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1、刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！如何开如何开会会人力资源管理与开发系列讲座 刘 洪南京大学商学院南京大学商学院刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！如何开会？如何开会？1.为什么要开会？2.会议的作用3.会议的类型4.会议的准备5.会议的主席6.讨论的结构7.会议的引导8.会议的总结（会议纪要）本资料根据Antony Jay:“How to Run a Meeting”,Harvard Business Review,March-April 1976 改写。刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！为什么要开会？为什么要开会？n不开会可以吗？n开会的意义在于其历史性、
2、指导性n领导说：“这件事要开个会讨论讨论”，通常出于3个目的：n避免武断、独裁，削弱权威；n推卸责任n延迟决策n有时开会是自然界生物的一种本能，是生活的一种方式n信息时代还需要开会吗？刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！开会有什么作用？开会有什么作用？1.是界定一个团队、群体和组织的最简单、最基本的方法2.会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内容和地点3.会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献4.会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目标的义务5.会议是管理者实施领导的时机和场合6.会议是地位的象征，竞争的场所（尤其在一个组织建立初期）7.会议也可以是浪费时间、寻求刺
3、激、阻碍组织进步的方式。刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议有哪些类型？会议有哪些类型？（1）从会议规模分nThe assembly 100人以上，聚会，听报告nThe council，40-50人，议会，提出问题和参与讨论nThe committee，10以下，委员会，平等地位，轮流发言（2）从会议召开的频率分n日常会议、周旬会议、月度会议、季度会议、年度会议、不定期会议n会议的频率反映了成员全体团结的程度（3）从成员组成分n从事相同工作的人n从事不同但是并行工作的人n来自不同团体，也许相互陌生的人n仅仅为了会议而聚集在一起，为了本次会议的目的刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许
4、可不得传播！会议有哪些类型？会议有哪些类型？（4）是否具有激励性分n大家是否具有共同的目标n成员之间是否具有竞争性的工作关系（比如利益分配会议）n是否希望通过会议本身解决某些问题（5）从决策程序分n凭感觉的决策n投票制度（多数服从少数）n主席决定制度（听取事实、意见和讨论之后，主席自己做决定）（6）会议模式n日常会议从事相同的工作，具有共同的目标，通常达成相同决策n周或月度会议从事不同但并行工作，既有竞争又有协作，通常主席决策n不定期会议参加会议者没有联系，每人都有一票，但很少它票。之所以参加会议，仅仅为了实现会议的目的。刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的准备工作会议的准备工
5、作1 制定目标（1）信息消化（过去如何？）n会议主题n要讨论对象的进展n整体项目的概况（2）建设性的创造（未来如何？）n新的政策n新的战略n新的产品、市场、目标等（3）执行者的责任（如何做？成员之间分配）n使得大家知道作为一个群体成员是实现目标的最好方式n理解并影响其他成员，实现整体优化n协同动作，遵照执行（4）会议的治理结构n确定会议组织结构，制定会议工作程序、路线和规则等。刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的准备工作会议的准备工作1 做准备做准备会议主席，罗列出目标，要讨论的问题，确定游说提出来讨论（1）参加人员准备n人数：尽可能控制参加会议的人数。根据会议的目的确定人数，
6、参加会议的人必须是能够对会议目标做出贡献的人。n不必参加会议的人：希望参加会议的人和经常参加会议的人，可以不参加。n控制会议人数的办法：设计会议程序，确定不同的人参加不同程序的会议 将大会议划分成为几个小的会议 会前征求意见，并作为选择参加会议者的标准n会前的交往：会议前一天，与部分成员交流，明确提出问题的人刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的准备工作会议的准备工作（2）文件准备）文件准备n主题明确n原因明了n次序得当前期、后期安排，适应期安排n会议议题的分类一致性决策的会议议题，放在最后n避免小事，紧扣会议主题n事务性会议时间不宜超过1个半小时n会议开始、结束时间在会议议程上
7、标明n如果会议有延长的可能性，则安排在下班前或吃饭前1小时n提交会议的文件要尽可能短，开门见山n主席可以根据会议的进程随时增加临时性议题刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！如何做主席？如何做主席？n主席如何做开场白n主席的作用：社会型、任务型 团结大家的主心骨 类似法官，没有个人目的 摆脱责任的手段 避免感情用事 让大家满意，让大家知道有些事情依靠自己是无法完成的 将自己看成是奴隶而不是统治者 权威体现在会议的引导、帮助和阻止妨碍会议的行为 聆听别人的发言 总结别人发言要简单、果断、有力、决定性，马上转移议题 给予意见不同者一定的反对时间，鼓励发言者进一步阐明观点或留以后研究 主席不
8、要过早地表达自己对于争论双方的意见，总结时加入个人偏好 如果自己是任务的主人，再不与参会者冲突的情况下，可由自己人主席；否则，由他人担任。刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议讨论的结构会议讨论的结构n描述问题n阐述问题存在的结果n了解以前是如何解决问题的n诊断目前存在问题的症结所在n寻求就解决问题的途径n寻求解决问题的方案刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的引导会议的引导（1）会议主题的引导n一个议题开始时就确定结束的时间或时机n不能达成一致意见的议题，建议下次会议（或专门会议）讨论n预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期）n纠正误解和不相关的话题n邀请有关
9、人员向不了解情况的人介绍情况n会议当中不要修正文件错误n如果已经达成一致意见，就结束讨论转入下一个议题n有下列情况者就结束讨论1 进一步讨论所需的资料缺乏；2 讨论所需的人没有参加会议；3 成员认为需要时间考虑或与同事商量；4 事情说明原有议题的假定已经发生改变；5 本次会议已经没有时间更好地讨论该议题了；6 有反对意见，达成一致意见明显是困难的。n结束每个议题的讨论后，主席要总结一下所取得的成果刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的引导会议的引导（2）参加者的引导 l开会一定要准时，不要等待。l位置非常重要。l主席要考虑到谁坐在自己的对面。l并列坐在一起，不易形成不一致。l如果
10、开会只是为了向世界显示大家是团结的，就故意让反对者坐在自己的身边。l主席的右边是“dead mans corner”。通常，主席是一种荣誉、地位的象征。尤其在一个狭长的卓子两旁开会时距离主席越远者，是地位越低的人。所以，要根据自己的地位为自己选择适当的位置。刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的引导会议的引导（3）对于爱多说话的人n让他写详细报告n发言时做出某些暗示n故意与别人交谈、打岔等（4）打破沉默n沉默的含义：n两类沉默需要打破（5）保护弱者（6）鼓励实现火花（7）不要企图一切问题都有答案（8）最重要的人物最后发言刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的总结会议
11、的总结n会议的时间、地点、参加人员n参加者姓名，缺席者的歉意n被讨论的议题和达成的决策，必要时请有关人员签字n会议结束的时间n协助会议者、机构的致谢n会议决算（必要时）n下次会议的日期、时间和地点刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！参加会议要注意哪些？参加会议要注意哪些？n进入会场时间n座位安排与选择n会议礼貌n对待争论n名片准备n新人介绍n纸张、笔、设备的准备刘洪刘洪 未经许可不得传播！未经许可不得传播！会议的重要性在于其历史性。会议的重要性在于其历史性。会议的形式往往重要于内容；会议会议的形式往往重要于内容；会议的准备、会议召开和结束事项，构的准备、会议召开和结束事项，构成了会议的全部。成了会议的全部。同志们，您为什么多组织或参同志们，您为什么多组织或参加些会呢？加些会呢？刘刘 洪洪