统，遵照执行。2.整顿的关键是要做到定位置、定标识、定数量。抓住了上述三个要点，就可以制作标识牌，做到目视管理，从而提炼出适合本企业（部门）物品的放置方法，进而使该方法标准化。生产现场物品的合理摆放使得工作场所一目了然，创造整齐的工作环境有利于提高工作效率，提高产品质量，保障生产安全。对这项工作有专门的研究，又被称为定置管理，或者被称为工作地合理布置。3.“整顿”是一门摆放、标示的技术。第6页，本讲稿共31页推行步骤 第一步：
6、分析现状：取放物品时间长原因在于：物品在哪里？叫什么？有多远？是否太分散？是否太多？是否用完？必须物品管理状况如何？物品的名称、分类、放置等规范情况调查？找出问题，对症下药。第二步：物品分类：制定标准和规范；确定物品的名称；标示物品名称。第三步：决定储存方法（三要素即：地点、方法、标识）第7页，本讲稿共31页3.清扫定义：清除工作场所内的脏污，并防止污染的发生。目的：使不足、缺点显现出，是品质的基础。提示：1.经过整理、整顿,必需物品处于立即能取到的状态,但取出的物品还必须完好可用,这是清扫最大的作用。所以,清扫就是对环境和设备的维护和点检。2.清扫活动的重点是必须按照企业或部门具体情况决定清
7、扫对象，清扫人员，清扫方法，准备清扫器具，实施清扫的步骤，方能真正起到效果。3.现场在生产过程中会产生灰尘、油污、铁屑、垃圾等，从而使现场变得脏乱。脏乱会使设备精度丧失，故障多发，从而影响产品质量，使安全事故防不胜防；脏乱的现场更会影响人们的工作情绪。因此，必须通过清扫活动来清除那些杂物，创建一个明快、舒畅的工作环境，以保证安全、优质、高效率地工作。第8页，本讲稿共31页4.清扫活动应遵循下列原则：自己使用的物品，如设备、工具等，要自己清扫，而不要依赖他人，不增加专门的清扫工；对设备的清扫要着眼于对设备的维护保养，清扫设备要同设备的点检和保养结合起来；清扫的目的是为了改善，当清扫过程中发现有油
8、水泄露等异常状况发生时，必须查明原因，并采取措施加以排除，不能听之任之。推行要领：建立清扫责任区（室内、外）。执行例行扫除，清理脏污；调查污染源，予以杜绝；建立清扫基准，作为规范。第9页，本讲稿共31页4.清洁定义：将3S实施制度化、规范化、并维持成果。目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。提示：1.要成为一种制度，必须充分利用创意改善和全面标准化，从而获得坚持和制度化的条件，提高工作效率；2.清洁是在整理、整顿、清扫之后，认真维护、保持完善和最佳状态。在产品的生产过程中，永远会伴随着没用的物品的产生，这就需要不断加以区分，随时将它清除，这就是清洁的目的。3.清洁并不是单纯从字面上
9、进行理解，它是对前三项活动的坚持和深入，从而消除产生安全事故的根源，创造一个良好的工作环境，使员工能愉快地工作。这对企业提高生产效率，改善整体的绩效有很大帮助。清洁是一种随时随地的工作，而不是上下班前后的工作。第10页，本讲稿共31页推行要领：落实前面的3S工作；2.制定目视管理实施办法；3.制定考评方法；4.制定奖惩制度，加强执行；5.高层领导经常带头巡查，以表重视。第11页，本讲稿共31页5.素养定义：人人依规定行事，从心态上养成好习惯。目的：养成遵章守纪的好习惯。提示：1.公司应向每一位员工灌输遵守规章制度、工作纪律的意识；此过程有助于人们养成制定和遵守规章制度的习惯。坚持不懈地教育、考
10、评，才能养成良好的习惯。2.5S最终是为了提高员工素质，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，营造团队精神，这是5S活动的核心。没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展，也不能持续下去。而员工素质的高低，只能通过行为来判断，所以素养是通过外在的行为规范来引导的。第12页，本讲稿共31页推行要领：持续推动前面5S至习惯化；制订共同遵守的有关规则、规定；制订礼仪守则；教育训练（新进人员强化5S教育、实践）；推动各种精神提升活动（早会、礼貌运动等）。第13页，本讲稿共31页只有整理没整顿，物品真难找得到；只有整顿没整理，无法取舍乱糟糟；整理整顿没清扫，物品使用不可靠；3S之效果怎保证？清洁出来先一招；
11、日节月累勤改善，公司管理水平高。5S之间的关系口诀第14页，本讲稿共31页二、办公室开展5S的重要性 办公室是企业进行行政与管理工作的场所，它每天都接触内部和外部顾客，是公司对内对外的窗口，代表公司的形象，这就要求办公室内的工作必须保证有效果和有效率地完成。而实施5S是办公室提高效率的重要方法。办公室的工作过程和生产现场的生产过程是一样的，所有的办公室和生产现场都有输入和输出活动。在办公室实施5S的过程可以让管理人员能更好的理解5S的内涵，有利于生产现场实施5S取得成功。所以，5S管理不但适应生产现场也同样适应办公室的管理第15页，本讲稿共31页三、办公室5S活动方向 办公室实施5S的目标主要
12、是提高办公室工作人员的工作效率，塑造一个清爽明净的工作场所，其活动方向为：工作标准化、简单化资料标准格式化、共有化业务的精简与效率化 每天工作内容标准程序（什么时间按什么程序完成哪些工作）各种资料现已形成标准格式化（各种文件、通知、通报等）但是否共有化？包括书面材料和电子材料不必要的不产生价值的业务能精简的精简能合并的合并 实现效率化 第16页，本讲稿共31页四、办公室开展5S的内容1、将不要的东西丢弃；减少总帐、表格、工具的数量，消除不必要的混乱 用用哪哪支支 用用哪哪种种？过期的资料、无用的表格、不能使用的工具要坚决消除，需要的东西要以最低限度还能保证正常工作的限量存放，所用的东西多了，节
13、约就抛在脑后了。是否有这种感觉？第17页，本讲稿共31页要与不要物品的判断标准序号物品使用的频率处理的方法存放地点1用不到的物品（不能用、不再用）清除废品存放区2半年到1年使用1次的物品远离工作区放仓库或柜中32个月到半年使用一次的物品41个月使用1-2次的物品工作区集中存放做好标识、集中存放5每周使用1次的物品6每日使用1次的物品离工作人员较近存放放桌台上7每小时都使用的物品离工作人员最近存放带在身上或放桌台上第18页，本讲稿共31页2、把所有文件（包括电子文件）、工具进行分类并按类别确定保存这些物品的方法。所有的文件（包括电子文件）都要入夹，每个文件夹都要有标识？两边的文件哪种最易寻找？第
14、19页，本讲稿共31页3、对工作流程进行重新设计，使个人为基础的工作向以团队为基础的工作转变。团队个人办公室内也要消除孤岛作业，每一项工作都是为团队服务的第20页，本讲稿共31页4 4、责任区划分、责任区划分 将办公室划分成不同的区域，确定相应的责任人，做到将办公室划分成不同的区域，确定相应的责任人，做到“事事有人做，物物有人管事事有人做，物物有人管”（针对较大的（针对较大的办公室）。同时应将责任者的姓名、工作内容及工作标准进行明示，将分工表张贴，避免吃大锅饭办公室）。同时应将责任者的姓名、工作内容及工作标准进行明示，将分工表张贴，避免吃大锅饭注意事项：自己的事情尽量自己去做，如自己的电脑、桌
15、子、椅子、文件、垃圾桶要自己整理公用物品要明确责任人，如墙壁、天花板、地面、暖壶、布告栏、卫生洁具等对于各种物品要明确开展5S活动的作业内容、频率、标准序号作业对象个人每天作业内容值日（人）集体开展5S内容标准1桌、椅每天下午下班后桌椅归位、整理桌面上各种资料检查桌椅、资料全部归位2地面去除桌子周围的污垢清扫地面每周五卫生大扫除清理死角3墙壁、天花板、门窗、玻璃每周五卫生大扫除去除污垢、灰尘、蜘蛛网 5S分工职责表（只是一个例子）第21页，本讲稿共31页 定义：将管理的方法、内容及存在的问题用一目了然的形式展示出来，让一个不了解情况的人能够很清楚的知道现场的概况。办公室的目视化体现在信息共有化
16、、视觉化和业务标准化等几个方面。每个部门根据本部门的职能特点，确定要进行目视管理的内容。一般办公室的目视管理包括：管理看板和各种标识。管理看板：一般是本部门管理的重点和部门的核心工作，比如：工作计划、企业方针、人员去向、质量变化趋势、个人5S责任等等；5、目视管理各种管理项目目视墙姓名人员去向休班旷工请假现场正常张三李四王五人员去向目视板第22页，本讲稿共31页标识的内容包括：文件资料、资料柜、清扫工具、公用物品及其他所有易移动办公用品。安全帽安全帽作业标准书表格资料柜的标识内内部部公用物品存放区书籍借阅目视方法标识内部也要有标识第23页，本讲稿共31页 办公室的定置管理主要包括：办公室的整体
17、定置、办公室局部定置。首先办公室要有一个整体定置管理图并放置于办公室的明显位置，该图要将办公室的主要物品，如办公桌、文件柜及其它设备等的位置标示出。其次办公室局部的定置管理内容包括：文件资料的定置、公用物品的定置、抽屉内部的定置、清扫工具的定置、办公桌桌面的定置等。6、定置管理 注意：根据实际情况较小的办公室可以将各种物品的定置在定置图上体现，但是对于较大的办公室，只需将主要物品定置即可第24页，本讲稿共31页 各种物品的定置标准：办公室内所有的易移动的物品都要进行定置管理 桌面物品及地面小件物品的定置：用2.2厘米宽、8厘米长的黄胶带进行标识，定置线与物品相距0.5厘米。地面大件物品的定置：
18、用5厘米宽、8厘米长的黄胶带进行标识，定置线与物品相距1厘米。（以上两种规格黄胶带为库房现有品种）物品第25页，本讲稿共31页五、办公室开展五、办公室开展5S5S活动的技巧活动的技巧1 1、为简化操作和促进管理，开展、为简化操作和促进管理，开展“以一为荣以一为荣”的活动的活动一套文具一套文具/工具工具 尽量减少文具和工具，每人最多一套，对于使用频率不高的文具，办公尽量减少文具和工具，每人最多一套，对于使用频率不高的文具，办公室人员可以共用一套。室人员可以共用一套。一个地点一个地点 把文件集中存放在一个地方，这样做将会减少你自认为必须的文件把文件集中存放在一个地方，这样做将会减少你自认为必须的文
19、件数量。而电子文件管理时，必须有一种能够系统性的方法来给文件命名，数量。而电子文件管理时，必须有一种能够系统性的方法来给文件命名，以便每个人能够理解文件名的表示方法。以便每个人能够理解文件名的表示方法。第26页，本讲稿共31页一份文件一份文件 只保留一份文件的原稿，不要有很多文件副本。如果有可能的话，只保留一份文件的原稿，不要有很多文件副本。如果有可能的话，把所有文件存在电脑里。把所有文件存在电脑里。一分钟电话一分钟电话 在拿起话筒之前，综合一下你的思想和问题。在谈话的时候力求用语在拿起话筒之前，综合一下你的思想和问题。在谈话的时候力求用语简洁和准确地表达出自己地思想。如果有可能的话，尽量在一
20、分钟内与对简洁和准确地表达出自己地思想。如果有可能的话，尽量在一分钟内与对方说方说“再见再见”一天内处理完毕一天内处理完毕 事情当天内处理完毕会大大减少滞后的工作数量，缩短处理工作的时间，减事情当天内处理完毕会大大减少滞后的工作数量，缩短处理工作的时间，减少文件所报阅部门的数量和签字人的数量，消灭文件滞留，把入和出和未处理的少文件所报阅部门的数量和签字人的数量，消灭文件滞留，把入和出和未处理的文件盒制作的尽量小。确保每天两次检查文件盒制作的尽量小。确保每天两次检查“电子邮件电子邮件”信箱，并尽一切可能立刻信箱，并尽一切可能立刻回复邮件。回复邮件。第27页，本讲稿共31页2 2、开展、开展“30
21、30秒找文件活动秒找文件活动”为了提高企业办公室员工的工作效率，有必要开展为了提高企业办公室员工的工作效率，有必要开展“3030秒找文件活动秒找文件活动”。首先，将企业的资料。首先，将企业的资料（包括电子文件）归档、定位并做好标识；其次，按一定的时间间隔对文件资料进行整理、清扫，文（包括电子文件）归档、定位并做好标识；其次，按一定的时间间隔对文件资料进行整理、清扫，文件夹内只保留有用的文件，并且将文件夹的文件资料按一定的排序方法进行排序；第三，做好文件资件夹内只保留有用的文件，并且将文件夹的文件资料按一定的排序方法进行排序；第三，做好文件资料借阅标识，做到谁都能一眼就看出是谁借走了文件；最后，
22、开展料借阅标识，做到谁都能一眼就看出是谁借走了文件；最后，开展“3030秒找文件活动秒找文件活动”竞赛。竞赛。3 3、开展、开展“椅子归位椅子归位”活动活动 办公室工作的人员，要随着办公室工作的人员，要随着5S5S的不断深入和推进，逐渐养成良好的工作习惯，从而使办公的不断深入和推进，逐渐养成良好的工作习惯，从而使办公室成为清洁明朗的工作场所。为了做到这一点，可以开展类似室成为清洁明朗的工作场所。为了做到这一点，可以开展类似“椅子归位椅子归位”的活动，逐渐让员工从的活动，逐渐让员工从身边的点点滴滴做起，随着这种活动的开展和深入，就能未企业塑造一支高效的工作团队。身边的点点滴滴做起，随着这种活动的
23、开展和深入，就能未企业塑造一支高效的工作团队。第28页，本讲稿共31页4 4、开展、开展“办公室办公室”扫除活动扫除活动 办公室的扫除活动包括日常和定期扫除。首先，要确定日常扫除和定期扫除的分类，办公室的扫除活动包括日常和定期扫除。首先，要确定日常扫除和定期扫除的分类，哪些扫除是需要日常进行的，哪些扫除是需要定期进行的。日常扫除可以哪些扫除是需要日常进行的，哪些扫除是需要定期进行的。日常扫除可以“每天每天5S5S工作工作”或或“每天每天1010分钟活动分钟活动5S5S”的形式进行；定期扫除可以每星期或每月进行。办公室集的形式进行；定期扫除可以每星期或每月进行。办公室集体扫除时，办公室领导要身体
24、力行，带头进行扫除。体扫除时，办公室领导要身体力行，带头进行扫除。5 5、成立定期检查制度、成立定期检查制度 各后勤部门要自己成立检查小组，定期对各科室进行检查，并每月一次评比、排序、通各后勤部门要自己成立检查小组，定期对各科室进行检查，并每月一次评比、排序、通报，增强各科室的竞争意识。报，增强各科室的竞争意识。6 6、开展、开展“5S5S小组小组”活动活动 对于业务多工作量大的部门，要成立对于业务多工作量大的部门，要成立5S5S小组，针对实施小组，针对实施5S5S过程中的难题进行攻关。过程中的难题进行攻关。攻关结束后，应将攻关过程的得失张贴供员工分享攻关结束后，应将攻关过程的得失张贴供员工分
25、享第29页，本讲稿共31页1、不要的东西及时清理（文件、档案、图表、文具、过期标语、海报、文件夹、办公桌）；2、垃圾筒及时清理；3、目视板没有过期的材料；4、衣帽放在指定的位置；5、文件全部按归档规则分类、归档；6、需要的文件容易取出、归位；7、办公设备无灰尘；8、办公室墙角无蜘蛛网；9、桌面、柜子无灰尘；10、桌椅摆放整齐；六、办公室5检查要点第30页，本讲稿共31页11、各种管路、配线无杂乱现象；12、抽屉内按定置存放；13、遵照工厂规定着装；14、下班后，设备电源关好；15、办公室、会议室所有物品按类别定位置摆设；16、注意接待宾客的礼仪；17、所有人知道办公室消防器材的位置，懂得怎样使用；18、有个人、部门工作计划及目标管理；19、在工作时间不做与工作无关的事情；20、每个办公室都有定制图、值日表，并且各种物品都要按定制图摆放。第31页，本讲稿共31页