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1、*钢铁股份有限公司档案馆 2008.12.26建设项目档案归档要求1项目档案归档总要求1234完整性准确性及时性系统性归档总要求能记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，各种原件齐全。能真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备。分类科学，组卷合理、规范，便于利用。按规定时间完成相关文件的编制、收集、整理、审复核、移交归档。检测报告 复检报告字迹表单实验报告原件 黑色碳素墨水2文字材料的编制要求文字应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，左边应留有装订线。文件用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写，不用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨
2、水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制文字材料原则上应是原件，特殊情况下如果是复印件，应该复印清晰，并加盖“原件存放章”；“原件存放章”中至少应有原件存放处及复印人签名技术核定单、技术交底纪要、业务联系单等应标注编号、日期复检报告、检测报告等文件应注明项目名称及部位试验报告不允许涂改；一般除试验部门签字盖章外，还需加盖试验室资质章原件表格是铅印，内容用碳素墨水书写；或表格、内容用计算机打印对施工单位自行采购的材料，若材料采购量太少，供货商难以提供材质证明书（合格证）原件的，须在复印件上加盖供货单位公章（红章）签字盖章验线报告、施工方案、地基验槽、隐蔽验收、试验报告、桩基偏差竣工图、桩竣工测量记录
3、、事故分析报告。凡易褪色的纸张，如复写纸、传真纸（热敏纸）等形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件3竣工图的编制要求竣工图的编制要求竣工图以设计终版图为基础进行编制施工单位在编制竣工图前应对设计终版图进行认真核对，若发现设计终版图与实际施工情况不一致，应及时与设计管理处联系，设计管理处负责协调、督促设计单位修改并补发设计终版图竣工图必须采用新蓝图，图样应清晰，无任何破损；竣工图的修改、注记应符合制图规范，做到图形清楚、字迹工整；修改、注记要用黑色碳素墨水图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条技术核定单、技术交底纪要、业务联系单等，修改时在涉及的每一条款中注明被修改
4、图纸的图号未在设计终版图上反映的变更，由施工单位修改到位（即所有变更依据上的内容均应修改在相关的图纸上）；另外在修改依据中的每一条、款上应注明被修改图纸的图号钢结构的二次设计图必须编制竣工图，并提交电子版;电子版必须符合梅钢公司技术资料电子文件交付要求 设备制造图的处理：凡制造、安装过程中对设备本身进行过改动的，改动单位必须将改动情况如实反映在有关的设备图 竣工图的编制要求桩位偏差图须标明桩号、位移或偏差、实测标高，同时在该图中注明图例；有断桩、截桩和补桩的情况等都要体现；桩位偏差图须有设计单位、打桩单位、施工单位、监理单位及建设单位同时签字、盖章确认。相应的结构竣工图只要标出断桩、截桩、补桩
5、及相应的桩号情况，盖上“竣工图章”即可若一套图纸由几家施工单位施工，只需编制一套竣工图。若一张图纸有两个（含两个）以上施工单位参与施工，则应由各施工单位在同一张图纸上分别加盖“竣工图章”4竣工图的修改方法u叉改、杠改法：少量文字和数字的修改。u圈改法：较多图形的修改。无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。u有关施工技术要求或材料明细表等文字更改的，应在更改处进行杠改；当更改内容较多时，可采用注记说明；新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。叉改和杠改圈改5竣工图章的加盖所有竣工图纸应由施工单位逐张加盖并签署“竣工图章”，使用不褪色红色印泥，盖在标题栏的上方或
6、周围不压盖图形文字的地方；技术负责人、监理人必须在审核后由本人签字，不得代签；无监理的项目，监理栏可为空。合用图纸竣工章的加盖：设备制造图、施工图注意：竣工图章应该盖在图纸标题栏上方空白的地方，不得覆盖线条、文字竣 工 图施工单位编制人技术负责人监理单位总 监审核人编制日期现场监理20 20 20 208015 7 7 77 750单位：mm声像材料的编制要求1234反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的情况。工程照片按单位工程进行编制,分别建立文件夹;每一张照片必须有相应的文字说明,文字说明应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等内容重点建设工程
7、项目或总投资在人民币一亿元（含一亿元）以上的项目，除编制工程照片档案外，还应编制专业级专题录像档案6声像材料的编制要求工程录像片按项目、承包单位进行编制,一般为15分钟左右，要求图像清晰，解说词准确；规格为专业带；录像盒上应标有简要说明，包括工程名称、录制人、审核人等内容7整理与组卷要求施工文件的组卷竣工图的组卷设备文件的组卷监理文件的组卷l总原则:组卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用 原则：按项目、单位工程分专业组卷；桩基工程必须单独组卷。卷内一般按开工报告、施工方案、技术交底、原材料及建筑材料试验报告、施工定位测量、隐蔽验收、试验调试记录、质量评定、竣
8、工报告、实物交接验收单、交工验收证书等排列。组卷时，附件必须随主件一起组卷，不得分离。如施工组织设计（方案）报审表为主件，施工组织设计（方案）为它的附件；组卷时，施工组织设计（方案）报审表在前，施工组织设计（方案）在后。l施工文件的组卷建筑等施工文件 1.11.1 建筑等施工文件 长期1.1.1 开工报告及报批文件 长期1.1.2施工组织设计、方案及报批文件等 施工技术、安全措施文件长期1.1.3 工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期1.1.4 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单及报审文件 长期1.1.5 建筑材料试验报告、焊接试验报告、无损探伤报告等 长期1.1.6 设计变更通知、
9、工程联系单、技术核定单、材料代用审批单等 永久1.1.7 施工定位测量、复核、竣工记录、地质勘探 永久1.1.8 土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图 桩基工程记录 永久1.1.9 地基验槽记录、隐蔽工程验收记录及报审表 永久1.1.10 各类工程记录及测试、沉陷、位移、变形监测记录 永久1.1.11 工程质量事故报告及处理记录 永久1.1.12 工程质量检查、评定及报审文件 永久1.1.13 竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书 永久1.1.14 声像材料及其他上述未列入的重要的施工文件 长期设备及管线安装施工文件 1.21.2.1 开工报告及报批文件 长期1.2.2 施工组织设计、
10、方案及报审文件等 长期1.2.3 工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期1.2.4 原材料、构件、设备等出厂证明、质量鉴定、复验单及报审文件 长期1.2.5 建筑材料试验报告 长期1.2.6设计变更通知、工程联系单、技术核定单，材料、零部件、设备代用审批单等永久1.2.7 定位、标高等测量记录、基础复查及交接记录 长期1.2.8 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 永久1.2.9 隐蔽工程检查验收记录及报审表 永久1.2.10 强度、密闭性试验报告 长期1.2.11 设备、网络调试记录 及合格证 长期1.2.12 系统调试、试验记录 长期1.2.13 管线清洗、试压、通水、通气等记录
11、短期1.2.14 管线标高、位置、坡度等测量记录 长期1.2.15 工程质量事故报告及处理记录 永久1.2.16 施工安装记录、安装质量检查、评定及报审表 永久1.2.17 竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书 永久1.2.18 声像材料及其他上述未列入的重要的施工文件 长期电气、仪表安装施工文件 1.31.3.1 开工报告及报审文件 长期1.3.2 施工组织设计、方案及报审文件等 长期1.3.3 工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期1.3.4 原材料、构件、设备等出厂合格证、质量鉴定、复验单及报审文件等 长期1.3.5 建筑材料试验报告 长期1.3.6设计变更通知、工程联系单、技术核
12、定单，材料、零部件、设备代用审批单等永久1.3.7 隐蔽工程验收记录及报审表 永久1.3.8 系统调试、整定记录及合格证 长期1.3.9 绝缘、接地电阻等性能测试、核校记录 长期1.3.10 操作、联动试验 长期1.3.11 电气装置交接记录 长期1.3.12 工程质量事故报告及处理记录 永久1.3.13 施工安装记录、工程质量检查、评定及报审表 长期1.3.14 竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书 永久1.3.15 声像材料及其他上述未列入的重要的施工文件 长期三电软件项目施工文件 1.41.4.1 基本设计 长期1.4.2详细设计长期1.4.3 软件设计单位形成的软件功能需求书 长期1
13、.4.4 计算机程序（电子版）、源程序（电子版）长期1.4.5 操作说明书、维护说明书 长期1.4.6 调试记录（签字版）长期1.4.7 上线切换方案 长期1.4.8 软件项目功能验收考核材料 长期1.4.9 软件项目功能评估、验收意见表 长期1.4.10 其他资料 长期 竣工图按设计图号组卷；卷内按图纸目录顺序排列。若没有图纸目录，卷内图纸一般按图号由小到大的顺序排列；如果是设备图，则按总装图、部件图、零件图顺序排列。同一图号多版次的图纸，只需保留最终有效图纸。竣工图 22.1 工厂设计图 永久2.2 国内外设备安装图 永久2.3 钢结构制作图 永久l 竣工图的组卷 随机文件：按项目、合同或
14、单体设备组卷；若资料少，可以按项目的机组、专业组卷；卷内一般按装箱单、开箱检验记录、合格证及检验报告、说明书、随机图纸等顺序排列；成套的开箱图纸，一套图纸单独组成一卷；若一个合同涉及多个设备，则按设备排列或组卷。总承包项目：生产技术准备、试生产文件中的设备调试记录等按合同或合同中的设备、机组、生产线分专业组卷。l 设备文件的组卷国内设备文件44.1 国内设备文件4.1.1 设备、材料采购、招投标文件、合同 长期4.1.2 设备装箱单、合格证、检验记录、说明书、装箱图纸等随机文件 长期4.1.3 设备制造竣工图（含电子文件）永久4.1.4 设备验收记录及索赔文件 长期4.1.5 起重设备、锅炉、
15、压力管道、压力容器等特种设备验证资料 长期4.2 涉外设备文件4.2.1 询价、报价、招投标文件 长期4.2.2 合同及其附件 永久4.2.3 谈判协议、议定书 永久4.2.4谈判记录、确认书、纪要、备忘录、谈判过程中外商提交的材料、出国考察及收集来的有关材料长期4.2.5国外各设计阶段文件及设计联络文件，有关技术问题来往函电，各设计阶段审查议定书长期4.2.6 外商提供的设备设计文件（含电子文件）长期4.2.7总代表会议记录，在现场议定的备忘录、委托书、确认书等，现场问题联络单，安装、试运转完毕证明书、考核验收证书长期4.2.8 国外设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件等 长期4.2.9
16、设备装箱单、合格证、检验记录、说明书、装箱图纸等随机文件 长期监理文件以一个项目为单位，按监理程序组卷。卷内一般按监理合同；监理规划、监理排大纲、监理细则；监理纪要；监理年、季、月报；监理日记；监理通知；监理质量、进度、资金文件；监理评估报告；监理总结等列。进度、资金按项目、承包单位、时间组卷，该部分资料由施工单位组卷归档。监理表格文件一律向梅钢归档2份原件。归档原则：一般谁主送或谁发起谁归档的原则。如材料报审表是施工单位主送，归档责任单位为施工单位；监理通知是监理下发的，监理通知及回复由监理单位组卷归档。进度、资金报验材料一律由承包单位（施工单位）归档。监理表格文件分主件及附件，主件及附件必
17、须配套归档。如分项报验表为主件，各分项为它的附件。监理表格文件中，有的是源文件，有的是批复、审批、回复等派生文件。派生文件必须随源文件一起归档，不准分离。如监理工程师通知单及监理工程师通知单回复单必须配套归档。l 监理文件的组卷施工监理文件3.13.1 施工监理文件3.1.1 监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则及批复 长期3.1.2 施工及设备器材供应单位资质审核 长期3.1.3 开（停、复、返）工令，许可证、中间验收证明书 长期3.1.4 分包（分包、供货、试验等）资质审核等材料 长期3.1.5 监理通知、监理会议记要（录）、监理工程师指令、指示等 长期3.1.6 工程材料监理检查、
18、复检、实验记录、报告 长期3.1.7 监理日记、监理周（月、季、年报）、备忘录 长期3.1.8 各项测量控制成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录 长期3.1.9 施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告 长期3.1.10 工程进度计划、实施、分析统计文件 长期3.1.11 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 长期3.1.12 分项、分部、单位工程质量认证、评估等文件；旁站记录 长期3.1.13 主要材料及工程投资计划、完成报表 长期3.1.14 质量评估报告、监理小结、监理总结 长期3.1.15 监理工作声像材料及其他有关的施工监理文件 长期设备采购、监造工作监理文件
19、3.23.2.1 设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 长期3.2.2 市场调研、考察报告 长期3.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表长期3.2.4 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 长期3.2.5 开工、复工报审表，暂停令 长期3.2.6 监理会议记要（录）长期3.2.7 监理通知单、监理工作联系单 长期3.2.8 监理日记、监理月报 长期3.2.9 质量事故处理文件、设备制造索赔文件 长期3.2.10 设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件 长期3.2.11 设备采购、监造工作总结 长期3.2.12 监理工作声像材料及其他有关
20、的监理文件 长期公司职能部门 施工单位 监理单位 项目组 档案馆施工文件、竣工图编制、整理审核签章施工文件经质监站赔案后与竣工图一起提交给项目组审核签章监理文件编制、整理施工文件、竣工图、声像资料编制职责范围内的文件收集、整理、移交监理文件及声像资料编制生产技术准备、试生产等文件收集、整理归档审核、办理移交手续8案卷编目l文字材料（施工、监理等文件）的案卷由案卷封面、竣工文件签证单、编制说明、卷内目录、正文和卷内备考表组成。l竣工图的案卷由卷内目录、正文和卷内备考表组成。l案卷封面：由梅钢档案馆统一填写。l竣工文件签证单：项目编号-三级项目号；项目名称-三级项目全称；l编制说明：简要说明工程的
21、概况及项目实体建设情况；对归档项目文件的完整、准确性及整理、组卷情况进行详细描述，特别对竣工图的编制情况需着重说明；该单位工程配套图纸的图号。l案卷内的图纸应编写张号，张号编写在折叠后图纸的右下角；文字应编写页号，正面编写在右下角，背面编写在左下角，空白页不编写页号；托裱文件，页号编写在原件上；页码应使用黑色油墨号码机打印，形式为1、2、3等。l 图纸不装订；文字材料用蜡线装订成册，并以右、下为标准排列整齐；若是横向表格，表头应靠装订边；装订时采用三孔（孔距为75毫米）一线靠左（边距为15毫米）装订。l 每个案卷的厚度一般不超过30毫米；文件材料幅面尺寸应采用A4规格（297210毫米），小于
22、A4规格的应用A4纸托裱，托裱应靠足右下角，左边应留有装订线；大于A4规格的应折叠成A4规格大小；图纸按GB/T10609.3的要求折叠成A4规格，图面应朝里，图标应外露。l 案卷内不能有钉子等金属物；案卷须装入档案袋，档案袋的正面须有项目编号、文（图）号、文件（图纸）名称、施工单位等信息。9案卷装订l“序号”:用阿拉伯数字从1起依次标注，每件文件应给定一个序号，且案卷之间的序号不应连号。l“文件编号”：填写图纸的图号或文件的文号、合同号等。l“责任者”：应填写文件的形成部门或主要责任者，一般为承包单位。l“文件材料题名”：第一条必须填写文件标题的全称，即项目名称+专业+文种；第二条简写。如：
23、热轧薄板技改工程 热轧高压除磷泵站 设备安装 施工文件l“日期”：填写文件的形成日期（对多份文件应填写最后一份文件的形成日期）。l“页号”：应填写每份文件首尾页上标注的页号。l“备注”：填写需要说明的问题。如原件、复印件；总页数等。l 卷内目录字体采用国标仿宋体、11号字；每一格内可写多行；“文件编号”、“责任者”、“文件材料题名”、“备注”靠左排列，序号居中，其余靠右。10 卷内目录的编写 l 互见号：由档案馆填写。l 设备编码：施工单位不写，由复核单位填写。l 说明：说明卷内文件材料的内容、页数，不同载体形式的数量，项目编号以及在组卷和使用过程中需要说明的问题等。如:1、本卷为热轧薄板技改
24、工程 热轧高压除磷泵站 设备安装 施工文件（一）2、本单位工程共组五卷，其中土建2卷，设备安装2卷，电气安装1卷。3、项目编号：2H2-03-01l 立卷人：由施工、监理单位立卷人签名。l 检查人：由案卷质量复核者（项目单位）签名。l 检查日期：填写审核的日期。l 备考表字体采用国标仿宋体、四号字。11 卷内备考表的编写l 施工文件：施工单位监理单位进行单位工程质量评定质监站备案 项目组复核 监理单位、项目组在项目竣工文件签证单分别签字盖章；项目组的复核人在每卷的卷内备考上签字（检查人）。l 竣工图：施工单位监理单位审核，监理人“竣工章”签字 项目组复核，复核人在卷内备考中填写设备编码并签字。
25、l 监理文件：监理单位项目组复核，确认后，项目组在项目竣工文件签证单上签字盖章；复核人在卷内备考表上签字。l 经签字确认后的审、复核竣工文件由施工、监理等单位送档案馆进行归档前的检查验收；合格后，移交单位按项目或单位工程向档案馆移交。11 审核、复核及归档验收 l 施工文件：交工验收后三个月；二套（原件）。l 竣工图：交工验收后三个月内；三套竣工图（原件）。l 监理文件：交工验收后的三个月内；二套（原件）。l 设备文件：对总承包项目，交工验收后三个月内或热负荷试车后一个月内移交归档原件一份，非标设备制造竣工图移交归档纸质原件二份，电子文件一份。l 对不交城建档案馆的项目施工文件、竣工图、监理文件可减少一套。12移交时间、份数