秘书工作的内容课件.ppt

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1、秘书学第四讲 第四讲主讲教师：娄淑华学时：32 第三章 秘书工作的职能与作用 第一节 秘书工作的性质和职能 第二节 秘书工作的内容与作用 第三节 秘书工作职能作用的发挥5/17/2023 第一节 秘书工作的性质和职能 一、秘书工作的性质 秘书工作是因领导工作需要而存在的，是机关工作的一部分。（一）秘书工作在领导工作中具有辅助性 秘书工作的产生并非偶然，而是统治阶级和领导群体为了满足工作运转需要的必然要求。它的历史使命要求它始终不渝地服从和服务于统治阶级和领导群体，始终围绕统治阶级和领导群体的需要而工作。35/17/2023（二）秘书工作在机关工作中具有枢纽性 在任何具有一定规模的机关、团体或企

2、事业单位内部，都设置综合职能部门和专门职能部门。其中综合职能部门（按机关规模、层次的不同，称办公厅或办公室等）也就是我们所说的秘书工作部门或中枢部门，它最靠近领导，处于机关的心脏部位。它是整个机关工作能够正常运转的必要条件和组织保障。它所承担的各项任务正是秘书工作的基本内容。二、秘书工作的基本职能（一）秘书工作的基本职能及其表现 秘书工作的基本职能，是在秘书工作运行过程中体现的。秘书工作的基本职能表现在两个方面：其一是辅助决策，即发挥智谋性的参谋职能；其二是处理事务，即发挥事务性的助手职能。两者可统称为参谋和助手职能。45/17/2023（二）秘书工作参谋与助手职能的实现途径 秘书工作的参谋与

3、助手职能不是抽象存在的，而是包含在秘书工作的过程中，并通过大量具体的秘书工作来实现的。1、协助领导处理各种事务，实现事务性助手职能。秘书部门的一个重要职责，就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。2、辅助领导制定正确决策，实现智能性参谋职能。秘书工作的参谋和助手职能，是就秘书工作的整体性能而言的，它渗透并体现在秘书人员为领导办文、办会、办事等大量具体的工作过程中。55/17/2023第二节 秘书工作的内容与作用 一、秘书工作的内容（一）秘书工作领导机关及其领导者的工作内容 1、机关办公厅（室）的基本任务 它的任务分为两大部分：一是政务服务；是指办文、办会、文档管理、代

4、拟文稿、综合协调等，即人们通常所说的秘书工作。二是事务服务。主要是大量的后勤服务保障工作。由于办公厅（室）的特殊重要地位，决定了其工作影响面广，综合性强，关系重大，决定着一个机关工作的整体面貌。65/17/2023 2、秘书长、办公厅（室）主任的基本任务 秘书长和办公厅（室）主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作；第二，协助首长密切各方面的工作关系；第三，协助首长掌管机关内部的统一战

5、线工作；第四，协助首长掌管保密工作；第五，掌管机要工作；第六，主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项）；第七，掌管机关事务工作。75/17/2023（二）秘书工作的主要内容 1、撰拟公文 撰拟公文，即根据领导人意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导人主持、指导之下，起草领导讲话稿。2、办理公文 办理公文，简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作。它反映了公文在机关内部处理的全过程。3、办理会务 办理会务，简称办会，即机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，宗旨就是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。

6、4、调查研究8秘书学第五讲 第五讲主讲教师：娄淑华学时：325/17/2023 调查研究即围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解有关情况，并分析研究，写出调查报告交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。5、信息工作 秘书信息工作，就是按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导决策和实施决策而服务的一项工作。6、督察工作 督察的实质，是通过了解执行者对领导决策的执行办理情况，反馈给领导者，再由领导者根据反馈信息采取对应措施，引导执行者去实现决策目标。督察工作的主要内容可以分为三个方面：一是对党的路线、方针、政策和党政机

7、关工作部署落实情况的督促检查；二是对领导人批办件承办情况的督促检查；三是对文件和会议事项的督促办理。7、协调工作 协调就是在领导授权的范围内，同协调对象进行协商、沟通情况、统一认识、105/17/2023 清除分歧、解决矛盾，促进领导工作及其他各方面工作和谐有序地运转，最终实现领导工作的预定目标。8、信访工作 信访工作是处理人民来信和接待人民来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。9、公务接洽 公务接洽就是办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书

8、工作经常性的重要工作内容。1 15/17/2023 二、秘书工作的主要作用（一）参谋智囊作用 这方面的作用最突出地表现在领导决策的过程中。首先，在决策的准备阶段，秘书人员通过调查研究工作，整理大量信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据。其次，在选择最优方案时，秘书人员可以根据自己掌握的信息和资料，进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案；最后，在领导“拍板”后，对怎样实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处置，秘书人员仍可提供参考意见或反馈信息。（二）事务助手作用 概括而言，秘书工作的事务助手作用，主要体现在抓好下列诸方面的工作：125/1

9、7/2023 第一，做好日常的文书处理、会务和档案管理工作；第二，做好文件信息的加工筛选工作；第三，做好领导临时交办的工作；第四，做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作；第五，做好领导人某些必要的生活服务工作，为之排忧解难等。（三）中心枢纽作用 任何一个机关、团体、企事业单位，都无一例外地建有一套指挥管理系统。秘书工作部门正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门无法取代的枢纽作用。领导群体或领导者个人的决策、指示，通过秘书工作传递给实施单位。（四）公务协调作用 主要体现在三大方面：第一，在领导决策中的协调。第二，对日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员经常要秉承领导意图并协调力量，抓紧解

10、决和落实。135/17/2023 第三，在平时办文、办会、办事过程中，哪里出现矛盾，哪个环节“停摆”，哪里出现“不和谐音”，一般需要秘书人员按领导指示去向各方“通气”，协调关系，促进落实决策。（五）门面窗口作用 在日常工作和各种交往中，秘书人员经常代表机关或领导人出面，所以，一个机关的形象及其工作面貌，领导人的声誉如何，在很大程度上取决于秘书工作的门面窗口作用。（六）耳目信息作用 秘书工作枢纽地位，决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，上下左右、四面八方的信息都聚拢到这里，于是秘书工作便成了领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，可以随时向领导者提供信息咨询。145/17/202

11、3 第三节 秘书工作职能作用的发挥 一、正确认识秘书工作的参谋活动 参谋活动是古今中外一种普遍存在的社会现象。秘书部门的参谋职能与专门的参谋咨询机构所从事的参谋活动有很大区别。15秘书学第六讲 第六讲主讲教师：娄淑华学时：325/17/2023 二、正确发挥秘书部门的参谋职能 如何发挥参谋助手职能的问题，应纠正两种认识：一是否定秘书工作的参谋职能。一是否定秘书工作的参谋职能。二是夸大秘书工作的参谋职能。二是夸大秘书工作的参谋职能。充分发挥秘书部门的参谋作用，从秘书部门自身角度，要注意以下几点：第一，有一支政治过硬、业务精良、乐于奉献的，能够坚定不移地、创造性地贯彻执行党和国家的方针政策与法律法规的秘书队伍。第二，建立精干高效的办事机构，注重发挥秘书工作的整体功能，实现规范化、制度化、科学化的工作程序。第三，建立灵敏可靠的信息渠道，全面、及时、准确地提供领导活动需求的信息。第四，要明确工作重点，培养主动服务意识，把注意力集中在为直接领导机关服务上面，实现秘书工作的规范化、制度化、科学化要求。17